Die Kulturbehörde begründet die Arbeitsrückstände mit Krankheitsausfällen
Möglichkeit zu nutzen, das Prüfungsverfahren nach der Grundprüfung zu beenden und
- die Prüfabteilung nur noch mit weitergehenden Prüfungen zu befassen.
Die Kulturbehörde begründet die Arbeitsrückstände mit Krankheitsausfällen. Zur Behebung der Rückstände in der Zuwendungssachbearbeitung hat sie als personelle Verstärkung eine fachlich qualifizierte Teilzeitkraft befristet eingestellt. In Absprache mit den Zuwendungssachbearbeitern wird eine Urlaubs- und Krankheitsvertretung künftig im Zuge abteilungsübergreifender Kommunikation geregelt.
Durch eine weitere befristete Personalverstärkung in der Prüfabteilung will sie den Bearbeitungsstau bei den Verwendungsnachweisen beseitigen und Rückstände abbauen, um danach eine zeitgerechte Bearbeitung zu erreichen. Außerdem hat die Projektgruppe zur Verfahrensoptimierung den Auftrag erhalten, auch für Eingang und Durchlauf von Verwendungsnachweisen einen Vorschlag zu entwickeln, der eine Vermeidung neuer Rückstände berücksichtigt.
Grundprüfung der Verwendungsnachweise
Die Behörde hat weder das Verfahren zur Grundprüfung noch zur weitergehenden Prüfung geregelt. Die Verwendungsnachweise werden im ersten Zulauf entweder den Zuwendungssachbearbeitern oder den Fachreferenten oder direkt der zentralen Prüfabteilung zugeleitet.
Es ist nicht sichergestellt, dass alle Beteiligten den Verwendungsnachweis zur Kenntnis erhalten. Ein von den Fachabteilungen einheitlich und zeitnah praktiziertes Mahnverfahren für ausstehende Verwendungsnachweise besteht nicht. Entscheidungen über Rückforderung oder Nachbewilligung von Mitteln werden unterschiedlich und z.T. unkritisch und großzügig zugunsten von Nachbewilligungen getroffen.
Der Rechnungshof hat empfohlen, alle Verwendungsnachweise für die Grundprüfung zunächst den Zuwendungssachbearbeitern zur Vollständigkeitsprüfung und den Fachreferenten zur inhaltlichen Information zuzuleiten. Nur eine danach noch angezeigte weitergehende Prüfung sollte vom Prüfdienst der Behörde wahrgenommen werden. Hinsichtlich der Anforderungen an den Verwendungsnachweis, des Mahnverfahrens und der Rückforderung von Zuwendungen sollten einheitliche Standards geschaffen werden.
Die Kulturbehörde hält die Durchführung der Grundprüfung grundsätzlich für geeignet, die Prüfabteilung zu entlasten, will die Empfehlung des Rechnungshofs prüfen und der Projektgruppe zur
Prüfungen gem. Nr. 11.2 u.
Aktualisierung der Stellenbeschreibungen
Bei der 1996 durchgeführten Organisationsuntersuchung hatte sich ergeben, dass erhebliche personelle Kapazitäten, deren Umfang weder definiert noch beschrieben war, für die Betreuung von Kulturinstitutionen und die damit zusammenhängende Kontaktpflege mit den Zuwendungsempfängern eingesetzt wurden. Die Behörde hatte zugesagt, im Zuge der vom Rechnungshof angeregten organisatorischen Veränderungen die Aufgabenwahrnehmung kritisch zu prüfen und bis Ende 1999 in aktualisierten Stellenbeschreibungen umfassend zu dokumentieren.
Der Rechnungshof hat festgestellt, dass - trotz durchgeführter Umorganisation - die weitaus meisten Stellenbeschreibungen immer noch unvollständig und/oder veraltet sind. Für einige Stellen konnten überhaupt keine Beschreibungen vorgelegt werden. Nur drei Stellenbeschreibungen datieren aus den Jahren nach 1995.
Der Rechnungshof beanstandet, dass die Kulturbehörde ihre Zusagen zur Dokumentation der Aufgabenwahrnehmung nicht eingehalten hat.
Auf die Bedeutung aktueller Stellenbeschreibungen hat der Rechnungshof zuletzt im Jahresbericht 20017 hingewiesen.
Die Kulturbehörde begründet ihr Versäumnis damit, dass die Verselbstständigung der Museen sowie die Einführung neuer Verfahren alle Kapazitäten gebunden und weder zeitlichen noch personellen Spielraum für die Erfüllung der Zusage gelassen hätten. Sie will sich aber bemühen, die Aufgaben- und Stellenbeschreibungen baldmöglichst zu erstellen. Ein verbindlicher Erledigungstermin könne jedoch nicht zugesagt werden.
Aktenführung
Die Kulturbehörde bedauert die Nichteinhaltung ihrer Zusage. Mit der Einführung einer Archivierungs-Software habe sie sich bewusst für einen mittel- bis langfristigen Lösungsansatz entschieden. Der Testbetrieb laufe bereits, die Umstellung auf das Programm werde im nächsten Jahr erwartet. Eine erkennbare Verbesserung werde vgl. auch Jahresbericht 1997, Tzn. Kurzfristige Maßnahmen seien unter diesen Voraussetzungen nicht sinnvoll.
Weiteres Vorgehen
Im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung sind Beträge in erheblicher Größenordnung nachträglich anerkannt worden. Dies ist mit Sinn und Zweck des Zuwendungsverfahrens grundsätzlich nicht vereinbar.
Die gegenwärtige volle Finanzierung einer jährlichen Gesamtkapazität des Trägers durch Festbeträge gibt keine an Rechnungshof