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3. Tätigkeitsbericht des 1998/1999

Stellen eine Reduktion erfahren werden, was eine meiner Forderungen war. Er sollte nach Auskunft des TMJE allerdings nochmals überarbeitet werden. Ein Bereich, der mit dem vorliegenden Entwurf nicht geregelt ist, ist die Frage der Aufbewahrungsfristen von Personalakten der Angestellten und Arbeiter sowie von Bewerbungsschreiben. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen sind in den Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden, die bundeseinheitlich als Verwaltungsvorschrift umgesetzt sind, geregelt. Danach werden Personalakten von Arbeitern und Angestellten 20 Jahre nach Ausscheiden aus dem Dienst und Bewerbungsschreiben von Bewerbern, die nicht in Personalakten einmünden, fünf Jahre aufbewahrt. Bewerbungsschreiben sollten nach meiner Auffassung nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Dokumentation des Eingangs und der Rücksendung der Unterlagen erforderlich ist. Bezüglich der Aufbewahrung von Personalakten von Arbeitern und Angestellten habe ich zu Bedenken gegeben, dass hier die Aufbewahrungsfristen nach § 103 des Thüringer Beamtengesetzes, wonach die Aufbewahrung von Personalakten von Beamten lediglich fünf Jahre nach deren Abschluss beträgt, entsprechend angewendet werden sollten, da keine Gründe für eine andere Behandlung ersichtlich sind. Die Diskussion ist noch nicht abgeschlossen. Eine aktuelle Fassung des Entwurfs liegt noch nicht vor.

Personalverwaltung der Lehrer

Bereits im 1. TB (6.4) als auch in meinem 2. TB (6.4) habe ich Ausführungen zur Personalverwaltung der Lehrer gemacht. Im zurückliegenden Berichtszeitraum stand die nach Auflösung der Abteilung 4 des Landesverwaltungsamtes erforderliche Neuverteilung der Aufgaben der Lehrerpersonalverwaltung zwischen den staatlichen Schulämtern und dem TKM und den daraus resultierenden datenschutzrechtlichen Konsequenzen im Mittelpunkt. Die Übernahme der bei den Landratsämtern aufbewahrten Personalakten der vor dem 03.10.1990 aus dem Schuldienst ausgeschiedenen Lehrer und Erzieher durch die staatlichen Schulämter ist weitgehend abgeschlossen.

Wie aus der Stellungnahme der Landesregierung zum 2. TB zu entnehmen war, sind die alten Personalakten zum Großteil in die staat. Tätigkeitsbericht des 1998/1999 lichen Schulämter verbracht worden. In den anderen Fällen wurden Vereinbarungen mit den zuständigen Kreisarchiven geschlossen, wonach diese die Personalakten im Auftrag der Schulämter weiter aufbewahren. Diese Art der Auftragsdatenverarbeitung halte ich im Hinblick auf die zum Teil bestehende Raumnot in den Schulämtern für eine Übergangszeit für akzeptabel.

Nachdem die Abteilung 4 des Landesverwaltungsamtes 1997 aufgelöst und die Aufgaben auf die staatlichen Schulämter bzw. das TKM verteilt wurden, mussten auch die aktuellen Personalakten an die staatlichen Schulämter übergeben werden. Dadurch bedingt konnte die bislang bei den staatlichen Schulämtern praktizierte und von mir bereits mehrfach beanstandete doppelte Personalaktenführung beendet werden. Um festzustellen, ob dies in der Praxis auch tatsächlich erfolgt, habe ich im Berichtszeitraum ein Schulamt einer datenschutzrechtlichen Kontrolle unterzogen. Diesem waren die Personalakten vom Landesverwaltungsamt übergeben worden. Die bis dahin geführten Personalnebenakten waren zum Zeitpunkt der Kontrolle noch nicht aufgelöst. Ich habe das Schulamt aufgefordert, diese Personalnebenakten aufzulösen, wobei die für die Personalakte erforderlichen Unterlagen diesen beigefügt, nicht benötigte Originale an die Betroffenen zurückgegeben und alle Kopien von in der Personalakte bereits vorhandenen Unterlagen vernichtet werden sollten. Dies ist zwischenzeitlich größtenteils erfolgt.

Die dort vorgefundene Personalaktenführung wies allerdings noch weitere Mängel auf. So waren den Akten jeweils nach Jahren geordnete Abwesenheitsblätter beigeheftet, auf denen die Abwesenheitszeiten des Mitarbeiters (z. B. Krankheit, Urlaub etc.) eingetragen waren, die seit der Einstellung bzw. Übernahme des Lehrers - im konkreten Fall seit 1990 - aufgetreten sind. Für eine Aufbewahrung dieser Listen über mehrere Jahre bestand keinerlei Erforderlichkeit.

Nach meiner Beanstandung hat das Schulamt die Listen aus den Personalakten entfernt. Verbesserungsbedürftig war auch die Tatsache, dass die Personalakten nicht durchnummeriert waren, was die Überprüfung der Vollständigkeit der Personalakte erschwert.

Schließlich waren zur Akte gehörende ärztliche Gutachten zwar in einem Briefumschlag beigeheftet, der jedoch nicht zugeklebt war.

Um den Zugriff auf derart sensible personenbezogene Daten nur für

3. Tätigkeitsbericht des 1998/1999 den erforderlichen Fall zu ermöglichen, habe ich das Schulamt aufgefordert, künftig entsprechend der Personalaktenführungsrichtlinie des TIM zu verfahren und die Umschläge mit dem Vermerk ärztliche Unterlagen zu kennzeichnen, wobei das Öffnen und Schließen des Umschlags durch Unterschrift und Datumsangabe zu bestätigen ist. Eine entsprechende Verfahrensweise wie auch die Durchnummerierung der Akten ist weitgehend erfolgt.

Die automatisierte Verarbeitung von Lehrerpersonaldaten erfolgt mit dem Stellen- und Personalverwaltungssystem PERSOS-S auf der Basis des Datenbankprogramms ACCESS. Es handelt sich dabei um eine auf die Bedürfnisse des Schulbereichs angepasste Fassung des bereits in der Landesverwaltung zur Anwendung kommenden Systems PERSOS-TH (1. TB 15.5.3). Das System wurde den Schulämtern vom TKM zum Einsatz übergeben. Weder beim Schulamt noch beim TKM war zum Zeitpunkt der Kontrolle eine datenschutzrechtliche Freigabe des Verfahrens vorhanden. Diesen Verstoß gegen § 34 Abs. 2 habe ich gegenüber dem TKM beanstandet und um eine kurzfristige Nachholung der Freigabe sowie der Erstellung eines Anlagen- und Verfahrensverzeichnisses gebeten, was zwischenzeitlich erfolgt ist. Auch das im Einsatz befindliche automatisierte Verfahren zur Registrierung von Postaus- und eingängen wurde vom TKM erst nach meiner Beanstandung gegenüber dem Schulamt freigegeben und ein Anlagen- und Verfahrensverzeichnis erstellt sowie eine Meldung zum Datenschutzregister abgegeben. Mit Einführung des Verfahrens PERSOS-S in den Schulämtern wurden diese vom TKM aufgefordert, regelmäßig einmal im Monat einen kompletten Abzug der in PERSOS-S gespeicherten Lehrerpersonaldaten dem TKM zu übermitteln. Die regelmäßige Übermittlung sämtlicher automatisiert gespeicherter Personaldaten hatte ich bereits im 1. Berichtszeitraum - damals vom Landesverwaltungsamt zum TKM - beanstandet, da für eine Datenübermittlung in diesem Umfang keine Erforderlichkeit bestand. Damals hat das TKM - wenn auch unter Anmeldung von Bedenken - der Beanstandung dadurch abgeholfen, dass die regelmäßige Datenübermittlung eingestellt und der Datenbestand beim TKM gelöscht wurde.