Projekt ELViS Elektronische Verwaltung im Studium an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg
Im Jahr 2008 entschied die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg), das integrierte Campus-Management-System ELViS (Elektronische Verwaltung im Studium) einzuführen.
Im Laufe des Jahres 2010 sollte ELViS schrittweise an der HAW Hamburg eingeführt werden und dann alle Bereiche der Studierenden-, Raum-, Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung verbinden.
In der Antwort des Senats auf die Große Anfrage Drs. 19/3123 vom 16.06.2009 heißt es, dass der Projektverlauf von ELViS positiv sei.
Aufgrund von vielfältigen organisatorischen Gründen, unter anderem durch Verzögerungen bei der Modellierung und Qualitätssicherung von Prüfungsordnungen sowie aufgrund der teilweisen Nichterfüllung technischer Anforderungen, konnte das ELViS-Projekt im Jahr 2010 nicht starten.
Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat:
Der Senat beantwortet die Fragen im Wesentlichen auf Grundlage von Angaben der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW) wie folgt:
1. Welches sind die Entscheidungsgründe, die dazu geführt haben, dass HAW Hamburg Präsident Prof. Dr. Michael Stawicki und CIO HAW Hamburg Prof. Dr. Martin Hübner mit Schreiben vom 27.09.2010 eine Pause des ELViS-Projekts angeordnet haben?
Die Entscheidung, das Projekt ELViS pausieren zu lassen, war sowohl durch organisatorische Gründe (vor allem bei der Modellierung und Qualitätssicherung von Studien- und Prüfungsordnungen), als auch durch die Nichterfüllung technischer Anforderungen verursacht, die die Einführung eines funktionierenden Campusmanagementsystem in dem von der HAW Hamburg geplanten Umfang zum jetzigen Zeitpunkt schwierig erscheinen lassen.
2. Welche Anstrengungen hat die HAW Hamburg nach Kenntnis des Senats unternommen, um insbesondere
a. die im Schreiben vom 27.09.2010 erwähnten vielfältigen organisatorischen Probleme,
Die HAW Hamburg hat eine Evaluation des Projektstandes und eine Überprüfung vorgenommen, wie die organisatorischen und technischen Herausforderungen, die im Laufe des Projekts aufgetreten sind, zu lösen sind, und um daraufhin das Projekt, seine Abläufe und Strukturen anzupassen. Hierbei wurden die Projektrisiken dezidiert bewertet und verschiedene Szenarien zu ihrer Lösung entwickelt. Weiterhin wurden unter anderem die Bemühungen um ein einheitliches und abgestimmtes Verfahren zur Einrichtung von Studiengängen unter Einbindung der Fakultäten vorangetrieben.
b. die im Schreiben vom 27.09.2010 erwähnte teilweise Nichterfüllung technischer Anforderungen zu beheben?
Derzeit wird das ELViS-Lastenheft überarbeitet, um veränderte und notwendige Funktionalitäten einzubeziehen und Anforderungen an die Campusmanagementsoftware realisieren zu können.
3. Welche Argumente sprechen nach Ansicht des Senats
a. für die Realisierung des ELViS-Projektes an der HAW Hamburg und
Für die Realisierung des ELViS-Projekts sprechen nach Einschätzung der Hochschule die Effizienzsteigerung innerhalb der Hochschule bei organisatorischen Aufgaben (Optimierung der Planung von Vorlesungen, Verbesserung des Prüfungswesens et cetera) sowie die Verbesserung der Betreuung der Studierenden durch zusätzliches Personal und ein erweitertes Dienstleistungsangebot (transparente Belegung von Seminaren et cetera, Bewerbungsmöglichkeiten). Außerdem ist die technische und organisatorische Einheitlichkeit des geplanten Campusmanagementsystems hervorzuheben. Die derzeitig genutzten IT-Systeme werden perspektivisch vom Anbieter nicht mehr unterstützt, sodass in jedem Fall eine Umstellung erforderlich ist.
b. gegen die Realisierung des ELViS-Projektes an der HAW Hamburg?
Keine.
4. An wen und zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Auftrag wurden
a. Sachverständigen-, Keine.
b. Gutachter-,
An die Firma IDS Scheer Consulting wurde im Oktober 2010 ein Gutachtenauftrag vergeben. Dieser wurde im Januar 2011 abgeschlossen. Im Übrigen siehe Antwort zu
6. c.
c. Beraterverträge bezüglich des ELViS-Projektes vergeben und zu welchem Zeitpunkt wurden diese Tätigkeiten abgeschlossen?
Folgende Beratungsaufträge wurden im Laufe des Projekts vergeben:
· Fujitsu Siemens: Seit Projektbeginn ist ein Beratungs- und Liefervertrag abgeschlossen mit dem Ziel, die Hardware- und Serverstruktur der gesamten HAW Hamburg zu optimieren und entsprechend zu erneuern. Der Auftrag ist noch nicht abgeschlossen.
· Lischke Consulting: Dieser Beratungsauftrag umfasste die externe Projektleitung.
Der Auftrag wurde zu Beginn des Projektes vergeben und Mitte 2009 beendet.
· Frau Prentzel: Ein Auftrag zur Organisationsentwicklung wurde mit Projektbeginn bis Mai 2010 erteilt.
· IDS Scheer Consulting: Im Mai 2011 wurde ein Auftrag zur Überarbeitung und Neuerstellung des Lastenheftes erteilt. Die Durchführung des Auftrages ist noch nicht abgeschlossen.
5. Wurden im Laufe der Tätigkeiten zu Frage 4. Modifikationen des Vertrages beziehungsweise der zu erbringenden Leistungen vorgenommen?
Wenn ja, welchen Inhalt haben diese gegebenenfalls und wer hat diese vereinbart?
Bislang nein. Nach der Überarbeitung des Lastenheftes sind Modifikationen des bestehenden Vertrags geplant.
6. Gibt es ein Gutachten der Firma IDS Scheer?
Ja.
Wenn ja,
a. wie hoch sind die Kosten des Gutachtens und inwiefern wurden diese aus den Studiengebühren finanziert,
Die Kosten für das Gutachten beliefen sich auf 24.460 Euro. Das Gutachten wurde aus Studiengebühren finanziert.
b. wurde das Gutachten als vertragsgerechte Leistung abgenommen und von wem,
Das Gutachten wurde vom Präsidium abgenommen.
c. mit welchem Inhalt?
Ziel des Gutachtens ist die Unterstützung bei der Restrukturierung des Projektes. Das Gutachten beinhaltet eine Evaluation der bisherigen Projektaktivitäten, Empfehlungen zu Anpassungen der Projektziele, zur Projektorganisation und zukünftigen Handlungsstrategien.
d. Ist der Senat bereit, das Gutachten der Firma IDS Scheer den Fraktionen der Bürgerschaft zur Verfügung zu stellen?
e. Ist dieses Gutachten öffentlich zugänglich?
Nein. Das Gutachten enthält Informationen über laufende hochschulinterne Abläufe, personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse des Anbieters, die nicht veröffentlicht werden können.
7. Was ist der aktuelle Stand des ELViS-Projektes an der HAW Hamburg?
Derzeit wird das Lastenheft überarbeitet und ein einheitliches Verständnis innerhalb der Hochschule für die realistischen Anforderungen an ein Campusmanagementsystem geschaffen. Infolge dieser Aktivitäten werden Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter geführt werden. Diese haben das Ziel, das Projekt (gegebenenfalls in modifizierter Form) fortzuführen.
8. Wie hoch sind die bisherigen Kosten für das ELViS-Projekt an der HAW Hamburg, und entsprechen sie dem ursprünglich vereinbarten Betrag?
Die bisherigen Kosten liegen im Zeitraum von 2008 bis 2010 bei 4.532.908 Euro und entsprechen somit dem ursprünglich vorgesehenen Betrag. Diese umfassen auch Leistungen (Hardware und Lizenzen), die unabhängig vom Projekt erforderlich waren und über das Projekt hinaus genutzt werden können.
9. In welcher Höhe wurde das ELViS-Projekt an der HAW Hamburg
a. aus den Studiengebühren,
b. aus Drittmitteln,
c. aus Eigenmitteln finanziert?
Das Projekt finanzierte sich im unter 8. genannten Zeitraum zu 1.500.317 Euro aus Studiengebühren und 3.032.591 Euro aus Eigen- beziehungsweise Landesmitteln.
10. Wie hoch wird nach Kenntnis des Senats der finanzielle Aufwand für die Realisierung des ELViS-Projekts an der HAW Hamburg?
Hierzu liegen der zuständigen Behörde von der HAW noch keine abschließenden Informationen vor.