Wohngeld

Prüfung des Wohngeldverfahrens BREWOG (Tz. 11.2. des 23. Jahresberichts)

Das Amt für Bauförderung der Stadt Bremerhaven hat nach einer Unterredung mit einem Mitarbeiter des Landesbeauftragten für den Datenschutz mitgeteilt, dass eine differenzierte Zugriffsberechtigung bedingt durch Urlaubs- und Krankheitsvertretungen nicht umgesetzt werden kann. Auch die Bearbeitung von Wohn- und Wirtschaftsgemeinschaften erfordert eine uneingeschränkte Zugriffsberechtigung aller Sachbearbeiter. Da es sich in Bremerhaven lediglich um ca. 20 Mitarbeiter handelt, soll dieser Vertreter des Landesbeauftragten für den Datenschutz hier keinen Verstoß gegen bestehende Datenschutzbestimmungen gesehen haben.

Die Darstellung des Landesbeauftragten für den Datenschutz im 24. Jahrebericht, alle 60 Mitarbeiter des AWS hätten Zugriff auf den gesamten Datenbestand ist unzutreffend. Tatsächlich haben nur die Mitarbeiter/-innen der Wohngeldabteilung Zugriff auf diese Daten. Andere Beschäftigte können auch technisch nicht in das isolierte Datennetz Wohngeld eindringen. In Bremen hat sich inzwischen die Zahl der Sachbearbeiter/-innen auf 36 verringert. Die Möglichkeit zum umfassenden Zugriff auf den Datenbestand ist nicht nur in Vertretungsfällen vonnöten.

Auf die mit Schreiben vom 29. November 2001 mitgeteilten wesentlich weitergehenden Gründe geht der Landesbeauftragten für den Datenschutz dagegen nicht ein.

Entsprechend dem Beratungsergebnis im Datenschutzausschuss vom 5. Dezember 2001 hat das Amt für Wohnung und Städtebauförderung Bremen eine Umfrage unter zehn größeren Städten im Bundesgebiet bezüglich der dortigen Praxis vorgenommen. Die Mehrzahl der befragten Wohngeldstellen ist zentral für das gesamte Stadtgebiet zuständig. In diesen Städten haben alle Wohngeldsachbearbeiter Zugriff auf alle Fälle. Diese Situation ist mit der bremischen identisch.

Soweit die Wohngeldstellen regional nur für Teile des Stadtgebietes zuständig sind, sind die Zugriffsrechte auf Fälle in dieser Region begrenzt. Bei weitergehender Fragestellung, ob abteilungsintern Einschränkungen der Zugriffe beabsichtigt oder denkbar seien, wurden im Wesentlichen die gleichen Hinderungsgründe genannt, die dem Landesbeauftragten für den Datenschutz bereits in einem Vermerk vom 28. November 2001 bekannt gegeben wurden. Insbesondere wurde von den befragten Stellen auf den hohen administrativen Änderungsaufwand hingewiesen, der sich bei begrenztem Zugriff auch bei eingerichteten Vertretungsregelungen ergeben würde, weil Abweichungen von der Regel aus besonderen personellen und arbeitsmäßigen Gründen sehr häufig erforderlich seien. Die Ergebnisse dieser Umfrage nebst weiterer Erkundigungen zur Zugriffregelung des Amts für Soziale Dienste im Prosoz-Verfahren wurde mit Schreiben vom 13. Februar 2002 dem Landesbeauftragten übermittelt.

Entsprechend dem Ergebnis der Sitzung des Datenschutzausschusses sollte nach Vorliegen der Umfrageergebnisse zwischen dem Amt für Wohnung und Städtebauförderung und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz eine einvernehmliche Lösung entwickelt werden, dazu ist es bisher jedoch nicht gekommen.

Mit Schreiben vom 25. Juni 2002 hat der Landesbeauftragte für den Datenschutz dem Amt für Wohnung und Städtebauförderung mitgeteilt, dass er die Ergebnisse der Städteumfrage den Landesbeauftragten für den Datenschutz der anderen Länder übermittelt und sie gebeten hat, der Sache nachzugehen und mitzuteilen, wie sie den Zugriff der Wohngeldsachbearbeiter auf alle Fälle beurteilen. Aus den vorliegenden Antworten ergebe sich, dass seine Rechtsauffassung geteilt werde.

Im Übrigen seien einige Landesbeauftragte bezüglich der dortigen Verfahren nicht beteiligt worden und würden bei den in der Umfrage genannten Städten eine Änderung der Zugriffsregelungen erwirken.

Das Amt für Wohnung und Städtebauförderung wurde gebeten, die technischen Maßnahmen zu treffen, die einen Zugriff der Wohngeldsachbearbeiter nur auf die Fälle, für die sie zuständig sind, zulassen, wobei unter Berücksichtigung von Vertretungsregelungen der Zugriff nur auf Fälle innerhalb des eigenen Sachgebiets bzw. Abschnitts sicherzustellen sei. Es wurde um Bestätigung bis zum 26. Juli 2002 gebeten, dass diese Anforderung unverzüglich umgesetzt wird.

Mit Schreiben vom 2. August 2002 hat das Amt für Wohnung und Städtebauförderung dem Landesbeauftragten für den Datenschutz u. a. mitgeteilt, dass die Problematik nicht (nur) in der Vertretungsregelung begründet ist, sondern dass für verschiedene Arbeitsabläufe und bestimmte Fallbearbeitungen der Zugriff auch auf die übrigen Fälle erforderlich ist, weil anderenfalls die Aufgabenerledigung in einem nicht hinnehmbaren Maß behindert wird. Darunter fallen:

- Verhinderung von Leistungsmissbrauch bei Anträgen von Eheleuten mit unterschiedlichen Familiennamen (ca. 700 Fälle): Jede/r Mitarbeiter/-in muss auch unter dem anderen Namen nach einem etwa vorhandenen Fall suchen können;

- Fall suchen bei unterschiedlicher Namensschreibweise (al Muselin bzw. Almuselin);

- Bearbeitung von mehreren Anträgen aus einer Wohngemeinschaft (ca. 1.

Fälle): Da die Bearbeitung sinnvoll nur aus einer Hand erfolgen kann, müssen diese Mitarbeiter/-innen Zugriff auf alle Fälle haben;

- Verschiedene zentrale Aufgaben (Aktenanlagen, Verfolgung von überzahlten Beträgen, Bußgeldangelegenheiten): Sie erfordern bei bestimmten Sachbearbeitern sowie bei den Vorgesetzten einen Zugriff auf alle Fälle;

- Außerhalb der Sprechzeiten der Wohngeldabteilung soll zur Verbesserung des Bürgerservices eine qualifizierte Antragannahme an einem Servicepoint im Eingangsbereich des Amtes eingerichtet werden; dazu ist erforderlich, dass die dort eingesetzten Mitarbeiter ebenfalls Zugriff auf alle Fälle haben.

Bei einer Einschränkung der Zugriffsmöglichkeiten ist in jedem Falle eine Änderung des Programms erforderlich. Die Höhe der Kosten ist derzeit nicht bekannt.

Im Hinblick auf die o. g. Ausnahmeregelungen hält das Amt weitere Erörterungen mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz für erforderlich.

Hierzu wurde im Rahmen der Sitzung des Datenschutzausschusses am 14. August 2002 vereinbart, die Angelegenheit Anfang September 2002 zu besprechen und über das Ergebnis zur Sitzung des Datenschutzausschusses im Oktober 2002 zu berichten. Insbesondere auch im Hinblick auf die Weiterentwicklung mit der Übertragung auf das BSC-Mitte (s. S. 10) wird derzeitig daran gearbeitet, eine einvernehmliche Lösung mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz herzustellen.

5) Personalwesen Führung der Personalakten von ausgeschiedenen Bediensteten (5.1. Seite 23 [24])

In einzelnen Dienststellen wurden Personalakten von ausgeschiedenen Beschäftigten länger aufbewahrt als nach der Richtlinie über die Erhebung und Führung von Personalaktendaten vorgesehen. Vom Geschäftsbereich Personalbetreuung des Eigenbetriebes Performa Nord wird ausdrücklich bestätigt, dass von dort regelmäßig formelle Mitteilungen an die jeweiligen Dienststellen über den Wegfall von Versorgungsleistungen erfolgen. Im Anschluss obliegt die fristgerechte Vernichtung der Personalakten nach Maßgabe der vorgenannten Richtlinie den ehemaligen Beschäftigungsdienststellen.

Führung der Personalakten beim ZKH St.-Jürgen-Straße (5.1. Seite 23 [24])

Auf die Feststellungen des Landesbeauftragten ist das Zentralkrankenhaus St.-Jürgen-Straße bereits in seiner Stellungnahme zum Prüfbericht des Landesbeauftragten ausführlich eingegangen. Die aufgeführten datenschutzrechtlichen Mängel sind teilweise bereits beseitigt. Die vom ZKH St.-Jürgen-Straße teilweise vertretene abweichende Rechtsauffassung findet allerdings im vorliegenden Jahresbericht keine Berücksichtigung.

Zu den Feststellungen ist folgendes anzumerken:

In den Personalakten des ZKH St.-Jürgen-Straße ist ein Verzeichnis der Teil- und Nebenakten beigefügt. Das wurde bei der Prüfung auch nicht bemängelt. Ungeklärt blieb jedoch die Frage, ob ein solches Verzeichnis auch anzulegen ist, wenn keine Nebenakten vorhanden sind.

Bei seiner Prüfung im ZKH St.-Jürgen-Straße hat der Landesbeauftragte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in den Nebenakten und in zwei Fällen in den Grundakten gefunden, die älter als fünf Jahre waren.

Dazu ist festzustellen, dass es sich um Personalakten von Mitarbeitern handelte, die bereits in den sechziger und siebziger Jahren eingestellt wurden. Die Personalaktenrichtlinie stammt hingegen aus dem Jahr 1989. Bis zur Prüfung hat das ZKH St.-Jürgen-Straße keine Veranlassung gesehen, alle älteren Personalakten zu bereinigen, zumal dies mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist.

Seit 1985 werden Urlaubsscheine und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen getrennt von den Personalakten geführt, so dass die pünktliche Vernichtung gewährleistet ist.

Bei den Bewerbungsunterlagen vertritt das ZKH St.-Jürgen-Straße die Auffassung, dass die Anschreiben zur Bewerbung nicht zu diesen Unterlagen gehören, sondern wie die übliche Geschäftspost zu behandeln sind. Sie sind daher auch nicht zurückzusenden oder zu vernichten. Eine Äußerung des Landesbeauftragten zu dieser Auffassung steht bisher noch aus.

Datenverarbeitung bei Personalratswahlen (5.2 Seite 24)

Der Gesamtpersonalrat hat dazu wie folgt Stellung genommen:

Die Vorschläge des Landesbeauftragten für den Datenschutz zur Änderung der Durchführungshinweise und der Arbeitshilfe der ÖTV für die Personalratswahlen hat der Gesamtpersonalrat aufgenommen und an die Gewerkschaft ver.di weitergeleitet mit der Bitte, die Vorschläge zu beachten und die Arbeitshilfen bzw. Formblätter dementsprechend zu ändern. Der Gesamtpersonalrat geht davon aus, dass zum Wahljahr 2004 entsprechend überarbeitete Unterlagen zur Verfügung stehen. Bei zwischenzeitlich erforderlichen Personalratswahlen werden die Wahlvorstände auf die aufgrund der Vorschläge des Landesbeauftragten für den Datenschutz erforderlichen Änderungen gegenüber dem bisherigen Verfahren gesondert hingewiesen.

Die Personalräte der bremischen Verwaltung werden darüber hinaus auf Anregeung des Landesbeauftragten für den Datenschutz durch ein Rundschreiben auf die zu beachtenden Anforderungen bei der Verarbeitung von Personaldaten durch den Personalrat hingewiesen.

6) Inneres Durchführung der Rasterfahndung im Land Bremen (6.3 Seite 28)

Am 22. Oktober 2001 fand zur Durchführung des Datenabgleichs mit anderen Dateien im Land Bremen im Polizeipräsidium ein Informationsaustausch zwischen Vertretern des Landeskriminalamtes Bremen und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz über die in Vorbereitung befindlichen Maßnahmen statt. Am

1. November 2001 stimmte der Senator für Inneres, Kultur und Sport den ersten Einzelanordnungen für den Datenabgleich zu. Hierüber wurde der Landesbeauftragte für den Datenschutz mit Schreiben vom 5. November 2001 durch das Landeskriminalamt Bremen unterrichtet. Am 7. November 2001 und am 21. November 2001 fand im Polizeipräsidium erneut ein Informationsaustausch zwischen Vertretern des Landeskriminalamtes und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz über die Durchführung des Datenabgleichs statt.

Wie in § 36 i Abs. 3 des Bremischen Polizeigesetzes vorgesehen unterrichtet die Polizei Bremen den Landesbeauftragten für den Datenschutz unverzüglich nach der Erteilung der für die Durchführung der Rasterfahndung erforderlichen Zustimmung des Senators für Inneres, Kultur und Sport.

Folgen des Terroranschlages und Antiterrorgesetzgebung (1.1. Seite 6 und 6.4.

Seite 30)

Zu den Folgen des Terroranschlags in den USA vom 11.