Steuer

Leiter von Rechnungswesen, zum Teil mit Prokura, vertreten gewesen. Allen war gemeinsam, dass sie sich in dem Kernbereich des Rechnungswesens, nämlich der Buchhaltung, sehr gut ausgekannt hätten. Im ABM-Bereich habe die Betriebswirtschaftliche Abteilung meistens befristet beschäftigte Mitarbeiter rekrutiert, die eine Industriekaufmannslehre und ein betriebswirtschaftliches Studium im 2. Bildungsweg hätten nachweisen können. 4.4.2.4. Prüfkonzepte

Die an die Prüfung der Verwendungsnachweise gestellten Anforderungen sind in VV Nr. 11 zu § 44 LHO festgelegt. Gegenstand der Prüfung sind danach die Ordnungsmäßigkeit der Verwendungsnachweise, die zweckentsprechende Mittelverwendung, die Erfolgskontrolle, also die Frage, ob der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erreicht worden ist. Das verwaltungsinterne Verfahren innerhalb der BAGS regelt die ZuwendungsDV. Danach sind Prüfungen regelmäßig beim Zuwendungsempfänger vorzunehmen und das Ergebnis in einem Prüfbericht darzustellen. Über die Prüfungsfeststellungen soll mit den Zuwendungsempfängern ein Schlussgespräch geführt werden. Da die Gesamtverantwortung für das Zuwendungsverfahren beim Fachamt lag, war die Prüfung der Prüfreferate der Betriebswirtschaftlichen Abteilung eine Serviceleistung für das Fachamt. Dem Fachamt oblag es, die Prüfungsvermerke auszuwerten und über die Prüfungsfeststellungen, insbesondere über die Höhe der Rückforderung abschließend zu entscheiden.

Die Innenrevision der BAGS hatte 1992 Veränderungen in den Prüfungsabläufen vorgeschlagen. Auch der Rechnungshof hatte in Prüfungsberichten empfohlen, zum Abbau der Arbeitsrückstände und zur künftigen Bewältigung des Mengenproblems ein Prüfkonzept zu entwickeln, das auf der Grundlage der verfügbaren Personalkapazitäten die Einhaltung der Prüfungsziele und die notwendige Präventivwirkung gewährleiste.

Angesichts der oben geschilderten Prüfrückstände wurde 1992 in der Betriebswirtschaftlichen Abteilung das bereits dargelegte Konzept zur Rationalisierung der Verwendungsnachweisprüfungen für bestimmte Förderbereiche (LKZ und ABM-Fördermaßnahmen) entwickelt und angewendet. Ziel dieses veränderten Prüfkonzeptes war es, die vorhandenen Rückstande ohne den Einsatz zusätzlicher Personalressourcen abzubauen.

Der Zeuge Allemeyer hat vor dem Untersuchungsausschuss hierzu ausgesagt, angesichts der Prüfungsrückstände sei die Überprüfung und Weiterentwicklung des Prüfungskonzeptes von Bedeutung gewesen. Grundüberlegung sei gewesen, die Prüfungskapazitäten insgesamt effektiver einzusetzen, „um die Prüfungsberge in den Griff zu kriegen". Das habe bedeutet, dass in der Betriebswirtschaftlichen Abteilung vorhandene betriebswirtschaftliche Know-how dort konzentriert einzusetzen, wo aufgrund der Komplexität der Fälle besondere betriebswirtschaftliche Kenntnisse erforderlich gewesen seien. Zum anderen sei es darum gegangen, Doppelarbeit zwischen Fachamt und Betriebswirtschaftlicher Abteilung möglichst zu vermeiden.

Der Rechnungshof hat anlässlich der Prüfung der Betriebswirtschaftlichen Abteilung im Jahre 1993 dieses Konzept und die daraus abgeleitete Praxis beanstandet und festgestellt, dass sie nur eingeschränkt mit den geltenden Zuwendungsvorschriften vereinbar ist. Dieses Monitum bezog sich insbesondere auf den Verzicht einer Belegprüfung bei Förderungen bis zu 250.000 DM. Weitere Mängel bei der Verwendungsnachweisprüfung, die der Rechnungshof in seinem Prüfungsbericht hervorhob, betrafen Prüfinhalte und Prüfvermerke. Zur Behebung

Allemeyer, Protokoll der Sitzung vom 31. März 2000, S. 9.

Akte der BAGS, ohne Az., IR, Bericht der Innenrevision vom 16. März 1992.

Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg, z. B. Jahresbericht 1994, Tz. 404.

Allemeyer, Protokoll der Sitzung vom 31. März 2000, S. 5 ff. der Prüfungsrückstände und der Prüfungsmängel empfahl der Rechnungshof in seinem Prüfungsbericht der BAGS folgendes Vorgehen:

· Um den umfangreichen Prüfungsstoff mit der verfügbaren Personalkapazität zu bewältigen und zugleich auch die Einhaltung der qualitativen Prüfungsziele zu gewährleisten, solle die BAGS ein Konzept für ein stichprobenweises Prüfungsverfahren entwickeln und hierfür das notwendige Einvernehmen mit der Finanzbehörde herbeiführen.

· Die Prüfung der Verwendungsnachweise solle künftig - bis auf definierte Ausnahmen grundsätzlich in den jeweils zuständigen Fachdienststellen wahrgenommen werden, um so die Übereinstimmung von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung zu erreichen sowie die laufende Erfolgskontrolle zu gewährleisten.

Hierzu führte der Rechnungshof weiter aus, angesichts des Aufgabenumfangs sei eine zeitnahe Bearbeitung der laufenden Fälle unter Einhaltung des geltenden Zuwendungsrechts mit der derzeitigen Personalausstattung nicht zu realisieren. Nach den bisher gescheiterten Bemühungen um Stellenverbesserungen könne die Behörde auch nicht davon ausgehen, dass in absehbarer Zeit eine günstigere Personalausstattung zur Verfügung stehe. Im Hinblick darauf sei es richtig, den Prüfungsstoff dahingehend einzuschränken, dass er mit der gegebenen, von Senat und Bürgerschaft für angemessen befundenen Personalausstattung bewältigt werden könne. Der einzelne Sachbearbeiter dürfe mit dem Problem, die Überlast jeweils in eigener Verantwortung zu reduzieren, nicht alleingelassen werden. Dem Rechnungshof sei bewusst, dass ein Abgehen vom Prinzip der Prüfung aller Verwendungsnachweise zugunsten einer stichprobenweisen Prüfung mit den geltenden VV zu § 23 und 44 LHO nicht im Einklang stehe. Ihm sei auch bekannt, dass der zuständige Bund-/LänderArbeitsausschuss für Haushaltsrecht und Haushaltssystematik die Auffassung vertrete, dass die VV nicht generell in Richtung einer fallweisen Einschränkung der Prüfung geöffnet werden sollten. Angesichts des Umfangs und der Vielfalt der von der BAGS gewährten Zuwendungen meine der Rechnungshof indes, dass im Interesse der Gewährleistung der haushaltsrechtlich definierten Prüfungsziele ausnahmsweise eine Einschränkung der zu prüfenden Fälle die sinnvollere Lösung sein könnte. Er empfehle der BAGS deshalb, ein Verfahrenskonzept zu entwickeln, welches die Beschränkung der Prüfungen auf geeignete Stichproben vorsieht. Die Kriterien für die Auswahl der Stichproben sollten vom Beauftragten für den Haushalt festgelegt werden. Sie sollten so gewählt sein, dass ein Höchstmaß an Präventivwirkung entfaltet werde. Aus Sicht des Rechnungshofes erscheine dies gegenwärtig der am besten geeignete Weg, der Gefahr einer zweckfremden oder missbräuchlichen Verwendung staatlicher Mittel durch Träger außerhalb der Verwaltung entgegenzuwirken.

Wegen der Abweichung zu den VV zu §§ 23 und 44 LHO müsse die BAGS für ein solches Konzept allerdings das Einvernehmen der Finanzbehörde einholen. Der Rechnungshof, der von der Finanzbehörde hierzu angehört werde, stelle hierfür ein positives Votum für eine dahingehende befristete Ausnahmeregelung in Aussicht. Hierbei gehe der Rechnungshof davon aus, dass eine solche Ausnahmeregelung nur die ultima ratio sein könne. Die BAGS solle auch künftig nach Lösungen für das Mengenproblem suchen, ohne jedoch die Einhaltung auch der qualitativen Prüfungsziele wieder in Frage zu stellen. In diesem Zusammenhang solle die BAGS auch der Frage nachgehen, ob nicht die umfang- und zahlenmäßige Dimensionierung ihrer gegenwärtigen Zuwendungspraxis im Interesse der noch leistbaren Aufgabensteuerung durch Zielvorgabe und Erfolgskontrolle günstiger zugeschnitten werden könnte.

Akte der BAGS, Az.: V 012.71-1, Bd. 26, S. 632 ff., Prüfungsbericht des Rechnungshofes der Freien und Hansestadt Hamburg „Ergebnis der Prüfung Betriebswirtschaftliche Abteilung der BAGS (Bearbeitung von Verwendungsnachweisen)" vom 14. Januar 1994, Textzahl (2).

A.a.O., Tz. (36) u. (37).

A.a.O. Tz. (36, 37).

Die Betriebswirtschaftliche Abteilung nahm die Prüfungsfeststellungen und Empfehlungen des Rechnungshofes zum Anlass, ein neues Konzept für die Prüfung der Verwendungsnachweise zu entwickeln. Einen Entwurf, dem zu diesem Zeitpunkt die Zustimmung der Fachämter noch fehlte, stellte sie mit Schreiben vom 7. Januar 1997 dem Rechnungshof zu3. Dieses Konzept ging von zwei Grundannahmen aus:

· Stärkung der Verantwortung der Fachbereiche als Zuwendungsgeber in der Verwendungsnachweisprüfung

· Zielgerichtete Konzentration der Prüfungsaktivitäten der Betriebswirtschaftlichen Abteilung auf definierte Fälle. Diese sind unter Zugrundelegung eines mit Finanzbehörde und Rechnungshof abgestimmten Konzeptes auszuwählen. Hierbei sollte ­ soweit möglich ­ ein jährlicher Prüfungsplan als Planungsbasis herangezogen werden.

Hinsichtlich der Kategorisierung sah das Konzept drei Fallgruppen vor: A-Kategorie: Sämtliche Verwendungsnachweise sind zunächst einer Grundprüfung durch das Zuwendungsreferat zu unterziehen. Die Grundprüfung sollte die Feststellung von Minderausgaben und Mehreinnahmen, die Überprüfung der Vollständigkeit der Verwendungsnachweisunterlagen, den Plausibilitätsabgleich des Verwendungsnachweises mit dem Zuwendungsbescheid (u.a. zweckentsprechende Mittelverwendung, Einhaltung der zuwendungsrechtlichen Vorgaben, Erfolgskontrolle). B-Kategorie: Sie umfasst jene Fälle, die zur intensiven Prüfung an die Betriebswirtschaftliche Abteilung weiterzuleiten sind. Sie sind grundsätzlich nach festen Kriterien definiert. Hierzu zählen erstmalig und letztmalig geförderte Zuwendungsempfänger sowie solche, die unter besonderen Bedingungen gefördert werden und bei denen die Prüfungen mit besonderen Schwierigkeiten behaftet sind, ferner Zuwendungsfälle, bei denen in den letzten drei Jahren lediglich eine Grundprüfung stattfand, sowie Fälle, bei denen besondere Auffälligkeiten festgestellt wurden. Fälle der B-Kategorie werden regelhaft durch die Betriebswirtschaftliche Abteilung geprüft, allerdings erst nachdem zunächst eine Grundprüfung durch das jeweilige Fachamt erfolgte.

C-Kategorie: Hierzu zählen unerwartete Sonderprüfungen sowie im Rahmen der jährlichen Prüfungsplanung abgestimmte sonstige Prüfungen, beispielsweise für bestimmte Maßnahmebereiche (z.B. Drogenberatung).

Dieses von der Betriebswirtschaftlichen Abteilung entwickelte Konzept ist dem Unterausschuss Rechnungsprüfung der Bürgerschaft vorgestellt worden. Wesentliche Teile des Konzeptes sollen nach Aussage des Zeugen Allemeyer inzwischen umgesetzt worden sein.

Informationsfluss und Berichtswesen

Wie bereits dargelegt, war die Zusammenarbeit zwischen den Fachreferaten und Zuwendungsreferaten in den Fachämtern sowie den Prüfdienststellen der Betriebswirtschaftlichen Abteilung nicht immer einfach. Dieses zeigte sich zum einen darin, dass die Prüfdienststellen die teilweise unzureichende und verspätete Bearbeitung der Zuwendungsbescheide, die unzulängliche Dokumentation der Vorgänge und Absprachen mit den Zuwendungsempfängern und die mangelnde Information über die Umsetzung der von den Prüfdienststellen festgestellten Rückforderungen kritisierte. Zum anderen wurde die schwierige Zusammenarbeit in der Kritik der Fachämter an den Prüfungsfeststellungen deutlich.

Um die daraus resultierenden Reibungsverluste zu vermeiden, hatte der Rechnungshof vorgeschlagen, die Prüfungsaufgaben auf die Fachämter die übertragen. Mit der Zusammenführung von Verantwortung, Kompetenz und Aufgabe für das gesamte Zuwendungsverfahren in den Fachdienststellen könnte nach Auffassung des Rechnungshofes zum einen die Motivation für die Erfüllung der Aufgabe erhöht werden, zum anderen die vorhandene Fachkompetenz besser genutzt werden. Es sei zu erwarten, dass bei geänderten Zuständigkeiten

Akte der BAGS, 012.97-2-629, S. 324-345.

Allemeyer, Protokoll der Sitzung vom 31. März 2000, S. 7.