Status der Telearbeiterinnen und Telearbeiter
1. Status der Telearbeiterinnen und Telearbeiter:
Für die an der alternierenden Telearbeit teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben die bestehenden Arbeits- oder Beamtenverhältnisse mit allen Rechten und Pflichten erhalten.
Die Dienststellen, insbesondere die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, dass für die Telearbeiterinnen und Telearbeiter keine Nachteile bei Beförderungen, Aufstieg und Fortbildung entstehen.
2. Einrichtung eines Telearbeitsplatzes:
Die Einrichtung sowie die Beschäftigung auf einem alternierenden Telearbeitsplatz ist für die Beschäftigungsbehörden und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freiwillig.
Ein Rechtsanspruch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Einrichtung oder Beschäftigung auf einem Telearbeitsplatz besteht nicht.
Zusätzlich durch die Einrichtung von Telearbeitsplätzen entstehende Kosten sollten sich amortisieren.
3. Kündigung des Telearbeitsplatzes:
Die Beschäftigung auf einem Telearbeitsplatz ist befristet.
Die Frist beträgt mindestens ein Jahr und längstens drei Jahre. Sie kann auf Antrag der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters verlängert werden. Dabei sind die Regeln des Auswahlverfahrens (§ 3 der Vereinbarung nach § 94 zu beachten.
Die Teilnahme an der alternierenden Telearbeit kann sowohl von der Beschäftigungsbehörde mit Angabe der Gründe als auch von der Telearbeiterin bzw. dem Telearbeiter ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Dies gilt nicht, sofern die Fortsetzung der Telearbeit der Dienststelle oder der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter aus wichtigen Gründen nicht mehr zugemutet werden kann. In solchen Fällen kann die Telearbeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.
Als wichtige Gründe gelten vor allem eine unvorhersehbare Änderung der persönlichen Situation, mangelnde Eignung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters für Telearbeit, oder eine wesentliche Änderung der Arbeitsinhalte bzw. der behördeninternen Arbeitsabläufe.
Die Telearbeit endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder mit einem Arbeitsplatzwechsel der Telearbeiterin bzw. des Telearbeiters. Bei einem Wohnungswechsel hat die Telearbeiterin bzw. der Telearbeiter das Vorliegen der häuslichen Voraussetzungen für einen Telearbeitsplatz erneut nachzuweisen.
4. Arbeitszeit und Zeiterfassung:
Die festgelegte wöchentliche Arbeitszeit bleibt auch bei alternierender Telearbeit unverändert. Die Gleitzeitregelung in der geltenden Fassung findet keine Anwendung.
Die Verteilung der Gesamtarbeitszeit auf die Zeiten in der Dienststelle und die Zeiten in der häuslichen Arbeitsstätte wird individuell zwischen Dienststelle und Telearbeiterin bzw. Telearbeiter vereinbart. Dabei soll mindestens ein Drittel der Arbeitszeit pro Woche in der Dienststelle abgeleistet werden. Ausnahmen von dieser Regelung können von den Behörden und Ämtern aus familiären oder gesundheitlichen Gründen zugelassen werden.
Individuell zu regeln ist auch, ob und welche Kommunikationszeiten, an denen die Telearbeiterinnen und Telearbeiter am häuslichen Arbeitsplatz erreichbar sein sollen, einzuhalten sind. Außerhalb der häuslichen Ansprechzeiten können die Telearbeiterinnen und Telearbeiter ihre Arbeitszeit frei bestimmen. Sie haben dabei die gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen des Arbeitszeitschutzes zu beachten.
Der Arbeitgeber / Dienstherr wird die Telearbeiterinnen und Telearbeiter vor Aufnahme ihrer häuslichen Tätigkeit entsprechend unterweisen.
Im Falle von Systemstörungen hat die Telearbeiterin bzw. der Telearbeiter die technische Störung im Bereich des häuslichen Arbeitsplatzes der / dem jeweiligen Vorgesetzten unverzüglich anzuzeigen. Führt die technische Störung dazu, dass die Arbeitsleistung am häuslichen Arbeitsplatz nicht erbracht werden kann, hat die Telearbeiterin bzw. der Telearbeiter mit der / dem Vorgesetzten abzustimmen, wie die Arbeit auf andere Art und Weise erbracht werden kann.
Fahrzeiten zwischen der Dienststelle und der häuslichen Arbeitsstätte finden keine Anrechnung auf die Arbeitszeit.
Überstunden werden nur im Rahmen der geltenden Bestimmungen bei Anordnung durch die Dienststelle vergütet.
Über die Erfassung der häuslichen Arbeitszeiten wird zwischen Telearbeiterin bzw. Telearbeiter und der / dem jeweiligen Vorgesetzten eine Vereinbarung getroffen (z. B. Selbstaufschreibung).
Hinsichtlich Urlaub, Krankheit und sonstiger Arbeitsverhinderungen gelten auch bei Telearbeit die allgemeinen Bestimmungen.
5. Kommunikation:
Die Dienststellen, insbesondere die Vorgesetzten, haben dafür zu sorgen, dass Telearbeiterinnen und Telearbeiter in gleichem Umfang informiert werden wie die übrigen Kolleginnen und Kollegen. Das gilt insbesondere für alle Fortbildungs- und Schulungsangebote. Dienstbesprechungen sind so zu organisieren, dass die Telearbeiterinnen und Telearbeiter an ihnen teilnehmen können.
6. Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes:
Neben dem Arbeitsplatz, der in der Dienststelle zur Verfügung gestellt wird, stattet die Beschäftigungsbehörde den häuslichen Arbeitsplatz mit der benötigten Informations- und Kommunikationstechnik einschließlich der erforderlichen Anschlüsse kostenlos aus. Alle dienstlich anfallenden Telekommunikationskosten werden erstattet; 1
Rahmenbedingungen für alternierende Telearbeit in der hamburgischen Verwaltung brauchsmaterialien werden von der Dienststelle zur Verfügung gestellt. Weitere Kosten werden nicht erstattet.
Die Beschäftigungsbehörde gewährleistet die technische Betreuung und Wartung der benötigten Hard- und Software.
Die technischen Arbeitsmittel dürfen ausschließlich dienstlich genutzt werden. Die Nutzung eines privaten PCs für dienstliche Zwecke ist grundsätzlich nicht erlaubt.
Über Ausnahmen entscheidet die Beschäftigungsbehörde.
Die Nutzung privater Arbeitsmittel erfolgt auf eigenes Risiko. Die Beschäftigungsbehörden übernehmen dafür keine Verpflichtungen (Abnutzung, Reparatur usw.).
Die Telearbeiterinnen und Telearbeiter stellen einen geeigneten häuslichen Arbeitsplatz sowie soweit vorhanden - die erforderlichen Möbel kostenlos zur Verfügung. Soweit keine geeigneten Büromöbel vorhanden sind, werden diese von den Beschäftigungsbehörden zur Verfügung gestellt.
Bei der Gestaltung des häuslichen Arbeitsplatzes gelten hinsichtlich des Arbeitsschutzes und der Arbeitssicherheit die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen. Die Telearbeiterinnen und Telearbeiter werden daher zu Fragen des Arbeitsschutzes und der Arbeitssicherheit vor Aufnahme ihrer Tätigkeit informiert und auf Wunsch am häuslichen Arbeitsplatz von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten. Sie haben die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten.
Der häusliche Arbeitsplatz muss in einem Raum eingerichtet werden, der für einen dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen geeignet ist. Vor der Einrichtung sollen der Arbeitgeber / Dienstherr oder von ihm Beauftragte die Erfüllung dieser Voraussetzungen mittels einer Begehung überprüfen. Die Arbeitsplatzanalyse erfolgt jeweils nach dem in der Dienststelle üblichen Verfahren. Der Personalrat hat die Möglichkeit, an der Begehung teilzunehmen. Zur Besichtigung des Telearbeitsplatzes räumt die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter der Dienststelle ein Zugangsrecht nach vorheriger Terminabsprache zum häuslichen Bereich ein.
Bei Beendigung der Telearbeit ist die Rücknahme der Arbeitsmittel durch die Beschäftigungsbehörde zu ermöglichen. Es erfolgt kein Vor- oder Nachteilsausgleich.
7. Datenschutz und Datensicherheit:
Der Arbeitgeber / Dienstherr muss die Einhaltung der Regelungen zur technischen und organisatorischen Datensicherung und für den Datenschutz sicherstellen. Für die Telearbeiterinnen und Telearbeiter beinhaltet die Teilnahme an der Telearbeit die konsequente Einhaltung der notwendigen Vorgaben. Zur Erreichung dieses Ziels müssen alle erforderlichen Vorkehrungen getroffen werden.
Dazu gehört auch eine entsprechende Unterweisung der Telearbeiterinnen und Telearbeiter. Vor Aufnahme der Telearbeit werden ihnen daher die Regeln für Datenschutz und Datensicherheit bei Telearbeit (Sicherheitsregeln für Telearbeit) in der geltenden Fassung ausgehändigt.
Die Telearbeiterinnen und Telearbeiter haben in der häuslichen Arbeitsstätte den Schutz von Daten und Informationen gegenüber Dritten einschließlich Familienangehörigen zu gewährleisten. Für Arbeitsplätze, an denen Daten verarbeitet werden, die einem besonderen Schutz unterliegen (z. B. Sozial-, Gesundheits- oder Personaldaten), können nur Telearbeitsplätze eingerichtet werden, soweit dem keine datenschutzrechtlichen Vorschriften entgegenstehen. Zur Überprüfung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen räumt die Telearbeiterin / der Telearbeiter der / dem Vorgesetzten und Kontrolleinrichtungen ein Zugangsrecht zum häuslichen Arbeitsplatz ein. Die Telearbeiterinnen und Telearbeiter unterliegen der Überwachung durch den Hamburgischen Datenschutzbeauftragten.
8. Haftung:
Hinsichtlich der Haftung im Falle der Beschädigung und des Verlustes der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel einschließlich des Verlustes von Daten- bzw. Aktenbeständen gelten die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen.
9. Unfallschutz Arbeits- bzw. Dienstunfälle an der häuslichen Arbeitsstätte und Unfälle auf dem Weg zur Dienststelle und von der Dienststelle nach Hause fallen unter den gesetzlichen Unfallschutz.
1. Allgemeines:
Dieser Kriterienkatalog dient der Entscheidungsfindung, welche Art der Aufgabenerledigung und welche Beschäftigten für Telearbeit geeignet sind.
Hierfür ist es erforderlich, sich einen genauen Überblick über die auf dem Arbeitsplatz anfallenden Aufgaben und Arbeitsabläufe zu verschaffen.
Außerdem muss geprüft werden, ob die vorhandenen Kommunikationsformen unbedingt beibehalten werden müssen oder ob sie nicht auch durch elektronische Kommunikationsmittel wie z. B. E-Mail teilweise ersetzt werden können.
Im Rahmen der Überprüfung des Arbeitsplatzes ist gegebenenfalls zu überlegen, ob nicht durch Umverteilung der Aufgaben Telearbeit ermöglicht werden kann.
Bei der Überprüfung der Eignung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie der Vorgesetzten sollten unbedingt die jeweils unmittelbaren Vorgesetzten mit herangezogen werden.
Bei der Einrichtung eines Telearbeitsplatzes ist zu prüfen, wie sich durch Einsparung von Raumkosten (Roomsharing) und / oder Produktivitätssteigerung die entstehenden Kosten amortisieren.
Zu beachten ist, dass pro Abteilung / Referat ein bestimmter Anteil an Telearbeitsplätzen nicht überschritten werden sollte, da sonst eine zu hohe Belastung für die Kolleginnen und Kollegen eintreten kann. Die Größenordnung dieses Anteils ist abhängig vom Aufgabenprofil der betroffenen Arbeitseinheit und von weiteren Rahmenbedingungen (z. B. Intensität der Kooperationsbeziehungen, Häufigkeit externer Termine, Anteil von Teilzeitkräften).
2. Geeignete Aufgaben:
Aufgaben mit klarer Ziel- und Zeitdefinition
Hoher Anteil an Informationsbearbeitung
Phasen längerer, konzentrierterer Arbeit an einem Thema
Geringer Anteil nicht planbarer ad-hoc-Aufgaben, die die kurzfristige Anwesenheit in der Dienststelle erforderlich machen
Zeitlich planbarer Zugriff auf nicht digitalisierte Aktenbestände
Geringer Rückgriff auf Präsenzunterlagen
Geringer Bedarf an face-to-face-Kommunikation
Hoher Aufgabenanteil, der mittels DV-Unterstützung erfüllt wird
3. Geeignete Telearbeiterinnen und Telearbeiter:
Geübter Umgang mit dem PC, Aufgeschlossenheit für den Umgang mit Technik (Bereitschaft, auch technische Probleme zu lösen)
Fachliches Können
Gutes Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und der / dem jeweiligen Vorgesetzten sowie den Kolleginnen und Kollegen
Ausreichende Berufserfahrung und gute Kenntnisse der Behördenabläufe
Gute Selbstmanagementfähigkeiten (Organisation des Tagesablaufes, Terminplanung, Selbstdisziplin, Eigenmotivation)
Verantwortungsbewusstsein
Gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten (Telearbeiterinnen und Telearbeiter sollten kontaktfreudige, aufgeschlossene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein)
Eignung der häuslichen und familiären Umstände (Privates Umfeld ermöglicht ungestörtes Arbeiten; Arbeitsschutz- und Datenschutzbestimmungen müssen eingehalten werden können)
4. Geeignete Vorgesetzte:
Positive Grundhaltung zur Telearbeit
Fähigkeit zur ziel- und ergebnisorientierten Führung (Management by objectives)
Ergebnisorientierte Kontrollen
Gutes Vertrauensverhältnis zu den Mitarbeiterinnen /Mitarbeitern
Hohe Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten