Steuer
Gesetzesfassung, zumindest jedoch durch Erläuterungen in den Verwaltungsvorschriften zum NBG verdeutlicht würde.
Unklar ist auch, auf welcher Rechtsgrundlage im Falle eines Rechtsstreits in dienstlichen Angelegenheiten Personalaktendaten einem die Behörde vertretenden Rechtsanwalt zur Prozessführung zur Verfügung gestellt werden dürfen. Auf § 101 Abs. 5 Satz 3 NBG lässt sich diese Datenverarbeitung schon deshalb nicht stützen, weil - wie sich aus § 101 e Abs. 2 Satz 2 NBG, aber auch aus § 101 Abs. 5 Satz 4 des Gesetzes ergibt - an Dritte lediglich Auskünfte aus der Personalakte erteilt, nicht aber Personalaktenbestandteile übermittelt werden dürfen.
Zudem wäre die Anknüpfung der Datenübermittlung an ein glaubhaft gemachtes rechtliches Interesse verfehlt.
Um das jedem praktischen Bedürfnis zuwiderlaufende Ergebnis zu vermeiden, dass einem Prozessvertreter der Behörde die erforderlichen Personalakten nicht zur Verfügung gestellt werden dürfen, geht das Innenministerium davon aus, dass bei dieser Fallkonstellation keine Datenverarbeitung vorliegt. Der Rechtsanwalt vertrete im Prozess im Rahmen eines Mandantschaftsverhältnisses die Personalstelle mit der Folge, dass seine Datenverarbeitung unmittelbar der Personalstelle zugerechnet werde. Datenschutzbelange würden bereichsspezifisch durch die Bundesrechtsanwaltordnung gewährleistet.
Dieser Einschätzung vermag ich nicht zu folgen. Dabei braucht die Frage, welcher Phase der Datenverarbeitung die Weitergabe einer Personalakte an einen Rechtsanwalt zuzuordnen ist, hier nicht weiter vertieft zu werden. Verneint man eine Datenübermittlung, so fällt die Aktenweitergabe jedenfalls unter den Auffangtatbestand des Nutzens personenbezogener Daten (§ 3 Abs. 2 Nr. 7 NDSG).
Auch hierfür ist eine Rechtsgrundlage nicht vorhanden.
Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, möchte ich ausdrücklich betonen, dass in dieser wie in den zuvor genannten Fallkonstellationen für mich außer Zweifel steht, dass die bisherige Vorgehensweise der Verwaltung notwendig ist. Das Innenministerium sieht dies nicht anders. Es hat jedoch bislang im Ergebnis versucht, aus dem praktischen Bedürfnis der genannten Datenverarbeitungen deren rechtliche Zulässigkeit abzuleiten. Meiner Forderung, umgehend die notwendigen rechtlichen Korrekturen zu schaffen, hat es sich bisher verschlossen.
Diese Vorgehensweise muss auf Kritik stoßen. Wenn das Innenministerium umgehend Schritte zur Änderung des NBG einleitet, um die aufgetretenen rechtlichen Probleme zu lösen, halte ich es für vertretbar, für die Übergangszeit die bisher ohne geeignete Rechtsgrundlage erfolgenden Datenverarbeitungen hinzunehmen. Wenn eine konkrete, in die Tat umgesetzte Bereitschaft zur Schaffung der notwendigen Rechtsgrundlagen allerdings nicht besteht, müssen die in Rede stehenden Datenverarbeitungen eingestellt werden.
Regelungsdefizit im Schwerbehindertenrecht
Eine Rechtsgrundlage fehlt auch für die Einsicht der Schwerbehindertenvertretung in Bewerbungsunterlagen und die Teilnahme an Vorstellungsgesprächen.
Die Schwerbehindertenvertretung wird aufgrund der vom Innenministerium erlassenen Schwerbehindertenrichtlinie (Nds. MBl. 1993 S. 361) in Personalauswahlverfahren auch über die persönlichen und leistungsbezogenen Daten der nicht schwerbehinderten Mitbewerberinnen und Mitbewerber unterrichtet. Sie hat außerdem das Recht, an Vorstellungsgesprächen teilzunehmen, sofern sich auch eine schwerbehinderte Person um die Stelle beworben hat.
Ich habe dieses Problem bereits in meinem XIII. Tätigkeitsbericht (14.16) angesprochen und darauf hingewiesen, dass diese Praxis, die die Datenschutzbelange der Bewerber tangiert, nur beibehalten werden kann, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage geschaffen wird. Dies ist bislang nicht geschehen.
Das Ministerium für Frauen, Arbeit und Soziales (MFAS) hat sich zwar gegenüber dem Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung für eine entsprechende Ergänzung des Schwerbehindertengesetzes ausgesprochen, seine Forderung ist allerdings nicht aufgegriffen worden. Nachdem inzwischen mehrere Jahre ergebnislos verstrichen sind, ohne dass sich eine konkrete Lösung des Problems abzeichnet, kann die bisherige rechtswidrige Verwaltungspraxis nicht unverändert fortgeführt werden. Ich habe das Innenministerium deshalb aufgefordert, den Schwerbehindertenerlass unverzüglich zu überarbeiten. Das Ressort hat mir daraufhin mitgeteilt, kurzfristig wolle man die „eingespielte Praxis" nicht aufgeben, vielmehr wolle das MFAS erneut den Versuch unternehmen, eine entsprechende Änderung des Schwerbehindertengesetzes des Bundes zu erreichen.
Für den Fall, dass auch dieser Versuch scheitert, führt an einer Änderung der bisherigen Verfahrensweise kein Weg vorbei. Ich weise für die dann zu treffende Erlassregelung schon jetzt darauf hin, dass ich eine Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung an Vorstellungsgesprächen aufgrund einer Einwilligung für problematisch halte. Bei einem Bewerber, der bei einer Verweigerung seiner Einwilligung Nachteile im Bewerbungsverfahren befürchten muss, ist die Freiwilligkeit dieser Entscheidung zu bezweifeln.
Einführung der Neuen Steuerungsinstrumente
Kosten- und Leistungsrechnung
Bei der Einführung der „Neuen Steuerungsinstrumente" (s. XIV. TB 9) kommen der Kosten- und Leistungsrechung (KLR) einschließlich der Produktbildung sowie dem Controlling, dem Berichtswesen und der Budgetierung eine wesentliche Bedeutung zu.
Die Landesregierung hat mit den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften und Berufsvertretungen eine Vereinbarung zur Einführung von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten in der niedersächsischen Landesverwaltung, insbesondere zur Kosten- und Leistungsrechnung, abgeschlossen (Nds. MBl. 1999 S. 342). Die Verhandlungspartner haben sich im September 2000 zu einem ersten Erfahrungsaustausch getroffen. Meine Beteiligung am Austausch habe ich begrüßt, da dies zu einer Stärkung meiner Beratungskompetenz gegenüber Projektgruppen und Personalvertretungen führen wird.
Ausgangssituation
In Niedersachsen wurden seit 1995 in vielen KLR-Projekten umfangreiche Erfahrungen gesammelt. Insgesamt befinden sich derzeit 32 Behörden und 27 Landesbetriebe in Pilotprojekten zur Umsetzung von neuen Steuerungsinstrumenten. An einem zentralen Verfahren mit der integrierten Standsoftware BaanPPM für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen einschließlich einer Kosten- und Leistungsrechnung nehmen 7 Behörden in einem Pilotversuch teil, mit dem alle im Haushaltsvollzug anfallenden Zahlungen in die KLR übernommen werden.
Personalvertretungen und Datenschutzbeauftragte der betroffenen Behörden haben mich um Beratung gebeten, da akzeptanzsteigernde Maßnahmen und eine Kommunikation mit den Dienststellen nicht stattgefunden haben.
Rechtliche Betrachtung der Kosten- und Leistungsrechnung Datenschutzrechtliche Belange sind bei Einführung der Neuen Steuerungsinstrumente nur dann zu berücksichtigen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Eine automatisierte Verarbeitung ausschließlich anonymisierter Daten wäre datenschutzrechtlich unbedenklich.
Sofern personenbezogene Daten von Bediensteten bei der Einführung der neuen Steuerungsinstrumente verarbeitet werden, sind - je nach Beschäftigungsgruppe - § 101 Abs. 2 Satz 1 bzw. § 261 Abs. 1 Nr. 2 i. V. m. § 101 Abs. 2 Satz 1 NBG als bereichsspezifische datenschutzrechtliche Ermächtigungen anzusehen.
Danach dürfen Personaldaten - nicht aber Personalaktendaten - nur dann verarbeitet werden, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift, eine Vereinbarung nach § 81 NPersVG oder eine Dienstvereinbarung dies vorsieht.
Ziel und Zweck der zwischen der Landesregierung und den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften und Berufsvertretungen abgeschossenen Vereinbarung ist es, nur die für die Aufgabenerledigung unabdingbar erforderlichen Daten zu verarbeiten und anonyme Verarbeitungsformen vorzusehen.
Personenbezogene Daten in den Teilen der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung - Welche Kosten sind entstanden?
Die Kostenarten lassen sich unterteilen in:
Personalkosten
Sachkosten
Investitionen
Dienstleistungskosten
In einer reinen Kostenartenrechnung treten keine personenbezogenen Daten auf (in seltenen Ausnahmen Tabelleneinsen). Kostenstellenrechnung - Wo sind die Kosten entstanden?
Sobald die Kostenartenrechnung auf kleine Kostenstellen aufgeteilt wird, können zumindest personenbeziehbare Daten entstehen. Dabei ergibt sich folgende Situation: Anlagenwirtschaft: keine personenbezogenen Daten, Sachkosten: teilweise personenbezogene Daten (z. B. Telefonkosten, Kopierkosten), Personalkosten: überwiegend personenbezogene Daten.
Kostenträgerrechnung - Wofür sind die Kosten entstanden?
Die Kostenträgerrechnung ordnet die Kosten den erbrachten Leistungen zu.
Dies führt - je nach Tiefe der Rechnung - von einer Leistungskontrolle von Dienststellen insgesamt bis zu einer Leistungskontrolle jedes einzelnen Bediensteten (z. B. Fallzahlen). U. U. werden auch personenbeziehbare Daten Dritter in die Kostenträgerrechnung einfließen (z. B. Daten studentischer Hilfskräfte).