Funkstreifenwagen
Dokumentation der wesentlichen Verfahrensschritte aufgelistet sind. HT hat zugesagt, zukünftig entsprechend zu verfahren.
Behörde für Inneres Beschaffung von Fahrzeugen, Geräten und Ausstattungsgegenständen bei Polizei und Feuerwehr Polizei und Feuerwehr haben mehrfach vergaberechtliche Bestimmungen nicht beachtet. Vorhandene Instrumente wie Dienst- und Fachaufsicht, Verfahrensstandardisierung und Dokumentation sowie Fortbildung der Mitarbeiter sind verstärkt einzusetzen. Der Ausbau begleitender Kontrollen und die Einführung spezieller Aufsichtsfunktionen würden die Verfahrenssicherheit erhöhen.
Die Polizei hat Funkstreifenwagen geleast, obwohl die von ihr durchgeführte Untersuchung ergeben hatte, dass Kauf wirtschaftlicher gewesen wäre.
74. Der Rechnungshof hat bei Polizei und Feuerwehr die Beschaffung von
- Funkstreifenwagen und anderen Kraftfahrzeugen,
- verschiedenen Ausrüstungsgegenständen, z. B. Videotechnik und Reizstoffsprühgeräten,
- Dienstkleidung geprüft.
Dabei hat er mehrfach Verstöße gegen vergaberechtliche Bestimmungen festgestellt.
Einhaltung des Vergaberechts
Die Behörde hat einzelne Verfahren nicht sorgfältig vorbereitet:
- Die Feuerwehr beabsichtigte, die Kleiderkammer aufzulösen und die Versorgung der Mitarbeiter mit Dienstkleidung an ein Bedarfe und Folgewirkungen nicht geklärt privates Unternehmen zu vergeben. Dafür hat sie ein Konzept erarbeitet, ohne mögliche Auswirkungen auf bestehende Verträge sowie auf andere Dienststellen und Behörden, die gleichartige Bekleidung beschaffen, einzubeziehen. Wesentliche Fragen der Wirtschaftlichkeit blieben damit unberücksichtigt. Das - später aufgehobene - Ausschreibungsverfahren hätte ohne Klärung dieser Fragen und ohne Einschaltung zuständiger Stellen in der Behörde für Inneres und der Finanzbehörde nicht eingeleitet werden dürfen.
Die Behörde will künftig die geltenden Vorschriften und Zuständigkeiten beachten und die Abteilung für Ausschreibungsund Einkaufdienste der Finanzbehörde bei komplexen Beschaffungsverfahren beteiligen.
- Der Fachbereich Polizei der Fachhochschule für Öffentliche Verwaltung hat zwei Busse für Personentransporte geleast, ohne zu prüfen, ob Anmietungen für einzelne Transportbedarfe wirtschaftlicher gewesen wären. Bereits ein halbes Jahr nach Anschaffung hat er die Fahrzeuge der Landespolizeiverwaltung übergeben, die sie im Interesse einer besseren Auslastung auch anderen Dienststellen der Polizei zur Verfügung stellt. Die Beschaffung erfolgte ohne ausreichende Klärung des Anschaffungsbedarfes.
Die Behörde teilt diese Auffassung und will prüfen, ob eine Auflösung des Leasingvertrages wirtschaftlich sinnvoll ist.
76. In verschiedenen Fällen hat der Rechnungshof die Wahl der Vergabeart beanstandet.
So hat die Behörde die Lieferung von Funkstreifenwagen bei der Polizei und die Bereitstellung von Dienstkleidung bei der Feuerwehr EU-weit im Nichtoffenen Verfahren ausgeschrieben, obwohl nach der VOL ein Offenes Verfahren vorgeschrieben war. Einen Auftrag für die Lieferung von Videotechnik hat die Polizei freihändig vergeben, obwohl nach den Bestimmungen der BO eine Beschränkte Ausschreibung hätte erfolgen müssen.
Die Behörde hat zugesagt, künftig durch verbesserte Schulung und zusätzliche Qualitätssicherungsmaßnahmen zu gewährleisten, dass vergaberechtliche Bestimmungen beachtet werden.
77. In mehreren Fällen hat die Behörde Angebote nicht vorschriftsmäßig geprüft und bewertet.
- Die Polizei hat im Haushaltsjahr 1998 50 Funkstreifenwagen beschafft. Sie hat die eingegangenen Angebote im Rahmen einer Nutzwertanalyse bewertet. Dabei hat sie bei der Wertung der Angebote ein Merkmal als Zuschlagskriterium herangezogen, das nicht in den Verdingungsunterlagen genannt worden war; Vergabeart unrichtig sowohl Bewertungskriterien als auch deren Gewichtung erst nach Öffnung der Angebote festgelegt und ohne nachvollziehbare Begründungen im Laufe des Bewertungsverfahrens geändert.
Das gesamte Bewertungsverfahren einschließlich der abschließenden Entscheidung ist deshalb nicht transparent. Der Rechnungshof hat nicht nur damit verbundene Verstöße gegen Vergabebestimmungen beanstandet, sondern auch auf das grundsätzliche Risiko hingewiesen, dass durch nicht transparente Bewertungsverfahren der Eindruck einer am gewünschten Ergebnis orientierten Bewertung entstehen kann.
- Bei anderen Beschaffungsvorgängen hat der Rechnungshof beanstandet, dass die Polizei entgegen den Vorschriften als Ergebnis der Bewertung die Ausschreibung für Videotechnik teilweise aufgehoben hat; versäumt hat, ein Angebot für Reizstoffsprühgeräte von der Wertung auszuschließen, bei dem der Bieter die ihm übersandten Verdingungsunterlagen geändert hatte.
Die Behörde stimmt den Feststellungen des Rechnungshofs zu, will auch insoweit die Einhaltung von Rechtsvorschriften sicherstellen und dafür Sorge tragen, dass künftig Ergebnisse von Nutzwertanalysen eine eindeutige und nachvollziehbare Grundlage haben.
78. Häufig haben die zuständigen Dienststellen Beschaffungsvorgänge in den Behördenakten nicht vollständig dokumentiert:
- Die den Beschaffungsverfahren zugrunde liegenden Bedarfsermittlungen und die Wahl der Vergabeart waren in mehreren Fällen nicht in den Akten festgehalten.
- In einigen Vergabevermerken fehlten wesentliche Angaben, wie z. B. Aussagen über Ergebnisse der Angebotsprüfung.
- Unterlagen waren teilweise so abgelegt, dass sie erst nach umfangreichen Nachforschungen im Aktenbestand aufgefunden werden konnten. Teilweise war die Urheberschaft nicht zweifelsfrei erkennbar.
- Auswertungsunterlagen im Fall einer durchgeführten KostenNutzen-Analyse waren unvollständig und unsystematisch, enthielten keine Bewertungsmaßstäbe und nicht erläuterte widersprüchliche Angaben.
Unzureichende Dokumentation sowie fehlende Unterlagen führen dazu, dass Entscheidungen aus den Vergabeunterlagen nicht nachvollziehbar, Verfahrensschritte und Sachverhalte auf Nachfragen nur mühselig oder wegen Personalwechsels gar nicht mehr aufzuklären sind.