Wie hoch sind die laufenden Betreuungskosten nach Produktivsetzung angesetzt (Releasewechsel)?
Frage 35. Wie hoch sind die laufenden Betreuungskosten nach Produktivsetzung angesetzt (Releasewechsel)?
Nach vorläufigen Schätzungen der HZD belaufen sich die Betreuungskosten des SAP-Rechenzentrums nach Abschluss der Flächenausstattung und nach vollständigem Aufbau auf etwa 450 bis 500 pro SAP-Nutzer und Jahr.
Dienstleistungen, die das Hessische Competence Center (HCC) der Landesverwaltung anbietet, werden bis zur flächendeckenden Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens im Jahre 2004 zentral finanziert.
Ab 2005 werden die Dienstleistungen des HCC in Dienstleistungsvereinbarungen auf der Basis eines Leistungs- und Entgeltverzeichnisses spezifiziert und den in Anspruch nehmenden Verwaltungen in Rechnung gestellt.
Frage 36. Wie viele permanente Schnittstellen während des Produktionsbetriebes, wie viele Einmalschnittstellen für die Einführung sind vorgesehen?
Möglichst alle Funktionalitäten bestehender Altverfahren des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sollen im Landesreferenzmodell abgebildet werden. Gelingt dies, sind permanente Schnittstellen nicht erforderlich. In Einzelfällen kann es allerdings notwendig werden, aufgrund der Komplexität des Altverfahrens eine Schnittstelle für eine Übergangszeit zu implementieren. Im Falle des Betreibens von Spezialverfahren, wie beispielsweise in der Forstwirtschaft, ist eine Schnittstelle des Fachverfahrens zum SAP-System erforderlich.
Die Einrichtung von Schnittstellen mu ss von der Gesamtprojektleitung Neue Verwaltungssteuerung in einem gesonderten Prüfungsverfahren genehmigt werden. In diesem wird zunächst der Grad der Migrationsfähigkeit des Altverfahrens in das SAP-R/3-System geprüft. Sollte ein wesentlicher Anteil der Funktionalitäten des Altverfahrens nicht im Landesreferenzmodell Rechnungswesen abgebildet und sollten die Anforderungen der Restfunktionalitäten nicht durch geeignete Anpassung der verwaltungseigenen Geschäftsprozesse kompensiert werden können, dann wird der Aufwand zur Erstellung einer Schnittstelle ermittelt sowie die Zeitdauer der Übergangslösung eruiert und festgelegt. Eine abschließende Aussage über die Anzahl permanenter Schnittstellen ist erst mit der flächendeckenden Einführung des SAP-Systems möglich.
Frage 37. Bis zu welchem Zeitpunkt sollen Altverfahren abgelöst werden?
Im Regelfall werden die Altverfahren einer Verwaltung mit der Aufnahme des Produktivbetriebes des SAP-R/3-Systems abgelöst. Mit der vollständigen Ablösung der in den Verwaltungen eingesetzten Altverfahren ist deshalb mit Abschluss der flächendeckenden Einführung des Landesreferenzmodells Rechnungswesen Ende 2004 sowie des Landesreferenzmodells Personalwirtschaft Ende 2006 oder nach einem ressortbezogenen Prüfungsprozess zu rechnen.
Frage 38. Welche Einsparungen werden hierdurch erzielt und wie errechnen sich diese?
Gemäß einer Untersuchung, die in dem Vorprojekt "DV-Auswahlentscheidung Landesverwaltung" zur Prüfung der SAP-Finanzsoftware für einen Einsatz in der hessischen Verwaltung durchgeführt worden ist, können bei einer konsequenten Umsetzung des Migrationskonzeptes "Altverfahren" jährlich rund 40 Mio. DM (etwa 20,45 Mio.) an Betriebskosten zuzüglich eines 10prozentigen Optimierungsgewinns in Höhe von rund 35 Mio. DM (etwa 17,9 Mio.) aus den Anwendungskosten der Altverfahren eingespart werden.
Die Verifizierung dieser Beträge erfolgt anhand einer Wirtschaftlichkeitsanalyse, die ab August des laufenden Jahres in ausgewählten Pilotverwaltungen an definierten Pilotprozessen durchgeführt wird. Ein Vorgehensmodell zur Erfassung der Wirtschaftlichkeit und des Nutzens der SAP-Finanzsoftware wurde von der Gesamtprojektleitung Neue Verwaltungssteuerung bereits in Zusammenarbeit mit den Controllern nach neuesten wissenschaftlichen Kriterien erarbeitet und den Ressorts im Zentralen Koordinierungskreis und im Entwicklungsgremium vorgestellt.
Zukünftig sollen im weiteren Projektfortschritt Kosteneinsparungen sowie Nutzeneffekte ermittelt und aufgezeigt werden. Aus Zeit- und Kostengründen kann keine vollständige Prüfung in allen Dienststellen erfolgen; die Analyse soll daher lediglich an einigen Dienststellen repräsentativ für die Landesverwaltung durchgeführt werden. Basis der Analyse ist die Untersuchung der Geschäftsprozesse. Es ist geplant, zunächst exemplarisch den Prozess der Beschaffung zu analysieren; hierbei werden die an dem Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Untersuchung einbezogen.
Die Rolle der Pilotdienststellen übernehmen:
- das Finanzamt Darmstadt,
- das PP Westhessen,
- das Amt für Straßen- und Verkehrswesen Kassel und
- das Finanzgericht Kassel.
Es ist davon auszugehen, dass nach flächendeckendem Einsatz der SAPSoftware in der Landesverwaltung zunächst die monetären Einsparpotenziale im Vordergrund stehen, mit zunehmender Dauer des produktiven Betriebes die Nutzenpotenziale in den Vordergrund treten.
Frage 39. Die Landesregierung soll flächendeckend bis 2008 SAP R/3 eingeführt haben.Wie ist sichergestellt, dass dieser Zeitpunkt eingehalten werden kann?
Die gegenwärtig aktuelle Staffelplanung sieht den flächendeckenden Einsatz des Landesreferenzmodells Rechnungswesen bis Ende 2004 vor. In den Jahren 2005 bis 2008 wird der Produkthaushalt flächendeckend eingeführt. Die Einführung erfolgt für alle Verwaltungen in dem im Staffelplan festgelegten Rhythmus gemäß einem Masterplan. Der Masterplan wird für jedes Umsetzungsprojekt entsprechend den individuellen Bedürfnissen der betroffenen Verwaltung modifiziert und anschließend umgesetzt.
Die Staffelplanung für die Einführung des Landesreferenzmodells Personalwirtschaft wird gegenwärtig vom Hessischen Ministerium des Innern und für Sport in enger Zusammenarbeit mit der Gesamtprojektleitung Neue Verwaltungssteuerung und den Ressorts bis Ende 2002 erarbeitet und abgestimmt.
Ziel ist es, das Landesreferenzmodell Personalwirtschaft bis Ende 2006 in 30
Umsetzungsprojekten in die Verwaltungen des Landes einzuführen. Die während des Einführungsprozesses gewonnenen Erfahrungen werden analysiert und fließen in die Optimierung des Masterplanes ein.
Weiterhin stellen projektinternes (Gesamtprojektleitung) und begleitendes Controlling (Controlling-Berater) in ihrem Zusammenwirken sicher, dass die gesetzten Meilensteine eingehalten werden, die Ergebnisse einer hohen Qualitätsstufe gehorchen und die eingesetzten Methoden aktuellem wissenschaftlichem Standard entsprechen. Die Einhaltung der Zielerreichung hängt entscheidend auch davon ab, dass durch den Haushaltsgesetzgeber die für die Einführung benötigten Mittel bewilligt werden. Nach gegenwärtigen Erkenntnissen wird der Zeitplan eingehalten.
Frage 40. Sind die Landesbediensteten, die Endanwender werden sollen, bereit und in der Lage, mit SAP zu arbeiten?
Nach den bisherigen Erfahrungen im Projektverlauf zeigt sich, dass die Landesbediensteten, die Endanwender des SAP-Systems werden, nach entsprechender Schulung und Einarbeitung ordnungsgemäß mit dem System arbeiten können. Dies wird anhand von Untersuchungen der im Projekt eingesetzten externen Controllern IBIS Prof. Thome AG und KPMG Deutsche Treuhandgesellschaft AG bestätigt.
Frage 41. Welche Maßnahmen wurden getroffen, dass das in SAP gut ausgebildete behördeneigene Personal nicht in die wesentlich besser zahlenden Wirtschaftsunternehmen wechselt?
Bedienstete, die bereit sind, ihre Verwaltungskompetenz in das Gesamtprojekt
Neue Verwaltungssteuerung einzubringen oder im späteren Produktivbetrieb ihre Fachaufgabe mit Hilfe des SAP-Systems erledigen werden, werden durch eine bedarfsgerechte Ausbildung auf ihre Tätigkeit vorbereitet. In geeigneten Fällen wird mit Beschäftigten vor Beginn der Ausbildung vereinbart, die Ausbildungskosten bei vorzeitigem Arbeitsplatzwechsel gestaffelt nach ihrer Einsatzzeit als ausgebildete Fachkraft anteilmäßig an das Land zurückzahlen.
Nach einer 3-jährigen Tätigkeit gelten die Ausbildungskosten als abgegolten.
Bisher sind keine entsprechend ausgebildeten Landesmitarbeiterinnen und Landesmitarbeiter in Wirtschaftsunternehmen gewechselt.
Frage 42. Wie sieht die finanzielle Planung in Bezug auf die SAP-Einführung für das Jahr 2003 aus?
Ist die Beratertätigkeit in vollem Umfang sichergestellt oder sollen die Beraterstunden gekürzt werden?
Wenn ja, sind Landesbedienstete in ausreichendem Maße vorhanden und bereits in der Lage, diese Berater voll zu ersetzen?
Die finanzielle Planung für 2003 ist mittlerweile von der Gesamtprojektleitung abgeschlossen und von der Landesregierung in den Haushaltsplanentwurf 2003 übernommen worden. Die Beratertätigkeit ist in vollem Umfang sichergestellt. Zusätzliche Beratungstätigkeiten werden durch ein Team landeseigener betriebswirtschaftlich vorgebildeter und hinsichtlich der Projektspezifika sowie ihres späteren Einsatzes ausgebildeter Umsetzungsberater übernommen. Aufgrund des speziellen Ausbildungsprogramms, das die angehenden Umsetzungsberater erfahren, sind sie zum Abschluss der Ausbildungsphase in der Lage, externe Berater zu ersetzen.
Damit dies möglich ist, werden die späteren Umsetzungsberater kontinuierlich von dem Berater Accenture auf ihre Rolle vorbereitet. Ihren Einsatz in den Umsetzungsprojekten erleben sie zunächst als Praktikanten, die unter Anleitung eines erfahrenen Beraters arbeiten. Mit Zunahme ihrer Erfahrung und Kompetenz in der Abwicklung von Umsetzungsprojekten übernehmen sie im Projekt sukzessive die höherwertige Aufgabe des Umsetzungsberaters, dessen Aufgabenbereich sie nach 1,5 Jahren vollständig ausfüllen.
Frage 43. Ist sichergestellt, dass die in den Behörden erwirtschaftete Effizienzdividendeden betreffenden Behörden in vollem Umfang zur Verfügung steht?
Die Effizienzdividende steht den Dienststellen bis 2002 entsprechend der Regelung im Haushaltsvermerk Nr. 5 zu den budgetierten Einheiten zur Ve rfügung. Ab 2003 ist eine kamerale Effizienzdividende nicht mehr vorgesehen.
Frage 44, Wie steht die Landesregierung zu dem kürzlich vom Landesrechnungshoferstellten Prüfbericht, wonach die in einem Modellversuch des Landes in Dreieich und Darmstadt-Dieburg erprobte Software SAP sich als extrem personalintensiv erwiesenund zu viele Arbeitskräfte gebunden hat, die für andere Aufgaben nicht zur Verfügung standen?
Dies könnte z. B. im Polizeibereich von großer Bedeutung sein. Laut diesem Prüfungsbericht sind die teuren SAP-Programme für die Kommunalverwaltung völlig ungeeignet.
In der Gesamtwürdigung der mit SAP R/3 verbundenen Vorteile äußert sich nach Auskunft der SAP AG die überwiegende Mehrzahl der SAPKommunalkunden sehr zufrieden. Gerade im Hinblick auf die Bedeutung der Einführung einer integrierten Standardsoftware werden neben funktionalen Eigenschaften vor allem Investitionsschutz und Zukunftssicherheit als besondere SAP-Vorteile herausgestellt. In der Planung und Steuerung des Projektfortschritts im Gesamtprojekt Neue Verwaltungssteuerung achtet die Gesamtprojektleitung konsequent darauf, dass die Kritikpunkte des Rechnungshofes berücksichtigt werden.
So wurde zur Umsetzung der Kosten- und Leistungsrechnung ein im Ve rgleich zu den Kommunen verbessertes und weitgehenderes Konzept zur Innerbetrieblichen (IBLV) und Zwischenbehördlichen Leistungsverrechnung (ZBLV) erarbeitet.
Die landesweite Einführung der SAP-Software wird durch eine einheitliche Vorgehensweise auf Landesebene, die sich in einem für alle Verwaltungen gültigen Landesreferenzmodell widerspiegelt, unterstützt. Die landeseinheitliche Vorgehensweise äußert sich in einem Masterplan und einer an den individuellen Bedürfnissen der Landesverwaltungen ausgerichteten Staffelplanung sowie dem Aufbau des Hessischen Competence Centers (HCC). Damit wird für den "Landeskonzern Hessen" die monierte Kleinteiligkeit schon im Ansatz ausgeschlossen.
Frage 45. Ist sich die Landesregierung bewusst, dass sie aufgrund der Kompliziertheit des Systems und der ständig notwendigen Anpassung, die von SAP vorgegeben wird, von den SAP-Beratern abhängig sein wird?
In unserer modernen, durch die Informationstechnik geprägten Gesellschaft werden IT-Standards in hohem Ausmaß von großen Unternehmen und durch ihre Marktdurchdringung geprägt. Eine Herstellerabhängigkeit von Marktführern wie Microsoft oder SAP muss deshalb heute innerhalb gewisser Grenzen in Kauf genommen werden, insbesondere wenn es sich um größere komplexe IT-Vorhaben handelt. Andererseits bietet Standardsoftware Vo rteile gegenüber Individuallösungen. In der Vergangenheit war die Vergabe an kleine Anbieter oder gar Einzelpersonen oft auch mit negativen Auswirkungen verbunden, da die Komplexität der Anforderungen der Verwaltung den Bieter überforderte.
Die Abhängigkeit von den im Projekt Neue Verwaltungssteuerung eingesetzten Beratern wird durch die Weiterbildung ausgewählter Landesbediensteter zu vollwertigen SAP-Beratern kontinuierlich abgebaut.
Frage 46. MySAP.com ist die neue Internetstrategie und die Zukunft von SAP; sie umfasst die gesamte Palette der SAP-Lösungen. Ist eine Möglichkeit vorgesehen, zu einem späteren Zeitpunkt auf mySAP.com umzusteigen?
Welche Investitionskosten wird dieser Umstieg verursachen?
Die SAP AG hat bereits im Vertrag vom 20. Juni 2000 ihre Bereitschaft erklärt, im Falle eines Umstiegs der Landesverwaltung auf die mySAP.comStrategie der SAP, die vom Land getätigten Investitionskosten in angemessenem Verhältnis zu berücksichtigen. Die für einen Umstieg des SAP-Systems auf mySAP.com erforderlichen Investitionskosten können realistisch erst nach Abschluss der Flächenausstattung abgeschätzt werden. SAP beschreibt die Aufgabe und Funktion von mySAP.com gegenüber der Gesamtprojektleitung folgendermaßen: "MySAP.com ist die Plattform der SAP für die elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation und zwischen verschiedenen Organisationen (z.B. von der öffentlichen Hand zu Unternehmen) und versteht sich als Gesamtpaket aus Lösungen und Dienstleistungen, mit denen Unternehmen und Organisationen ihre Geschäftsabläufe optimieren können.
Die mySAP.com-Plattform ist offen und flexibel und unterstützt Datenbanken, Anwendungen, Betriebssysteme sowie Hardware von nahezu allen gängigen Anbietern.
Zur Auswahl stehen die komplette Plattform mySAP.com oder einzelne, unabhängige mySAP.com-Lösungen, beispielsweise die Verwaltung von Beziehungen und Kontakten zum Bürger bzw. Kunden hin (mySAP Customer Relationship Management (CRM)) oder die Integration von Logistik-Ketten mit Zulieferern und Bürger/Kunden (mySAP Supply Chain Management (SCM)). Zusätzliche branchenspezifische Funktionen bieten die 21 Branchenlösungen von SAP - beispielsweise mySAP Public Sector.
Da mySAP.com als Plattform für die elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen notwendigerweise zu einem großen Teil auf betriebswirtschaftlichen Funktionen basiert, wird SAP diese Funktionen auch weiterhin entwickeln. Aus diesem Grund hat SAP im 2. Quartal 2002 mit der Auslieferung einer neuen Version von SAP R/3, dem SAP R/3 Enterprise, begonnen.
SAP R/3 Enterprise mag einerseits als der logische Nachfolger von SAP R/3
4.6C gesehen werden. Andererseits ist SAP R/3 Enterprise jedoch zentraler Bestandteil der SAP-Strategie, den bestehenden Kunden neue wesentliche Vorteile bereitzustellen. SAP R/3 wird auch in der zukünftigen Gesamtstrategie in Bezug auf mySAP.com eine große Rolle spielen. Das stabile und zuverlässige Softwarepaket SAP R/3 wurde bei weit über 10.000 SAP-Kunden implementiert und bietet umfassende Funktionen für die internen Organisationsabläufe. Aus diesem Grund wird SAP auch in der Zukunft verbesserte Funktionen und Technologien für SAP R/3 entwickeln." Wiesbaden, 25. Oktober 2002