BR habe inzwischen die StW aufgefordert alle Bewilligungen seit 1998 zu überprüfen evtl

Der LRH hat die bisherige Handhabung beanstandet. Nach seiner Auffassung birgt eine Bewilligungspraxis, die den Empfänger von Landesmitteln aus der Verpflichtung entlässt, den tatsächlichen Bedarf später in vollem Umfang nachzuweisen, systemimmanent die Gefahr von Überzahlungen in sich. Es darf nicht dem guten Willen der überlassen bleiben, ob überschüssige Beträge zurückgezahlt werden oder nicht.

Der LRH hat daher gegenüber dem MWF gefordert, es müsse schon in den Bewilligungsbescheiden sichergestellt werden, dass künftig nach Ende des Haushaltsjahres der tatsächliche Mittelbedarf in geeigneter Weise nachgewiesen und von der BR geprüft wird. Im Übrigen sollten alle seit 1998 erfolgten Bewilligungen auch im Hinblick auf die Sachausgaben nachgeprüft und dabei festgestellte Überzahlungen zurückgefordert werden.

Das Ministerium hat dazu in einer ersten Stellungnahme vom 20.01. mitgeteilt, die BR habe inzwischen die aufgefordert, alle Bewilligungen seit 1998 zu überprüfen, evtl. Überzahlungen zu erstatten und über die Ergebnisse der Überprüfungen unverzüglich zu berichten.

Die Ergebnisse bleiben abzuwarten.

Personalausstattung und Organisation der BAföG-Abteilungen

Das Land erstattete den im Haushaltsjahr 2001 die Ausgaben für rund 276 Stellen in den BAföG-Abteilungen, die sich verteilten auf Abteilungsleiter, Hauptsachbearbeiter, Sachbearbeiter, Schreib- und Hilfskräfte.

Der Stellenbestand und damit die Höhe der Personalausgaben wird wesentlich beeinflusst durch Vorgaben, die das Ministerium den für die Personalausstattung und Organisation ihrer Förderungsabteilungen gemacht hat. Diese Vorgaben sind 25 Jahre alt. Sie betreffen die personelle Gliederung, die Arbeitsverteilung, die Eingruppierung der Bediensteten sowie insbesondere die Personalbemessung.

Die derzeitige Personalausstattung beruht, abgesehen davon, dass generell eine Abteilungsleiterstelle vorgesehen ist, im Wesentlichen auf zwei Grundannahmen. Die erste Annahme geht davon aus, dass ein Sachbearbeiter pro Jahr 500 Anträge bearbeiten kann, und die zweite, dass das Verhältnis von Sachbearbeitern zu Hauptsachbearbeitern 4:1 betragen sollte.

Diese beiden Ausgangsgrößen sind letztlich auf eine Arbeitsuntersuchung aus dem Jahr 1977 zurückzuführen, die, ausgehend von der Jahresarbeitszeit, abzüglich verschiedener nicht fallbezogener Tätigkeiten, die Nettoarbeitszeit eines Sachbearbeiters ermittelte und sie durch die erhobene mittlere Bearbeitungsdauer eines Antrags dividierte. Das Verhältnis von 4:1 wurde auf der Grundlage ermittelt, dass der Hauptsachbearbeiter alle Entscheidungen des Sachbearbeiters vollständig auf ihre Richtigkeit überprüft und die abschließende Bearbeitung z. B. von besonders schwierigen Fällen selbst übernimmt.

Die Arbeitsuntersuchung basierte auf Rahmenbedingungen, die sich im Laufe der Jahre stetig weiterentwickelt haben. Verschiedene Grundannahmen sind heute nicht mehr haltbar, wie folgende Beispiele zeigen:

· Durch die Verkürzung der Wochenarbeitszeit und die Erhöhung des Urlaubsanspruchs hat sich die Jahresarbeitszeit inzwischen von 99. auf 95.660 Minuten reduziert.

· Nahezu die Hälfte der damaligen Jahresarbeitszeit (rd. 49 %) wurde den so genannten nicht fallbezogenen Tätigkeiten (persönliche Verteilzeiten/allgemeine Büroarbeiten/Rüstzeiten, Sprechstunden, Schulungen, Dienstbesprechungen) zugeordnet. Der LRH hat die verschiedenen Bestandteile dieses Wertes fortgeschrieben und kommt auf einen Anteil von allenfalls 38 % der heutigen Jahresarbeitszeit.

· Anhand von Arbeitsaufzeichnungen ermittelte die Untersuchung damals für Erstanträge, Wiederholungsanträge sowie Änderungsbescheide jeweils eine mittlere Bearbeitungszeit. Unter Berücksichtigung der Häufigkeit, in der diese drei Varianten im Verhältnis zueinander auftraten (Gewichtung), ergab sich 1977 eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 107,61 Minuten je Antrag. Nach aktuellen statistischen Daten hat sich die Gewichtung deutlich verlagert. Die Fortschreibung des LRH kommt insofern auf eine mittlere Bearbeitungsdauer von nur noch 91,62 Minuten je Antrag.

Hinzu kommt, dass die BAföG-Bearbeitung bei den heute anders als vor mehr als 25 Jahren weitgehend DV-gestützt erfolgt und dass sich die gesetzlichen Regelungen wiederholt geändert haben. Inwieweit sich dies auf die Arbeitserledigung ausgewirkt hat, ist nicht bekannt.

Der LRH hat auf Grund einer - vorsichtigen - Fortschreibung einiger Werte aus der alten Untersuchung die Zahl der Anträge, die ein Sachbearbeiter pro Jahr bearbeiten kann, neu berechnet. Die Projektion unterstellt, dass weder der flächendeckende Einsatz von DV noch die gesetzlichen Vereinfachungen durch das neue BAföG zu einer Verkürzung der mittleren Bearbeitungszeit je Antrag geführt haben, da eine abschließende Klärung dieser Frage einer erneuten Arbeitsplatzüberprüfung bedarf.

Trotz dieses behutsamen Vorgehens kommen nach der Neuberechnung des LRH auf jeden Sachbearbeiter bereits 647 Anträge/Jahr, 147 mehr als bisher. Dieses Ergebnis führt bei landesweit 78.000 Anträgen zu einer jährlichen Einsparung von 36 Sachbearbeiterstellen und - bei einer unkritisch übernommenen Relation von 4:1 - von 9 Hauptsachbearbeiterstellen.

Das entspricht einem Einsparvolumen von rund 1,9 Mio. EUR pro Jahr. im Jahr 2001