Durch diese Verfahrensweise war nicht gewährleistet dass aus allen zugelassenen Angeboten das preisgünstigste herausgefunden
Kennzeichnung und Prüfung der Angebote
Als Niederschrift über den Eröffnungstermin führte die Gesellschaft Submissionslisten. Die gebotene Kennzeichnung9) der Angebote in allen wesentlichen Teilen unterblieb. Vorkehrungen zur Vermeidung von nachträglichen Änderungen an den Angeboten fehlten.
Alle gültigen Angebote sind rechnerisch, technisch und wirtschaftlich zu prüfen. Die Gesellschaft führte die Prüfungen nur bei einem Teil der Angebote in Zusammenarbeit mit dem Projektsteuerungsbüro, den Planern und der Stadt durch.
Durch diese Verfahrensweise war nicht gewährleistet, dass aus allen zugelassenen Angeboten das preisgünstigste herausgefunden wurde.
Verhandlungen nach Submission
Die Gesellschaft hat Verhandlungen mit Bietern über Vorauszahlungen, Änderungen gegenüber dem Leistungsverzeichnis und Preisreduzierungen durch Leistungsänderungen, Gewährung von Skonti und Nachlässen aufgrund von Pauschalierungen nach vorweggenommenem Aufmaß geführt. Die ausgehandelten Preisnachlässe führten teilweise zu Änderungen in der Bieterreihenfolge.
Bei Ausschreibungen darf der Auftraggeber nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung mit einem Bieter regelmäßig nicht verhandeln. Ausnahmen sind nur zur Klärung offener Fragen, nicht jedoch zur Änderung der Angebote oder von Preisen zugelassen10).
Einzelvergaben
Die Gesellschaft erteilte trotz Bedenken der VOB-Stelle, die bei der ehemaligen Bezirksregierung Koblenz eingerichtet war, den Auftrag für die Rohbauarbeiten nicht an den mindestfordernden Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hatte. Diese Vergabe verstieß nicht nur gegen das Vergaberecht, sondern auch gegen die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Sie führte zu einem wirtschaftlichen Nachteil von mindestens 0,69 Mio.. Außerdem hat die Gesellschaft bei der Auftragserteilung einen vom Rohbauunternehmen eingeräumten Nachlass über 297 000 unberücksichtigt gelassen.
Bei der Vergabe der Arbeiten an den Aufzugsanlagen wurde das Angebot des günstigsten Bieters aus nicht nachvollziehbaren Gründen ausgeschlossen. Die Beauftragung des an zweiter Stelle liegenden Bieters führte zu Mehrkosten von 174 000. Vor der Auftragsvergabe vereinbarte die Gesellschaft mit dem späteren Auftragnehmer einen Preisnachlass von 215 000. Er wurde nicht an die Stadt weitergegeben.
Beim Gewerk Lüftungstechnik war die erste Ausschreibung ohne vertretbaren Grund aufgehoben worden. Der in der ersten Ausschreibung an siebter Stelle liegende Bieter ließ in einer zweiten Ausschreibung 172 000 nach. Er wurde Mindestfordernder und erhielt den Auftrag.
Den Auftrag für die Starkstromanlagen erhielt nicht der mindestfordernde Bieter. Sein Ausschluss ist nicht nachvollziehbar. Den Zuschlag erhielt der zweitplatzierte Bieter mit einem um 93 000 höheren Angebot, obwohl er hätte ausgeschlossen werden müssen. Derselbe Bieter erhielt auch den Auftrag für die Foyerbeleuchtung, obwohl er nur an zweiter Stelle lag.
Den Auftrag für die Parkierungsanlage, die beschränkt ausgeschrieben wurde, erhielt nicht der Mindestfordernde, weil das von ihm angebotene Produkt bisher nicht bei der „Parken in Mainz GmbH" im Einsatz war. Hierdurch entstanden Mehrkosten von mehr als 12 000.
Die Ausführung der Bau- und Montageleistungen der Bühnenmaschinerie wurde ohne den gebotenen vorherigen europaweiten Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben.
Baunebenkosten
Entwicklung und Gesamthöhe
In den Kostenunterlagen der Stadt ist dargestellt, dass sich der Kostenansatz für die Baunebenkosten bei gleich bleibenden Gesamtkosten in acht Jahren um 3 Mio. oder fast 29 % erhöht hat. Diese Kostenentwicklung ist außergewöhnlich, weil insbesondere die Honorare auf der Grundlage der Baukosten ermittelt werden.
Insgesamt sind die Kosten nicht gestiegen, weil den Mehrkosten bei den Baunebenkosten ein zu hoher Ansatz bei den Baukosten gegenüberstand. Dies belegt, dass erhebliche Reserven in der Kostenberechnung enthalten waren.
Die Bildung der Reserven bei den Baukosten hatte überhöhte Honorare für die Leistungsphasen 1 bis 4 bei allen Verträgen mit den freiberuflich Tätigen zur Folge.
9) § 22 Nr. 3 Abs. 2 VOB/A. 10) § 24 VOB/A.
Außerdem wurden Leistungen der Architekten, der Ingenieure und der Projektsteuerung infolge unzureichender Abgrenzung der einzelnen Leistungsbereiche doppelt vergütet und Bauherrenaufgaben auf die Gesellschaft verlagert.
Bei Gesamtausgaben bis zum 31. Dezember 2000 von brutto 67,5 Mio. sind die Baunebenkosten mit 12,6 Mio. sehr hoch und machen einen Anteil von 23,5 % aus. Erfahrungswerte liegen bei Neubauten zwischen 12 % und maximal 20 %. Ein den besonderen technischen und künstlerischen Anforderungen der Maßnahme entsprechender Wert liegt bei 20 %. Bei diesem Wert ergäben sich Baunebenkosten von 10,7 Mio.. Der bisher von der Stadt dafür gezahlte Betrag liegt um 1,9 Mio. darüber.
Projektsteuerungs- und Bauherrenleistungen
Die Stadt hatte die Aufgaben der Projektsteuerung einem Ingenieurbüro übertragen und hat diesem ein Nettohonorar von 1,02 Mio. gezahlt.
Infolge einer nicht hinreichenden Abgrenzung der Leistungsbilder des Architekten und des Projektsteuerungsbüros kam es zu Leistungsüberschneidungen und zu einer Doppelhonorierung verschiedener Grundleistungen nach § 15 der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI).
Außerdem hat die Stadt der Gesellschaft für zusätzliche Projektsteuerungs- und Bauherrenleistungen, die diese im eigenen Namen, auf eigene Rechnung und auf eigene Gefahr erbringen musste, ein Nettohonorar von 0,67 Mio. gezahlt11).
Der Gesamtaufwand von 1,69 Mio. für diese Leistungen ist mit einem Anteil von 3,1 % an den Gesamtbaukosten deutlich zu hoch.
Architektenleistungen
Der Honorarsatz für die Architektenleistungen wich ohne nachvollziehbaren Grund vom Mindestsatz der HOAI ab. Die Vergütung der Fahrtkosten des Architekten entsprach nicht der HOAI. Für die Planung des raumbildenden Ausbaus wurde ein zusätzliches Honorar vereinbart, obwohl diese Leistung ohne besondere Vergütung zu erbringen war. Das Gesamthonorar des Architekten hätte mit Rücksicht auf die von der Bauverwaltung der Stadt wahrgenommene Projektleitung vermindert werden müssen. Ausgaben für Honorare von insgesamt 319 000 waren vermeidbar.
Kunst am Bau
Die Ausgaben für zwei Glaskegel auf dem Tritonplatz, eine Freiplastik auf dem Dach des Theaterneubaus und für Kunstankäufe betrugen insgesamt 0,61 Mio.. Nach den Richtsätzen der Verwaltungsvorschrift für die künstlerische Ausgestaltung öffentlicher Hochbauten12), die bei Baumaßnahmen anzuwenden sind, die vom Land gefördert werden, hätten die Ausgaben für die Ausgestaltung des Kleinen Hauses auf 0,36 Mio. begrenzt werden müssen13).
Sonstige Ausgaben
Ausgaben, die nicht der Baumaßnahme zugerechnet werden können
Die Stadt hat Ausgaben abgerechnet, die nicht der Baumaßnahme zugerechnet werden können. Es handelt sich u. a. um folgende Ausgaben:
Ausgaben für die Baureifmachung des Grundstücks von 1,3 Mio. wurden den Baukosten zugeordnet. Die Ausgaben betrafen insbesondere die Umlegung zahlreicher öffentlicher Ver- und Entsorgungsleitungen, die Umsetzung einer öffentlichen Toilettenanlage auf ein anderes Grundstück und den Abbruch von baulichen Anlagen.
Grundstücke sind nach der Verkehrsauffassung baureif, wenn ihre Bebauung rechtlich zulässig und tatsächlich ohne Hindernisse möglich ist. Das bedeutet, dass die äußere Erschließung hergestellt sein muss, aufstehende Gebäude oder Gebäudereste abgeräumt und in der Erde befindliche Leitungen und Anlagen entfernt sind.
Nach dem Theatervertrag hat die Stadt die erforderlichen Grundstücke baureif zur Verfügung zu stellen. Demnach können Kosten für die Herstellung dieses Zustandes nicht berücksichtigt werden.
11) Die Gesellschaft hatte die für die Herstellung des Werkes notwendigen behördlichen Genehmigungen zu beantragen und dabei als Bauherrin aufzutreten. Nach Erhalt der Leistungsverzeichnisse von der Stadt waren die Bauleistungen auszuschreiben und in Auftrag zu geben.
12) Verwaltungsvorschrift des Ministeriums der Finanzen vom 28. September 1982 (MinBl. S. 474). 13) Dieser Ausgabenmehrbetrag darf bei der Förderung des Kleinen Hauses nicht berücksichtigt werden. Er entspricht in seiner Höhe einem Minderausgabebetrag der „Kunst am Bau" bei der Baumaßnahme Generalsanierung des Großen Hauses. Eine Nachfinanzierung im Rahmen dieser von Stadt und Land je hälftig finanzierten Maßnahme wurde der Stadt empfohlen.
Für den Aufbau eines Facility Managements in ihrem Bauamt hat die Stadt Kosten von über 255 000 aus Mitteln für den Theaterneubau finanziert.
Für die Erstellung einer Baudokumentation über den Neubau des Kleinen Hauses, die von der Stadt nach Übergabe des Theaters im Oktober 1997 herausgegeben worden ist, wurde dem Projektsteuerungsbüro zusätzlich zu dessen Honorar ein Betrag von 50 000 aus Baumitteln vergütet.
Um der Staatstheater GmbH eine vorzeitige Nutzung von Teilbereichen des Neubaus zu ermöglichen, zahlte die Stadt ihr aus Baumitteln einen pauschalen Aufwandszuschuss von 250 000. Außerdem wurde ihr aus Baumitteln ein Zuschuss von 10 000 für den Erwerb eines Kesselpaukensatzes gewährt.
Die Stadt hatte im Juli 1996 mit der Staatstheater GmbH einen Vertrag über die Wahrnehmung von Koordinierungsaufgaben abgeschlossen. Darin ist eine Vergütung des Aufwands von Mitarbeitern der Gesellschaft für die regelmäßige Teilnahme an Besprechungen, die Koordinierung notwendiger Planungs- und Ausführungsleistungen, für Informationen im eigenen Haus unter Einbeziehung des Betriebsrats sowie die Mitwirkung bei Entscheidungsfindungen und der Anforderung von Unterlagen von 16 000 vorgesehen.
Es gehört zu den ureigenen Aufgaben des späteren Nutzers, sein Detailwissen im eigenen Interesse bei der Vorbereitung und Durchführung der für ihn bestimmten Baumaßnahme einzubringen. Leistungen, die nicht im Nutzerinteresse erbracht wurden, wurden nicht dargelegt.
Von den Teilnehmern des Architektenwettbewerbs wurde für das Überlassen der Wettbewerbsunterlagen eine Schutzgebühr von jeweils 100 gefordert, die bei Vorlage eines Wettbewerbsentwurfs erstattet wurde. Die Stadt erzielte dafür im allgemeinen Haushalt Einnahmen von 6 000. Mit der Rückerstattung der Schutzgebühr an die Teilnehmer belastete dagegen die Stadt in gleicher Höhe den Bautitel.
Die Stadt hat die Kosten eines Rechtsstreits, den die Erbbauberechtigte und Betreiberin eines nahe gelegenen Parkhauses gegen sie als Grundstückseigentümerin geführt hatte, in Höhe von 18 000 aus Baumitteln bezahlt. Die Erbbauberechtigte fühlte sich durch die im Zusammenhang mit dem Neubau des Kleinen Hauses im Eigentum der Stadt errichtete Tiefgarage in dem vertragsgemäßen Gebrauch ihres Rechts gestört. Nach einem außergerichtlichen Vergleich zog die Erbbauberechtigte die Klage zurück.
Die Kosten des Rechtsstreits betrafen ausschließlich die Stadt in ihrer Eigenschaft als Eigentümerin eines der Baumaßnahme benachbarten Grundstücks.
Die Stadt hat 5 000 für die Beschaffung und Installation eines neuen elektrischen Herds in der Küche des Großen Hauses aus Baumitteln des Kleinen Hauses bezahlt.
Nicht förderfähige Ausgaben
Die Stadt hat Ausgaben abgerechnet, die nach den Förderbestimmungen nicht förderfähig sind und für die im Theatervertrag keine besondere Kostenregelung getroffen wurde. Es handelt sich u. a. um folgende Ausgaben:
Ausgaben der Stadt für ihr Baustellenbüro, Dokumentationen, Büromaterialien, Fachliteratur und sonstigen sächlichen Verwaltungsaufwand in Höhe von 136 000 wurden aus Baumitteln finanziert.
Die Ausgaben sind nicht den Kosten der Baumaßnahme, sondern den sächlichen Aufwendungen der Stadt zuzurechnen und nach Nr. 5 der VV-IStock15) nicht förderfähig.
Für Baufeierlichkeiten wandte die Stadt aus Baumitteln 57 000 auf. Davon zahlte sie 12 800 unmittelbar. Ein weiterer Betrag von 44 200 für die Grundsteinlegung und das Richtfest war in dem der Gesellschaft gezahlten Entgelt enthalten.
Nach Nr. 5.1 der VV-IStock sind Ausgaben für Baufeierlichkeiten nicht förderfähig. Im Übrigen wäre bei einer Baumaßnahme vergleichbarer Größe des Landes nur ein Bruchteil dieses Aufwands genehmigt worden.
Unter den Ausgaben für das Kleine Haus hat die Stadt auch Gebühren städtischer Ämter für Baugenehmigungen, Vermessungen und Sondernutzungen in Höhe von 140 000 geltend gemacht.
Derartige Gebühren und Auslagen sind nach Nr. 5.1 der VV-IStock nicht förderfähig.
14) Im Wirtschaftsplan der Staatstheater GmbH waren die Betriebskosten für den Zeitraum der vorzeitigen Nutzung nicht veranschlagt.
15) Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern und für Sport (VV-IStock) vom 22. September 1993 (MinBl. S. 414), ersetzt durch Verwaltungsvorschrift vom 19. November 2001 (MinBl. S. 501).