Beschriftung von Überweisungsträgern bei Leistungen nach dem BAföG

Bereits seit längerer Zeit bestanden Gespräche mit dem TMWFK zur Beschriftung von Überweisungsträgern bei Leistungen nach dem BAföG. Da die Betroffenen gemäß § 35 Abs. 1 SGB I Anspruch darauf haben, dass Sozialdaten von den Leistungsträgern als Sozialgeheimnis gewahrt und nicht unbefugt offenbart werden, bestand das Problem darin, dass bei einer eindeutigen Deklaration als Leistung zum BAföG die jeweiligen Geldinstitute zwangsläufig über diese Tatsache informiert wurden. Es bestand deshalb die Absicht, dass mit der Antragstellung für Bafög-Leistungen, die Betroffenen auch entscheiden sollten, ob die Überweisungsträger den Hinweis auf enthalten können. Nach längeren Diskussionen und Prüfungen zur Praktikabilität wurde von den beteiligten Stellen entschieden, dass seit November 2001 auf den Überweisungen von der Staatskasse nur noch ein Kassenzeichen eingetragen wird, aus dem der Betreffende den Grund der Zahlung anhand seiner Unterlagen entnehmen kann.

Sparkassen:

Speicherung vollständiger Testamentskopien durch Sparkassen:

In der Eingabe eines Bürgers beschwerte sich dieser darüber, dass die Sparkasse von ihm zur Klärung der Verfügungsberechtigung über das Konto eines Verstorbenen von der vorgelegten Testaments- und der Eröffnungsurkunde jeweils eine Kopie anfertigte und zu ihren Akten nahm. Gegen die Anfertigung einer Ablichtung der vorgelegten Dokumente bestanden meinerseits keine datenschutzrechtlichen Bedenken, ich wandte mich aber an den Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen mit dem Vorschlag, alle nicht zur Aufgabenerfüllung der Sparkasse erforderlichen personenbezogenen Daten in den Ablichtungen unkenntlich zu machen. Der Verband hält eine solche Verfahrensweise für nicht praktikabel, da im Vorhinein nicht abzuschätzen sei, welche Angaben im Testament ggf. im Falle von späteren Streitigkeiten hinsichtlich der Nachlassabwicklung bezüglich der Bankverbindung noch von Belang sein könnten. Dieser Argumentation konnte ich mich nicht verschließen, da der Verfügungsberechtigte im Regelfall gemäß Nr. 5 Sparkassen AGB einen Erb4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001 schein vorzulegen hat, der die zur Erfüllung der Geschäftszwecke der Sparkasse erforderlichen personenbezogenen Daten enthält und die Vorlage der Testaments- und Eröffnungsurkunde lediglich eine Ausnahme darstellt, die dem Verfügungsberechtigten eingeräumt werden kann.

6. Personalwesen:

Personalakten im Justizbereich:

Im 2. (6.5) und 3. TB (6.2) habe ich über die beanstandete Verwaltungsvorschrift des TJM zur Führung der Personalakten im Justizbereich zum Stand der Arbeiten berichtet. Inhalt der Beanstandung war, dass die Verwaltungsvorschrift nicht mit dem Thüringer Beamtengesetz und dem Erforderlichkeitsgrundsatz im Einklang stand und für die Justizbediensteten mehrere vollständige Personalakten bei den jeweiligen Dienststellen im hierarchischen Aufbau vorschrieb. Über jeden Bediensteten darf aber nur eine Personalakte geführt werden. Erforderlichenfalls können Kopien von einzelnen Unterlagen als Nebenakten geführt werden. Mit der Verwaltungsvorschrift des Thüringer Justizministeriums vom 29. Oktober 2000

(3240-3/92) (JMBl. für Thüringen 2000, 50) hat das TJM die Verwaltungsvorschrift des TJM vom 01. Oktober 1992 über die Führung von Personalakten im Justizbereich aufgehoben. Seit 12. Dezember 2000 gibt es daher keine spezifischen Regelungen für den Justizbereich abweichend von der allgemeinen Personalaktenführungsrichtlinie mehr.

Im Rahmen einer durchgeführten Kontrolle aufgrund einer Beschwerde in einer Justizvollzugsanstalt (JVA) wurde Einsicht in die dort geführte Personalnebenakte genommen. Nach § 97 Abs. 2 Satz 3 dürfen Personalnebenakten nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung der betreffenden Behörde erforderlich sind. Die eingesehene Personalnebenakte beinhaltete alle üblichen Unterlagen einer Personalakte, sodass es sich um ein Doppel der Personalakte handelte. Da sich aber die Aufgaben in einer JVA hinsichtlich der Personalverwaltung auf Einzelaufgaben beschränkt, enthielt sie somit Unterlagen, die für die Aufgabenerfüllung nicht erforderlich waren. Nicht erforderlich sind

Unterlagen, die der Behörde auf dem Dienstweg zur Kenntnis gegeben werden oder um deren Aushändigung an den Betroffenen gebeten wird. Nicht erforderlich sind auch Bewerbungsunterlagen die über den Dienstweg eingereicht werden, insbesondere, wenn diese Bewerbungen nicht erfolgreich waren. Begründet wurde die Aufnahme von früheren erfolglosen Bewerbungen damit, solche seien für die Erstellung von Bedarfsbeurteilungen und dem Vorschlagsrecht des Anstaltsleiters notwendig. Aus früheren Bewerbungen sei auch die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen ersichtlich, sodass sie in die Personalakten aufgenommen werden müssten. Diese Darlegung konnte ich nicht akzeptieren. Zwar ist die Bewerbung Grundlage für die Bedarfsbeurteilung durch den Dienstvorgesetzten, eine Erforderlichkeit zur weiteren Aufgabenerfüllung und damit eine Zulässigkeit zur Abheftung in der Personalnebenakte ist daraus grundsätzlich nicht abzuleiten. Dass erfolglose Bewerbungen nicht zu den Personalakten und somit auch nicht zu Personalnebenakten genommen werden dürfen, wird auch aus der allgemeinen Personalaktenführungsrichtlinie 1998 S. 1812 ff.) deutlich. Auch die Beteiligung des Personalrats nach § 75 als Teil des Auswahlverfahrens rechtfertigt die Aufnahme der Unterlagen in die Personalakte nicht. Unterlagen über Vorgänge des Auswahlverfahrens gehören nach der Personalaktenführungsrichtlinie gerade nicht in die Personalakte.

Im Ergebnis hat das TJM per Erlass an die Leiter der Justizvollzugsanstalten verfügt, dass die durch erfolglose Bewerbungen entstandenen Unterlagen entsprechend Nr. 9 der Personalaktenführungsrichtlinie jedem Bewerber nach Abschluss des Auswahlverfahrens bzw. rechtskräftigem Abschluss etwaiger Folgeprozesse zurückzugeben sind.

Personalaktenführung in den Finanzämtern:

Die OFD hat mir den Entwurf eines Erlasses zur Personalnebenaktenführung in den Finanzämtern zur Stellungnahme zugeleitet.