Der Rechnungshof hat den Einsatz der Informationstechnik im Bereich der Personalverwaltung geprüft
Personalverwaltungssystem PERSOSTH
Die im Januar 1996 getroffene grundsätzliche Entscheidung, in der Landesverwaltung als Personalverwaltungssystem das ITVerfahren PERSOSTH einzuführen, war im Dezember 1998 erst bei etwa 20 v. H. der betroffenen Behörden umgesetzt worden.
Für das Verfahren wurden bisher rund 263 TDM aufgewendet. Die gebotene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ist nicht durchgeführt worden.
83 Der Rechnungshof hat den Einsatz der Informationstechnik im Bereich der Personalverwaltung geprüft. Dabei hat er festgestellt, dass die Leiter der Zentralabteilungen der Obersten Landesbehörden im Januar 1996 beschlossen hatten, zur Unterstützung der Aufgabenabwicklung in der Personalverwaltung in der Thüringer Landesverwaltung mit Ausnahme fachlich begründeter Einzelfälle das ITVerfahren PERSOSTH flächendeckend einzuführen. Dieses war von einem Bundesministerium übernommen und mit einem Aufwand von rd. 263 TDM an die Thüringer Belange angepasst worden.
Die Prüfung ergab weiter, dass im Dezember 1998 erst vier von etwa 20 Landesbehörden, bei denen der Einsatz des IT-Verfahrens vorgesehen war, dieses anwendeten. Bei den anderen Behörden wurde das Verfahren noch getestet oder überhaupt nicht genutzt. Im Wesentlichen wurde dies mit noch bestehenden Mängeln des IT-Verfahrens begründet. So sieht das IT-Verfahren keine Plausibilitätsprüfungen der eingegebenen Daten vor und besitzt im Vergleich zu anderen ITVerfahren einen geringen Bedienungskomfort. Auch werden wesentliche fachliche Anforderungen, wie die Durchführung von Fortbildungsmaßnahmen und die Urlaubsabwicklung, nicht oder nur unzureichend unterstützt.
Darüber hinaus hat der Rechnungshof festgestellt, dass zu dem ITVerfahren keine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung angestellt wurde (§ 7 LHO) und eine solche daher auch nicht Grundlage der Entscheidung zur Einführung des Verfahrens war.
84 Der Rechnungshof hat den zuständigen Stellen mitgeteilt, angesichts der bisher entstandenen Aufwendungen von rund 263 TDM sei der bis Dezember 1998 erreichte Realisierungsgrad von nur rund 20 v. H. unzureichend. Infolgedessen seien die mit dem Einsatz eines solchen ITVerfahrens beabsichtigten Produktivitäts- und Wirtschaftlichkeitseffekte der Personalarbeit und -verwaltung bis heute nicht realisiert worden.
Auf die nach § 7 LHO gebotene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung könne bei einer Maßnahme, die mit derart großen finanziellen und personellen Auswirkungen verbunden sei, nicht verzichtet werden. Eine solche sei umgehend vorzunehmen. Dabei müsse wegen der festgestellten Mängel und in Anbetracht des zwischenzeitlich verstrichenen Zeitraums auch geprüft werden, ob das IT-Verfahren noch dem aktuellen Stand der Informationstechnik entspreche und ob ggf. die Beschaffung eines anderen (neueren) IT-Verfahrens wirtschaftlicher sei.
Werde hiernach der weitere Einsatz des IT-Verfahrens PERSOSTH befürwortet, sollten die noch vorhandenen Mängel unverzüglich behoben und das Verfahren eingeführt werden.
85 Das TIM hat mitgeteilt, der bei dem IT-Verfahren PERSOSTH erreichte Einführungsstand sei sicherlich unbefriedigend. Es solle nunmehr mit Nachdruck an der generellen Einführung von PERSOSTH gearbeitet werden, da es dazu zur Zeit keine sinnvolle Alternative gebe.
Zu den vom Rechnungshof festgestellten Mängeln des IT-Verfahrens hat das TIM mitgeteilt, eine Erweiterung hinsichtlich der Abwicklung von Fortbildungsmaßnahmen sei in der Konzeptionsphase. Auch seien mehr Auswertemöglichkeiten durch einen Abfrageassistenten und die Herstellung der Verbindung zu anderen Arbeitsbereichen über den allgemeinen Datenzugriff Organisation gegeben, eine Terminüberwachung sei über die erweiterte Wiedervorlagefunktion möglich und der Datenaustausch mit dem Bezügeverfahren der Zentralen Gehaltsstelle sei in Entwicklung. Zu den fehlenden Plausibilitätsprüfungen sowie zu der noch nicht ausreichend unterstützten Urlaubsabwicklung hat sich das TIM nicht geäußert.
Zu der Frage, ob das IT-Verfahren noch dem Stand der Technik entspreche, hat das TIM mitgeteilt, PERSOSTH laufe auf einer Plattform, die zum heutigen Zeitpunkt zu den Standardplattformen in der Landesverwaltung zähle. Die Entscheidung über den Einsatz von PERSOSTH sei nach dessen Untersuchung auf informationstechnische Eignung und Sachbearbeiterfunktionalität getroffen worden. Es sei demzufolge sicherlich billiger, das Programm weiter den Anforderungen anzupassen, als auf ein neues Programm umzusteigen.
Hinsichtlich einer notwendigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung hat das TIM mitgeteilt, die Anpassungsaufwendungen von 263 TDM seien eher als gering anzusehen. Auch sei das im Thüringer Landesrechnungszentrum zu dem IT-Verfahren PERSOSTH bereits vorhandene Wissen im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen ein positiver Aspekt.
Das TFM hat darauf hingewiesen, dass es ggf. notwendig sei, über eine Schnittstelle den Datenaustausch zwischen dem bei der Finanzverwaltung eingesetzten IT-Verfahren ACUSTIG und PERSOSTH zu ermöglichen. Auch einer anzustrebenden Verbindung mit den verwandten Arbeitsbereichen Organisation und Haushalt sei besondere Bedeutung beizumessen.