Pflege

3. Tätigkeitsbericht des 1998/1999 den. Gleichzeitig wurde vom Klinikum gefordert, baldmöglichst die noch im ehemaligen Krankenhauskomplex verbliebenen alten Patientenunterlagen in das Patientenarchiv unter Festlegung geeigneter Maßnahmen, die dabei einen Zugriff Unbefugter ausschließen, zu überführen, was zwischenzeitlich erfolgte.

11.12 Umgang mit Patientenakten aus ehemaligen Polikliniken

In meinen vorangegangenen Tätigkeitsberichten (1. TB 11.3.1;

2. TB 5.2.9) hatte ich bereits ausführlich über die Probleme beim Umgang mit Patientenakten ehemaliger Polikliniken berichtet. Aufgrund der ärztlichen Berufsordnungen sind alle Ärzte verpflichtet, ihre Aufzeichnungen mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht spezialgesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer vorschreiben. Dies betrifft im besonderen Maße Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sowie über medizinische Maßnahmen, die den Bestimmungen der Strahlenschutzverordnung unterfallen. Für diese Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Ungeachtet dessen ist vor einer Vernichtung von Aufzeichnungen zu bedenken, dass eine mögliche Haftung wegen Vertragsverletzung oder deliktischen Handelns nach den Vorschriften des BGB erst nach 30 Jahren verjährt, weshalb sich aus der Sicht des Arztes empfiehlt, bei Behandlungsunterlagen bis zu diesem Zeitpunkt von einer Vernichtung Abstand zu nehmen, um für den Arzt in einem möglichen Haftungsprozess nachteilige Folgen bei der Beweislastverteilung zwischen Arzt und Patienten zu vermeiden.

Mit den Gemeinsamen Hinweisen und Empfehlungen des Thüringer Ministeriums für Soziales und Gesundheit und des Thüringer Innenministeriums zur Aufbewahrung und Nutzung von Patientenunterlagen aus Gesundheitseinrichtungen der ehemaligen DDR aus dem Jahr 1996 war den Kommunen eine datenschutzgerechte Anleitung zur weiteren Verwahrung der Altakten aus ehemaligen Polikliniken gegeben worden. Wegen der besonderen Sensibilität der Daten habe ich im Berichtszeitraum die praktische Umsetzung dieser Regelungen mehrfach kontrolliert.

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In zwei Landkreisen gab es dabei keinerlei Anlass für Beanstandungen. Die Unterlagen werden dort in Verantwortung der jeweiligen Gesundheitsämter ordnungsgemäß, übersichtlich und vor unbefugtem Zugriff Dritter sicher verwahrt. Klärungsbedürftig waren lediglich noch Festlegungen zur Datensicherheit bei Havariefällen sowie bei Reinigungsarbeiten durch Fremdfirmen. Ich habe diesbezüglich darauf hingewiesen, dass in jedem Fall durch geeignete Maßnahmen (z. B. durch verschlossene Behältnisse oder durch eine entsprechende Beaufsichtigung) eine unbefugte Kenntnisnahme der Patientendaten durch Dritte auszuschließen ist.

In einem Gesundheitsamt hatten bisher gleichfalls die räumlichen Bedingungen, wie auch die Regelungen zum Umgang mit den Patientenakten den datenschutzrechtlichen Anforderungen im Sinne des vorgenannten Erlasses entsprochen. Da aber nach dem Eigentümerwechsel die Lagerräume nur noch befristet zur Verfügung standen, hatte man entgegen meiner auf Anfrage gegebenen Empfehlungen (2. TB 11.10) damit begonnen, die Patientenakten der ehemaligen Polikliniken zur Mikroverfilmung vorzubereiten, mit der Absicht, die Originalakten später zu vernichten.

Bei meiner Prüfung vor Ort gemeinsam mit der Rechtsaufsichtsbehörde stellte sich zudem heraus, dass die Stadt zur Durchführung dieser Tätigkeiten eine nicht-öffentliche Stelle beauftragt hatte. Dadurch war eine Dienst- und Fachaufsicht über die Bearbeiter seitens des Amtsarztes nicht mehr gegeben, was einem Verstoß gegen die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht gem. § 203 gleichkam und von mir gem. § 39 Abs. 1 beanstandet wurde.

Darüber hinaus wurde aber auch die Erforderlichkeit der Mikroverfilmung aus datenschutzrechtlicher Sicht in Frage gestellt, da zwangsläufig im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Verfilmung durch die jeweiligen Bearbeiter Kenntnis vom Inhalt jeder einzelnen Patientenakte genommen wird, was bei einer ausschließlichen Verwahrung nicht notwendig wäre. Andererseits konnte die Mikroverfilmung aber nicht automatisch zur anschließenden Vernichtung der Originalakten führen, da Mikrofilmen bei einer eventuellen gerichtlichen Auseinandersetzung die notwendige Beweiskraft möglicherweise fehlt.

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Zur Behebung meiner Beanstandung erfolgte unverzüglich in Abstimmung mit den zuständigen Stellen die Übernahme der bisher bei der beschäftigten Arbeitskräfte durch die Stadtverwaltung, sodass von diesem Zeitpunkt an die Aufgaben nur noch von Mitarbeitern der Stadtverwaltung wahrgenommen wurden. Dennoch hielt man zunächst an der Fortführung der Mikroverfilmung fest, bis auch die obersten Aufsichtsbehörden für Kommunales und Gesundheitswesen sowie das Justizministerium auf Anfragen die von mir und der Kommunalaufsicht bereits geäußerten Bedenken zur vorzeitigen Vernichtung der Originale bestätigten und zum Ausdruck brachten, dass im Interesse der betroffenen Patienten und auch der Verwaltung selbst von einer Vernichtung der Originalunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen abgesehen werden sollte. Um nach der Einstellung der Mikroverfilmung dennoch baldmöglichst den Aktenbestand verringern zu können, wurde von der Stadt festgelegt, eine patientenaktenbezogene Finddatei mit dem jeweils letzten in der Patientenakte eingetragenen Behandlungsdatum zu erstellen, die es ermöglicht, sukzessive die Einzelakten mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und zu vernichten.

11.13 Umfang der Einsicht in Krankenunterlagen durch Kassen und MDK

Im Anschluss an die im 2. TB (11.23) dargestellte Thematik, wonach im Rahmen der Abrechnung der Krankenhausleistungen mit den Krankenkassen auch nach Abschluss der Krankenhausbehandlung eine Übersendung von Krankenhausunterlagen (z. B. Operationsund Krankenhausentlassungsberichte) im Einzelfall zur Überprüfung des Vorliegens von Voraussetzungen, Art und Umfang der Leistung von § 275 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V gedeckt ist, wurde unter den Datenschutzbeauftragten die Frage erörtert, ob dies im Einzelfall auch zur Überprüfung der konkret in Ansatz gebrachten Abrechnungsart (Fallpauschale, Sonderentgelt oder Pflegesatz) zulässig ist.

Die Zuordnung von erbrachten Krankenhausleistungen zu Sonderentgelten, Fallpauschalen oder Pflegesätzen ist im Einzelfall ohne ärztlichen Sachverstand und Kenntnis von weiteren Umständen der Behandlung aus der Behandlungsakte allein anhand der nach § 301 SGB V den Krankenkassen übermittelten Angaben vielfach nicht zweifelsfrei möglich.