In knapp der Hälfte der Bauhöfe waren die Fahrzeuge nicht kontinuierlich

Einhundertzehnte Vergleichende Prüfung „ In die Betrachtung gehen dabei auch motorisierte Klein- und Spezialfahrzeuge ein, die im Mittelwert eine geringere Laufleistung oder geringere Einsatzzeiten aufwiesen als Universalfahrzeuge. Dem steht gegenüber, dass im Median 75 Prozent der Tätigkeiten im Kolonnenbetrieb (zwei oder mehr Beschäftigte in einer Arbeitskolonne) wahrgenommen wurden.

In knapp der Hälfte der Bauhöfe waren die Fahrzeuge nicht kontinuierlich ausgelastet.

Die Überörtliche Prüfung empfiehlt, bei Neu- und Ersatzbeschaffungen von Fahrzeugen, insbesondere von Spezialfahrzeugen wie Radladern, Friedhofsbaggern, Straßenreinigungsfahrzeugen oder motorisierten Mähfahrzeugen, den tatsächlichen Bedarf genau zu prüfen und im Ergebnis die Fuhrparks zu verkleinern oder die Kooperationen mit Nachbargemeinden zu suchen.

Der Anteil der Fahrzeuge mit einer Nutzungsdauer von über acht Jahren (mittlere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer) betrug im Median 50 Prozent. Bei fünf Bauhöfen waren mehr als zwei Drittel der Fahrzeuge älter als acht Jahre. Bei diesen Gemeinden ist von Ersatzinvestitionsbedarf in naher Zukunft auszugehen212.

Die Fahrzeuge der Bauhöfe waren mit wenigen Ausnahmen bei den älteren Fahrzeugen in einem technisch guten Unterhaltungszustand und machten einen gepflegten Eindruck.

212 vergleiche dazu auch die Ergebnisse der 8. Vergleichenden Prüfung „13 Geschäftsprozesse

Die Beschaffungsprozesse verliefen in allen Stichproben mit Ausnahme der Vergabevermerke sachgerecht und rechtmäßig. In 19 Gemeinden fehlten in den Fallakten teilweise oder vollständig die Vergabevermerke nach § 30 VOL213. Demnach ist ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Maßnahmen, die Fertigstellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält.

Eine langfristige und systemunterstützte Unterhaltungs-, Pflege- und Wartungsplanung fand in keinem Bauhof statt. Meinhard und Reinhardshagen hatten eine systematische Bauzustandserfassung für Straßen und gemeindeeigene Gebäude. Dadurch können Schäden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Die Überörtliche Prüfung empfiehlt, systematisch den Bauzustand der Straßen und gemeindeeigenen Gebäude auf Basis jährlicher Begehungen zu erfassen. So wird vermieden, dass durch verzögerte Instandsetzung Schäden größer werden und deren spätere Beseitigung letztlich aufwändiger und teurer wird.

Nur in Meinhard wurden schriftliche Wochen- und Tagesarbeitspläne erstellt. In allen anderen Bauhöfen wurden Aufträge mündlich disponiert und verteilt. Diese Verfahrensweise ist bei Routinetätigkeiten für Bauhofeinheiten der untersuchten Größenordnung sinnvoll und wirtschaftlich.

In 18 Bauhöfen214 wurden Aufträge und Anforderungen aus der Gemeindeverwaltung schriftlich dokumentiert und zentral gebündelt. Dies ist zweckmäßig, weil ein unkoor213 Nur in Tann (Rhön) und in Walluf lagen Vergabevermerke nach § 30 VOL vor.

§ 30 VOL - Vergabevermerk:

(1) Über die Vergabe ist ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Maßnahmen, die Fertigstellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält.

(2) Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies im Vergabevermerk zu begründen.

214 Ohne schriftliche Auftragsdokumentationen arbeiteten die Bauhöfe der Gemeinden Brachttal, Burgwald und Rabenau.

Beschaffungsprozesse Auftragsplanung Auftragsdisposition und -abwicklung Einhundertzehnte Vergleichende Prüfung „Bauhöfe II" Siebzehnter Zusammenfassender Bericht 159 dinierter Zugriff auf das Bauhofpersonal vermieden und klare Weisungsbefugnisse geschaffen werden.

In 17 Bauhöfen wurde die Aufgabenerledigung über Zeit- und Leistungsmeldungen dokumentiert215. Eine durchgängige und regelmäßige Auswertung war nur in zwei Bauhöfen gewährleistet216.

Die Überörtliche Prüfung empfiehlt, die Auftragserledigung und die Tätigkeiten der Bauhofmitarbeiter zu dokumentieren. Die Aufschreibungssystematik sollte sich an der mit dem neuen kommunalen Finanzwesen einzuführenden Produktstruktur orientieren und jährlich ausgewertet werden.

11.14 Produktkosten

In dieser Prüfung wurden die Produktkosten für Straßenunterhaltung, Straßenreinigung, Grünflächenpflege und Winterdienst errechnet. In die Produktkosten flossen ein:

· Personalkosten (anteilige Gesamtpersonalkosten des Bauhofs nach Personaleinsatz je Produkt)

· Kfz-Kosten (anteilige Wartungs-, Reparatur- und Betriebskosten, anteilige Personalkosten Werkstatt, Abschreibung)

· Gebäudeunterhaltungs- und -betriebskosten (produktanteiliger Ansatz für Bauhofstandorte)

· Sachkosten (produktbezogen)

· Fremdleistung (produktbezogen).

Zur Herstellung der Vergleichbarkeit wurden die Produktkosten je Mengeneinheiten gebildet. Für die Straßenunterhaltung und Straßenreinigung wurden die Produktkosten je Kilometer Gemeindestraße und für die Grünflächenpflege die Produktkosten je Hektar betreute Grünfläche ausgewiesen.

Die vergleichende Gegenüberstellung der Produktkosten ergab ein rechnerisches Sparpotenzial von 0,8 Millionen. Dieser Wert ergibt sich aus den Einzelwerten für die Straßenreinigung, den Winterdienst und die Grünpflege. Es waren bei den im Kostenvergleich günstigen Bauhöfen keine niedrigeren Standards der Leistungserbringung feststellbar.

Für die Straßenunterhaltung wurde kein Sparpotenzial ausgewiesen: Die Warngrenze der Überörtlichen Prüfung für eine substanzerhaltende Unterhaltung von Gemeindestraßen liegt bei 3.600 je Kilometer217. Die durchschnittlichen Kosten für die Straßenunterhaltung von 18 Gemeinden lagen im Referenzjahr 2005 hinter dieser Warngrenze218.

215 Keine Aufschreibungen hatten Eppertshausen, Knüllwald, Stockstadt am Rhein und Waldems.

216 Gemeinden mit einer durchgängigen und regelmäßigen Auswertung der Zeit- und Leistungsaufschreibung ihres Bauhofpersonals: Brensbach und Meinhard

Das sind 0,80 je m² bei einer Normbreite von 4,50 m; dies entspricht der Breite des Straßenkörpers von Gemeinden der untersuchten Größenklasse. Der Wert ist aus der 82. Vergleichenden Prüfung „Straßenunterhaltung" entnommen, vergleiche Zwölfter Zusammenfassender Bericht 2002, Landtagsdrucksache 16 / 387, Seite 127.

218 Vor dieser Warngrenze blieben die drei Gemeinden Eppertshausen, Reinhardshagen und Wehretal.