Ausgangslage. Es gehört zu den Pflichten der Bediensteten des Landes Dienstgeschäfte auch außerhalb des Dienstortes zu erledigen

123 - Zur Wirtschaftlichkeit des Reisekostenmanagements 10 Zur Wirtschaftlichkeit des Reisekostenmanagements

Der Landesrechnungshof hat bei Untersuchungen des Reisekostenmanagements bei nachgeordneten Behörden der Ministerien sowie bei Landesbetrieben festgestellt, dass der Auszahlungssumme von rund 45 Millionen für die Erstattung der Reisekosten hochgerechnet rund 15 Millionen für die Bearbeitung der Anträge gegenüberstanden.

Er hat den Ressorts mitgeteilt, dass diese Bearbeitungskosten aus seiner Sicht in keinem Verhältnis zu den durch die Prüfung der Erstattungsanträge erzielten Einsparungen stünden.

Der Landesrechnungshof hat Empfehlungen für die Optimierung der Organisation und des Verfahrens der Reisekostenbearbeitung gegeben und eine risikoorientierte Prüfung der Erstattungsanträge angeregt. Dies hat er mit Hinweisen für die erforderliche Überarbeitung des Reisekostenrechts verbunden, die inzwischen weitgehend in die Neufassung des Landesreisekostengesetzes und der diesbezüglichen Verwaltungsvorschriften eingeflossen sind.

Ausgangslage

Es gehört zu den Pflichten der Bediensteten des Landes, Dienstgeschäfte auch außerhalb des Dienstortes zu erledigen. Sofern ihnen dabei dienstlich veranlasste Mehraufwendungen entstehen, haben sie einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Dienstherrn.

Zur Begrenzung der Erstattungskosten und zur Gleichbehandlung der Bediensteten sind Art, Umfang und Verfahren der Erstattung im Landesreisekostengesetz (LRKG) geregelt. Danach wird den Dienstreisenden Wirtschaftlichkeit - 124 des Reisekostenmanagements ne Reisekostenvergütung gewährt, die u. a. die Erstattung der Fahrtkosten für Bahn oder Flug bzw. die (große oder kleine) Wegstreckenentschädigung für die Nutzung des privaten PKW, die Erstattung der Übernachtungs- und der Nebenkosten sowie das Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen umfasst.

In ähnlicher Weise sind die Ansprüche der Bediensteten auf Trennungsentschädigung und Umzugskostenvergütung geregelt.

Prüfungsanlass, Prüfungsziel

Fast zeitgleich mit der Einrichtung eines interministeriellen Arbeitskreises Reisekosten-Management im Jahre 2007, der unter der Federführung des Finanzministeriums (FM) für das Kabinett und den Landtag einen Vorschlag zur Optimierung des Dienstreisewesens im Lande Nordrhein Westfalen (NRW) erarbeiten sollte, hat das Staatliche Rechnungsprüfungsamt (RPA) Münster im Auftrag des Landesrechnungshofs (LRH) die Verfahren zur Genehmigung und Festsetzung insbesondere der Reisekostenvergütung (RKV) untersucht.

Neben der Qualität der Festsetzungen stand vor allem die Wirtschaftlichkeit des RKV-Verfahrens im Fokus der Untersuchungen.

Durchgeführt wurden die Prüfungen in nachgeordneten Behörden der Ministerien des Landes NRW sowie beim Landesbetrieb Straßenbau NRW (Straßen.NRW), beim Landesbetrieb Wald und Holz NRW und beim Sondervermögen Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB). Die Universitäten und Fachhochschulen waren nicht in die Prüfung einbezogen, da sie seit dem 01.01.2007 nicht mehr Teil der Landesverwaltung, sondern eigenständige Körperschaften des öffentlichen Rechts sind.

Die Ergebnisse in den Bereichen Trennungsentschädigung und Umzugskostenvergütung sind für diesen Bericht von untergeordneter Bedeutung.

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Wesentliche Feststellungen

Zuständig für die Prüfung der Anträge und für die Festsetzung der RKV sind besondere Festsetzungsstellen in den Behörden und den Landesbetrieben. Gemeinsame Festsetzungsstellen für mehrere Behörden wurden bei der Prüfung nicht vorgefunden.

Insgesamt wurden für das erste Quartal 2008 - d. h. nach der Umsetzung der Verwaltungsstrukturreform - 522 Festsetzungsstellen ermittelt, in denen entsprechendes Fachpersonal einschließlich der notwendigen Vertretung vorgehalten wurde.

Im BLB erfolgte die RKV-Sachbearbeitung bis zum Jahre 2007 sowohl in der Zentrale als auch in den Niederlassungen. Seit dem Jahre 2008 wurde die RKV mit IT-Unterstützung nur noch im Service-Center-Personal der BLB-Zentrale bearbeitet; damit einhergehend wurde der Personaleinsatz um 75 v. H. von 8,8 auf 2,2 Vollzeitäquivalente (VZÄ) reduziert.

In den nachgeordneten Behörden der Ministerien wurden im Jahre 2005 in rd. 342.000 Zahlfällen rund 40 Mio. an RKV erstattet.

Pro Zahlfall wurden im Durchschnitt rund 130 ausgezahlt.

Die durchschnittlichen Bearbeitungskosten in den untersuchten Behörden lagen bei rund 30 v. H. der Auszahlungssumme, wobei die Finanzverwaltung, die sehr viel mit allgemeinen Dienstreisegenehmigungen arbeitete, mit durchschnittlich 11 v. H. am günstigsten lag.

Hochgerechnet lagen die Bearbeitungskosten in den nachgeordneten Bereichen insgesamt bei rund 13,5 Mio..

In den beiden Landesbetrieben und im Sondervermögen BLB wurden im Jahre 2007 insgesamt in rund 32.240 Zahlfällen rund 4,6 Mio. an RKV erstattet; dem standen Bearbeitungskosten von hochgerechnet rund 1,3 Mio.. gegenüber.

Pro Zahlfall wurden bei Straßen.NRW sowie beim BLB durchschnittlich rund 123 und beim Landesbetrieb Wald und Holz NRW rund 237 ausgezahlt.