Gesetz

Die Erlasslage des TIM für die Ausländerbehörden enthält klare Regelungen bezüglich zur Einreiseverweigerung gemäßArtikel 96 SDÜ.

Die in Nr. 5.1.9 des 4. Tätigkeitsberichts angesprochene Problematik der Dauer von Ausschreibungen zur Einreiseverweigerung nach Artikel 96 SDÜ sowie die damit zusammenhängenden Prüf- und Löschfristen waren Thema einer Besprechung mit dem im zuständigen Referat des am 4. Dezember 2001. Im Ergebnis dieser Besprechung wurden vom Landesverwaltungsamt mit Rundschreiben vom 31. Januar 2002 nochmals ausdrücklich auf die ohnehin zwingend zu beachtenden Regelungen der Handakte für die Ausländerbehörden hingewiesen.

Die aufgrund einer Eingabe wegen der Übermittlung personenbezogener Daten an das Bundesamt für die Anerkennung ausländischer Flüchtlinge aufgetretenen Probleme wurden im Ergebnis einer datenschutzrechtlichen Kontrolle durch die Ausländerbehörde geklärt.

Hinsichtlich der angesprochenen Verfahrensweise beim Betreten und Verlassen der Bewohner und Besucher von Gemeinschaftsunterkünften wurden die Landkreise und kreisfreien Städte vom TIM angehalten, keine Originaldokumente einzubehalten.

Abschließend ist festzustellen, dass Nr. 5.1.9 des 4. Tätigkeitsberichts eine Zusammenfassung der bereits festgestellten und zwischenzeitlich geklärten Probleme darstellt.

Zu 5.2.9 Datenschutz in Kommunalvertretungen Dargelegt werden hier datenschutzrechtliche Probleme beim Umgang mit persönlichen Daten im Rahmen von Entscheidungen des Gemeinderats. Die Ausführungen lassen erkennen, dass es generell für problematisch erachtet wird, wenn die Behandlung von Angelegenheiten, zu deren Bewertung die Kenntnis von persönlichen Daten erforderlich ist, im Gemeinderat erfolgt.

Hierzu ist darauf hinzuweisen, dass die Hauptorgane der Gemeinde, Gemeinderat und Bürgermeister, arbeitsteilig die Verwaltung der Gemeinde durchführen. Es entspricht dem in der Thüringer Verfassung und im Grundgesetz normierten Demokratiegebot, dass das Volk in den Gemeinden und Gemeindeverbänden eine direkt gewählte Vertretung hat, der die wesentlichen Aufgaben der Selbstverwaltung für die örtliche Gemeinschaft obliegen. Dementsprechend sieht der Aufgabenzuschnitt für die Bürgermeisterfunktion in der Thüringer Kommunalordnung die Beschränkung auf des übertragenen Wirkungskreises und im eigenen Wirkungskreis die Erledigung der laufenden Angelegenheiten, die für die Gemeinde keine grundsätzliche Bedeutung haben und keine erheblichen Verpflichtungen erwarten lassen, vor. Angelegenheiten, in denen Kenntnis und Berücksichtigung von persönlichen Daten für die Bewertung in der Sache erforderlich ist, können sowohl den Aufgabenbereich des Bürgermeisters als auch den des Gemeinderats betreffen. Die vom vorgeschlagene Empfehlung, zur Abgrenzung der Zuständigkeiten von Bürgermeister und Gemeinderat, Festlegungen zu treffen, um Belange des Datenschutzes sicherzustellen, ist daher nicht umsetzbar.

Im Übrigen werden die Rechte der Bürger, über deren Anliegen im Gemeinderat zu entscheiden ist, auf Schutz ihrer persönlichen Daten nicht verkürzt, wie dies vom angenommen wird:

Zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Belange dienen in diesem Bereich die in der Thüringer Kommunalordnung vorgesehene Möglichkeit zur Erörterung und Beschlussfassung in nicht öffentlicher Sitzung, wenn berechtigte Interessen Einzelner der Behandlung in öffentlicher Sitzung entgegenstehen, und die Verpflichtung der Gemeinderatsmitglieder zur Verschwiegenheit. Die Entscheidung, ob über in öffentlicher oder nicht öffentlicher Sitzung zu beraten und zu beschließen ist, ist eine Einzelfallentscheidung des Gemeinderats, über die in nicht öffentlicher Sitzung beraten und entschieden wird (§ 40 Abs. 1 Die vom vorgeschlagene Festlegung von konkreten Entscheidungskriterien für die Behandlung von Angelegenheiten in nicht öffentlicher Sitzung in der Hauptsatzung läuft ins Leere, da der Gemeinderat die Einzelfallentscheidung stets auf der Grundlage des konkreten Sachverhalts und der konkreten Daten des Einzelfalls zu treffen hat.

Zum Schutz der persönlichen Daten ist jedes Gemeinderatsmitglied ebenso verpflichtet wie der Bürgermeister und die Beschäftigten der Gemeindeverwaltung. Gemäß § 12 Abs. 3 sind schuldhafte Verstöße der Gemeinderatsmitglieder gegen die Verschwiegenheitspflicht mit einem Ordnungsgeld von bis zu 5 000 Deutsche Mark bewehrt.

Sollten sich aus dem Arbeitsbereich des konkrete Hinweise ergeben, dass bei Entscheidungen über die Behandlung von Angelegenheiten in nicht öffentlicher Sitzung in rechtswidriger Weise die Interessen Einzelner nicht berücksichtigt wurden oder dass die Verschwiegenheitspflicht nicht eingehalten wurde, sollte die zuständige Rechtsaufsichtsbehörde informiert werden, damit diese den Vorwürfen nachgehen kann.

Zu 5.3.1 Speicherung vollständiger Testamentskopien durch Sparkassen des Sparkassen- und Giroverbands Hessen-Thüringen zur Speicherung vollständiger Testamentskopien durch Sparkassen wird geteilt.

Die ursprüngliche Anregung des würde nicht nur unter dem Gesichtspunkt des Aufwands, sondern auch unter dem Gesichtspunkt der Praktikabilität abzulehnen sein. Für die Sparkassen sind die AGB Sparkassen maßgebend, welche der Sparkasse Prüfungspflichten - hier Verfügungsberechtigung über das Konto eines Verstorbenen - auferlegt.

Zu 6.2 Personalaktenführung in den Finanzämtern

Der im Bericht erwähnte Entwurf der Personalnebenaktenführungsrichtlinie wurde am 2. Mai 2000 dem mit der Bitte um Prüfung zugeleitet.

Auf Anregungen des hin wurde dieser Entwurf geändert und nochmals mit Schreiben vom 15. Januar 2002 an ihn übersandt.

Mit Schreiben vom 12. März 2002 stimmte der dem Entwurf der Personalnebenaktenführungsrichtlinie mit kleinen Änderungen zu. Die Richtlinie soll in nächster Zeit in Kraft gesetzt werden.

Zu 6.6 Was hat der Personalrat bei der Beratung durch Außenstehende in Personalratsangelegenheiten zu beachten?

Den Ausführungen wird uneingeschränkt zugestimmt. Sie sind im Übrigen geeignet, Personalvertretungen ihre Verantwortung beim Umgang mit den von den personalführenden Stellen bereitgestellten Personaldaten zu verdeutlichen.

Zu 6.7 Umfang zu erhebender Personaldaten

Der bemängelt an Hand eines ihm vorliegenden Bewerberfragebogens, dass verschiedene persönliche Daten erhoben werden, die für das Bewerbungsverfahren nicht erheblich seien. Diese Daten sind, sofern es zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt und sie hierfür ebenfalls nicht von Relevanz sind, auch nicht zur Personalakte zu nehmen.

Die Auffassung, dass Personaldaten nur insoweit erhoben werden dürften, als sie Relevanz für das Dienstverhältnis haben, das heißt hierfür erforderlich sind, wird geteilt. Im Übrigen geben sie Anlass, in den Geschäftsbereichen der Thüringer Ministerien eine Überprüfung einschlägiger Fragebogen hinsichtlich der Frage des Umfangs der dort erfragten personenbezogenen Daten durchzuführen. Die einschlägigen Frage- und Personalbogen sollten unter dem Aspekt der Notwendigkeit der erhobenen Daten für das Beschäftigungsverhältnis geprüft und bei künftigen Einstellungen in modifizierter Form verwendet werden.

Zu 6.9 Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Angestellten

Hinsichtlich dieser Textziffer wird aus tariflicher Sicht kein Handlungsbedarf gesehen. Im Hinblick auf SGB VI Fünfter Titel Zweiter Unterabschnitt Zweiter Abschnitt wird es jedoch für sinnvoll erachtet, die Dienststellen auf die Bestimmungen des § 15 Abs. 2 bzw. § 16 Abs. 4 ausdrücklich hinzuweisen.

Da nicht auszuschließen ist, dass Beschäftigte Originalnachweise zu den Personalakten gegeben haben, könnten ansonsten durch die Vernichtung schutzwürdige Interessen der Betroffenen beeinträchtigt werden.

Zu 6.12 Verwaltungsvorschrift zur Thüringer Verordnung über Zuständigkeiten für die Feststellung, Berechnung und Anordnung der Zahlung der Bezüge von Bediensteten und Versorgungsempfängern Eine Entscheidung darüber, ob die landesrechtliche Umsetzung der Leistungsbezahlung der Professoren im Rahmen des oben genannten Gesetzes erfolgen soll, ist bisher nicht getroffen worden. Von daher sind konkrete Angaben zum weiteren Fortgang des Entwurfs des 2. Änderungsgesetzes zum Thüringer Besoldungsgesetz derzeit entbehrlich.

Zu 6.13 Versand von Lohnabrechnungen

Mit Datum vom 21. Dezember 2000 unterrichtete der die Oberfinanzdirektion Erfurt (OFD Erfurt) von einer Eingabe eines Bediensteten des Freistaats Thüringen. In dessen Lohnabrechnung für Dezember war die Lohnabrechnung eines anderen Bediensteten der gleichen Verwaltungseinheit mit kuvertiert.

Um den Sachverhalt nachvollziehen zu können, wurde der gebeten, die Namen der betreffenden Mitarbeiter des Freistaats Thüringen zu übermitteln.

Mit den Detailinformationen des wurde der Sachverhalt nochmals rekonstruiert. Im Testlauf sind die Bezügemitteilungen der betreffenden Bediensteten ordnungsgemäß in je einem Umschlag kuvertiert worden. Im Ergebnis der Untersuchung konnte die Fehlsituation somit nicht mehr nachvollzogen werden.

Der Sachverhalt wurde zeitnah mit den Mitarbeitern im Bereich Kuvertierung erörtert und ausgewertet.

Der wurde über den Ablauf der Kuvertierung informiert. Für den Fehlversand gibt es keine Erklärung, da es im normalen Ablauf unmöglich ist, dass ein derartiger Fehler beim Kuvertieren auftritt. Bei der Kuvertierung erfolgt eine Zählung der kuvertierten Briefe, die durch die Mitarbeiter in der Kuvertierung mit den Angaben auf dem Druckauftrag abgeglichen werden muss. Dieser Abgleich wird durch entsprechende Unterschrift des Bediensteten auf dem Druckauftrag dokumentiert. Bei Bearbeitung eines Masseverfahrens können jedoch trotz größter Sorgfalt und Beachtung aller Sicherungsmaßnahmen solche Fehler nicht völlig ausgeschlossen werden.