Pflege
Maßstab für den Personalbedarf werden die von eingearbeiteten Sachbearbeitern erledigten Arbeitspensen sein müssen.
Das Ministerium hat erklärt, Fallzahlen würden aufgrund der unterschiedlichen Kenntnisse und des unterschiedlichen Einarbeitungszeitraums teambezogen ermittelt werden. So werde ein angemessenes Gleichgewicht im Team geschaffen. Diese Zahlen könnten im Laufe der Zeit je nach Einarbeitung etc. erhöht werden. Mittelfristig müsse der Maßstab für Fallzahlen und Bearbeitungszeiten höher liegen als zurzeit.
Aufbau- und Ablauforganisation
Zur Verbesserung der internen Aufbau- und Ablauforganisation wurden im Referat 31 versuchsweise 9 Arbeitsgruppen eingerichtet. Für jede Gruppe wurde ein Sachbearbeiter bestimmt, der neben seinen sonstigen Aufgaben die Arbeiten innerhalb der Gruppe verteilen und koordinieren, Gruppenmitglieder anleiten sowie Kenntnisse und Erfahrungen weitervermitteln soll, ohne allerdings gegenüber den Gruppenmitgliedern weisungsbefugt zu sein.
Diese Gruppenstruktur hat sich bewährt und schafft die Voraussetzungen für die Umsetzung der nachfolgenden Empfehlungen des Rechnungshofs. Sie sollte deshalb auf Dauer eingeführt werden.
Das Ministerium hat mitgeteilt, die Gruppenstruktur werde, wie vorgesehen, zum Jahresende 2002 in eine Dauerlösung überführt.
Struktur der Arbeitsgruppen
Die Personalsachbearbeitung umfasst vielfach Tätigkeiten einfacher, wiederkehrender Art, wie z. B. Zuweisungen von Referendaren an Schulen, Abordnungen, Nebentätigkeitsgenehmigungen oder Erfassung von Daten. Oftmals ist lediglich die Fertigung von Schreiben nach Mustertexten erforderlich. Diese Aufgaben können auf Beamte des mittleren Dienstes oder vergleichbare Angestellte zur selbständigen Erledigung übertragen werden. Eine genaue Ermittlung der vom gehobenen auf den mittleren Dienst delegierbaren Aufgabenanteile war wegen der fehlenden Arbeitsaufzeichnungen nicht möglich. Auf der Basis der von den Sachbearbeitern angegebenen Fallzahlen und mittleren Bearbeitungszeiten wird der Anteil auf 40 % geschätzt.
Bei entsprechender Verlagerung der Aufgaben können 16 Stellen in niedriger dotierte Stellen umgewandelt und damit Einsparungen von 240 000 jährlich erreicht werden.
Das Ministerium hat erklärt, die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion werde die Umsetzung der Empfehlungen des Rechnungshofs prüfen und einen Vorschlag erarbeiten.
Stellenbewertung
Für die Personalsachbearbeitung fehlten Stellenbewertungen.
Die Gruppenstruktur mit koordinierendem Sachbearbeiter sowie Sachbearbeitern des gehobenen und des mittleren Dienstes erfordert eine Bewertung der Stellen. Dabei ist insbesondere dem Verantwortlichkeitsgrad sowie der Schwierigkeit der Aufgabe Rechnung zu tragen.
Das Ministerium hat mitgeteilt, eine Stellenbewertung werde bei allen Teamkräften vorgenommen werden. Stellenbewertungen könnten aber nicht auf die Schulpersonalverwaltung begrenzt bleiben, sie kämen für die gesamte Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Betracht. Es biete sich an, in einem ersten Schritt zumindest besondere Funktionsstellen zu bewerten und diese Aufgabe im Rahmen einer Projektgruppe hausweit zu bearbeiten.
Referenten
Zur Zeit der Prüfung waren im Referat 31 einschließlich des Referatsleiters umgerechnet 10 Vollzeitkräfte des höheren Dienstes eingesetzt, davon 7,3 Kräfte in Trier, 1,2 Kräfte in Koblenz und 1,5 Kräfte in Neustadt/W.
Die Aufgaben der Referenten umfassten die Bereiche Schulrecht/Allgemeine Rechtsangelegenheiten mit 20 % sowie Schulpersonalverwaltung mit 80 % ihrer Arbeitszeit.
Die in Trier tätigen Referenten stammten meist aus fachfremden Verwaltungen und wurden erst nach der Schulaufsichtsreform in der Schulabteilung eingesetzt. Kenntnisse in der Personalverwaltung waren regelmäßig nicht vorhanden. Die mangelnde Erfahrung führte dazu, dass sich die Referenten an nahezu allen Entscheidungen der Personalsachbearbeiter beteiligten und selbst bei Routinevorgängen zum „Obersachbearbeiter" wurden. Dies führte zu erheblichem Mehraufwand, sowohl auf der Referenten- als auch auf der Sachbearbeiterebene.
Auch nach Abschluss der Einarbeitungsphase nahmen die Referenten weiterhin viele Tätigkeiten der Sachbearbeitung wahr, wie z. B. die Bearbeitung von einfachen Widerspruchsverfahren oder Amtshaftungsfällen7) oder die Vorbereitung von Klageverfahren. Vor der Reform der Schulaufsicht wurden derartige Vorgänge regelmäßig von Sachbearbeitern im gehobenen Dienst bearbeitet. Die Zuständigkeit der Referenten in der Personalverwaltung sollte sich auf schwierige, strittige Sachverhalte beschränken.
Bei funktionsgerechter Zuordnung der Aufgaben kann die Zahl der Stellen für Referenten verringert werden. Anstelle von bisher sechs Referenten können drei Leitungsteams aus jeweils einem Referenten im höheren Dienst und einem qualifizierten Beamten im gehobenen Dienst eingesetzt werden. Durch Umwandlung der Stellen des höheren Dienstes in Stellen des gehobenen Dienstes sind Einsparungen von 74 000 jährlich möglich.
Das Ministerium hat erklärt, entsprechend den Vorschlägen des Rechnungshofs werde angestrebt, die Personalsachbearbeiter auch mit Widerspruchsverfahren, Vorbereitung von Klageverfahren u. Ä. zu betrauen. Im Rahmen der internen Organisationsuntersuchung werde ein entsprechender Prüfauftrag ergehen. Zwar solle der Organisationsuntersuchung nicht vorgegriffen werden, jedoch werde die Einschätzung des Rechnungshofs zur Personaleinsparung durch Bildung von Leitungsteams weitgehend geteilt.
Zentrale Registratur der Schulabteilung
Die Aufgaben der Registratur nahmen in Trier 13 Bedienstete wahr. Obwohl ausschließlich Vorgänge der Schulaufsicht verwaltet werden, ist die Registratur organisatorisch der Abteilung 1 Referat 13 Organisation, Haushalt, IuK-Technik zugeordnet.
Die Referenten der Schulpersonalverwaltung sind deshalb selbst bei Problemen wie mangelhafter Personalaktenführung nicht befugt, den Registratoren Weisungen zu erteilen. Der Zeitaufwand für die regelmäßig notwendigen Abstimmungen zwischen beiden Abteilungen kann bei organisatorischer Eingliederung der Registratur in die Schulaufsicht vermieden werden.
Das Ministerium hat darauf hingewiesen, dass im Rahmen der Neuorganisation der Landesverwaltung entschieden worden sei, zentrale Dienste wie die Registratur der Zentralabteilung zuzuordnen.
Diese Entscheidung sollte im Hinblick auf die dargestellten Reibungsverluste überprüft werden.
Besoldungsrechtliche Nebengebiete
In dem Bereich besoldungsrechtliche Nebengebiete werden u. a. Besoldungsdienstalter, ruhegehaltfähige Vordienstzeiten und Dienstzeiten nach der Landesverordnung über die Gewährung von Jubiläumszuwendungen an Beamte berechnet. Weiter werden Dienstunfälle, Sachschadensersatzfälle und Regressansprüche bearbeitet.
Für einen Teil dieser Aufgaben waren 13 Kräfte der Verteidigungslastenverwaltung in Koblenz mit der Arbeitszeit von 6,3 Vollzeitkräften eingesetzt.
Die Verlagerung einzelner Aufgabenbereiche nach Koblenz und die dadurch erforderliche Versendung der Personalakten führten zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen. Bei einzelnen Vorgängen wurden Rücklaufzeiten von bis zu neun Monaten festgestellt.
Das Ministerium hat mitgeteilt, mit der Neuorganisation der Verteidigungslastenverwaltung werde die Schadenssachbearbeitung zentralisiert. Die sonstigen Aufgaben würden bei der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Trier wahrgenommen werden.
7) Bei den Amtshaftungsfällen handelt es sich überwiegend um wiederkehrende Vorgänge, für die eine Musterakte angelegt ist.
Referat 32 (Allgemeine Schulverwaltung, Kirchenrecht und Kulturpflege)
Die Aufgabenbereiche des Referats sind weitgehend bei der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Trier zentralisiert.
Ausgenommen sind jedoch die Bereiche Schulorganisation, Schulverbände9), Allgemeine Kulturpflege, Kunst- und Heimatpflege und Schulbaumaßnahmen.
Zur Sicherung einer einheitlichen Verfahrensweise sollten lediglich Aufgaben mit regionalen Bezügen dezentral wahrgenommen werden. Bei dem Aufgabenbereich „Allgemeine Kulturpflege, Kunst- und Heimatpflege" sind solche Bezüge nicht zu erkennen.
Das Ministerium hat mitgeteilt, die Zuständigkeit für „Allgemeine Kulturpflege, Kunst- und Heimatpflege" werde in Trier zentralisiert werden.
Schulbaumaßnahmen
Die Förderung von Schulbaumaßnahmen wird für den jeweiligen Schulaufsichtsbezirk durch die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion und die Außenstellen abgewickelt.
Die Prüfung hat die bereits früher festgestellten unterschiedlichen Verfahrensweisen in den Aufsichtsbezirken bestätigt 10).
In den Aufsichtsbezirken Koblenz und Neustadt/W. werden die Schulträger sowohl in der Genehmigungs- als auch in der Bauphase überwiegend vor Ort beraten, meist unter Mitwirkung von Vertretern des Baureferats.
Im Aufsichtsbezirk Trier werden dagegen nur in geringerem Umfang Beratungen vor Ort durchgeführt. Die Förderfälle werden in der Regel anhand der vorgelegten Planungsunterlagen bearbeitet. Während der Bauphase finden grundsätzlich keine Ortsbesichtigungen durch Verwaltungsbeamte statt. Die Landeszuwendungen werden aufgrund der fachlichen Stellungnahme der für die bauliche Überwachung der Projekte zuständigen Bauverwaltung11) ausgezahlt.
Die unterschiedlichen Verfahren haben Auswirkungen auf die Organisation des Referats 32. Die von den Außenstellen Koblenz und Neustadt/W. praktizierten Verfahren erfordern wegen der räumlichen Nähe den Verbleib von Sachbearbeitern in den Außenstellen. Dagegen spricht die Vorgehensweise der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Trier für eine Zentralisierung, da zur haushalts- und verwaltungsmäßigen Abwicklung eine regionale Nähe nicht erforderlich ist.
8) Die Aufgaben des Referats umfassen insbesondere:
Einzel- und Grundsatzfragen der Schulorganisation,
die schulaufsichtliche Genehmigung und Förderung von Schulbaumaßnahmen,
die Förderung der Allgemeinen Kulturpflege sowie der Kunst- und Heimatpflege,
allgemeine Angelegenheiten der Kirchen und Religionsgemeinschaften,
die Anerkennung ausländischer Bildungsnachweise,
die Verwaltung der Haushaltsmittel für die Bereiche der Allgemeinen Schulverwaltung,
die zentrale Planstellenüberwachung.
9) § 66 Abs. 2 SchulG. 10) Jahresbericht 2001, Tz. 18 (Drucksache 14/750). 11) Die baufachliche Prüfung von Zuwendungsanträgen und die Überwachung der Bauausführung werden von der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion Teilreferat 21 b Kommunale Entwicklung, Denkmalschutz als zuständiger Bauverwaltung nach Maßgabe der Baufachlichen Ergänzungsbestimmungen (ZBau) durchgeführt (VV Teil I/Anlage 1 Nr. 1.3 zu § 44 Abs. 1 LHO).