Integration

4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001 besonderen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind. Eine Vernichtung oder Löschung der Daten ist nur zulässig, wenn das zuständige öffentliche Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb eines Jahres über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen entschieden hat. Von dem Anbieten und Vorlegen von Unterlagen kann nur im Einvernehmen mit dem zuständigen Archiv abgesehen werden, wenn diese wegen ihres offensichtlich geringen Quellenwertes als nicht archivwürdig zu bewerten sind. Über die Archivwürdigkeit entscheidet ausnahmslos das zuständige Archiv im Benehmen mit der anbietenden Stelle.

Der Umgang mit diesen Unterlagen orientiert sich aber dann allein an archivrechtlichen Bestimmungen, was im kommunalen Bereich zum Beispiel die Existenz entsprechender Archivsatzungen und Benutzungsordnungen voraussetzt.

Umgang mit Behördenpost

Wie bereits in der Vergangenheit hat sich auch im Berichtszeitraum der mit datenschutzrechtlichen Problemen beim Umgang mit Behördenpost beschäftigt. Neben entsprechenden Anfragen und Beschwerden zeigt sich auch bei Kontrollen, dass fehlende technische und organisatorische Regelungen zum Umgang mit Behördenpost mitunter dazu führen, dass ein nicht erforderlicher Kreis der Beschäftigten Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Im Rahmen des Direktionsrechts entscheidet der Behördenleiter über den Umgang mit der Behördenpost. Darüber hinaus ist auch der fachlich zuständige Vorgesetzte im Rahmen der Aufgabenstellung befugt, in Unterlagen einsehen zu können. Gemäß § 9 haben die öffentlichen Stellen durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass nur jeweils zuständige Beschäftigte Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Befugt sind die Beschäftigten, die zuständig sind für die jeweilige Aufgabenerfüllung.

Zu diesem Zweck ist es angeraten, die Absender in geeigneter Weise (z. B. durch die konkrete Eintragung der zuständigen Stelle auf Vordrucken) darauf hinzuweisen, dass sie ihre Anfragen und Mitteilungen eindeutig mit der sachbearbeitenden Stelle (z. B. Meldeamt, Standesamt, Personalamt, Sozialamt, Vollstreckungsstelle u. a.) adressieren sollten. Innerhalb der öffentlichen Stelle ist durch Dienstanweisungen, Postordnung u. ä. zu regeln, wer zum Öffnen

4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001 welcher Post berechtigt ist bzw. welche Personen bzw. Verwaltungsbereiche die Post zur Kenntnisnahme und weiteren Bearbeitung erhalten. Dabei ist zu berücksichtigen, dass aufgrund spezialgesetzlicher Regelungen in einigen Bereichen eine Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten ausdrücklich nur den für die Bearbeitung Zuständigen (Personenstandsgesetz, SGB, Beamtengesetz) erlaubt ist. Auch für die öffentliche Stelle gilt das Brief- bzw. Postgeheimnis gemäß Art. 10 GG. Aus diesem Grund verbietet sich zwangsläufig die Öffnung von Briefsendungen an einen erkennbar privaten Adressaten (insbesondere beim Zusatzvermerk: persönlich oder privat) sowie an gewählte Gremien, die zur öffentlichen Stelle gehören oder ihr unmittelbar zugeordnet sind und aufgrund ihrer Aufgabenstellungen eine besonders vertrauenswürdige Stellung einnehmen (wie z. B. Personalräte, Schwerbehinderten-, Studenten-, Eltern- oder Schülervertretungen). Wie entsprechende Eingaben zeigen, sollten in den Vorschriften zum Umgang mit Behördenpost auch Regelungen zur Verfahrensweise beim Eingang unrichtig adressierter oder irrtümlich geöffneter Postsendungen getroffenen werden. So hatte man z. B. in einem Fall Sitzungsunterlagen für ein Kreistagsmitglied über den Behördenkurierdienst an die Gemeindeverwaltung weitergeleitet, in der das Mitglied beschäftigt war. Dort erfolgte, da die Beschriftung des Umschlags nicht eindeutig war, die Öffnung des Briefes in der Poststelle. In einer anderen Gemeinde führte die mehrmalige Nutzung von Briefumschlägen, ohne dass die nicht mehr zutreffenden Adressen vollständig geschwärzt waren zu einer unbeabsichtigten Kenntnisnahme des Inhalts durch Unbefugte. Unkenntnis und fehlende Regelungen zum Postumgang waren in einem anderen Fall die Ursache dafür, dass in einigen kommunalen Kindertagesstätten von der Leitung unzulässigerweise Briefsendungen an die jeweiligen Elternvertretungen geöffnet wurden. Im Ergebnis der Prüfung des jeweiligen Sachverhaltes wurden in allen vorgenannten Fällen die betreffenden Stellen vom aufgefordert durch geeignete organisatorische Maßnahmen, insbesondere durch die Schaffung und Überarbeitung von verbindlichen Regelungen zum Umgang mit Behördenpost künftig eine unbefugte Kenntnisnahme personenbezogener Daten auszuschließen.

Datenschutz im Ausländerwesen

4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001

Im Berichtszeitraum ist durch die Veröffentlichung im Bundesanzeiger die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Ausländergesetz vom 28. Juni 2000 zwischenzeitlich in Kraft getreten.

Sie enthält Regelungen, Hinweise und Erläuterungen zur Ausführung des Ausländergesetzes und der aufgrund dieses Gesetzes erlassenen Rechtsverordnungen. Die im 3. TB (5.1.1) aufgeführten vom Bundesrat beschlossenen Änderungsanträge sind eingearbeitet.

Zur Änderung der ausländerrechtlichen Vorschriften lagen mehrere Entwürfe, insbesondere auch im Rahmen des Gesetzes zur Bekämpfung des internationalen Terrorismus, vor. Das Terrorismusbekämpfungsgesetz vom 9. Januar 2002 (BGBl. I, S. 361), enthält Änderungen des Ausländergesetzes hinsichtlich der Möglichkeit der Verwendung weiterer biometrischer Merkmale von Fingern oder Händen oder Gesicht und für das automatische Lesen in Aufenthaltsgenehmigungen und im Ausweisersatz. Auch werden die Voraussetzungen zur Feststellung und Sicherung der Identität von Ausländern ergänzt, künftig können hierzu auch Sprachaufzeichnungen gefertigt werden.

Mit dem Gesetzentwurf der Bundesregierung Entwurf eines Gesetzes zur Steuerung und Begrenzung der Zuwanderung und zur Regelung des Aufenthalts und der Integration von Unionsbürgern und Ausländern (Zuwanderungsgesetz, BR-Drs. 921/01 vom 08.11.2001), das derzeit noch beraten wird, ist eine Neuregelung des Ausländerrechts vorgesehen.

Im 3. TB (5.1.4) sind die Voraussetzungen der Ausschreibung zur Einreiseverweigerung nach Art. 96 Schengener Durchführungsübereinkommen (SDÜ) dargestellt worden. Auch in diesem Berichtszeitraum erreichten mich über den Bundesbeauftragten für den Datenschutz mehrere Ersuchen von ausländischen Staatsbürgern um Auskunft und Löschung ihrer Daten im Schengener Informationssystem (SIS). Enthält das SIS eine Ausschreibung zur Einreiseverweigerung, wird dem Betroffenen die Einreise in alle Schengen-Staaten verweigert. Diese Anfragen habe ich zum Teil auch zum Anlass datenschutzrechtlicher Kontrollen in den ausschreibenden Ausländerbehörden genommen. Bei der Bearbeitung der Anfragen stellte sich in einigen Fällen heraus, dass keine Gründe zur Ausschreibung zur Einreiseverweigerung bestanden. Die erfolgten Einreisesperren waren teilweise darauf zurückzuführen, dass bei Inbetriebnahme des SIS eine automatische Übernahme der Daten von INPOL- Ausschreibun