Alle geprüften Hochschulen setzen zur Inventarisierung mittlerweile das Produkt HISIVS ein
87 - IT-Geräte- und Lizenzverwaltung an Hochschulen Hochschulrechenzentrum Hochschulrechenzentrum (HRZ) im Sinne des Berichtes sind die mit Datenverarbeitungsaufgaben betrauten neutralen Betriebseinrichtungen der Hochschulen.
Prüfungsfeststellungen
Nutzung und Erhalt der geleisteten Investitionen Gem. § 73 LHO und den zugehörigen Verwaltungsvorschriften ist über das Vermögen des Landes ein Nachweis zu erbringen. Bewegliche Güter mit einem Wert von mehr als 500 DM / 250 EUR und einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr sind in einem Gegenstandsverzeichnis nachzuweisen. Daneben ist ein Verteilungsverzeichnis zu führen, dem der Standort des jeweiligen Wirtschaftsguts zu entnehmen ist. Die Betragsgrenzen berücksichtigen die Tatsache, dass durch die Führung der Verzeichnisse zusätzlicher Aufwand entsteht, der in einem angemessenen Verhältnis zu dem Wert der Wirtschaftsgüter stehen muss. Die Vorschrift zielt darauf, den wirtschaftlichen Nutzen getätigter Investitionen zu erhalten, in dem einerseits dokumentiert wird, dass überhaupt eine Investition vorgenommen wurde, andererseits aber auch durch den Verteilungsnachweis Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Alle geprüften Hochschulen setzen zur Inventarisierung mittlerweile das Produkt HIS-IVS ein. Bei der Analyse der zentralen Inventarisierungsdatenbanken zeigte sich, dass benutzerbezogene Angaben nur in den wenigsten Fällen gespeichert und selbst diese häufig nicht aktuell waren. Da bereits ausgebuchte Geräte vielfach noch im Inventarisierungssystem erfasst waren, war der gebuchte Bestand an Geräten um bis zu 150 % höher als der tatsächlich vorhandene Bestand. Problematisch war auch die kostenstellenorientierte Zuordnung von Geräten, da Beschaffungen für eine Kostenstelle durchaus rechnungsmäßig über verschiedene Kostenstel- 88 - IT-Geräte- und Lizenzverwaltung an Hochschulen len abgewickelt werden (z. B. bei Finanzierung über einen Antrag nach dem Hochschulbaufinanzierungsgesetz).
Aufgrund der mangelnden Datenqualität lässt sich der Gerätebestand einer Organisationseinheit aus den Inventarisierungsverzeichnissen nicht ermitteln. In der Konsequenz ist weder nachprüfbar, ob geleistete Investitionen wirtschaftlich verwendet werden, noch ob diese überhaupt für die geltend gemachten Zwecke genutzt werden. Somit werden die derzeitigen Prozesse und Verfahren den haushaltsrechtlichen Vorschriften zum Vermögensnachweis nicht gerecht.
IT-Services
An den Hochschulen existiert eine Vielzahl von Organisationseinheiten, die sich jeweils selbst verwalten und organisieren und in der Regel über ein Budget verfügen. Mit Ausnahme der zentralen Netze, für die die HRZ zuständig sind, ist jede Einheit hinsichtlich der IT eigenverantwortlich. Kritisch sind hier die organisatorischen Rahmenbedingungen zu sehen. Während in der zentralen Verwaltung, den HRZ und den Hochschulbibliotheken das IT-Fachpersonal konzentriert und gezielt eingesetzt werden kann, ist dies in den Fachbereichen / Fakultäten nicht möglich. Die Durchführung von IT-Services wird hier i. d. R. von wissenschaftlichen Mitarbeitern oder Hilfskräften vorgenommen, die andere originäre und höherwertige Aufgaben wahrzunehmen haben; in Einzelfällen nehmen Professoren die Tätigkeiten auch selber vor. Dadurch werden einerseits wissenschaftliche Kapazitäten gebunden, andererseits ist die Qualität der IT-Dienstleistungen in der Regel eingeschränkt. Durch die kleinteilige Organisation befassen sich allein an den 5 geprüften Hochschulen über 1000 Personen, die originär andere Aufgaben haben, mit der Bereitstellung von ITServices.
Die übermäßige Beanspruchung des wissenschaftlichen Personals und unnötige Bindung von Personalressourcen bei der Bereitstellung der IT- 89 - IT-Geräte- und Lizenzverwaltung an Hochschulen Services an den Hochschulen stellt insbesondere in den Fachbereichen / Fakultäten ein erhebliches organisatorisches Defizit dar. Durch eine Reorganisation ließe sich der Personaleinsatz dafür deutlich senken, und Personalressourcen im Bereich des wissenschaftlichen Personals könnten wieder der eigentlichen Aufgabenstellung nachkommen.
IT-Beschaffungswesen
In den geprüften Hochschulen erfolgt keine gesteuerte Bündelung von ITBeschaffungen, d. h. die einzelnen Beschaffungsanträge aller Organisationseinheiten werden nach Prüfung der formellen Voraussetzungen unmittelbar umgesetzt. Auf diese Weise entstand eine Vielzahl einzelner Beschaffungsvorgänge, die nur eine geringe Anzahl von Geräten zum Gegenstand haben, obwohl es bei der Standardarbeitsplatzausstattung kaum Besonderheiten gibt. Diese Vorgehensweise führt auch zu einer Produktvielfalt innerhalb aller Organisationseinheiten, die insbesondere bei Druckern einen kostengünstigen Support der Geräte unmöglich macht und unnötige Mehrkosten bei den Betriebskosten verursachte.
Das Beschaffungswesen für IT-Geräte an den Hochschulen bietet daher sowohl beim administrativen Aufwand für die Abwicklung von Kleinstaufträgen als auch bei der mangelnden Ausschöpfung von Mengenrabatten Einsparpotenziale.
Lizenzmanagement
Bei Software-Produkten, deren Lizenzgebühren sich nach der Zahl der Installationen auf Endgeräten orientieren, sind für die Einhaltung der Lizenzbestimmungen die einzelnen Organisationseinheiten verantwortlich, was zur Folge hat, dass sich je Hochschule bis zu 400 Personen mit Lizenzfragen befassen müssen. Als Grundlagen stehen diesen Personen, wenn überhaupt.