Im Rahmen der SAP-Einführung sind inzwischen die Katasterämter umgestellt worden
Im Rahmen der SAP-Einführung sind inzwischen die Katasterämter umgestellt worden. Die Bestellung und Rechnungsstellung von Leistungen der Katasterämter erfolgen weiterhin bei den Katasterämtern (KA). Das Inkasso wird jedoch vom Hessischen Competence Center (HCC) durchgeführt. Nach Mitteilung von Kunden kann das System jedoch nicht immer die überwiesenen Beträge der Kunden für Leistungen der KA den Rechnungen zuordnen. Diese Beträge werden dann auf einem Sonderkonto verwaltet. Gleichzeitig werden Mahnungen an angeblich säumige Zahler gesendet. Die Klärung dieser Falschläufer dauert und verärgert Katasterämter sowie Kunden.
Die Kleine Anfrage beantworte ich wie folgt:
Frage 1. Welche Ursachen sind dafür verantwortlich, dass Zahlungseingänge nicht richtig verbucht werden können und Kunden Mahnbescheide erhalten?
Rechnungen an Kunden der Hessischen Verwaltung für Kataster- und Flurneuordnung (HKFV) haben in der Regel ein Zahlungsziel von 21 Tagen. Mit dem Versand der Rechnung an den Kunden wird dieser gebeten, den beigelegten Überweisungsträger für die Zahlung zu benutzen. Auf diesem Überweisungsträger sind alle für die Zuordnung der Zahlung in SAP notwendigen Daten (z.B. Bankverbindung, Referenz-Nr. der Rechnung) eingetragen.
Wenn der Kunde diesen Überweisungsträger benutzt, wird die Zahlung in SAP automatisch der offenen Rechnung zugeordnet. Auf den Rechnungen ist zusätzlich ein Hinweis an den Kunden enthalten, dass er unbedingt die Referenznummer bei seiner Zahlung angibt, wenn er den Überweisungsvordruck nicht verwendet. Das System hat sich bewährt. In den Monaten Januar bis Oktober 2003 wurden im Buchungskreis der HKFV durchschnittlich 95 v.H. aller 78.424 Zahlungseingänge unverzüglich zugeordnet.
Eine Zahlung ohne korrekte Angabe der Referenznummer kann von SAP nicht automatisch zugeordnet werden. In diesem Fall wird der nicht zuzuordnende Zahlungseingang auf das Verwahrkonto gebucht. Die Verwahrbuchung erfolgt auch, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einem Betrag zahlt und die zugehörigen Referenznummern nicht oder nur teilweise angibt.
Es handelt sich bei der Verwahrbuchung in diesem Sinne nicht um eine unrichtige Verbuchung, sondern um einen notwendigen Zwischenschritt, der sich aus den fehlenden Referenzangaben bei der Kundenzahlung ergibt.
Die zügige Abarbeitung der dem Verwahrkonto zugebuchten Geldeingänge und ihre richtige Zuordnung zu der entsprechenden offenen Kundenrechnung erfolgen derzeit durch die kaufmännisch buchenden Dienststellen in enger Zusammenarbeit mit dem fachlichen Hessischen Competence Center (HCC), in dem Rechenbetrieb und Buchungsangelegenheiten zentral zusammengefasst sind. Die für die Verwahraufklärung notwendigen Recherchen sind in Einzelfällen jedoch aufwendig und nicht immer kurzfristig zu lösen. Fehlen die Referenzangaben, kann ein weiteres Zuordnungskriterium der eingezahlte Betrag sein. Bei der HKFV gibt es jedoch eine Fülle von Rechnungen mit Eingegangen am 5. Dezember 2003 · Ausgegeben am 19. Dezember 2003 gleichlautenden Beträgen, was eine Zahlungszuordnung nach dem Betrag deutlich erschwert. Sind Rechnungsempfänger und Geldeinzahler nicht identisch, kann auch nicht nach dem Namen des Einzahlers zugeordnet werden.
Auch solche Fälle kommen häufiger vor.
Damit ein Kunde einen Mahnbescheid erhält, müssen die Voraussetzungen für das öffentlich-rechtliche Mahnverfahren vorliegen. Die Zahlungsfrist von 21 Tagen muss überschritten sein. Ist in den folgenden 14 Tagen kein Zahlungseingang zu verbuchen, erhält der Kunde eine Mahnung. Die zweite Mahnstufe und damit das Vollstreckungsersuchen an das Finanzamt wird 21 Tage nach der ersten Mahnung in Gang gesetzt. Ein ungerechtfertigter Mahnbescheid hat in der Regel den Anlass, dass eine eingegangene Zahlung nach keinem Kriterium zuzuordnen war und der Kunde zusätzlich auf ein Mahnschreiben nicht reagiert hat.
Frage 2. Welche Maßnahmen wurden eingeleitet, um diese Fehler zu beheben?
Um die automatische Zuordnung der Zahlungen sicherzustellen, erhalten die Kunden vorbereitete Überweisungsträger und den Hinweis, bei der Zahlung die für die zu zahlenden Rechnungen zutreffenden Referenznummern anzugeben. Für die weit überwiegende Mehrzahl der zu verbuchenden Eingangszahlungen reicht dies aus.
Für die Kundengruppe der Öffentlich bestellten Vermessungsingenieure (ÖbVI) wird zusätzlich mit einem Zahlungsavis für Sammelzahlungen gearbeitet. Diese Zahlungsavise erlauben eine einfache manuelle Zuordnung eines eingehenden Zahlungsbetrages, der für mehrere Rechnungen bestimmt ist. Derzeit wird an einer Weiterentwicklung des für den Rechnungsdruck verwendeten SAP-Moduls "SD" gearbeitet, um mittels eines monatlichen Ausdrucks von Sammelrechnungen das Verfahren noch zu vereinfachen.
Darüber hinaus gilt für alle ÖbVI eine generelle Mahnsperre, die lediglich in Einzelfällen durch die kaufmännisch buchende Dienststelle außer Kraft gesetzt wird. Erst dann erfolgt eine Mahnung.
Für alle Kunden erhalten die kaufmännisch buchenden Dienststellen eine Mahnvorschlagsliste. Diese Liste enthält alle zur Mahnung vorgesehenen offenen Rechnungen nach Hauptabteilungen der HKFV sortiert. Durch das Setzen einer Mahnsperre kann eine Mahnung vermieden werden, wenn Zweifel an der Fälligkeit der Forderung bestehen.
Frage 3. In wie vielen Fällen kam es zu Falschläufern?
In den ersten Monaten des Produktivbetriebes ab 1. Januar 2003 wurden zwischen 92 v.H. und 94 v.H. aller Zahlungen unmittelbar zugeordnet. Mit zunehmender Arbeitsroutine hat sich die Quote weiter verbessert und liegt seit Juli stabil zwischen 96 v.H. und 97 v.H. pro Monat. Es werden also lediglich 3 v.H. bis 4 v.H. der Zahlungseingänge zur weiteren Bearbeitung auf das Verwahrkonto gebucht. In absoluten Zahlen stellt sich die Entwicklung wie folgt dar: Anzahl Beträge.
Zum 31. Oktober 2003 sind 0,28 v.H. der gesamten Zahlungseingänge 2003 auf dem Verwahrkonto eingebucht, was einem Anteil von 0,16 v.H. am bisherigen Zahlungsvolumen 2003 entspricht. Bezogen auf das bisherige Geschäftsjahr werden durchschnittlich 62 v.H. der Verwahrpositionen aufgeklärt, bevor die relevanten Mahnfristen für einen Mahnbescheid ablaufen.
Die verbleibenden unaufgeklärten Zahlungseingänge entsprechen 0,18 v.H. (Stand 31. Oktober 2003) der gesamten Zahlungseingänge. Dabei handelt es sich im Regelfall um nicht aufklärbare Zahlungseingänge, Überzahlungen oder andere buchhalterische Klärungspositionen.
Vom 1. Januar 2003 bis 31. Oktober 2003 wurden insgesamt 6.198 Mahnungen der ersten Mahnstufe verschickt. Davon waren 433 erste Mahnungen eindeutig unberechtigt, dies entspricht 0,55 v.H. aller Zahlungseingänge für den genannten Zeitraum. In weiteren 335 Fällen konnte durch die verschickte Mahnung eine Aufklärung und Zuordnung einer bereits eingegangen Zahlung erreicht werden, für die keine ausreichende Referenz benannt war.
In 1.116 Fällen handelte es sich um Überschneidungen des Zahlungseingangs mit der Mahnung oder einer späteren Aufklärung von Verwahrpositionen. Insgesamt wären also 1.884 Mahnungen durch eine eindeutige Referenzangabe seitens der Kunden oder eine schnellere Verwahraufklärung vermeidbar gewesen. Dies entspricht 2,4 v.H. der Zahlungseingänge oder 30,4 v.H. der versendeten ersten Mahnungen.
Vom 17. März 2003 bis 31. Oktober 2003 wurden insgesamt 1.866 Vollstreckungsersuchen (Mahnstufe 2) durch das HCC für die HKFV erstellt.
Davon wurden 610 Vollstreckungsersuchen wieder zurückgefordert, weil es zu Überschneidungen des Zahlungseingangs oder einer späteren Aufklärung von Verwahrpositionen kam. Insgesamt liegt diese Zahl im Rahmen einer üblichen Fehlerquote von unter 1 v.H. der gesamten Zahlungseingänge.
Durch die flexible Handhabung der Mahnsperren und die dezentrale Bearbeitung der Mahnvorschlagslisten ist das Risiko einer unberechtigten Mahnung oder gar eines Mahnbescheides insgesamt gering, auch wenn eine gewisse Anzahl ungeklärter Verwahrpositionen längerfristig besteht. Dennoch kann es in Einzelfällen zu Fehlern kommen. Dies war jedoch auch bei der vorherigen manuellen Abwicklung durch die Staatskassen nicht anders.
Frage 4. Welche Kosten sind dem Land durch diese Falschläufer entstanden?
Auch in der früheren Abwicklung war es für die Staatskassen erforderlich, Zahlungen mit unklaren oder fehlenden Referenzangaben aufzuklären. Und auch hier kam es im einen oder anderen Fall zu unberechtigten Mahnungen oder Mahnbescheiden im Rahmen einer vertretbaren Fehlerquote. Die Verwahraufklärung verursacht für das Land keine zusätzlichen Kosten.
Festzustellen ist jedoch, dass mit der automatisierten Zahlungszuordnung von rund 78.000 Zahlungseingängen im Bereich der HKFV allein für die ersten zehn Monate dieses Jahres eine erhebliche Effizienzsteigerung gegenüber dem manuellen System der Staatskassen erreicht werden konnte.