New economy - betriebswirtschaftliche Abteilungen im Justizvollzug

Schon 1995 wurde es im Justizvollzug mit der Umsetzung des Neuen Steuerungsmodells ernst. Die Anstalten erhielten ihre Sach- und Personalkostenbudgets zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung zugewiesen. Es galt, zu beweisen, dass man mit dem Geld vor Ort wirtschaftlicher umgehen kann, als es bei der herkömmlichen zentralistischen Bewirtschaftung möglich war.

Das AKV-Prinzip, nach dem Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung auf die Anstalten übergehen sollten, war keine graue Theorie mehr, sondern Realität.

Was hieß das für die Praxis? Ökonomischer Sachverstand war jetzt bei den vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gefragt, die die neuen Aufgaben schultern mussten - neue externe Fachkräfte konnten nur teilweise dafür eingestellt werden. Um das nötige betriebswirtschaftliche know how aufzubauen, nahmen sie deshalb an intensiven Schulungsmaßnahmen teil. Zu A und V kam so das K wie Kompetenz hinzu.

Damit aber nicht genug: Die Budgetierung bzw. Dezentralisierung von Mitteln und Aufgaben verlangte auch eine Neuregelung der Zuständigkeiten und Änderungen der Organisationsstruktur. Die kleinen Anstalten haben diese Aufgaben der allgemeinen Vollzugsverwaltung übertragen. Die großen Anstalten richteten mit dem geschulten Personal neue betriebswirtschaftliche Abteilungen ein, die mit der Bewirtschaftung der Budgets betraut wurden.

Nach rund fünf Jahren sind die Anlaufschwierigkeiten überwunden. Der Beweis, dass der Justizvollzug so wirtschaftlicher organisiert werden kann, ist erbracht.

So konnten einige Anstalten die Kosten für Heizung, Strom und Wasser, also die Betriebskosten, deren Höhe sie früher gar nicht kannten, um über ein Fünftel reduzieren. Findige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mitgeholfen, Einsparpotentiale zu erkennen und auszuschöpfen. Mitdenken und -handeln in dieser Hinsicht sind weiter gefragt und kommen allen Beteiligten zugute.

ANSPRECHPARTNER: DR. KARLHEINZ OHLE, TEL.: 428.43.

ABSCHLUSSBERICHT JUSTIZ 2000

§ Schrittweise wird auch im Strafvollzug ein Controlling eingeführt.

§ Ausbau des Fachcontrolling bzw. Verbesserung der Statistikauswertungen.

§ Ausbau von Leistungscontrolling sowie der Kostenträgerrechnung im Strafvollzug. Bei der Einführung werden die Ergebnisse der technischen Umsetzung von berücksichtigt.

§ Durchführung vorbereitender Arbeiten zur Einführung von SAP R/3, insbesondere Analyse und Verbesserung der Geschäftsprozesse unter besonderer Berücksichtigung der Schnittstellen zur Justizkasse.

MODERNE JUSTIZ KONKRET - AMTSGERICHT HAMBURG Ressourcensteuerung mit SAP R/3 am Amtsgericht SAP R/3 soll in einigen Jahren eine integrierte Ressourcensteuerung in der Justiz ermöglichen.

Zum 1.12.1999 hat das Amtsgericht mit dem Projekt eine Kosten- und Leistungsrechnung auf Basis von SAP R/3 eingeführt. Damit lässt sich u.a. ermitteln, wie viel ein Verfahren kostet. Durch Kostenvergleiche zwischen den Stadtteilgerichten und den Monaten bzw. Jahren kann das Amtsgericht mit einem einheitlichen und transparenten System feststellen, wie die Ressourcen verteilt sind und ob Umverteilungen vorgenommen werden müssen. Mit SAP R/3 landen Kosten als Ergebnis verschiedener automatisierter Prozesse auf den Verfahrenstypen (Kostenträgern).

Die Personalmengen in Stunden nach Laufbahngruppen je Kostenstelle kommen aus dem Personal-, Organisations- und Stellenverwaltungssystem EPOS. Von dort werden die Daten regelmäßig in eine Excel-Tabelle exportiert und über einen sogenannten Batch-Input in SAP R/3 verursachungsgerecht der Verwaltung, den Dezernaten und den Stadtteilgerichten (Kostenstellen) zugeordnet. Die Sachkosten werden noch über eine Schnittstelle vom Mittelbewirtschaftungssystem (MBV) übernommen.

Dank einer monatlichen Schätzung durch die Dezernate und Stadtteilgerichte kann der Arbeitsaufwand in einem zweiten Schritt prozentual auf die Verfahrenstypen bzw. Verwaltungsleistungen verteilt werden. In der Budgetabteilung werden die Prozentwerte monatlich ebenso in SAP eingelesen wie die Zahl der Verfahrenseingänge.

Am Ende stehen die Durchschnittskosten eines Verfahrens.

Ein Berichtswesen ermöglicht dem Amtsgericht (nicht der Justizbehörde!) verschiedene Sichtweisen. Durch die integrierte und jederzeit nachvollziehbare Verarbeitung kann die Budgetabteilung den Ursachen für bestimmte Ergebnisse nachgehen. Die Ergebnisse werden mit den Bereichen diskutiert und sollen Grundlage für den Aufbau einer durchschaubaren Budgetplanung und verteilung werden.

ANSPRECHPARTNER: HARALD FREDENHAGEN, TEL.: 428.43.

Dadurch setzt die Justiz die Vereinigung von Aufgabenerledigung, Kompetenz sowie Verantwortung und finanziellen Ressourcen in einer Hand um.

Umsetzungsstand und erreichte Ergebnisse Folgende wesentliche Dezentralisierungsschritte kennzeichnen den Projektverlauf: § Im Zusammenhang mit der Budgetierung ist ein Großteil der Aufgaben und Kompetenzen auf die Dienststellen verlagert worden.

§ 1997 wurde die gesamte Materialbeschaffung auf die Gerichte und Staatsanwaltschaften übertragen.

§ 1998 sind im Rahmen der Reorganisation des umfangreiche Kompetenzen und Ressourcen von der Justizbehörde auf die Gerichte und Staatsanwaltschaften verlagert worden.

§ Gleiches gilt für die Anfang 1999 abgeschlossene Dezentralisierung der Hausverwaltungen und die Verteilung des Budgets für das zentrale Vordrucklager und die Offsetdruckerei § Im Strafvollzug sind Fachverantwortlichkeiten im Arbeits- und Beschaffungswesen mit einer entsprechenden Ressourcenübertragung aus den zentralen Einheiten auf die Anstalten verlagert worden.

MODERNE JUSTIZ KONKRET - JUSTIZVOLLZUG IN HAMBURG Schneller, besser, preiswerter

- Beschaffungswesen im Justizvollzug

Der Hamburger Justizvollzug ist eine Großorganisation: Täglich müssen an die 3.000 Gefangenen mit allen Dingen des täglichen Bedarfs versorgt und so untergebracht werden, wie es den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Traditionell war die Beschaffung der Nahrungsmittel, der Kleidung und der Hygieneartikel zentral organisiert. Das Selbe galt für die Beschaffung der Dinge, die der Unterhaltung und der Bewirtschaftung der Gebäude dienen.

Mit der Einführung des Neuen Steuerungsmodells ist die Zuständigkeit für die Beschaffung auf die einzelne Justizvollzugsanstalt übertragen worden. Sie bekommt die Mittel und kann diese selbst verwalten. Dadurch wird einerseits eine große Transparenz hergestellt, die den Verantwortlichen Planungssicherheit gibt und ihnen erlaubt, sehr zielgenau zu beschaffen. Andererseits fallen umständliche Antragsverfahren weg. Jeder weiß genau, über wie viel Geld er verfügen kann und wie die anderen Anstalten ausgestattet sind. Diese Dezentralisierung des Beschaffungswesens hat einen wesentlichen Beitrag dazu geleistet, die erheblichen Einsparvorgaben - die auch den Justizvollzug getroffen haben - so umzusetzen, dass sich die Versorgung der Gefangenen dadurch nicht verschlechtert hat. Im Gegenteil: In vielen Bereichen konnten durch die neue Organisation für Mitarbeiter/innen und Gefangene sogar Verbesserungen erreicht werden. Dazu nur drei Beispiele von vielen: § Soll für die Gefangenen für die Freizeit ein neuer Fußball angeschafft werden, läuft dies heute schneller. Eventuell kann der zuständige Beamte ihn gleich selbst besorgen, wenn er sich deshalb mit dem Kaufmännischen Leiter abstimmt. Früher war Papierkrieg nötig, und die Beschaffung über die Zentrale, oft noch mit Rückfragen verbunden, konnte Wochen dauern.

§ Früher beschaffte die Zentrale Lebensmittel nach einem Warenkorb, der für alle Anstalten galt. Heute gilt: die jeweilige Anstalt kauft die Waren schneller und besser selbst. Denn der Einkauf kann mehr auf die speziellen Bedürfnisse der Gefangenen abgestimmt werden. Das bedeutet ein Plus für die Qualität der Versorgung.

§ Der Einkauf aus dem eigenen Budget ist preiswerter, besonders deshalb, weil es keine Anstalt mehr nötig hat, bestimmte Gegenstände zu hamstern. Vielmehr kann sie die Beschaffung zeit- und bedarfsgerecht selbst organisieren. Weil die Anstalt nicht wusste, ob und wann die Zentrale wieder für Nachschub sorgen würde, waren solche Hamstervorräte früher gang und gäbe. Sie kosteten aber Geld, das nun gespart werden kann: Jetzt wird weniger Kapital gebunden, und es liegen keine Gegenstände mehr auf Halde, die später in dieser Menge vielleicht gar nicht gebraucht werden.