Situation der Schulsekretärinnen in Hessen

Schulsekretärinnen leisten für den reibungslosen Ablauf der inneren sowie der äußeren Schulverwaltung unverzichtbare Dienste. Für die Erledigung der vielfältigen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben bedarf es gut ausgebildeter Mitarbeiterinnen mit klar strukturierten Aufgabengebieten. Im Schulbetrieb fallen mittlerweile viele neue Aufgaben an, die von den Schulsekretärinnen sowie von den Lehrkräften mit getragen werden müssen.

Vorbemerkung der Kultusministerin: Dienstherr und Personalkostenträger des so genannten nicht lehrenden Schulpersonals, zu dem auch Schulsekretärinnen gehören, sind die Landkreise und Städte als kommunale Schulträger, nicht das Land Hessen. Soweit die in der Kleinen Anfrage aufgeführten Fragestellungen in den unmittelbaren Zuständigkeitsbereich der kommunalen Schulträger fallen bzw. die Verwaltungspraxis der einzelnen Schulträger hinsichtlich der Personalverwaltung ihrer Bediensteten betreffen, ist eine Beantwortung durch mein Haus nicht möglich.

Soweit dies bei den betreffenden Fragen nachfolgend entsprechend vermerkt ist, wurde die Kleine Anfrage daher mit der Bitte um eine Stellungnahme der kommunalen Schulträger den kommunalen Spitzenverbänden vorgelegt. Die Stellungnahmen der kommunalen Schulträger werden, so bald diese vorliegen, nachgereicht.

Diese Vorbemerkungen vorangestellt, beantworte ich die Kleine Anfrage wie folgt:

Frage 1. Gibt es bei allen Schulträgern Arbeitsplatzbeschreibungen für Schulsekretärinnen und wie sieht die genaue Arbeitsplatzbeschreibung einer Schulsekretärin aus?

Die Festlegung einer Arbeitsplatzbeschreibung für Schulsekretärinnen obliegt als Dienstherrn dem kommunalen Schulträger. Diese Frage wurde mit der Bitte um Stellungnahme durch die Schulträger den kommunalen Spitzenverbänden vorgelegt.

Frage 2. a) Stimmt die Landesregierung der Tatsache zu, dass Schulsekretärinnen heutzutage sehr viele kaufmännische Arbeiten zu erledigen haben?

b) Wie steht die Landesregierung in diesem Zusammenhang zu dem Vorschlag, für das Tätigkeitsfeld der Schulsekretärinnen zwei Aufgabenschwerpunkte festzulegen, zum einen die reine Sekretariatsarbeit, zum anderen die Schulverwaltungsarbeit?

Wie in allen anderen Verwaltungsbereichen kommt mit der auch von den Schulträgern verfolgten Neuen Verwaltungssteuerung (NVS/NSM) der Auseinandersetzung mit betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auch für die Verwaltung von Schulen eine zunehmende Bedeutung zu, die im Rahmen ihres Tätigkeitsbereichs auch die Arbeit der Schulsekretärinnen betrifft.

Bei der Tätigkeit der Schulsekretärinnen handelt es sich um ein komplexes Berufsbild, das bestimmt wird durch die vielfältigen, mit der Personal- und Sachverwaltung einer Schule verbundenen Anforderungen. Die Wahrnehmung ihrer Aufgaben umfasst die erforderlichen Organisations- und Koordinationsmaßnahmen einschließlich der bürotechnischen Abwicklung. Eine Aufteilung des Tätigkeitsfelds in "reine Sekretariatsarbeit" einerseits und "Schulverwaltungsarbeit" andererseits erscheint daher kaum durchführbar.

Frage 3. Wie hoch sind die finanziellen Mittel, die das Kultusministerium den Schulträgern für die Tätigkeit der Schulsekretärinnen bei der inneren Schulverwaltung zur Verfügung stellt?

Mein Haus stellt den Schulträgern keine Mittel für Schulsekretärinnen zur Verfügung. Die Mittelzuweisung an die Landkreise und Städte zur Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben als Schulträger erfolgt durch Schlüsselzuweisungen im Rahmen des kommunalen Finanzausgleichs. Diesen führt das Hessische Ministerium der Finanzen durch. Über den auf den Personalbedarf für Schulsekretärinnen entfallenden Anteil entscheiden die kommunalen Schulträger in eigener Verantwortung.

Frage 4. Wie wird die Gehaltseinstufung der Schulsekretärinnen bei den einzelnen Staatlichen Schulämtern in Hessen vorgenommen?

Die Staatlichen Schulämter in Hessen können als nachgeordnete Behörden des Hessischen Kultusministeriums und der Landesbehörden keine Gehaltseinstufung für Schulsekretärinnen vorgeben. Wie bereits ausgeführt, handelt es sich bei Schulsekretärinnen um Bedienstete der Landkreise und Städte. Diesen obliegt daher auch die Festlegung der Bezüge für Schulsekretärinnen. Die

Frage wurde den kommunalen Spitzenverbänden vorgelegt.

Frage 5. a) Wie ist der Informationsverlauf zwischen Kultusministerium, Schulämtern und Schulen bei der Einführung neuer Datenverarbeitungsprogramme?

b) Werden die Schulsekretärinnen rechtzeitig über die Einführung neuer Computerprogramme informiert und geschult?

Bisher wurde durch das Land Hessen, vertreten durch das Kultusministerium, nur ein Datenverarbeitungsprogramm für die Schulverwaltung verbindlich eingeführt, nämlich die Lehrer- und Schülerdatei (LUSD). Über die Einführung dieses Programms fand eine rechtzeitige Information statt. Die Durchführung und Finanzierung von Fortbildungsmaßnahmen für Schulsekretärinnen obliegt grundsätzlich den kommunalen Schulträgern als Dienstherren. Im Rahmen der Einführung des LUSD-Programms wurden darüber hinaus durch das Land Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen in Kooperation mit den Schulträgern angeboten.

Wie auch bei dem zuvor vom HIBS angebotenen Programm "SID" und dem Stundenplanprogramm "INTEGA" handelte es sich bei dem LUSD-Programm zunächst um das Angebot einer Software zur Unterstützung der Schulverwaltungsarbeit, über deren Einsatz die Schulleitungen in eigener Verantwortung entscheiden konnten. Im Jahr 1999 wurde entschieden, das Programm zum Schuljahr 2002/2003 an allen hessischen Schulen verpflichtend einzuführen.

Diese Tatsache wurde den Schulleiterinnen und Schulleitern in einem Erlass im Amtsblatt (Erlass vom 15. Dezember 1999 VI B 4 - 648/103 - 65 -) bekannt gemacht. In einem weiteren Erlass (Erlass vom 19. Mai 2000, Az.: VI A 2 - 648.010.003 - 13 -), der ebenfalls im Amtsblatt veröffentlicht wurde, wurde erneut auf diese Tatsache hingewiesen. Parallel dazu gab es mehrere Dienstbesprechungen mit Vertretern der Schulträger sowohl auf Ebene der Schulausschüsse von Städtetag und Landkreistag als auch in Dienstbesprechungen mit Vertretern der Schulverwaltungsämter selbst. Mein Haus konnte daher davon ausgehen, dass die Schulsekretärinnen durch die Schulverwaltungsämter der Schulträger sowie durch die Schulleitungen rechtzeitig über die neueren Entwicklungen in dieser Angelegenheit informiert werden. Um die Einführung des Programms zu unterstützen, wurden die Schulen, die bislang noch nicht mit dem LUSD-Programm arbeiteten, ein halbes Jahr vor der verpflichtenden Einführung durch das Kultusministerium angeschrieben und danach befragt, ob diese für sie erkennbare Probleme mit sich bringen würde.

Dies bejahten weniger als 20 Schulen. Mit diesen wurde Kontakt aufgenommen, um die - meist technisch begründeten - Probleme gemeinsam zu lösen.

Darüber hinaus besteht bereits seit dem Angebot des früheren "SID"Programms ein Beratungs- und Schulungsangebot des Landes, in welchem so genannte Beratungslehrer Einweisungskurse durchführten und bei der Lösung von konkreten Problemen vor Ort halfen. Über die Teilnahme der Schulsekretärinnen an solchen Fortbildungsmaßnahmen entschieden als Dienstherren die kommunalen Schulträger.

Hinsichtlich der Teilnahme an der Schulung hat sich durch die Durchführung regelmäßiger Besprechungen mit den Schulträgern, aber vor allem auch durch die Umwandlung des Unterstützungssystems durch Aufbau von vier hessischen "LUSD-Supportzentren" eine wesentliche Verbesserung der Situation ergeben. In den Support sind nun auch versierte Schulsekretärinnen eingebunden, die für ihre Kolleginnen als Beraterinnen und im Rahmen einer Hotline zur Verfügung stehen. Die Schulungsmaßnahmen werden in Absprache mit den Schulträgern geplant und durchgeführt.

Frage 6. Wie ist es in diesem Zusammenhang zu erklären, dass bei der verpflichtenden Einführung des Computerprogramms LUSD Schulen verschiedener Schulformen nicht gleichermaßen informiert und demzufolge die Schulsekretärinnen mit dem Programm nicht ausreichend vertraut waren?

Wie in der Antwort zu Frage 5 ausgeführt, erfolgte eine umfassende Information über die Einführung des LUSD-Programms und es fanden Schulungsund Beratungsangebote speziell für Schulsekretärinnen statt. Maßgeblich für die Einarbeitung in das Programm war die Wahrnehmung der Informations- und Schulungsangebote. Soweit danach gleichwohl einige Schulleitungen oder Schulsekretärinnen weniger mit dem Programm vertraut sind als andere, ist davon auszugehen, dass zum Teil trotz grundsätzlicher Kenntnis über die verbindliche Einführung der LUSD nicht frühzeitig die notwendigen Vorbereitungen getroffen wurden, um zu Beginn des laufenden Schuljahres die nötigen Arbeitsschritte am System vollziehen zu können. Insbesondere war in den vorbereitenden Schreiben und Veröffentlichungen den Schulen stets nahegelegt worden, mit der Erfassung der Schülerstammdaten noch im alten Schuljahr zu beginnen, damit nicht in der Zeit des Schuljahresbeginns, die allgemein durch erhöhten Arbeitsanfall gekennzeichnet ist, eine Stammdatenerfassung in großem Maße erfolgen muss, sondern auf die neu aufgenommenen Schülerinnen und Schüler beschränkt werden kann. Aus Rückmeldungen von Schulen ist jedoch zu entnehmen, dass gerade dies teilweise nicht geschehen ist und die dadurch notwendige Erfassung aller Schülerinnen und Schüler häufig als "unzumutbare Anforderung" beklagt wird.

Da der Versand der Statistik-Updates durch die LUSD-Geschäftsstelle an die Schulen relativ spät und kurzfristig erfolgte, entstand insbesondere bei Schulen, die der Auffassung waren, mit der Datenerfassung erst nach Vorliegen dieses Updates beginnen zu können, ein erhöhter Arbeitsdruck. In Anbetracht dieser Tatsache wurde entschieden, zum vorgegebenen Termin nur die für die allgemeine Schulstatistik relevanten Daten abzuverlangen. Für die Daten zum Unterrichtsangebot an die Schüler und zum Einsatz der Lehrkräfte wurde eine Fristverlängerung bis zum 1. März gewährt.

Frage 7. Wer zahlt die Schulungskosten für die EDV-Weiterbildung der Schulsekretärinnen und wie hoch waren diese Kosten im vergangenen Jahr in den einzelnen Schulamtsbezirken?

Die Schulungsveranstaltungen, die vom Land für das Programm LUSD angeboten werden, stehen den Schulsekretärinnen kostenlos offen. Der Schulträger hat jedoch für die entsprechenden Fahrtkosten und die Dienstbefreiung zu sorgen. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen setzt allerdings voraus, dass die Schulsekretärinnen grundsätzlich im Umgang mit dem PC geschult sind und insbesondere die Grundlagen des Betriebssystems Windows und des Textverarbeitungssystems Word beherrschen. Dies fällt ausschließlich in die Zuständigkeit des kommunalen Schulträgers als Dienstherr. Hinsichtlich der Höhe der Schulungskosten der Schulträger wurde die Frage den kommunalen Spitzenverbänden vorgelegt.

Die Schulungen des Landes werden schulamtsbezirksübergreifend angeboten.

Einige Bezirke der Staatlichen Schulämter umfassen die Bereiche mehrerer Träger und damit mehrerer Schulverwaltungsämter. Eine Aufgliederung der Kosten des Landes nach den Schulträgerbezirken müsste jedoch erst auf der Basis der Anmeldungen und Schulungsunterlagen erstellt werden und kann nicht kurzfristig zur Verfügung gestellt werden.

Frage 8. Wer zahlt die Ausfallzeit der Schulsekretärinnen, wenn sie als "Supporterinnen" für Computeranlagen eingesetzt werden?

Schulsekretärinnen sind gegebenenfalls als Mitarbeiterin im AnwendungsSupport eingesetzt, d.h. im Rahmen einer Beratungsinstitution bei Schwierigkeiten, die im Umgang mit der Software oder beim Installieren von Aktualisierungs-Programmen ("Updates") auftreten können. Für die Vergütung des Einsatzes als Mitarbeiterin im Support ist mit den Schulträgern jeweils eine vertragliche Regelung gefunden worden. In der Regel wird danach die Hälfte der für den Support zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden vom Schulträger finanziert, die andere Hälfte vom Land. Die Abwicklung geschieht entweder über eine Ausgleichszahlung an den Schulträger oder über den Abschluss eines zusätzlichen Werk- oder Arbeitsvertrages.