Handelsrecht
47. Buchen die Universitätsklinika nach einheitlichen Grundsätzen und wird eine einheitliche Buchhaltungssoftware angewendet?
48. Wenn nein, welche verschiedenen Buchhaltungsprogramme kommen hierbei zum Einsatz?
Die Fragen 47 und 48 werden im Zusammenhang beantwortet.
Aufgrund der Ermächtigung in § 16 Krankenhausfinanzierungsgesetz (KHG) des Bundes wurden die Rechnungs- und Buchführungspflichten von Krankenhäusern in der Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflichten von Krankenhäusern (KrankenhausBuchführungsverordnung KHBV) bundeseinheitlich geregelt. Durch § 17 Abs. 2 KHG wurde bestimmt, dass die Kosten der Krankenhausleistungen nach Maßgabe der KHBV auf der Grundlage der kaufmännischen Buchführung und einer Kosten- und Leistungsrechnung zu ermitteln sind. In § 4 KHBV ist festgelegt, dass Krankenhäuser einen Jahresabschluss mit den Teilen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang einschließlich des Anlagennachweises aufzustellen haben, der den Vorgaben handelsrechtlicher Vorschriften entsprechen muss, soweit die KHBV nicht anderes bestimmt. Diese Bestimmungen gelten auch für die Universitätskliniken. Darüber hinaus haben die Universitätskliniken für die Buchführung und die Bilanzierung die Verordnung über die Abgrenzung der im Pflegesatz nicht zu berücksichtigenden Investitionskosten von den pflegesatzfähigen Kosten der Krankenhäuser (Abgrenzungsverordnung AbgrV) zu beachten. Die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen der Universitätskliniken haben sich darüber hinaus nach kaufmännischen Grundsätzen auszurichten (§ 8 VO). Da danach die Vorschriften für große Kapitalgesellschaften im Handelsgesetzbuch (HGB) auch für die Universitätskliniken Gültigkeit haben, sind die Universitätsklinken zusätzlich zum Jahresabschluss zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet. Der Gliederung des Jahresabschlusses wird das Gliederungsschema der KHBV zugrunde gelegt.
Zur Erfassung der Geschäftsvorfälle nach einem vom Kontenrahmen der KHBV abgeleiteten Kontenplan und zur Rechnungslegung wird an den Universitätskliniken und damit landeseinheitlich das SAP-System R/3 eingesetzt. Dabei kommen einschließlich der Nebenbuchhaltungen für den Gesamtbereich des kaufmännischen Rechnungswesens in NRW folgende Module zum Einsatz:
- FI für die Finanzbuchhaltung
- FI AA für die Anlagenbuchhaltung
- MM für die Materialwirtschaft und Lagerbuchhaltung
- PS für die Drittmittelverwaltung
- CO für die Kostenrechnung und das Controlling bzw. Drittmittelverwaltung
- PM für die Instandhaltung, Haus- und Betriebstechnik
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung obliegt grundsätzlich dem Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV). Bei den Universitätskliniken Aachen, Bonn, Essen und Köln fließen die LBV-Abrechnungsdaten über eine Schnittstelle in die Buchhaltung des jeweiligen Universitätsklinikums ein.
Bei den Universitätskliniken Düsseldorf und Münster ist die Personalkostenabrechnung mit Hilfe von SAP-HR in die eigene Zuständigkeit übernommen worden.
49. Wie wird eine wirksame Kostentrennungsrechnung sichergestellt und erscheint die Einführung eines einheitlichen Buchhaltungs- und Controllingverfahrens (incl. Software) sinnvoll?
Die Universitätskliniken führen einerseits eine Kostenrechnung zur Erfassung der Kostenund Erlösarten an ihren Entstehungsorten durch, andererseits werden Aufwand und Erträge den Bereichen Lehre, Forschung und Krankenversorgung über die Trennungsrechnung zugerechnet. Im Hinblick auf die nachfolgenden Fragen beziehen sich die Ausführungen ausschließlich auf die Trennungsrechnung an den Universitätskliniken.
Die Trennungsrechnung ist Bestandteil der Kooperationsvereinbarung zwischen dem Universitätsklinikum und der Universität. Die Grundsätze der Trennungsrechnung werden von beiden Parteien im Wege der Vereinbarung festgelegt. So ist sichergestellt, dass die Trennungsrechnung zu einem möglichst transparenten, nachvollziehbaren, verursachungsgerechten und von beiden Seiten akzeptierten Ergebnis führt. Eine zusätzliche Überprüfung erfolgt durch die notwendige Genehmigung der Kooperationsvereinbarung durch das Ministerium für Innovation, Wissenschaft, Forschung und Technologie.
Die Einhaltung der Grundsätze der Trennungsrechnung sowie deren ordnungsgemäße Anwendung werden im Rahmen der Jahresabschlussprüfung vom Wirtschaftsprüfer geprüft und testiert.
Die Trennungsrechnung basiert auf den Ergebnissen der Finanzbuchhaltung. Da sich das Rechnungswesen an allen Standorten nach kaufmännischen Grundsätzen richtet, ist ein einheitliches Buchungsverfahren bereits gegeben. Gleiches gilt für die Software (vgl. Antwort zu den Fragen 47 und 48). Eine einheitliche validierte Methode für die Trennungsrechnung steht nicht zur Verfügung, da das in der Betriebwirtschaft hinreichend diskutierte Problem der Kalkulation von Kuppelprodukten nicht gelöst ist. Die Landesregierung setzt daher auf eine Konkurrenz der Systeme, um über einen best-practise-Ansatz möglicherweise zu einem einheitlichen Ansatz zu kommen. Die Universitätskliniken stehen hierüber in einem ständigen Austausch.
50. Welche verschiedenen Arten der Kostentrennungsrechnung kommen bei den verschiedenen Standorten zum Einsatz?
Alle Universitätskliniken nehmen im Rahmen der Trennungsrechnung eine Aufteilung der Landesmittel auf bestimmte organisatorische Bereiche (Kliniken, Institute mit und ohne Aufgaben in der Krankenversorgung, Dekanat usw.), Leistungsblöcke (stationäre und ambulante Krankenversorgung, Forschung und Lehre) und Ressourcen (Personal, Sachmittel, Räume) vor. Dabei gibt es Bereiche, die zu 100 % Forschung und Lehre zugeordnet werden, z.B. Vorklinik, Dekanat, spezielle Forschungseinrichtungen, Zahnmedizin. Hinsichtlich des restlichen Bereiches, in dem Forschung und Lehre sowie Krankenversorgung stattfinden, wird unterschiedlich vorgegangen.
Der Trennungsrechnung an den 6 Standorten liegen folgende Grundsätze zugrunde: Grundlage der Trennungsrechnung in Aachen ist das Kaufmännische Ergebnis ohne Berücksichtigung von Abschreibungen, Drittmitteln, Zentralmitteln und Baumitteln (Instandhaltung). Bei der Ermittlung der Anteile von Forschung und Lehre an den Personalkosten werden die Ansätze des Stellenplans berücksichtigt. Der Anteil der Personalkosten für den Ärztlichen und den Medizinisch-technischen Dienst beträgt 21,17 %, der für den Funktions- und Sonderdienst jeweils 5 %. Der Pflegedienst wird der Krankenversorgung zu 100 % zuge rechnet. Für die übrigen Kostenarten sind prozentuale Anteile für die einzelnen Bereiche entwickelt worden. Im Bereich der stationären Krankenversorgung basieren die Prozentsätze auf jenen Werten, die im Rahmen der Budgetverhandlungen zur Budgetkalkulation Anwendung finden. Der Aufwand für Lebensmittel wird - dies gilt für alle Universitätskliniken - voll der Krankenversorgung, beim medizinischen Bedarf, bei den ordentlichen und den übrigen Aufwendungen werden je 10 % und ansonsten je 12 % dem Bereich Forschung und Lehre zugerechnet. Für die übrigen Kosten (z. B. Raum- und Verwaltungskosten, Apotheke, ambulante und stationäre Abrechung, Zentralsterilisation etc.) kommen auf der Grundlage der Buchhaltungsdaten Umlagen zur Anwendung. Die Umlagen werden nach Leistungszahlen oder Quadratmeterpreisen verteilt.
In Bonn werden die Personal und Sachmittel pauschaliert auf Forschung und Lehre und Krankenversorgung aufgeteilt. Im medizinischen Bereich werden beim Personal abgesehen vom Pflegedienst und den Ambulanzen grundsätzlich 20 % der Kosten Forschung und Lehre zugerechnet, wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte, Ruhestandsbeamte und Emeriti werden zu 100 % Forschung und Lehre zugerechnet. Bei den Sachaufwendungen wird grundsätzlich von einem 15%-igen Anteil für Forschung und Lehre ausgegangen. Umzulegende Kosten werden entsprechend dem jeweiligen Anteil an den übrigen Kosten aufgeteilt.
In der in Düsseldorf auf der Grundlage der Kooperationsvereinbarung angewandten Trennungsrechnung werden auf Basis einer Kostenstellenrechnung die Personal- und Sachkosten der vorklinischen Institute und der zentralen Forschungseinrichtungen zu 100% der Forschung und Lehre zugeordnet. In allen übrigen Bereichen wie in den Klinisch-theoretischen Instituten, Kliniken und Polikliniken erfolgt sofern eine verursachungsgerechte Zuordnung nicht möglich ist - eine Anrechnung nach wirklichkeitsnahen Schätzungen. Dem Aufwand gegenübergestellt werden die Einnahmen aus dem Zuführungsbetrag und anteilige Erträge des Universitätsklinikums, die der Forschung und Lehre zuzurechnen sind (z. B. Erträge der Hochschulambulanzen).
Auch in Essen teilt die Trennungsrechnung die Personal- und Sachkosten - ähnlich der Methodik in Bonn - pauschaliert auf Forschung und Lehre sowie Krankenversorgung auf. Bei den Personalaufwendungen betragen die Prozentsätze für Forschung und Lehre z. B. 3,5 % bzw. 4,5 % hinsichtlich des Pflege- und Funktionsdienstes und 34 % bzw. 39 % beim Medizinisch-technischen und Ärztlichen Dienst. Auch hier werden die Kosten für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte, Emeriti und Ruhestandsbeamte zu 100 % Forschung und Lehre zugeordnet. Bei den Sachaufwendungen werden z. B. 25 % des medizinischen Bedarfs, und jeweils 30 % des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs Forschung und Lehre zugerechnet. Im Durchschnitt aller Kostenarten liegt der Anteil, der auf Forschung und Lehre entfällt, bei rund 32 %.
Die Trennungsrechnung des Universitätsklinikums Köln geht davon aus, dass die Verflechtungen zwischen ambulanter und stationärer Krankenversorgung sowie Forschung und Lehre auf prozessbezogener und leistungsbezogener Ebene nicht per Messmethoden kostenrechnerisch getrennt erfassbar und darstellbar sind. Deshalb wurde eine Methodik entwickelt und mit der Fakultät abgestimmt, die im 1. Schritt eine Trennung der Aufwandsbereiche aufgrund von Berechnungen der erforderlichen Personalressourcen der Grundausstattung für Forschung und Lehre nach der Kapazitätsverordnung sowie der Studienordnung und der Berechnung der Personalressourcen der Krankenversorgung nach den Leistungsdaten der Kliniken und Einrichtungen unter Verwendung von aktuellen Anhaltszahlen vornimmt. Aufgrund dieser Methodik erfolgt dann eine Übertragung der Ergebnisse in die Kostenrechnung.