Lizenzverwaltung

In den vergangenen Jahren wurde in erheblichem Umfang in die ITAusstattung der Landesverwaltung investiert, allein im Jahr 2001 mindestens 380 Mio. DM. Der Landesrechnungshof hat in allen Bereichen der Landesverwaltung mit Ausnahme der Hochschulen die IT-Geräte- und Lizenzverwaltung geprüft. Dabei wurde festgestellt, dass die Anforderungen des § 73 LHO und der dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften nicht erfüllt werden. Ebenso genügen die vorgenommenen organisatorischen Regelungen sowie die installierten IT-Verfahren nicht dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gemäß § 7 LHO. Darüber hinaus kann in vielen Verwaltungsbereichen das Risiko von Unterlizenzierung nur durch wirtschaftlich und haushaltsrechtlich nicht vertretbare Überlizenzierung ausgeschlossen werden.

Ausgangslage

In den vergangenen Jahren wurden in allen Bereichen der Landesverwaltung umfangreiche Investitionen getätigt, um die IT-Infrastruktur den wachsenden Bedürfnissen anzupassen. Nach Hochrechnungen des LRH beliefen sich allein die für 2001 vorgesehenen IT-Investitionen auf mindestens 380 Mio DM (ohne bauliche Veränderungen).

Die in allen Bereichen der Landesverwaltung eingesetzten IT-Verfahren haben grundlegende Bedeutung für die Arbeit in den Dienststellen. Je höher der Automationsgrad und damit die Effizienz des Verwaltungshandelns, desto abhängiger ist die Verwaltung allerdings von ihrer IT. Zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und damit der Wahrnehmung des gesetzlichen Auftrags sind die Verwaltungen ohne die notwendigen Investitionen in die IT-Infrastruktur und die IT-Logistik nicht mehr in der Lage.

Eine manuelle Abwicklung von Verwaltungsverfahren wäre ohne massiven zusätzlichen Personaleinsatz, der in keinem Verhältnis zu IT-Investitionen stünde, gar nicht mehr möglich. Der Haushaltsgesetzgeber steht daher unter dem Sachzwang, die für die Aufrechterhaltung der IT-Verfahren notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung zu stellen. Die Landesregierung hat ihrerseits die Verpflichtung, diese Mittel so wirtschaftlich wie möglich einzusetzen.

Der LRH hat eine Querschnittsuntersuchung zur IT-Geräte- und Lizenzverwaltung durchgeführt, um festzustellen, welchen Stellenwert die Bewahrung der Investitionen und die Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit genießt. Dabei wurde die damit verbundene Verwaltungsarbeit und die sachgerechte und wirtschaftliche Abwicklung der anfallenden Aufgaben bei den Dienststellen des Landes untersucht und überprüft.

Nach § 73 LHO ist über das Vermögen ein Nachweis zu erbringen. Daraus folgt die Verpflichtung die IT-Geräte und Lizenzen ordnungsgemäß zu verwalten. Gem. Nr. 3.1 VV zu § 73 LHO sind in einem Gegenstandsverzeichnis Gegenstände mit einem Wert über 500 DM und einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr nachzuweisen. Die meisten IT-Geräte erfüllen diese Voraussetzung und sind dementsprechend nachzuweisen. Die VV zu § 73 LHO sehen darüber hinaus ein Verteilungsverzeichnis und einen Benutzernachweis vor.

Unabhängig von der haushaltsrechtlichen Verpflichtung zur Führung von Verzeichnissen ist für die technische Betreuung der Geräte aus wirtschaftlichen Gründen die Führung von Verzeichnissen erforderlich, um ohne nennenswerten Aufwand Informationen für Planungen und Fehleranalysen durchführen zu können. Ebenso ist ein aktuelles Verzeichnis notwendig, um Beschaffungsmaßnahmen gezielt und bedarfsgerecht durchführen zu können.

IT-Geräte und Lizenzverwaltung

Eine besondere Bedeutung hat der Nachweis der IT-Geräte für die Lizenzierung der Software, da nur mit einem entsprechenden Verzeichnis sowohl eine Unterlizenzierung (mit lizenzrechtlichen Folgen) als auch eine Überlizenzierung (mit haushaltsrechtlichen Folgen) verhindert werden kann.

Der Führung von Geräteverzeichnissen kommt auch bei dem Einsatz einer KLR eine Bedeutung zu, da Geräte und Lizenzen den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden müssen und der technische Betrieb der ITGeräte seinerseits Kosten bei der Dienststelle (zentrale IT-Stelle) verursacht. Geräte- und Lizenznachweis sollten daher technisch mit der KLR verknüpft sein.

In Verbindung mit dem Verteilungsverzeichnis bekommen auch die Informationen der Personalverwaltung und der Gebäudeverwaltung eine Bedeutung für die IT-Geräteverwaltung, da IT-Geräte entweder Personen oder Arbeitsplätzen zugeordnet sind und der Bezug zwischen Personen, Arbeitsplätzen und IT-Geräten dadurch wechseln kann, dass die Mitarbeiter umziehen oder wechseln oder eben der Gerätestandort verändert wird. Ebenso sind Informationen aus Personal- und Gebäudeverwaltung erforderlich, um IT-Geräte rechtzeitig zur Verfügung stellen oder einziehen zu können.

Auf Grund dieser vielfältigen Anforderungen und der bisherigen Erkenntnisse hat der LRH geprüft, ob die Verwaltung bislang alle Möglichkeiten für eine wirtschaftliche Durchführung der IT-Geräte- und Lizenzverwaltung ausgeschöpft hat. Aufgrund des flächendeckenden Einsatzes der IT konnte nur eine gezielte Prüfung aller Verwaltungsbereiche ein aussagekräftiges Ergebnis erzielen. Der LRH hat sich deshalb für eine Querschnittsuntersuchung entschieden.