Finanzamt

Für die Finanzämter wird der Arbeitsablauf dadurch beschleunigt, dass die Steuererklärungsdaten für die Veranlagung nicht mehr erfasst werden müssen. Zudem leistet das Projekt einen Entwicklungsbeitrag hin zur papierlosen Akte.

2) Zentralversand von Steuerbescheiden

Die Steuerverwaltung beabsichtigt, Steuerbescheide künftig nicht mehr von den einzelnen Finanzämtern, sondern von zentraler Stelle maschinell versenden zu lassen. Hierdurch sollen die bisherigen Nacharbeiten in den Finanzämtern, wie z. B. Kuvertieren und Zur-Post-aufgeben, weitgehend entfallen. Besonders sorgfältig muss dabei die maschinelle Auswahl der zentral versendbaren Bescheide vorgenommen werden, d. h. Bescheide, denen Anlagen beizufügen sind bzw. die einer weiteren Prüfung im Finanzamt bedürfen, müssen erkannt und ausgesteuert werden.

Im Hinblick auf die Zusammenlegung der Rechenzentren Schleswig-Holsteins und Hamburgs ist eine Reduzierung der in die Finanzämter zu transportierenden Bescheide eine weitere Einsparmöglichkeit.

Stand der Einführung von Instrumenten des Neuen Steuerungsmodells

Einen Schwerpunkt der Modernisierungsaktivitäten bildet nach wie vor die Einführung von Elementen und Instrumenten des Neuen Steuerungsmodells. Als Resultat dieser Anstrengungen

­ wird eine ergebnisorientierte Steuerung auf der Basis von Produkten eingeführt,

­ ist der Einsatz der Kosten- und Leistungsrechnung ausgeweitet worden,

­ werden Aufbau und Betrieb von Controllingverfahren vorangetrieben und

­ sind die Ansätze zur Delegation von Ressourcenverantwortung weiter ausgebaut worden.

In allen Behörden und Ämtern haben auf nahezu allen Feldern des Neuen Steuerungsmodells Weiterentwicklungen stattgefunden. Aus einem Vergleich der aktuellen Übersicht (Anlage 1 ­ Stand Juli 2000) mit der letzten Übersicht (Drucksache 15/ 7826 ­ Stand Juli 1997) wird deutlich, dass in vielen Behörden und Ämtern die Anwendung moderner Management-Instrumente zum Alltag geworden ist. Nicht selten wurden bereits organisatorische Anpassungen vorgenommen, um eine ergebnisorientierte Steuerung zu ermöglichen bzw. Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Die Behörden und Ämter haben seit 1997 ihre Modernisierungsprojekte auf weitere Felder des Neuen Steuerungsmodells ausgedehnt. So werden zurzeit in verschiedenen Bereichen bereits Erfahrungen mit dem Einsatz von Leistungsvereinbarungen gesammelt, und es beginnt eine Reihe von Behörden und Bezirksämtern damit, ein Qualitätsmanagement aufzubauen.

Im Folgenden werden die Entwicklungen auf den einzelnen Feldern des Neuen Steuerungsmodells dargestellt und erläutert. Einzelne Bereiche, insbesondere zu denen Ersuchen der Bürgerschaft gestellt wurden, werden besonders ausführlich betrachtet. Die Reihenfolge der Darstellung orientiert sich ­ wie in den früheren Drucksachen ­ an der im Neuen Steuerungsmodell üblichen Gliederung: Produkte und Kennzahlen, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling, Budgetierung, Leistungsvereinbarungen (Kontraktmanagement) und Qualitätsmanagement. Der große Bereich des Personalmanagements wird im Rahmen der Berichterstattung des Senats an die Bürgerschaft in gesonderten Drucksachen dargestellt.

Innerhalb der Darstellung der Felder finden sich, sofern dies in den jeweiligen Bürgerschaftlichen Ersuchen erbeten war, Anwendungsbeispiele aus Hamburger Behörden und Ämtern sowie aus anderen Städten und Bundesländern.

Produkte und Kennzahlen

Die hamburgische Verwaltung hat mit dem Haushaltsplan 1996 begonnen, durch Produktinformationen den Bezug zwischen den Leistungen und dem Ressourcenverbrauch nachvollziehbar herzustellen. Die Formulierung von Zielen und die Abbildung von Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung leitete den Wechsel ein von der inputorientierten Veranschlagung von Haushaltsmitteln zur outputorientierten Bemessung der für die Verwaltungsleistungen notwendigen Ressourcen. Seitdem sind weitere vier Haushaltspläne verabschiedet bzw. der Bürgerschaft zur Entscheidung vorgelegt worden und die Aussagefähigkeit der Produktinformationen konnte erheblich verbessert werden. Seit dem Jahre 2000 werden die Produktinformationen von Beginn an in das Haushaltsaufstellungsverfahren einbezogen und sind Gegenstand der Budgetverhandlungen der Behörden mit der Finanzbehörde. Dies hat

­ eine stärkere Konzentration auf haushaltsrelevante Daten,

­ eine genauere Leistungserläuterung der Schwerpunkte des Ressourcenverbrauchs in den Produktgruppen und

­ eine stringentere Verbindung von Zielen, Produkten und Ressourcen bewirkt.

Angestrebt wird, die Qualität und die Wirtschaftlichkeit der Produkterstellung in noch größerem Umfang als bisher anhand von Vergleichskennzahlen zu bewerten. Hamburg beteiligt sich daher an der überregionalen Bildung von Vergleichskennzahlen.

Die kontinuierliche Verbesserung der Datenbasis wird zu einer weiteren Steigerung der Aussagekraft der Produktinformationen und ihrer Eignung als Steuerungsinstrument beitragen.

Die Bürgerschaft hat den Senat ersucht, „zu berichten, welche steuerungsrelevanten Kennzahlen in welchen Fachbehörden zur Steuerung zentraler Ziele des Verwaltungshandelns beitragen bzw. tatsächlich beigetragen haben." (Drucksache 16/3542) Kennzahlen sind ein bewährtes Instrument zur Unterstützung von Fach- und Ressourcenentscheidungen. Bei der Einführung der Produktinformationen wurden überwiegend auf die vorhandenen und bewährten Steuerungskennzahlen zurückgegriffen. Zunehmend konzentrieren sich die Bemühungen der Behörden und Ämter darauf, diese zur Darstellung von Qualitäten und Kosten der Verwaltungsprodukte weiter zu entwickeln.

Die Relevanz und Eignung von Kennzahlen zur Steuerung hängt wesentlich von der Entscheidungsebene ab, für die sie entwickelt werden. Aus diesem Grunde erläutern die im Haushalt enthaltenen Produktinformationen, die mit dem Planentwurf zusammen der Bürgerschaft zur Entscheidung vorgelegt werden, den Ressourcenverbrauch der Verwaltung auf einer sehr hohen Aggregationsebene. Für die Behörden und Ämter bilden sie die Grundlage zur internen Steuerung zentraler fachlicher Ziele und des Ressourcenverbrauchs und stellen aufgrund ihres hohen Aggregationsniveaus für sie z. T. globale Rahmenvorgaben dar.

Zur fachlichen Steuerung ist in den Behörden dann in der Regel ein stärker differenziertes, an der Behördenhierarchie orientiertes Informationssystem erforderlich, das auf diesen Zielvorgaben aufbaut.

Neben den in den Produktinformationen angegebenen Kennzahlen verwenden die Behörden zur Steuerung zentraler Ziele Kennzahlen des zentralen Fach- und Finanzcontrolling (z. B. den monatlichen Mittelabfluss), zeitraumbezogene Daten zur Leistungsdarstellung sowie Personaldaten aus dem Personalbericht, (z. B. zur Stellenentwicklung, zu Personalabgängen und zur Altersstruktur).

Zu den wichtigsten Steuerungskennzahlen gehören die aus überregionalen Vergleichen gebildeten Qualitäts- und Quantitätskennzahlen.

Zu diesem Thema hat die Bürgerschaft den Senat ersucht, „... zu berichten, ... in welchen Bereichen Städtevergleiche über geeignete Qualitäts- und Quantitätskennzahlen vorliegen und wo es Initiativen für entsprechende Vergleiche gibt (Drucksache 16/3542)." Interkommunale Vergleiche sind dazu geeignet, Wettbewerb zwischen Verwaltungseinheiten zu simulieren und auf diese Weise die Binnenmodernisierung in Richtung weiterer Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen zu unterstützen. Dabei können durch das so genannte „Benchmarking" die Erfahrungen der besten Vergleichspartner genutzt und auf die Bedingungen der Hamburger Behörden angepasst werden, um selbst eine Spitzenposition zu erreichen.

Die meisten Behörden führen bereits entsprechende Vergleiche durch und nutzen den damit verbundenen Erkenntnisgewinn zur weiteren Verbesserung ihrer Leistungen; andere Behörden haben Initiativen entwickelt und planen die Durchführung von Städtevergleichen.

Im Folgenden wird exemplarisch eine Auswahl bestehender bzw. geplanter Vergleiche Hamburger Behörden mit anderen deutschen Städten oder Ländern vorgestellt. Die verwendeten Städtevergleichskennzahlen sind zumeist in den Produktinformationen zum jeweiligen Haushaltsplan enthalten.

Justizbehörde

In der Justizbehörde liegen für die wichtigsten Produktbereiche, d. h. die Ordentlichen Gerichte und Staatsanwaltschaften, die Verwaltungsgerichte und das Finanzgericht sowie den Justizvollzug Kennzahlen für Ländervergleiche vor. Dazu zählen für die einzelnen Verfahrenstypen insbesondere:

­ Verfahrensdauer,

­ Eingänge, Erledigungen und Bestände insgesamt bzw. je Richterin/Richter oder Staatsanwältin/Staatsanwalt,

­ Art der Erledigung und Ausgang des Verfahrens.

Für den Justizvollzug sind dies:

­ Tageshaftkostensatz,

­ Personalausstattung (Stellen je 100 Gefangene). Behörde für Schule, Jugend und Berufsbildung

In der Vergangenheit wurden im Bereich Kindertagesbetreuung mehrfach Städtevergleiche durchgeführt. Verglichen wurden die Versorgungssituation, die Trägerstruktur, die Personalstandards und die Fördersysteme u. a. anhand folgender Kennzahlen:

­ Versorgungsgrad verschiedener Altersstufen

­ Anzahl der Plätze in kommunalen, konfessionellen u. a. Einrichtungen

­ Personalwochenstunden

­ Investitionsausgaben für Neubauten Behörde für Wissenschaft und Forschung

Auf Initiative der Behörde für Wissenschaft und Forschung hat die HIS GmbH im Auftrag der Konferenz der norddeutschen Wissenschaftsministerinnen und -minister für alle Hochschulen der norddeutschen Länder in einem zweijährigen Projekt einen Kosten- und Leistungsvergleich vorgenommen. Für die Universitäten liegt der Abschlussbericht vor, der ausgewählte allgemeine forschungsund lehrbezogene Kennzahlen enthält. Beispielhaft werden genannt:

­ Wiss. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter je Professor,

­ Anteil der Drittmittel an den Gesamtkosten für die Forschung,

­ Kosten je Studienplatz,

­ Kosten je Studierenden in der Regelstudienzeit,

­ Absolventen je Professorin bzw. Professor.

Die Universität Hamburg und die Behörde für Wissenschaft und Forschung sind dabei, die Ergebnisse im Hinblick auf Handlungsbedarf und Steuerungsrelevanz auszuwerten. Entsprechende Abschlussberichte der HIS GmbH für die Fachhochschulen und die künstlerischen Hochschulen sind in Vorbereitung.

Die norddeutschen Länder haben ein Anschlussprojekt vereinbart, mit dem das Instrumentarium weiterentwickelt, Zeitreihen ermöglicht sowie mögliche strukturelle und methodische Untiefen evaluiert werden sollen.

Kulturbehörde

Es bestehen Städtevergleiche im Theaterbereich durch den Deutschen Bühnenverein und im Bibliotheksbereich durch die Deutsche Bibliotheksstatistik. Vergleichskennzahlen dabei sind u. a.:

­ Kostendeckungsgrad,

­ Betriebszuschuss je Besucher,

­ Zahl der öffentlichen Bibliotheken,

­ Medienausleihen,

­ Besucherdurchschnitt pro Bibliothek und Öffnungsstunde,

­ Medienetat pro Einwohner.

Behörde für Arbeit, Gesundheit und Soziales Hamburg beteiligt sich an einem Vergleich mit 16 deutschen Großstädten im Bereich der Sozialhilfe. Vergleichszahlen dabei sind u. a.:

­ Sozialhilfedichte,

­ Fall-Zugangsquote des Jahres,

­ Fall-Abgangsquote,

­ Anteil der Fälle mit einer Bezugsdauer über zwei Jahre,

­ Jahresausgaben für einmalige Leistungen pro Hilfeempfänger.

Baubehörde

Im Bereich des Wohnungswesens erfolgen Vergleiche mit anderen deutschen Großstädten. Vergleichskennzahlen sind:

­ Sozialmietwohnungsbestand (1. Förderweg) pro 1000

Einwohner,

­ Mietwohnungsbestand kommunaler Wohnungsunternehmen,

­ Fertigstellung von Wohnungseinheiten je 1000 Einwohner,

­ Programmzahlen (Wohnungseinheiten) je 1000 Einwohner (alle Förderwege im Miet- und Eigentumsbau). Umweltbehörde

Im Amt für Umweltschutz werden u. a. Vergleiche mit Berlin im Bereich Gewässer- und Bodenschutz genutzt.

Dabei werden folgende Kennzahlen erfasst:

­ Ausgewiesene Badegewässer,

­ Ausgewiesene Fischgewässer,

­ Entnahmeentgelt für die öffentliche Wasserversorgung,

­ Dichte des Grundwassermessnetzes,

­ Wasserschutzgebietsfläche in Prozent des Staatsgebietes.

Darüber hinaus bestehen Initiativen für Städte- und Ländervergleiche u. a. in den folgenden Bereichen:

­ Die Behörde für Inneres ­ Feuerwehr ­ plant, die Kennzahlen der Produktgruppen Gefahrenabwehr, Rettungsdienst und Gefahrenvorbeugung für Städtevergleiche zu nutzen.

­ Im Personalamt ist aus dem Bereich Zentrale Personaldienste eine Abfrage gestartet worden, inwieweit für personalwirtschaftliche Kennzahlen ein GroßstädteVergleich aufgebaut werden kann.

­ Die Stadtentwicklungsbehörde hat eine Abfrage bei Städten und Ländern eingeleitet, auf deren Grundlage schließlich über die Einführung von Städte- und Ländervergleichen entschieden werden soll.

Die Bürgerschaft hat den Senat ersucht, „... zu berichten,

­ in welchen ausgewählten Bereichen Kennzahlen und Kosten in der Systematik der Kommunalen Gemeinschaftsstelle (KGSt) vorliegen, die einen überregionalen Leistungsvergleich ermöglichen (Drucksache 16/3542)."

Bei einem Vergleich von Leistungen der Hamburger Verwaltung mit anderen Kommunen ist die von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle (KGSt) erarbeitete Produktsystematik nur bedingt geeignet. Sie ist überwiegend auf die Gegebenheiten kleinerer Gemeinden und Städte zugeschnitten und kann in den weitaus meisten Fällen der Größe und insbesondere der stadtstaatlichen Verfassung Hamburgs nicht gerecht werden.

Da bei Leistungsvergleichen immer unterschiedliche Ausgangsbedingungen (z. B. politische Rahmenbedingungen oder die unterschiedliche Organisation der Aufgabenwahrnehmung) zu berücksichtigen sind, ist die KGSt mittlerweile dazu übergegangen, im Rahmen ihres IKO-Netzes (interkommunales Netz) nach Größen und Aufgabenbereichen spezifizierte Vergleichsringe aufzubauen.

Hamburg beteiligt sich in folgenden Bereichen am IKONetz der KGSt: Einwohnerämter und Standesämter

In den Bereichen der Einwohnerämter und Standesämter besteht mit Berlin ein interkommunales Vergleichssystem.

Zwischen den Standesämtern Berlin-Lichtenberg, BerlinTreptow und dem Standesamt Hamburg-Mitte ist bereits ein Kennzahlensystem entwickelt worden, auf dessen Basis die Datenerhebung sowie ein Erfahrungsaustausch erfolgen. Dieses Kennzahlensystem soll nach Abschluss der Erprobung mit Berlin auch auf die übrigen Hamburger Einwohner- und Standesämter ausgeweitet werden.

Schulverwaltung

Derzeit wird auch ein Vergleichsring der Schulverwaltungen mehrerer deutscher Großstädte vorbereitet, an dem sich die Behörde für Schule, Jugend und Berufsbildung beteiligt. Der Abstimmungsprozess über die Datengrundlagen und Kennzahlen ist noch nicht abgeschlossen.

Vermessungs- und Katasterwesen

Die Baubehörde, Amt für Geoinformation und Vermessung, beteiligt sich an einem Vergleichsring „Vermessung und Kataster" zusammen mit neun anderen Städten. Zurzeit werden Kennzahlen entwickelt und abgestimmt, auf deren Grundlage die Erhebung der Daten stattfinden soll.

Gebäudemanagement Hamburg beteiligt sich am Vergleichsring „Gebäudemanagement" verschiedener Großstädte. Nachdem zwischen den Vergleichspartnern ein Kennzahlensystem abgestimmt wurde, ist als nächster Schritt eine Probeerhebung der Daten zum Gebäudemanagement geplant. Die Echterhebung der Daten und der darauf basierende interkommunale Erfahrungsaustausch sollen im Jahr 2001 durchgeführt werden.

Zur technischen Unterstützung der Vergleichsringe wird den beteiligten Kommunen die Software „IKON" zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe dieser Software sollen Kennzahlen sowohl intern als auch extern über das Internet für Vergleiche genutzt werden können. Bislang haben die meisten Teilnehmer ihre Kennzahlen für einen externen Vergleich nicht freigegeben.

Von ProVi wird in Zusammenarbeit mit mehreren Behörden und Bezirksämtern geprüft, ob diese Software in der öffentlichen Verwaltung Hamburgs eingeführt werden sollte.

Kosten- und Leistungsrechnung

Die folgende Darstellung beantwortet die auf die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung bezogenen Fragen des Bürgerschaftlichen Ersuchens „Neues Steuerungsmodell und das Budgetrecht des Parlaments" (Drucksache 16/3542).

Die Einführung von Kosten- und Leistungsrechnung in der Verwaltung ist mehr als nur die Implementation eines neuen technischen Instrumentes. Sie bedeutet auch, sich an neue, ungewohnte Denkweisen zu gewöhnen. Aufschluss zu geben und Transparenz zu schaffen über die erbrachten Leistungen und die mit ihnen verbundenen Kosten fällt traditionellen Verwaltungsbereichen teilweise noch schwer. Andererseits unterstützt die Kosten- und Leistungsrechnung zusammen mit einem funktionierenden Berichtswesen die Gewährung größerer Handlungsfreiheiten, d. h. eine wirksame Delegation von Ressourcenverantwortung an die dezentralen Fachbereiche.

Die Aktivitäten der Behörden und Ämter auf diesem Feld haben sich deshalb kontinuierlich ausgeweitet. Waren es anfangs noch rudimentäre Ansätze mit Hilfe von StandardTabellenkalkulationsprogrammen, so ist die Entwicklung in Hamburg mittlerweile weit vorangeschritten (siehe Übersicht Anlage 1).

Einen besonderen Entwicklungsschub hat die Entscheidung ausgelöst, die Standardsoftware SAP R/3 in Hamburg für eine integrierte Steuerung der Ressourcen einzusetzen.

Das Kostenrechnungs- und Controllingmodul „R/3-CO" hat sich nach gründlichem Test durch ProVi und einer begleiteten Praxiserprobung im Tiefbauamt der Baubehörde als besonders geeignet erwiesen.