Steuer

Amt für Geoinformation und Vermessung

Die Kosten- und Leistungsrechnung des Amtes ist für Zwecke der Wirtschaftlichkeitskontrolle sowie der Gebühren- und Entgeltkalkulation nicht hinreichend geeignet. Das Controlling muss verbessert werden, um künftig als Instrument der Führungsunterstützung nutzbar zu sein.

Die Vergabe der Luftbildbefliegung weist eine Reihe von Verfahrensfehlern auf.

Das Amt hat zuwachsende Einnahmen nicht zweckentsprechend verwendet.

Aufgaben des Amtes

Das Amt für Geoinformation und Vermessung (GV) nimmt nach § 1 des Hamburgischen Gesetzes über das Vermessungswesen vom 30.06.1993 öffentliche Aufgaben wahr. Hierzu gehören als Pflichtaufgaben u.a. die Landesvermessung, die Einrichtung und Führung der Digitalen Stadtgrundkarte und des Hamburgischen Automatisierten Liegenschaftsbuchs sowie die Herstellung der Landeskartenwerke. Für die sog. Antragsleistungen, die GV gegenüber Behörden und Privaten auf Antrag erbringt (z.B. Vermessung von Flurstücken, Abgabe von Landeskartenwerken), erhebt das Amt Gebühren oder sonstige Entgelte.

Betriebswirtschaftliche Instrumente

GV hat 1999 eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und ein Controlling eingeführt. Die KLR nutzt als Software eine Eigenentwicklung der Baubehörde.

Ziel des Amtes ist es, eine produktions-, prozess- und kundenorientierte Führung zu ermöglichen. Die betriebswirtschaftlichen Instrumente sollen diesen speziellen Führungs- und Informationsbedarf unterstützen; das Controlling soll insbesondere der Ertragssteuerung Rechnung tragen.

Gebühren nach der Gebührenordnung für das Vermessungswesen vom 05.12.2000 2000, Seite 362) sowie Entgelte nach dem Preisverzeichnis des Amtes für Geoinformation und Vermessung in der Fassung vom 01.01.2001)

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

In der KLR sollen die Kosten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum erfasst, gegliedert und zugeordnet werden.

Der Rechnungshof hat die von GV eingesetzte KLR in ihren Strukturelementen analysiert und eine Reihe funktioneller Schwachstellen festgestellt.

Kostenartenrechnung / Zeitaufschreibung

Zur Erfassung der Personalkosten auf den Kostenträgern führen die Beschäftigten von GV handschriftlich Zeitaufschreibungen durch. Monatlich werden rund 650 Zeiterfassungsbögen in das eingescannt und auf Plausibilität überprüft. Damit ist eine Mitarbeiterin nach Angaben der Behörde maximal zwei Arbeitstage pro Monat beschäftigt.

Der Rechnungshof hat empfohlen, die durch Medienbrüche gekennzeichnete Zeitaufschreibung auf ein wirtschaftlicheres, Verfahren mit direkter Dateneingabe umzustellen. Dafür bietet sich im Zuge der Einführung von SAP R/3 (vgl. Tz. 471) das Zeiterfassungsmodul CATS an, das sich - entgegen von GV geäußerten Zweifeln - nach bisherigen Erfahrungen anderer Behörden als funktionstüchtig, effektiv und wirtschaftlich erwiesen hat.

Kostenstellenrechnung

In der Kostenstellenrechnung sind als Hauptkostenstellen die Aufgabenbereiche auszuweisen, in denen die wesentlichen Leistungen der Einrichtung erbracht werden; Serviceleistungen für diese Aufgabenbereiche werden über Hilfskostenstellen erfasst.

GV hat allerdings in seinem Kostenstellenplan z.T. Servicebereiche als Hauptkostenstellen definiert, so z. B. die Messgehilfen, weil ihre Tätigkeit direkt an externe Aufträge gebunden sei. Da aber das Tätigwerden für externe Aufträge am Servicecharakter im Binnenverhältnis nichts ändert, sind Servicebereiche wie die Messgehilfen als Hilfskostenstelle auszuweisen.

Der Rechnungshof hat die Behörde aufgefordert, den Kostenstellenplan zu überarbeiten.

Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Mit einem BAB werden die Kostenarten verursachungsgerecht zunächst den einzelnen Hilfs- und Hauptkostenstellen zugeordnet.

Anschließend werden stufenweise die Kosten der Hilfskostenstellen z. B. durch Verteilungsschlüssel auf die Hauptkostenstellen verteilt.

GV hat dem Rechnungshof erst nach Abschluss der örtlichen Erhebungen einen BAB vorgelegt, in dem die Kosten nach Überschriften alphabetisch aufgeführt sind und in dieser Reihenfolge den Kostenstellen zugeordnet werden. Obwohl nach Aussage von GV die Kosten nach dem betriebswirtschaftlich üblichen Treppenverfahren verteilt würden, hat der Rechnungshof aus dieser und einer weiteren nachgereichten Unterlage eine schlüssige und nachvollziehbare Verteilung insbesondere der Kosten der Hilfskostenstellen nicht ersehen können.

Der Rechnungshof hat GV aufgefordert, die Verteilung der Kostenarten und die Umlage der Kosten der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen in übersichtlicher und transparenter Weise vorzunehmen und einen den betriebswirtschaftlichen Anforderungen entsprechenden BAB zu entwickeln.

Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation)

Bei der Kostenträgerstückrechnung werden die Kosten aus der Kostenstellenrechnung den einzelnen Leistungen und Produkten (Kostenträgern) zugeordnet.

Für die Gebühren- und Entgeltkalkulation ist es zweckmäßig, wenn sich Kostenträger und Gebühren- bzw. Entgelttatbestand entsprechen. Für die Berechnung von Kostendeckungsgraden könnten die Kosten und Erlöse eines Gebühren- oder Entgelttatbestandes dann direkt aus der KLR entnommen werden.

Entgegen den Angaben von GV, dass Kostenträger und Erlöstatbestände bis auf wenige Ausnahmen übereinstimmen, gibt es nach den Prüfungsfeststellungen derzeit Gebührentatbestände, in denen mehrere Kostenträger enthalten sind, wie auch Kostenträger, in denen mehrere Gebührentatbestände oder Gebühren- und Entgelttatbestände zusammen enthalten sind.

Auch wenn die Übereinstimmung von Produkt, Kostenträger und Gebühren- bzw. Entgelttatbestand nicht immer realisierbar bzw. sinnvoll sein wird, so war doch anhand konkreter Fälle nachzuweisen, dass die derzeitige Verfahrensweise bei GV verbesserungsbedürftig ist.

Die Kostenträgerberichte von GV sehen jeweils Plan- und Ist-Rubriken für Kosten, Leistungsmengen und Erlöse vor. Die Zahlenangaben in den Berichten weisen jedoch keinen Bezug zwischen Kosten, Leistungsmengen und Erlösen aus. Ein solcher Bezug könnte zwar durch weitere Rechenoperationen hergestellt werden, hat aber als Standardauswertung trotz hoher betriebswirtschaftli3

Die Kostenträgerstückrechnung beantwortet die Frage, wofür die Kosten angefallen sind und ggf. welche Höhe die Gebühr oder das Entgelt haben müsste Betriebsabrechnungsbogen nicht transparent.

Kostenträger und Gebühren- bzw.