SGB I hat jeder Hilfeempfänger Anspruch darauf dass die ihn betreffenden Sozialdaten nicht unbefugt weitergegeben werden

10.8 Bekanntgabe von Aktenverlusten

Es ist für das Auffinden verloren gegangener Jugendamts- und Sozialamtsakten nicht erforderlich, in die Verlustanzeige personenbezogene Sozialdaten aufzunehmen.

Mehrfach haben wir festgestellt, dass in den Mitteilungen für die hamburgische Verwaltung der Verlust von Jugendamts- und Sozialamtsakten von den Bezirksämtern unter Angabe personenbezogener Daten des Betroffenen angezeigt wird. Dabei handelt es sich um den Vor- und Familiennamen und das Geburtsdatum als Teil des Aktenzeichens.

Nach §35 Abs. 1 SGB I hat jeder Hilfeempfänger Anspruch darauf, dass die ihn betreffenden Sozialdaten nicht unbefugt weitergegeben werden. Eine Durchbrechung dieses Sozialgeheimnisses ist nur unter den Voraussetzungen der §§67 ff SGB X zulässig. Da für die Offenbarung personenbezogener Sozialdaten im Zusammenhang mit der Anzeige einer verloren gegangenen Akte nicht auf eine gesetzliche Erlaubnis zurück gegriffen werden kann, kommt allenfalls das Vorliegen einer Einwilligung des Betroffenen in Betracht. Wie wir von den Jugend- und Sozialämtern erfahren haben, wird regelmäßig eine solche Einwilligung nicht eingeholt.

Aus welchen Gründen überhaupt eine Veröffentlichung des Aktenverlustes erforderlich ist, konnte uns bislang nicht schlüssig erläutert werden. Auch ist uns noch nicht beantwortet worden, welche zusätzlichen Erfolgsaussichten für das Auffinden der Akte mit einer solchen Veröffentlichung verbunden sind und ob es Erkenntnisse gibt, in wie vielen Fällen die Veröffentlichung zu einem Erfolg geführt hat. Wir meinen, ein Finder würde sich wohl auch ohne einen Hinweis in den Mitteilungen für die hamburgische Verwaltung mit der aktenführenden Dienststelle in Verbindung setzen und das Auftauchen der Akte melden, sofern die Akte als Irrläufer bei einer nicht zuständigen Dienststelle eingehen sollte.

Falls aus zwingenden Gründen jedoch die Verlustanzeige unverzichtbar sein sollte, wäre es aus unserer Sicht zunächst ausreichend, lediglich das Aktenzeichen ohne den Namen des Betroffenen anzugeben. Im Zusammenhang mit der Tatsache, dass es sich um eine Akte des jeweiligen Jugend- oder Sozialamtes handelt, wäre die Akte hinreichend deutlich benannt. Ein Finder könnte dann mit der Dienststelle Kontakt aufnehmen, um die Aktenidentität zu prüfen.

Dadurch würde vermieden, dass sonstigen Personen die Identität der Hilfeempfängerin oder des Hilfeempfängers offenbart wird.

Einige Dienststellen haben uns bereits zugesichert, künftig entsprechend zu verfahren. Um hierfür eine einheitliche Regelung zu erreichen, haben wir vorsorglich das Senatsamt für Bezirksangelegenheiten auf die Problematik aufmerksam gemacht. Dort ist eine Überprüfung mit dem Ziel veranlasst worden, in Abstimmung mit den Bezirksämtern und den beteiligten Fachbehörden eine Neuregelung der Verfahrens herbeizuführen.

10118. Tätigkeitsbericht 2000/2001 Die Überprüfung hat dazu geführt, dass in die Dienstvorschrift über die Aktenführung, Ablieferung, Vernichtung und Fristen für die Aufbewahrung des Schriftgutes im Jugendamt der Bezirksämter eine ausdrückliche Regelung aufgenommen wurde, wonach bei einer Anzeige des Verlustes von Jugendamtsakten nur noch das Aktenzeichen anzugeben ist. Die Bekanntgabe des Namens der oder des Betroffenen ist nicht mehr statthaft. Ein entsprechendes Ergebnis lag bis zum Redaktionsschluss für den Sozialamtsbereich noch nicht vor.

11. Personaldaten

Bürokommunikation mit Internet und E-Mail

Die Anlage zur Rahmenvereinbarung über die Bürokommunikation soll eine erste Grundorientierung für alle mit Werkzeugen der Bürokommunikation arbeitenden Beschäftigten der Verwaltung schaffen.

Für die E-Mail-Nutzung sind aus datenschutzrechtlicher Sicht (siehe 27.1) folgende in der Rahmendienstvereinbarung (siehe 3.3.2) getroffene allgemeine Regeln von Bedeutung. Sie sind für alle Beschäftigten in der hamburgischen Verwaltung verbindlich:

1. Bei einer absehbaren Abwesenheit vom Arbeitsplatz, die länger als einen Arbeitstag (z.B. Urlaub, Dienstreise oder Dienstgang, Fortbildung, Abwesenheit auf Grund entsprechender Arbeitszeitverteilung) dauert, ist der elektronisch verfügbare Abwesenheits- und Vertretungsassistent zu nutzen und in geeigneter Weise einzustellen. Mit seiner Hilfe soll die Absenderin bzw. der Absender einer E-Mail über die zu erwartende Dauer der Abwesenheit und die getroffene Vertretungsregelung unterrichtet werden oder darüber, an wen die E-Mail weitergeleitet wurde.

2. Bei unvorhersehbarer Abwesenheit vom Arbeitsplatz, die länger als drei Tage dauert (z.B. bei Erkrankung), kann der zuständige Amtsleiter oder eine von ihm beauftragte Person die Einschaltung des Abwesenheits- und Vertretungsassistenten veranlassen oder, falls dies im Einzelfall nicht ausreicht, um die Bearbeitung elektronischer Posteingänge sicherzustellen, weitere Maßnahmen treffen (insbesondere Öffnung des Postfaches). Als privat gekennzeichnete oder als solche erkennbare Nachrichten dürfen von der Vertretung nicht geöffnet werden. Wird ein solcher Eingang versehentlich geöffnet oder ergibt sich erst bei versehentlicher Lektüre, dass die Nachricht privater Natur ist, ist die Nachricht unverzüglich zu schließen und der Inhalt vertraulich zu behandeln.

Dies gilt auch, falls es vergessen wurde, die notwendigen Vorkehrungen bei einer länger als drei Tage andauernden Abwesenheit zu treffen.

Über die getroffenen Maßnahmen wird der Besitzer bzw. die Besitzerin des Postfachs unverzüglich nach Rückkehr informiert.

102 18. Tätigkeitsbericht 2000/2001 3. Sensible personenbezogene Daten dürfen elektronisch nur verschlüsselt übermittelt werden. Innerhalb des ist dies durch die Nutzung der Funktion erweiterte Sicherheit grundsätzlich möglich.

4. Die Arbeitsplatzausstattung ist grundsätzlich für dienstliche Zwecke bestimmt. Gelegentliche Nutzungen, auch des Internetzugangs, für private Zwecke sind zulässig, wenn hierdurch dienstliche Belange nicht beeinträchtigt werden. Insbesondere im Fall ungeplanter Abwesenheit kann nicht mit Sicherheit verhindert werden, dass der Inhalt privater Nutzung Dritten bekannt wird. Dieses kann vermieden werden, wenn für die private Kommunikation ein Postfach bei einem externen Provider genutzt wird (Webmail).

5. Generelle Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit (insbesondere Verwendung sicherer Passworte, Schutz des PC vor der Benutzung durch Unbefugte) und zum Virenschutz sind strikt zu beachten.

Projekt Personalwesen (PROPERS)

Im Projekt Personalwesen hat es im Jahr 2001 zwei wesentliche technische Veränderungen gegeben.

Seit Ende Mai 2001 können alle Behörden und Ämter die neue vom Personalamt freigegebene Version der Emulationssoftware für den Zugriff auf PAISY einsetzen. Hiermit werden alle Anwendungsdaten, Benutzerkennungen und Passworte, die zwischen dem Rechenzentrum im Landesamt für Informationstechnik (LIT) und den PAISY-Arbeitsplätzen in den Personalabteilungen und lohnanschreibenden Stellen ausgetauscht werden, verschlüsselt übertragen.

Ohne diese Verschlüsselungsmöglichkeit war bis dahin gemäß dem Datenschutzkonzept für PAISY eine physikalische Trennung der PC der Personalabteilungen von denen der übrigen Arbeitsplätze im Netz der jeweiligen Behörde erforderlich. Diese Teilnetzbildung kann bei Umstellung auf die neue Version der Emulationssoftware aufgehoben werden.

Im 17. TB, 7.4 hatten wir die technische Konfiguration für den Abruf personenbezogener Budgetdaten (Personalcontrolling) beschrieben. Der ursprünglich unter UNIX betriebene HTTP-Server, auf dem das Personalamt für den Abruf durch die Behörden und Ämter Daten aus PAISY für dezentrale Auswertungen und Personalberichte bereitstellt, ist durch einen HTTP-Server unter Windows 2000 ersetzt worden. Dies führt zu datenschutztechnischen Verbesserungen und erleichtert die Administration der Zugriffsberechtigungen. Darüber hinaus wird es durch den Wechsel des Betriebssystems auch möglich, den Behörden und Ämtern die Ergebnisse programmierter Auswertungen (INFO), die bisher nur zentral über das LIT ausgedruckt und verteilt werden konnten, als Textdatei zur weiteren Verarbeitung anzubieten. Das Umstellungskonzept ist vom Personalamt mit uns abgestimmt worden.