Personalcontrolling in der öffentlichen Verwaltung

Den Personaleinsatz in den Behörden und Ämtern möglichst effektiv zu steuern, ist ein übergeordnetes Ziel modernen Personalmanagements.Grundlage dafür sind gesicherte und aktuelle Personaldaten sowie eine EDV-gestützte und datenschutzgerechte gezielte Auswertung.

Eingesetzt werden dafür in der Hamburger Verwaltung insbesondere die Software PAISY, EPOS und PEKOS, die jeweils unterschiedliche Abfrageoptionen erlauben.

Der Senat hat der Bürgerschaft mit der Drucksache 16/1573 über das „Controlling in der Hamburger Verwaltung" berichtet.

Mit der zitierten Drucksache 16/1573 „... ­ Controlling in der Hamburger Verwaltung ­" hat der Senat unter anderem auch zum Personalcontrolling berichtet, und zwar als behördenübergreifende Ansätze zum

­ „Controlling der (dezentralisierten) Personalausgaben" (siehe Tz.3.2.3 in der Drucksache 16/1573),

­ „Personalcontrolling als Instrument zur Unterstützung des dezentralen und zentralen Personalmanagements" (siehe Anlage zur Drucksache 16/1573, Seite 44).

Die Personalausgaben wurden erstmals mit dem Haushaltsplan 1997 flächendeckend budgetiert. Die dezentrale Ressourcenverantwortung wurde dadurch deutlich gestärkt. Die finanziellen Anreize für eine wirtschaftliche Mittelverwendung sind gewachsen, weil ersteuerte Ausgabenreste flexibel genutzt werden können.

Zum Controlling der dezentralisierten Personalausgaben erhalten die Behörden standardisierte Monatsberichte mit Soll-Ist-Vergleichen, Hochrechnung der Monatsergebnisse auf Jahresergebnisse und personengenaue Datensätze, die für weitergehende Analysen verwendet werden können.

Außerdem ist es möglich, über das Verfahren ADV-Haushalt die personalkostenbezogenen Soll- und Ist-Daten je Kapitel und Titel abzurufen. Für die weitere Budgetaufteilung (Sollwerte) und ggf. für Simulationen steht den Behörden im Intranet der Freien und Hansestadt Hamburg eine Arbeitshilfe auf der Basis von Excel zur Verfügung.

Für das quantitative und qualitative Personalcontrolling wird ein zentrales und dezentrales Personalberichtswesen entwickelt, das auf der Basis der operativen Verfahren aggregierte Daten zur Analyse der Personalstruktur und der personalwirtschaftlichen Entwicklungen bereitstellt.

Ein erster Bericht soll zu den Beratungen des Haushalts 2001 vorliegen. Daneben sind Auswertungen auch für Steuerungszwecke aus den operativen Verfahren der Personalverwaltung und Bezügeabrechnung unmittelbar ­ im Rahmen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit ­ möglich.

Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt.

1. Werden alle notwendigen Basisdaten für ein zeitgemäßes Personalcontrolling mit den genannten Programmen abschließend erhoben? Wenn ja, welche im einzelnen (bitte auch Überschneidungen nennen)? Wenn nein, warum nicht?

Ja. Aus dem operativen Verfahren PAISY für die Personalverwaltung und Bezügeabrechnung werden die Basisdaten gewonnen. Für das Personalcontrolling werden die in der Anlage 1 genannten Datenfelder genutzt.Zentral bereitgestellt werden ferner eine Datei „FIPERK", Kassendaten und Daten zu Sollveränderungen mit den in der Anlage 2 beschriebenen Merkmalen.

EPOS ist ein auf der Standardsoftware ACCESS basierendes Stellenbewirtschaftungsprogramm. Es verknüpft in der Stellenbesetzung die den Organisationseinheiten zugeordneten Stellen der Behörden und Ämter mit den beschäftigten Personen. Es soll von den Behörden primär für die dezentrale Stellenbewirtschaftung und die Erstellung der jeweiligen Verwaltungsgliederungspläne eingesetzt werden und soll darüber hinaus (erstmals für den Haushaltsplan 2001) dieVeränderungen der Soll-Stellen einer Behörde liefern.Im Bereich der BWF werden für die Stellenbewirtschaftung dieVerfahren HIS-SVA bzw. für das UKE INFOPLAN verwendet.

2. Welche personalcontrollerischen Ziele verbindet der Senat mit den erfaßten Personalstammdaten ­ sowohl für die Organisation als auch für die Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes?

Mit der Nutzung der Daten aus den operativen Verfahren verfolgt der Senat unter dem Blickwinkel des Personalcontrolling die Ziele,

­ die Validität der Daten über die Personalstruktur und Entwicklungen im Personalwesen zentral und dezentral zu gewährleisten;

­ eine ziel- und ergebnisorientierte Rückkopplung von Ergebnissen von personalpolitischen Maßnahmen an die Entscheidungsträgerinnen und -träger zu gewährleisten (Erfüllung der Steuerungsfunktion im Rahmen eines ganzheitlichen Personalmanagements), aus der Maßnahmen für den Modernisierungsprozeß unter Einbindung der Erwartungen der Beschäftigten abgeleitet werden können;

­ durch ein Berichtswesen über das Personal des Hamburger öffentlichen Dienstes zu informieren;

­ eine einheitliche und damit auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparente Grundlage für das Hamburger Personalberichtswesen zu sichern,

­ Vergleichsmöglichkeiten mit anderen Gebietskörperschaften und mit der Privatwirtschaft zu schaffen.

3. Gibt es eine hamburgweit einheitlicheVorgabe, welche Basisdaten erfaßt werden sollen und wie die Auswertung zu erfolgen hat, um einen behörden- und ämterübergreifenden Vergleich zu ermöglichen? Wenn nein, warum nicht?

Ja. Die Einheitlichkeit der Datenerfassung ergibt sich daraus, dass das Personalverwaltungsverfahren PAISY in allen Behörden einheitlich und für die Bezügeabrechnung der aktiv Beschäftigten verbindlich genutzt wird.

Für das Personalcontrolling werden Standardberichte aufbereitet und zentral sowie dezentral zur Verfügung gestellt.

Das Personalamt hat darüber hinaus eine Dokumentation personalwirtschaftlicher Kennzahlen und Methoden erstellt, die die einheitliche Basis für personalwirtschaftliche Analysen dargestellt und eine wesentliche Voraussetzung für die Vergleichbarkeit dezentral erstellter Berichte ist.

Alle Behörden und Ämter als Empfänger von Personalinformationen erhalten damit stets aus dem gleichen controllingunterstützenden Datenverarbeitungsverfahren und auf Basis der gleichen Datenstrukturen und Methoden die Berichte.

4. Sind Erfahrungen der privaten Wirtschaft und heutige wissenschaftliche Ansätze in die Überlegungen des Senats für ein modernes Personalcontrolling eingeflossen? Wenn ja, welche? Wenn nein, warum nicht?

Ja, durch regelmäßige Mitarbeit in Foren wie insbesondere der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP), der Gesellschaft für Informatik (GI) ­ Fachgruppe Personalsysteme ­, der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) ­ Arbeitskreis Personalcontrolling ­ und der Kommunalen Gemeinschaftsstelle (KGSt), insbesondere zuThemen wie Budgetierung der Personalausgaben, Benchmarking, Kennzahlensysteme und Softwareunterstützung von Controllingaufgaben.

5. Befindet sich über die genannten Programme hinaus weitere Software zum Zwecke des Personalcontrollings in der Entwicklung oder im Einsatz? Wenn ja, welche und wo? Entstehen hierdurch, z. B. durch zusätzlichen Erhebungsaufwand, Kosten?

Für Zwecke des Personalcontrolling wird im Personalamt das Strategische Informationssystem (SIS) als „Data-Warehouse" zur Aggregation und Aufbereitung der monatlichen Personalkostendaten eingesetzt. Die Daten werden in einer Budgetdatenbank als ACCESS-Anwendung weiter verarbeitet und den Behörden zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus befindet sich eine Personalstrukturdatenbank im Aufbau.

Wie bereits mit der Drucksache 16/1573 ausgeführt, nutzt eine Vielzahl von Behörden nach den jeweils spezifischen Anforderungen die dort zur Tz. 3.2.3 beschriebenen Dateien zur Zuordnung zu Kostenstellen, zur Auffächerung in Teilbudgets, für spezielle Hochrechnungen oder für andere problembezogene Auswertungsaspekte mittels der standardmäßig verfügbaren Bürokommunikationssoftware, die hierfür flexible Lösungen zuläßt. PEKOS ist eine dieser kostenorientierten Eigenentwicklungen, die in der Finanzbehörde (als Fachbehörde) eingesetzt wird und auf der Standardsoftware EXCEL und ACCESS basiert. Mit dem Programm werden, ausgehend von den aus den Zentralverfahren bereitgestellten Daten (siehe Drucksache 16/1573, Tz. 3.2.3), unterjährige Hochrechnungen (ggf. mit unterschiedlichen Wahrscheinlichkeiten) über geplante Zu- und Abgänge (z.B. Ausscheidensfälle, Beurlaubungen, Rückkehrer aus Beurlaubungen, Übernahme von Nachwuchskräften, sonstige Nachbesetzungen von Stellen) zur Bewirtschaftung des Personalausgabenbudgets berechnet.

Da ausschließlich die Daten aus den operativen Verfahren verwendet werden, ist ein zusätzlicher Erhebungsaufwand, abgesehen ggf. von dezentral erforderlichen planerischen Veränderungsszenarien zu Prognosezwecken, nicht erforderlich.

Anlagen