Budgetüberschreitungen bei der Bewirtschaftung von Mitteln Dritter im Hochschulbereich und Bewirtschaftung von Mitteln Dritter an Hochschulen
Der Landesrechnungshof hat die Bewirtschaftung von Mitteln Dritter bei drei Hochschulen geprüft und dabei festgestellt, dass der fehlende Überblick der Hochschulen und die mangelnde Einwirkung der Hochschulleitungen auf die Verwendung der Drittmittel zu schwerwiegenden haushaltsrechtlichen Verstößen führten.
1. Der Ausschuss für Haushalt und Finanzen nimmt mit Befremden zur Kenntnis, dass Hochschuleinrichtungen und Hochschulbedienstete nach wie vor Mittel, die Dritte zur Erfüllung von Hochschulaufgaben zur Verfügung stellen, außerhalb des Landeshaushalts bewirtschaften und der öffentlichen Kontrolle entziehen, obwohl der Landtag mehrfach den schwerwiegenden Verstoß gegen das Haushaltsrecht beanstandet und zuletzt zur sofortigen Beendigung dieser Praxis aufgefordert hat. Ferner haben das Ministerium für Wissenschaft und Kultur die Hochschulen und diese ihre Bediensteten durch unmissverständliche Erlasse angewiesen, die Beanstandung abzustellen.
Auch im Hinblick auf hierzu unrichtig abgegebene Erklärungen erwartet der Landtag nunmehr, dass solche schwerwiegenden Verstöße gegen das Haushalts- und Dienstrecht disziplinarisch gewürdigt werden.
2. Der Landtag teilt die Auffassung des Landesrechnungshofs, dass
sich die Hochschulen einen vollständigen Überblick über die aus Drittmitteln finanzierten Vorhaben sowie deren finanziellen Abwicklung verschaffen müssen,
die unzulässige Überschreitung des für ein Vorhaben zur Verfügung stehenden Budgets auszuschließen ist,
die Verwendung von Überschüssen aus drittmittelfinanzierten Vorhaben nicht in der alleinigen Entscheidungsgewalt einzelner Projektleiter verbleiben darf, zumal die Hochschulen solche Projekte überwiegend in Höhe der anteiligen Gemeinkosten aus allgemeinen Mitteln mitfinanzieren,
es vielmehr Aufgabe der Hochschulleitung ist, im Rahmen der aufgaben- und leistungsorientierten Mittelbemessung für eine angemessene Verteilung der Überschüsse zu sorgen, sodass einerseits zusätzliche Mittel übergreifend zur Erfüllung von Aufgaben der Hochschule bereitgestellt werden können und andererseits der Anreiz zur Einwerbung von Drittmitteln gewahrt bleibt.
Dem Landtag ist über das Veranlasste bis zum 31.03.2004 zu berichten.
Das MWK hat bereits mit Erlass vom 05.07.2001 aufgrund der Feststellungen des LRH alle Hochschulen angewiesen, die haushalts- und hochschulrechtlichen Drittmittelbestimmungen strikt einzuhalten. Insbesondere wurde darauf hingewiesen, dass sie gegen Bestimmungen des Haushaltsrechts verstoßen, falls Hochschuleinrichtungen oder einzelne Hochschulbedienstete Gelder außerhalb des Landeshaushalts auf Konten von Fördervereinen bewirtschaften. Weiterhin hat das Ministerium die Hochschulen unter Bezug auf den Beschluss des Landtages vom 12.09.2000 zur Haushaltsrechnung 1998 Nr. 25 „Zusammenarbeit der Hochschulen mit Fördervereinen" (Drs. 14/1823) aufgefordert,
zusammen mit ihren Fördervereinen zu prüfen, inwieweit die Hochschuleinrichtungen auf bei den Fördervereinen geführten Konten Hochschulmittel (und damit Landesmittel) bewirtschaften,
notfalls die Beziehungen zwischen Hochschulen und Fördervereinen abzubrechen, falls der Förderverein zu dieser gemeinsamen Prüfung nicht bereit sein sollte und
eine etwa festgestellte Bewirtschaftung von Hochschulmitteln auf Fördervereinskonten sofort zu beenden.
1. Tierärztliche Hochschule Hannover (TiHo)
a) Fortbildungsveranstaltungen
Mit Schreiben vom 04.03.2003 hat die TiHo bestätigt, dass sie der Auffassung des LRH gefolgt ist, dass Einnahmen aus eigenen Fortbildungsveranstaltungen als Landesmittel von der Hochschule zu bewirtschaften sind. Für die Zukunft hat sie sichergestellt, dass Einnahmen aus Veranstaltungen nur noch über das hochschuleigene Konto der Nord/LB abgerechnet werden und innerbetrieblich für jede Veranstaltung ein eigener SAPInnenauftrag (eigene Buchungsstelle) gebildet wird. Damit ist sichergestellt, dass fehlerhafte Bewirtschaftungen nicht mehr erfolgen. Kontrolliert wird dieses Verfahren durch einen Genehmigungsvorbehalt des Präsidiums und ein entsprechendes Veranstaltungsmanagement. Die Innenrevision prüft regelmäßig bei den Hochschuleinrichtungen und stellt sicher, dass bei Vereinen außerhalb der TiHo keine Veranstaltungsmittel bewirtschaftet werden.
In der Vergangenheit hat es Irritationen bei den Professorinnen und Professoren darüber gegeben, ob Einnahmen aus Fortbildungen als Drittmittel anzusehen sind. In Rundschreiben der TiHo vom 10.09.2001 und 25.10.2001 werden als Drittmittel im Sinne von § 22 NHG solche Mittel beschrieben, die der Hochschule oder einem Hochschulmitglied für die Durchführung von Forschungsvorhaben zur Verfügung gestellt werden. Da die Professorinnen und Professoren Fortbildungsmaßnahmen nicht als Drittmittel im o. g. Sinn angesehen haben, folgerten sie irrtümlich, dass für ihre Hochschuleinrichtungen keine Drittmittel von Fördervereinen bewirtschaftet werden. Insoweit handelte es sich um irrtümlich abgegebene, objektiv allerdings unrichtige Erklärungen. Dieser Irrtum rechtfertigt nach Auffassung des Ministeriums noch nicht die Einleitung disziplinarrechtlicher Maßnahmen wegen eines schuldhaften Verstoßes gegen das Haushalts- und Dienstrecht. Inzwischen hat die Leitung der TiHo eindeutig geregelt, wie Fortbildungsmaßnahmen nach den Bestimmungen für Drittmittel abzurechnen sind. Eine entsprechende Anweisung befindet sich zurzeit hochschulintern in der Schlussabstimmung. Wesentliche Teile wie zum Beispiel die Vergabe eines eigenen SAP-Innenauftrages und einer eigenen Buchungskontoverbindung je Veranstaltung und auch die Raumbepreisung werden bereits angewandt.
b) Überblick über die Drittmittelvorhaben an der TiHo
Durch das Verfahren für die Verwaltung von Drittmitteln in der TiHo ist sichergestellt, dass für Fortbildungsveranstaltungen
das Verwaltungsmanagement einen vollständigen Überblick über die Drittmittelvorhaben und deren finanzielle Abwicklung gewährleistet und eine Überschreitung der Mittel für das Vorhaben ausgeschlossen werden kann,
von den Einnahmen 10 % für zentrale Aufgaben (Gemeinkosten) abzuführen sind,
der Restbetrag den Einrichtungen als Leistungsanreiz, z. B. zur Beschaffung neuer Geräte, verbleibt.
2. Medizinische Hochschule Hannover (MHH) Bewirtschaftung von Drittmitteln:
Die MHH hat aufgrund der Feststellungen des LRH das Verfahren für die Verwaltung von Drittmitteln umgestellt. Dadurch wird die Überschreitung der Drittmittelkonten vermieden. Für jedes Projekt wird eine eigene Drittmittelfinanzstelle eingerichtet. Auf diese Weise werden Fehlbedarfe kurzfristig festgestellt und ausgeglichen. Aus der Vergangenheit noch defizitäre Finanzstellen werden über das Mahnwesen, das die Drittmittelverwaltung verfolgt, bearbeitet. Über drei terminlich festgelegte Schritte wird die Projektleitung aufgefordert, das Defizit auszugleichen. Ist bis zur dritten Mahnstufe keine Maßnahme erfolgt, wird die Finanzstelle gesperrt und das Präsidium informiert.
Das Präsidium entscheidet in Absprache mit der Abteilung über einen differenzierten Maßnahmenplan zum Abbau des Defizits.
3. Bereich Humanmedizin der Universität Göttingen (BHG) Bewirtschaftung von Drittmitteln:
Der BHG hat durch einen umfassenden Leitfaden zur Beantragung von Drittmittelprojekten vom 10.04.2003, zu dem auch Richtlinien für aus Drittmitteln finanzierte Forschungsvorhaben gehören, sichergestellt, dass ein vollständiger Überblick über die aus Drittmitteln finanzierten Vorhaben sowie deren finanzielle Abwicklung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen nach § 22
NHG besteht. Drittmittelvorhaben im Bereich der Auftragsforschung werden über einzelne Kostenstellen abgewickelt. Dabei kann der Bezug zu einzelnen Projekten anhand der bestehenden Akten hergestellt werden. Die Budgetüberwachung erfolgt regelmäßig über Ausdrucke an die kostenstellenverantwortlichen Professorinnen und Professoren aus dem Bereich der Drittmittelverwaltung, die über die Ausgaben sowie über den Stand der verfügbaren Mittel umfassend informieren. Zeitliche Verschiebungen werden durch regelmäßige Überprüfungen durch Überprüfungen durch das Controlling aufgedeckt und analysiert.
Im Rahmen der Zusammenarbeit mit einem weltweit führenden Health-Care-Unternehmen in einem umfassenden Forschungsprojekt ist es beim BHG zu nicht vermeidbaren Mittelüberschreitungen gekommen. Zahlungsverpflichtungen aufgrund der eingegangenen Arbeitsverhältnisse mussten aber seitens der Hochschule geleistet werden. Durch Unklarheiten aufgrund von internen Abstimmungsproblemen kam es zu Zahlungsverzögerungen seitens des Vertragspartners. Der BHG war jedoch jederzeit in der Lage, diese Forderungen auch gerichtlich durchzusetzen. Die Forderungen sind inzwischen ausgeglichen.
Der Vorstand des BHG hat beschlossen, den so genannten Overhead für anteilige Gemeinkosten für zentrale Aufgaben abzuschöpfen. Der Overhead wird in Höhe von 15 % bei der Kalkulation berücksichtigt und wird entsprechend an die Hochschule abgeführt. Der Vorstand gesteht den Abteilungen zu, nicht verbrauchte Mittel z. B. für Studienzentren für klinische Prüfungen bzw. eigene klinische Studien einzusetzen, an denen mehrere Projekte kontinuierlich durch entsprechendes Fachpersonal finanziert werden können. Dieser Anreiz soll auch weiterhin gewährt werden.