Organisationsreform im Rahmen des 20-Punkte-Programmes durch Einsatz von externen Beraterfirmen

Im Rahmen der Umsetzung des 20-Punkte-Programmes zur Verwaltungsreform in Bayern vom 08.10.1996 soll eine umfassende Organisationsreform durch externe Berater durchgeführt werden und zwar

­ auf der Ebene der Staatsministerien und der Staatskanzlei

­ bei den Regierungen und

­ bei den Sonderbehörden.

In diesem Zusammenhang ergeben sich folgende Fragen:

1. In welchen Bereichen (aufgegliedert nach Ministerien, Staatskanzlei, Regierungen und Sonderbehörden) wurden bisher Prüfungen durchgeführt bzw. sind geplant?

2. Welche externen Berater wurden dazu beauftragt bzw. werden noch beauftragt?

3. Welche Kosten entstanden bzw. entstehen noch dadurch, aufgeschlüsselt auf die einzelnen Beraterfirmen?

4. Wie stellt sich in diesem Zusammenhang die dar?

5. Welche Konsequenzen wurden aus den einzelnen vorgelegten Gutachten gezogen?

6. Hätten diese Ergebnisse nicht auch durch den Sachverstand der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erzielt werden können und wäre dies nicht wesentlich billiger gewesen?

Antwort der Bayerischen Staatskanzlei vom 20.04.

Das von der Staatsregierung am 8. Oktober 1996 beschlossene Konzept Verwaltungsreform in Bayern umfaßt im ersten Teil das 20-Punkte-Aktionsprogramm. Das intensiviert die Maßnahmen, die die bei der Bayerischen Staatskanzlei eingerichtete PROJEKTGRUPPE VERWALTUNGSREFORM bis dahin auf den Weg gebracht hatte. Die einzelnen Reformvorhaben orientieren sich an einem Dachkonzept, das Ziele und Maßnahmen gegliedert in 5 Bereiche festlegt: Aufgabenüberprüfung, Organisationsreform, Deregulierung, Dienstrechtsreform und Innere Reform. Die Reformen folgen den Leitlinien: Konzentration der Staatsaufgaben, subsidiäre Verantwortung der Aufgabenerledigung, Wirtschaftlichkeit und Kostenbewußtsein sowie Einfachheit und Transparenz.

Mit diesen Zielrichtungen verbunden ist ein sozialverträglicher Personalabbau in Verwaltung und Justiz um etwa 10 %, gleichmäßig verteilt über alle Laufbahnen und unter Wahrung eines angemessenen Einstellungskorridors, um den erforderlichen Nachwuchs zu gewinnen und auch jungen Menschen berufliche Einstiegsmöglichkeiten zu eröffnen. Die bisher beschlossenen Stelleneinsparprogramme von insgesamt etwa 12.000 Stellen werden bis 2007 umgesetzt. Organisationsüberprüfungen und Aufgabenkritiken wurden entsprechend dem 20-Punkte- Programm durchgeführt; sie sind oder werden bereits umgesetzt oder konzeptionell vorbereitet.

Zu 1. und 2.: 1. Folgende externe Untersuchungen wurden oder werden durchgeführt (im Klammerzusatz werden die externen Berater benannt):

a) Ministerien

­ Staatsministerium für Unterricht und Kultus sowie Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst ­ Untersuchung des früheren Staatsministeriums für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst (Roland Berger & Partner

­ Staatsministerium für Landesentwicklung und Umweltfragen

­ Organisationsuntersuchung der Bezirksfinanzdirektionen (BSL Management Beratung

­ Begleitung (Coaching) bei der Untersuchung der Aufgaben-, Organisations- und Personalstruktur der Bayerischen Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen (Kienbaum Management Consults

­ Untersuchung der land- und forstwirtschaftlichen Forschungseinrichtungen ­ Bayerische Landesanstalt für Bodenkultur und Pflanzenbau, Bayerische Landesanstalt für Tierzucht, Bayerische Landesanstalt für Ernährung, Bayerische Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau, Bayerische Landesanstalt für Fischerei, Bayerische Landesanstalt für Bienenzucht und Versuchsgüterverwaltung in Grub, Freising, Achselschwang mit diversen Versuchsgütern, Bayerische Landesanstalt für Waldund Forstwirtschaft (WIBERA Wirtschaftsberatung AG)

­ Coaching bei der internen Untersuchung des Landesamts für Versorgung und Familienförderung zur Zukunft der Verwaltung für Versorgung und Familienförderung (Will + PARTNER)

­ Coaching bei der internen Untersuchung des Bayerischen Landesjugendamts (Ausschreibung läuft)

­ Untersuchung der Wasserwirtschaft ­ Bayerisches Landesamt für Wasserwirtschaft, Wasserwirtschaftsämter (Bietergemeinschaft BDO, Unternehmensberatung INTEGRATA-Unternehmensberatung

2. Als mittelbarer Ausfluß des 20-Punkte-Aktionsprogramms wird ein externer Berater mit der Erarbeitung eines Gesamtkonzepts zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und dessen Implementierung bei ausgewählten Behörden des Freistaates beauftragt (KPMG Consulting Geplant ist die Beauftragung externer Berater in dem Bereich Untersuchung der Gerichtsorganisation; eine Ausschreibung wurde bisher noch nicht vorgenommen.

Zu 3.: Die Kosten für die bereits vergebenen bzw. abgeschlossenen Gutachten betragen insgesamt 9.585.924,­ DM. Eine Aufschlüsselung dieser Gesamtkosten auf die einzelnen Beraterfirmen ist im Hinblick auf die schutzwürdigen Interessen der Auftragnehmer, aus Gründen des betrieblichen Datenschutzes sowie im Interesse eines fairen Wettbewerbs bei der Vergabe von Berateraufträgen nicht möglich.

Zu 4.: 1. Der Nutzen von externen Beratern und Gutachten liegt generell darin, dass dort vorhandene Erfahrungen und Sachverstand, die in nicht geringem Umfang von der Wirtschaft auf staatliche Behörden übertragbar sind, dem Auftraggeber uneingeschränkt zur Verfügung stehen. In diesen Bereichen gewonnene Erkenntnisse können auch auf andere Bereiche übertragen und dort angewendet werden.

2. Den einmaligen Kosten für die Beratung stehen dauerhafte Einsparungen insbesondere im Personalbereich gegenüber. Die Tätigkeit der Berater führt bereits jetzt zu zahlreichen Vorschlägen, die eine verbesserte Aufgabenwahrnehmung, die Optimierung von Abläufen, die Verminderung der erforderlichen Kosten und Einsparmöglichkeiten beim Personal zum Gegenstand haben. Eine Kosten-Nutzen-Analyse durch Aufaddieren der aufgewendeten und der eingesparten Mittel ist im öffentlichen Bereich allerdings nicht möglich.

3. Die Seriosität, die den externen Untersuchungen und ihren Ergebnissen zukommt, ist von großem Vorteil für die Akzeptanz und Realisierung der Untersuchungsergebnisse. Im übrigen wurde bei den Leistungsbeschreibungen, den Vertragsmodalitäten und den Auftragsvergaben darauf geachtet, dass mit möglichst geringem internen Personal- und Verwaltungsaufwand größtmöglicher Nutzen erzielt werden kann. Eine Erfolgskontrolle werden die späteren Aufschlüsse über Effizienzpotentiale in angemessener Zeit nach der Umsetzung geben.

Zu 5.: 1. Wesentliche Ergebnisse der Ministerien-Reform

Am 28. April 1998 hat die Staatsregierung das Maßnahmenpaket zur Umsetzung der Verwaltungsreform in der Staatskanzlei und den Ministerien beschlossen. Die Ministerien leisten ebenso wie alle anderen Behörden im Freistaat ihren Beitrag zum Aufgabenabbau und zur Vereinfachung von Verwaltungsverfahren und Organisationswegen. Erstmals wurde in Deutschland ein gleichzeitiges und koordiniertes Vorgehen konzipiert. Die Reformvorschläge werden ressortspezifisch und im wechselseitigen Erfahrungsaustausch umgesetzt. Wesentliche Ergebnisse:

­ Alle Ministerien (einschließlich der Staatskanzlei) erreichen eine Reduzierung der Stellenzahl um 10 %.

­ Sozialverträglicher Stellenabbau; dabei werden die Belange der Mitarbeiter und der Gruppe der Behinderten gewahrt.

­ Die Personaleinsparung wird über alle Laufbahngruppen verteilt.

­ Die Ministerien-Reform enthält deutliche strukturelle Veränderungen, um die Aufbauorganisation zu verschlanken und die Führungsspannen zu optimieren. Die Zahl der Abteilungen und Referate kann deutlich reduziert werden.

­ Die Reform bedingt eine Konzentration auf Kernaufgaben. Operative Aufgaben sollen stärker verlagert werden.

­ Die Optimierung der Ablaufprozesse schafft Elemente moderner Verwaltungssteuerung: Personalmanagement, Zielvereinbarung, Controlling. Die Reform setzt einen entscheidenden Anstoß zur Ausstattung mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik.

2. Regierungen

Das vom Staatsministerium des Innern in Abstimmung mit der PROJEKTGRUPPE VERWALTUNGSREFORM und den Regierungen entwickelte Rahmenkonzept, das der Ministerrat am 29. April 1997 beschlossen hat, hatte aus den Empfehlungen im Abschlußbericht von Mummert & Partner ein Rahmenkonzept zur Neuorganisation der Regierungen erstellt und die Regierungen aufgefordert, dies unverzüglich umzusetzen. Insbesondere wurden aus den Empfehlungen des externen Beraters strategische Eckdaten entwickelt:

­ Sozialverträgliche Reduzierung der Sachgebiete um ca. ein Viertel,

­ ressortübergreifende Flexibilisierung der Personalbewirtschaftung bei den Regierungen,

­ Übertragung personalwirtschaftlicher Kompetenz von den Ministerien auf die Regierungen für den eigenen und nachgeordneten Bereich (insbesondere im gehobenen Dienst bis Besoldungsgruppe A 13) und

­ Erstellung eines Konzepts für eine zeitgemäße Informations- und Kommunikationstechnik bei allen Regierungen im Rahmen der haushaltsmäßigen Möglichkeiten.

Die Regierungen teilen in halbjährigen Abständen den Stand der Umsetzung mit. Mitte dieses Jahres wird die PROJEKTGRUPPE VERWALTUNGSREFORM dem Ministerrat über den Fortgang der Organisationsreformen bei den Regierungen erneut berichten.

3. Sonderbehörden

­ Polizeiverwaltung Inhalt und Realisierungsmöglichkeiten des Gutachtens werden derzeit im Einzelnen geprüft. Wesentliche und richtungsweisende Strukturempfehlungen des externen Gutachters werden bereits umgesetzt (z.B. Beschaffungswesen für die bayerische Polizei wird kundenorientiert neuorganisiert; Informations- und Kommunikationstechnik; Erstellung des Konzepts für die Einführung der dezentralen Budgetverantwortung bei der bayerischen Polizei).

­ Schulverwaltung

Das Gutachten ist noch nicht vollständig fertiggestellt.

­ Oberfinanzdirektionen und Finanzämter

Die Ergebnisse der Untersuchung wurden inzwischen analysiert und ausgewertet. Ein Gesamtkonzept zur Reform der Finanzämter steht vor der Umsetzung.

Danach ergibt sich per Saldo eine Personaleinsparung von insgesamt rund 900 Stellen. Die Realisierung dieses Einsparpotentials setzt größtenteils die vorherige Neugestaltung der Organisation bzw. die Einführung neuer oder den Ausbau bestehender EDV-Verfahren voraus.

Die Verbesserungsvorschläge für die Finanzämter zeigen Einsparpotentiale auf, die sowohl zu einer Reduzierung der Personalkosten als auch für eine Aufstockung der Außendienste und eine Erhöhung der Bearbeitungsqualität verwendet werden können. Die größten Einsparungen ergeben sich bei den Finanzkassen, dem Veranlagungsbereich, den Datenerfassungsstellen sowie den Geschäftsstellen mit den Kanzleien.

­ Die Untersuchung der Bayerischen Verwaltung der Schlösser, Gärten und Seen hat vor kurzem begonnen.

­ Der externe Berater hat im letzten Quartal 1998 mit der Untersuchung der Bezirksfinanzdirektionen begonnen. Diese wird voraussichtlich im 1. Halbjahr 1999 abgeschlossen sein.

­ Beim Projekt Kosten- und Leistungsrechnung hat der Gutachter seine Tätigkeit aufgenommen.

­ Untersuchung der landwirtschaftlichen Forschungseinrichtungen liegt das Gutachten voraussichtlich erst zur Jahresmitte vor.

­ Die Ergebnisse aus der Untersuchung im Bereich der Verwaltung für Versorgung und Familienförderung sind Grundlage für die weiteren organisatorischen Anpassungen.

Aufbauend auf den Vorschlägen zum Gutachten des Staatsministeriums für Landesentwicklung und Umweltfragen und zum Bayerischen Landesamt für Wasserwirtschaft und den Wasserwirtschaftsämtern wird derzeit die Organisationsstruktur des Ministeriums gestrafft. Über die Konsequenzen aus der Untersuchung der Wasserwirtschaftsverwaltung findet eine gesonderte Unterrichtung des Landtags statt.

Zu 6.: Der Sachverstand und die Erfahrungen der Mitarbeiter wurden und werden im Rahmen der Untersuchungen genutzt.

Die Konzepte der externen Berater beruhen auch auf der professionellen Auswertung des in der Verwaltung vorhandenen Wissens. Durch die Auftragsvergabe an externe Berater wird gerade der Sachverstand genutzt, über den die Verwaltung bisher nicht oder in nicht ausreichendem Maß verfügt hat.

Zum Teil hat sich die Staatsregierung darauf beschränkt, sog. Coaches zu engagieren, unter deren Mitwirkung die betreffenden Projekte durch die Verwaltung durchgeführt wurden.

Aufgrund der umfangreichen und vielseitigen Erfahrungen auf dem Gebiet der Unternehmensberatung leistete der Extere wertvolle Hilfestellung insbesondere in den Bereichen Projektstruktur, Zeitplan, Erhebungsmethodik, DV-technische Unterstützung, Darstellungstechniken für die Soll-Konzeption und generelle Ansätze des Soll-Konzepts.

Die eingesetzten Unternehmensberater verfügen über einschlägige Erfahrungen aus den Untersuchungen von Verwaltungen des Bundes und anderer Länder (z. T. auch internationale Erfahrungen). Diese ­ in der bayerischen Verwaltung nicht vorhandenen ­ internen Kenntnisse und Erfahrungen wurden in die Beratungen eingebracht.

Die Heranziehung von externen Beratern erleichtert den Vergleich mit Strukturen in der Wirtschaft und ermöglicht eine kritische und unvoreingenommene Überprüfung der Verwaltung durch Außenstehende. Ein weiterer Grund für die Vergabe an externe Berater liegt ­ wie auch in der Wirtschaft ­ in der verbesserten Akzeptanz von Vorschlägen, die von Dritten gemacht werden.