Forschung

BEMERKUNGEN ZU MEHREREN EINZELPLÄNEN Auslastung und Arbeitsorganisation der Hausdruckereien in der Thüringer Landesverwaltung (Einzelpläne 01 bis 09, 15)

Bei einer Querschnittsprüfung der von 5 Ressorts betriebenen 9 Hausdruckereien hat der Rechnungshof festgestellt, dass bisher weder die Auslastung der dort eingesetzten Druckmaschinen untersucht, noch der Personalbedarf sachgerecht ermittelt wurde. Die überschlägige Ermittlung der Kapazitätsauslastung der 16 Druckmaschinen hat im Durchschnitt eine arbeitstägliche zeitliche Auslastung zwischen 27 Minuten und 3 Stunden 23 Minuten ergeben.

Für 7 der Druckereien wurde bisher keine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung bezüglich der Alternativen Eigenerstellung oder Fremdvergabe durchgeführt.

Eine Zusammenarbeit sowie ein Informationsaustausch zwischen den Druckereien zur Erzielung von Synergieeffekten, wie z. B. die Nutzung freier Kapazitäten oder die Mitbenutzung der technischen Ausstattung anderer Druckereien, findet praktisch nicht statt. Außerdem ist die Abwicklung der Druckaufträge teilweise unzweckmäßig und mit vermeidbarem Mehraufwand verbunden.

In der Thüringer Landesverwaltung verfügen fünf Ressorts über neun Hausdruckereien unterschiedlicher Größe, die im Einschichtbetrieb arbeiten. Die Standorte befinden sich in Erfurt (5 Druckereien), Gotha, Weimar, Jena und Hohenleuben (Justizvollzugsanstalt). Der Thüringer Rechnungshof hat im Jahre 2000 im Rahmen einer Querschnittsprüfung die Auslastung, Personalausstattung und Arbeitsorganisation der Druckereien geprüft.

Dabei hat er Folgendes festgestellt: Keine der geprüften Behörden/Einrichtungen hat bisher die Auslastung der Druckmaschinen und der Bediensteten ihrer Druckerei untersucht. Der Rechnungshof hat deshalb die Kapazitätsauslastung der dort vorhandenen 16 Offsetdruckmaschinen überschlägig ­ die Rüstzeiten konnten dabei wegen fehlender Daten nicht berücksichtigt werden ­ ermittelt. Dabei ergab sich ­ je nach Maschine ­ im Durchschnitt eine arbeitstägliche zeitliche Auslastung zwischen 27 Minuten und 3 Stunden 23 Minuten.

In 8 der insgesamt 9 Druckereien wurde bisher keine sachgerechte Ermittlung des Personalbedarfs vorgenommen. Dies gilt auch für die sachgerechte Einstufung der 50 Bediensteten. So erstreckt sich z. B. die Einreihung der Drucker von der Lohngruppe 4 (Jahreslohn: ca. 48.400 DM) bis zur Lohngruppe 8 (Jahreslohn: ca. 67.400 DM).

Für 7 der 9 Druckereien wurde bisher keine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung hinsichtlich der Alternativen Eigenerstellung oder Fremdvergabe durchgeführt. Die für 2 Hausdruckereien vorgenommenen Untersuchungen liegen bereits mehrere Jahre zurück.

Eine dieser Untersuchungen hat die Wirtschaftlichkeit der Hausdruckerei und damit deren weitere Fortführung in Frage gestellt und die Vergabe der Druckaufträge an Externe empfohlen. Diese Empfehlung wurde jedoch nicht umgesetzt.

Eine Zusammenarbeit sowie ein Informationsaustausch zwischen den Druckereien zur Erzielung von Synergieeffekten (z. B. zeitweise Nutzung freier Kapazitäten oder Mitbenutzung der technischen Ausstattung) und zur Vermeidung zusätzlichen Verwaltungsaufwands hat ­ von Einzelfällen abgesehen ­ praktisch nicht stattgefunden.

Die Abwicklung der Druckaufträge ist zum Teil unzweckmäßig und mit vermeidbarem Verwaltungsaufwand verbunden. So wird z. B. die Auftragsbearbeitung oftmals ohne IT-Unterstützung vorgenommen, gleiche Auftragsdaten werden handschriftlich in mehrere Listen bzw. Vordrucke eingetragen, Begleitpapiere und Leistungsnachweise werden erstellt, ohne später benötigt oder ausgewertet zu werden.

Zu Tz. 77 - 80:

Im Rahmen der Weiterentwicklung der Verwaltungsreform und der Organisation der Landesverwaltung wird die Arbeitsgruppe 1

Überprüfung der Aufbaustruktur der Landesverwaltung des Lenkungsausschusses Verwaltungsmodernisierung ein ressortübergreifendes Gesamtkonzept für die Hausdruckereien erarbeiten. Aufgrund der Feststellungen des Rechnungshofs haben die betroffenen Ressorts in eigener Zuständigkeit ­ so weit möglich ­ Optimierungen vorgenommen.

In seiner Prüfungsmitteilung vom 8. November 2001 hat der Thüringer Rechnungshof den sehr niedrigen Auslastungsgrad der Bemerkungen des Rechnungshofs Stellungnahme der Landesregierung

Druckmaschinen, die weitgehend unterlassenen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen sowie die fehlende Zusammenarbeit, die mangelhafte Auftragsabwicklung und Arbeitsorganisation beanstandet.

Er hat den zuständigen Ministerien empfohlen ­ ausgehend von einer kritischen Bestandsaufnahme der zu erledigenden Druckarbeiten ­, für alle Hausdruckereien geeignete Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen und auf der Grundlage der Ergebnisse ressortübergreifend ein Gesamtkonzept zur weiteren Entwicklung der behördeneigenen Druckereien zu erarbeiten.

Darin sei auch festzulegen, welche Druckereien mittel- oder langfristig notwendig sind und welche Druckereien stillgelegt, zusammengelegt oder in ihrer Druckkapazität reduziert werden sollen, sowie ob künftig die Druckleistungen grundsätzlich an gewerbliche Druckereien zu vergeben sind. Nach dieser grundsätzlichen Entscheidung seien außerdem eine sachgerechte Ermittlung des Personalbedarfs vorzunehmen und die Arbeitsorganisation sowie die Auftragsabwicklung zu optimieren. Investitionen in Maschinen und Gebäude sowie die Einstellung neuer Druckereimitarbeiter sollten bis zur Fertigstellung des Gesamtkonzepts grundsätzlich nicht mehr vorgenommen werden.

Als kurzfristig umzusetzende Maßnahmen, die bereits zu erheblichen Einsparungen bei Sach- und Personalkosten führen würden, hat der Rechnungshof eine Zusammenlegung von den am Standort Erfurt vorhandenen 5 Behördendruckereien sowie eine engere Zusammenarbeit zwischen diesen angeregt.

Zur stärkeren Auslastung der Druckerei der Justizvollzugsanstalt Hohenleuben, die wegen ihrer besonderen Aufgabe bei der Resozialisierung der Strafgefangenen gesondert zu betrachten ist, hat er angeregt, dass die Landesverwaltung nach Möglichkeit vermehrt Aufträge dorthin vergeben sollte.

Die zuständigen Ministerien haben sich zur Prüfungsmitteilung und zum Entwurf des Bemerkungsbeitrags wie folgt geäußert:

Das Finanzministerium hat in seiner Stellungnahme mitgeteilt, es halte die Anregungen des Rechnungshofs für sachgerecht, unter Federführung eines Ressorts Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen und anhand der Ergebnisse ein ressortübergreifendes Gesamtkonzept für die Hausdruckereien (einschließlich der Ermittlung des Personalbedarfs anhand analytischer Verfahren) zu erstellen. Die Besetzung frei werdender Dienstposten in der Druckerei seines Geschäftsbereiches sowie die geplanten Investitionen würden bis zur Vorlage eines ressortübergreifenden Gesamtkonzeptes zurückgestellt. Die Organisationsstruktur sei bereits optimiert worden.

Das Innenministerium hat die Bündelung von Druckereikapazitäten am Standort Erfurt grundsätzlich befürwortet. Ob diese Maßnahme kurzfristig zu einer stärkeren Auslastung der Maschinen und des Personals und damit zu spürbaren Einsparungen führe, müsse noch erprobt werden. Vorab solle jedoch auf der Grundlage der anstehenden Arbeiten der Bedarf an Personal, Investitionen und Sachkosten ermittelt und die Vor- und Nachteile der Bündelung bilanziert werden. Für den Geschäftsbereich des Innenministeriums sei eine Zusammenlegung der Druckereikapazitäten in einer Liegenschaft in der Prüf- und Abstimmungsphase.

Zu der vom Rechnungshof ermittelten Kapazitätsauslastung der Druckmaschinen hat das Innenministerium darauf hingewiesen, dass dabei die oft hohen Rüstzeiten nicht berücksichtigt worden seien. Die festgestellten Mängel bei der Auftragsabwicklung würden geprüft bzw. seien zum Teil bereits behoben.

Das Justizministerium hat mitgeteilt, dass es den Empfehlungen des Rechnungshofs gefolgt sei und diese zum Teil bereits umgesetzt habe. Auch habe es konkrete Maßnahmen ergriffen, um die Auftragslage der Druckerei zu verbessern.

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst hat mitgeteilt, dass zwei kleinere Druckereien bereits geschlossen worden seien. Für die Druckerei der Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU) habe die Innenrevision einen Kostenvergleich Eigendruck und Fremdvergabe vorgenommen. Dieser Vergleich sei vom Lehrstuhlinhaber für Rechnungswesen und Controlling Bemerkungen des Rechnungshofs Stellungnahme der Landesregierung an der FSU bewertet worden. Dieser sehe den dauerhaften Fortbestand der Hausdruckerei der FSU Jena nur gegeben, wenn die Kosten flexibilisiert und gesenkt würden.

Das Kultusministerium hat sich dahingehend geäußert, das in seiner Druckerei eingesetzte Offsetdruckverfahren ­ unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit ­ werde für besondere Vervielfältigungsarbeiten benötigt, so u. a. für den jährlichen Druck der schulischen Prüfungsaufgaben. Ein Druck dieser Arbeiten durch Dritte (sog. Fremdvergabe) sei schon aus Gründen der Geheimhaltung nicht möglich.

Der Rechnungshof begrüßt die bereits von den Ministerien durchgeführten bzw. beabsichtigten Maßnahmen.

Der Rechnungshof hält es für dringend notwendig, dass wegen der Realisierung möglicher Einsparungspotenziale, der anstehenden Investitionen in Maschinen und Gebäude sowie evtl.

Neueinstellungen von Druckereimitarbeitern das vom Finanzministerium angekündigte ressortübergreifende Gesamtkonzept für die Hausdruckereien erstellt und eine sachgerechte Ermittlung des Personalbedarfs vorgenommen wird.

Zu den Ausführungen des Innenministeriums, bei der vom Rechnungshof ermittelten Kapazitätsauslastung seien die oft hohen Rüstzeiten nicht berücksichtigt worden, ist zu bemerken, dass der Rechnungshof diese Zeiten wegen fehlender Aufzeichnungen bei der Berechnung nicht berücksichtigen konnte. Im Übrigen ist aber selbst bei Berücksichtigung der erforderlichen Rüstzeiten die arbeitstägliche Auslastung der Druckmaschinen mehr als unzureichend.

Zur Unterstützung der Bemühungen des Justizministeriums, die Auftragslage der Druckerei der Justizvollzugsanstalt Hohenleuben zu verbessern, weist der Rechnungshof nochmals darauf hin, dass die Auslastung der Druckerei in Hohenleuben durch vermehrte innerdienstliche Druckaufträge der Landesbehörden verbessert werden kann.

Zu den Äußerungen des Kultusministeriums, eine Vergabe bestimmter Druckaufträge an Dritte sei aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich, ist anzumerken: Eine Herstellung geheimzuhaltender Druckerzeugnisse ist unter bestimmten Bedingungen auch durch Dritte möglich, wenn bei diesen Druckereien entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. Der Rechnungshof regt daher an, diese Problematik im Rahmen des ohnehin zu erstellenden ressortübergreifenden Gesamtkonzepts zu untersuchen.

Der Rechnungshof wird die weitere Entwicklung beobachten.