Schule

Durch die Abweichungen der jetzigen Fassung des NBG von den rahmenrechtlichen Regelungen sind die Verwaltungsvorschriften zum NBG vom 25. November 1992 (Nds. MBl. S. 13) z. T. überholt. Vor ihrer Anwendung muss jeweils geprüft werden, ob die seinerzeit zugrunde gelegte Rechtslage noch fortbesteht oder inzwischen geändert worden ist. Um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden, sollte das Innenministerium die Verwaltungsvorschriften umgehend der geänderten Rechtslage anpassen.

Für die Verwaltungspraxis möchte ich auf folgende Punkte aufmerksam machen: Daten von Angehörigen

Neben den personenbezogenen Daten über Bewerber, Bedienstete, frühere Bedienstete und deren Hinterbliebene verarbeiten die Personal verwaltenden Stellen auch Daten der Angehörigen (z. B. für Bezüge - und Beihilfeberechnung).

Eine eigenständige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten hat der Gesetzgeber nicht geschaffen. Er geht vielmehr davon aus, dass Daten der Angehörigen, die im Personalbereich im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis des Bediensteten verarbeitet werden, auch als dessen personenbezogene Daten anzusehen sind. Diese Daten werden zudem bei den Beschäftigten, nicht bei den Angehörigen selbst, erhoben. Die Regelungen des NBG zur Verarbeitung der „Daten über Beamte" erfassen deshalb grundsätzlich auch die Verarbeitung von Daten der Angehörigen. Selbstverständlich muss auch die Verarbeitung dieser Daten für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich sein. Bezüglich der Daten von volljährigen Angehörigen geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Beamte sie mit deren Zustimmung der Personalstelle mitteilt.

Bewerbungsunterlagen

Im Falle einer erfolglosen Bewerbung ­ sei es, dass der Bewerber in den öffentlichen Dienst aufgenommen werden möchte, sei es, dass er sich als Angehöriger des öffentlichen Dienstes um eine höherwertige Stelle bewirbt ­ sind alle aus Anlass der Bewerbung verarbeiteten personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, sobald der Fehlschlag der Bewerbung feststeht (§ 101 Abs. 4 NBG).

Dies bedeutet nicht nur, dass die Bewerbungsunterlagen an den Betroffenen zurückzugeben sind und das Bewerbungsschreiben zu vernichten ist, auch die Unterlagen über den Auswahlvorgang dürfen nicht länger aufbewahrt werden.

Gegen die Vernichtung auch der Unterlagen des Auswahlvorgangs ist bei den Gesetzesberatungen eingewandt worden, dass damit eine spätere Prüfung des Auswahlverfahrens, etwa im Falle einer Petition, unmöglich gemacht werde und dass bei späteren personellen Entscheidungen nicht mehr auf eine Zusammenfassung des Ergebnisses der früheren Bewerbungverfahren zurückgegriffen werden könne. Der Gesetzgeber hat diese Einwände nicht aufgegriffen.

Die unverzügliche Löschung der Bewerbungsunterlagen darf erst erfolgen, wenn die Auswahlentscheidung unanfechtbar ist; erst dann steht fest, dass das vom Bewerber angestrebte Dienstverhältnis nicht zustande gekommen ist. Den Belangen eines unterlegenen Mitbewerbers ist damit hinreichend Rechnung getragen. Ein Erfordernis, aus anderen Gründen die Bewerbungsunterlagen weiter aufzubewahren, hat der Gesetzgeber nicht gesehen.

Beihilfedaten

Die besonders sensiblen Beihilfedaten unterliegen einer besonders engen Zweckbindung. Für andere als Beihilfezwecke dürfen sie nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt oder die Einleitung oder

Durchführung eines behördlichen Verfahrens, das mit dem Beihilfeantrag im Zusammenhang steht, dies erfordert. Im Gegensatz zum Beamtenrechtsrahmengesetz hat es der niedersächsische Gesetzgeber nicht für sachgerecht angesehen, zusätzlich Auskünfte aus Beihilfeakten zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, unmittelbar drohender Gefahren für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Rechtsbeeinträchtigung Dritter (§ 56 a Satz 4 BRRG) zuzulassen. Der Gesetzgeber ist meiner Einschätzung gefolgt, dass eine solche Regelung, die sich ohnehin nur auf Extremfälle beziehen kann, der Beihilfestelle schwierige Abgrenzungsfragen aufbürden würde, die diese in der Regel überfordern dürfte. Zudem hätte eine derartige Vorschrift auch deshalb kaum praktische Bedeutung, weil Unterlagen, aus denen die Art der Erkrankung hervorgeht, dem Antragsteller nach der Entscheidung über den Beihilfeantrag unverzüglich zurückzugeben sind (§ 101 g Abs. 2 Satz 2 NBG). Die Beihilfestelle wäre deshalb praktisch kaum in der Lage, entsprechende Auskunftwünsche zu erfüllen.

Unbegründete Beschwerden

In meinem XIII. Tätigkeitsbericht habe ich unter 14.6 auf die unterschiedliche Behandlung von unbegründeten Beschwerden gegen Beschäftigte hingewiesen.

Stellt sich erst nach Aufnahme in die Personalakte heraus, dass eine Beschwerde oder Behauptung unzutreffend war, mussten nach der bisherigen Rechtslage die Unterlagen auf Antrag des Beamten vernichtet werden. Der Bedienstete war damit vor etwaigen nachteiligen Auswirkungen unbegründeter Vorwürfe wirksam geschützt. Anders wurden dagegen Beschwerden behandelt, deren Unbegründetheit von vornherein klar war. Sie wurden zwar nicht zur Personalakte, aber zur Sachakte genommen und konnten damit u. U. noch zum Nachteil des Beamten herangezogen werden.

Ich habe auf eine Beseitigung der unterschiedlichen Behandlung unbegründeter Vorwürfe gedrungen und gefordert, auch Unterlagen über Vorwürfe, die von vornherein als unzutreffend erkannt werden, zu vernichten. Leider ist der Gesetzgeber meinen Anregungen nicht gefolgt; er hat stattdessen eine Angleichung der bisherigen Verfahrensweisen zum Nachteil der Bediensteten vorgenommen.

Eine sofortige Vernichtung von zur Personalakte genommenen Unterlagen über unbegründete Vorwürfe ist nach neuem Recht nicht mehr zulässig. Die entsprechenden Aktenbestandteile werden zwar aus der Personalakte entfernt, jetzt aber in einer Sachakte für ein Jahr aufbewahrt (§ 101 f Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 NBG).

Der Gesetzgeber ist davon ausgegangen, auch bei unbegründeten Beschwerden könnte es notwendig werden, die Vorgänge nochmals zu überprüfen, wenn z. B. später erneut Vorwürfe gegen den Beamten erhoben würden. Dahinter steht offenbar die Vorstellung, bei neuen späteren Beschwerden könne sich ein früher als unbegründet angesehener Vorwurf doch noch als zutreffend erweisen. Man darf diese Regelung als Illustration der alten Volksweisheit „etwas bleibt immer hängen" ansehen.

Weiter bestehen bleibt zunächst auch die Diskrepanz bei den Aufbewahrungsfristen unbegründeter Beschwerden (vgl. XIII 14.6). Die von vornherein haltlose Beschwerde wird nach der Niedersächsischen Aktenordnung fünf Jahre, die erst später als unrichtig erkannte ein Jahr in der Sachakte aufbewahrt. Das Innenministerium hat zwar erklärt, die Aufbewahrungsfrist bei einer Überarbeitung der Aktenordnung einheitlich auf ein Jahr festlegen zu wollen. Ich fürchte jedoch, dass eine grundlegende Revision der Aktenordnung, die ich schon in der Vergangenheit angemahnt habe, weiter verschleppt wird.

Ärztliche Gutachten über Dienstfähigkeit / Polizeidienstfähigkeit

Die Dienstfähigkeit von Beamten wird aufgrund eines amtsärztlichen Gutachtens durch den unmittelbaren Dienstvorgesetzten - nicht, wie vielfach angenommen wird, durch den untersuchenden Arzt - festgestellt. Bei Polizeivollzugsbeamten kann zur Feststellung der Polizeidienstfähigkeit z. B. ein beamteter Arzt herangezogen werden.

Im Zusammenhang mit der Anforderung und Erstattung solcher ärztlicher Gutachten haben sich häufig Probleme ergeben. Mehrfach haben Amtsärzte die Frage aufgeworfen, welche Unterlagen über den zu untersuchenden Beamten ihnen zur Verfügung gestellt werden dürfen. Zum Teil ist die Vorlage der „gesamten" Personalakte verlangt worden; ein Amtsarzt hat z. B. Einsicht in die Beihilfeakte verlangt.

Noch größere Unsicherheiten haben sich bei der Frage gezeigt, welche personenbezogenen Daten über die untersuchten Personen an die Dienststellen zu übermitteln seien. In den mir bekannt gewordenen Gutachten sind zum Teil eine Fülle von Aussagen zur Lebensgeschichte der Untersuchten und medizinische Details über weit zurückliegende Beschwerden und Krankheiten festgehalten, bei denen ein Bezug zur Frage der Dienstunfähigkeit sich oft nicht mehr erkennen ließ. So fanden sich z. B. in ärztlichen Gutachten zur Frage der Polizeidienstfähigkeit bei einer Polizeidirektion u. a. folgende Aussagen zur Lebensgeschichte: „warmherzige, mitfühlende und hilfsbereite Mutter", „Liebesheirat", „geringe Motivation für die Schule", „schläft abends vor dem Fernseher ein", „im Grunde immer leichte Kontaktaufnahme zu Frauen", „Spaß am Segeln und Surfen". Zur medizinischen Vorgeschichte wurden u. a. Details wie „1986 Stauchung Mittelgelenk vierter Finger rechts", „1976 Bissverletzung", „1964 Spreizfußbeschwerden", „1965 Bronchitis" festgehalten. Daneben befanden sich zum Teil eingehende Angaben über Art und Menge von in der Vergangenheit verabreichten Medikamenten in den Gutachten.

Fragen nach dem notwendigen Inhalt amtsärztlicher Gutachten sind auch dadurch ausgelöst worden, dass das Niedersächsische Finanzministerium, das nach seinem Runderlass vom 24. Juni 1996 (Nds. MBl. S. 1090) bei einer vorzeitigen Versetzung von Beamten und Richtern vor Vollendung des 58. Lebensjahres in den Ruhestand zu beteiligen ist (vgl. XIII. 14.7.4), dieser Maßnahme häufiger widersprochen hat. Offenbar hat dies zu einer gewissen Verunsicherung bei den betroffenen Amtsärzten geführt. Da Niedersachsen ­ im Gegensatz zu anderen Ländern ­ bislang kein Gesundheitsdienstgesetz erlassen hat, das den begutachtenden Amtsärzten entsprechende Hinweise geben könnte, habe ich angeregt, die dienstrechtlichen Vorschriften über die Versetzung in den Ruhestand im NBG datenschutzgerecht auszugestalten und zudem eine Verwaltungsvorschrift zu diesem Problembereich zu erlassen. Dies ist inzwischen geschehen.

Im Gemeinsamen Runderlass des Ministeriums für Frauen, Arbeit und Soziales sowie des Innenministeriums vom 25. Februar 1998 (Nds. MBl. S. 605) wird im Einzelnen geregelt, welche Unterlagen dem Gesundheitsamt für die Erstellung des Gutachtens zur Verfügung zu stellen sind. Damit wird der datenschutzrechtliche Erforderlichkeitsgrundsatz konkretisiert. Aus der Personalakte dürfen lediglich Auszüge übersandt werden, die für die Erstellung des Gutachtens im Einzelfall erforderlich sind. Eine Einsicht in Beihilfeakten kommt nicht in Betracht. Die in § 101 b Satz 4 NBG festgelegte enge Zweckbindung lässt die Verwendung der Beihilfeakte für andere Zwecke nur zu, wenn dies zur Einleitung oder Durchführung eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens erforderlich ist, das mit dem Beihilfeantrag im Zusammenhang steht, oder wenn der Beihilfeberechtigte oder die betroffenen Angehörigen im Einzelfall in die Verwendung zu anderen Zwecken einwilligen.