Steuer

Das Klinikum hat mitgeteilt, der Beschaffungsprozess werde darauf ausgerichtet, im Rahmen von Ausschreibungen von den anfordernden Stellen die für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses erforderlichen Kriterien abzufragen, sie zu beurteilen und eine sachgerechte Beschaffungsentscheidung im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens zu treffen.

Bestellverfahren

Die Verfahren bis zur Entscheidung über die Beschaffung medizinisch-technischer Geräte waren lang und schwerfällig. Entscheidungen wurden häufig erst nach Ablauf der Bindungsfrist der Angebote getroffen. Die Folge war, dass neue Angebote eingeholt werden mussten, die in der Regel zu höheren Preisen führten. Das verursachte vermeidbare Anschaffungs- und Verwaltungskosten.

Bei vier näher untersuchten Beschaffungen dauerte das Bestellverfahren vom Tag der Antragstellung bis zum Tag der Kaufentscheidung im Durchschnitt mehr als zehn Monate. Der Kaufpreis lag um bis zu 10 500 (29 %) über dem Preis des ursprünglichen Angebots.

Das Klinikum hat die lange Zeitdauer der Bestellverfahren mit nicht ausreichenden Investitionsmitteln und der notwendigen, aber schwierigen Bildung von Prioritäten begründet. Es hat weiter ausgeführt, es werde ein bedarfsorientiertes Beschaffungsmanagement einrichten. Der Aufbau eines solchen Beschaffungsmanagements sei jedoch sehr aufwendig und nur schrittweise möglich.

Bewirtschaftung

Reparaturen von Endoskopie- und Ultraschallgeräten

Im Klinikum waren insgesamt 147 Endoskopiegeräte und 170 Ultraschallgeräte in Betrieb, die ausschließlich von privaten Unternehmen repariert wurden. Die Reparaturkosten für Endoskopiegeräte beliefen sich im Jahr 2001 auf 193 000 ; für Ultraschallgeräte fielen zwischen dem 1. Juli 1999 und dem 31. März 2002 Reparaturkosten von 318 000 an.

Hauptursache für die hohen Reparaturkosten war nach Auffassung eines mit Reparaturen beauftragten Unternehmens eine unsachgemäße Handhabung, insbesondere bei dezentral eingesetzten Geräten.

Die Einrichtung von sog. Gerätepools mit möglichst zentraler Vorhaltung und Bedienung der Geräte ermöglicht nicht nur eine Verringerung ihrer Zahl und Typenvielfalt, sondern führt auch zu einer stärkeren Spezialisierung und besseren Qualifizierung des Bedienungspersonals.

Das Klinikum hat mitgeteilt, in der Planung des Neubaus der Konservativen Medizin sei die Zentralisierung von Ultraschallund Endoskopieuntersuchungen vorgesehen.

Leihgeräte

Das Bestandsverzeichnis wies insgesamt 279 medizinisch-technische unentgeltlich überlassene Geräte (Leihgeräte) aus. Die Auswertung ergab, dass

­ viele Leihgeräte nicht erfasst oder zum Teil nicht mehr vorhanden waren,

­ für nicht wenige Leihgeräte, insbesondere im Drittmittelbereich, keine schriftlichen Leihverträge vorlagen,

­ Leihgeräte auch nach Ablauf der Vertragslaufzeit weiter verwendet wurden.

Die lückenhafte Erfassung der eingesetzten Leihgeräte kann die Überwachung der Geräte nach den Unfallverhütungsvorschriften, dem Gerätesicherheitsgesetz, dem Medizinproduktegesetz, der Strahlenschutzverordnung und der Eichordnung beeinträchtigen.

Die vorhandene Verfahrensanweisung für medizinisch-technische Leihgeräte wurde bislang nicht konsequent angewandt. So hätte die Erfassung eines ohne schriftlichen Leihvertrag betriebenen Leihgerätes entweder zu einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung oder zur Stilllegung des Gerätes führen müssen. Bei der Prüfung von Laboreinrichtungen des Klinikums hatte der Rechnungshof bereits auf die Problematik des Einsatzes von Leihgeräten im Zusammenhang mit der Beschaffung von Verbrauchsartikeln bei denselben Geräteherstellern hingewiesen (vgl. Nr. 2.2.2).

Das Klinikum will für die Aufstellung und den Betrieb von Leihgeräten eine Dienstanweisung erarbeiten, in der u. a. auch die maximal mögliche Leihdauer festgeschrieben wird.

Hierzu merkt der Rechnungshof an, dass der Einsatz von Leihgeräten möglichst zurückgeführt und grundsätzlich nur dann gestattet werden sollte, wenn für jedes Gerät ein schriftlicher Leihvertrag geschlossen wurde und sichergestellt ist, dass kein Zusammenhang mit laufenden Beschaffungen besteht.

Automationsunterstütztes Gerätemanagement Möglichkeiten der automationsunterstützten Beschaffung (Ausschreibung, Vergabe von Aufträgen) und Bewirtschaftung (Überwachung der Verträge, der Lieferantenbeziehungen, der Reparatur- und Wartungszyklen) blieben bisher weitgehend ungenutzt, obwohl die grundlegenden technischen Voraussetzungen dafür vorhanden waren. Von der automationsunterstützten Bearbeitung der Geschäftsvorgänge sind Kostenvorteile zu erwarten.

Die Transparenz insbesondere über den Gerätebestand, die Garantiefristen und die Wartungsverträge kann verbessert werden, wenn die einzelnen Kliniken und die am Beschaffungsverfahren beteiligten Stellen auf die sie betreffenden Daten der Gerätedatei zugreifen können.

Das Klinikum hat erklärt, diesen Stellen sei inzwischen Lesezugriff erteilt worden. Die vorgeschlagene Einführung eines automationsunterstützten Geräte- und Beschaffungsmanagements werde zurzeit geprüft.

3. Folgerungen:

Der Rechnungshof hat gefordert,

a) dem Sachgebiet Medizintechnik die zentrale Beschaffung aller medizinisch-technischen Geräte zu übertragen,

b) die Gerätedatei auszubauen und die Beschaffung von Geräten bedarfsgerechter vorzunehmen,

c) grundsätzlich alle Beschaffungen auszuschreiben,

d) bei Beschaffungen eine Festlegung von Vertragsgegenstand und Vertragspartner durch die geräteanwendenden Klinikeinrichtungen auszuschließen,

e) das Bestellverfahren zu beschleunigen,

f) den Reparaturaufwand für Ultraschall- und Endoskopiegeräte durch möglichst zentrale Vorhaltung und Bedienung der Geräte zu verringern,

g) Geräte, wenn überhaupt, nur auf der Grundlage schriftlicher Verträge zu leihen und sicherzustellen, dass ein Zusammenhang mit anderen Beschaffungen (z. B. Verbrauchsartikeln) ausgeschlossen wird,

h) das gesamte Geräte- und Beschaffungsmanagement automationsunterstützt zu organisieren.

Die Stellungnahme des Klinikums der Johannes Gutenberg-Universität Mainz ist unter Nr. 2 dargestellt.

24. Organisation und Personalbedarf der Verwaltungsabteilung der beiden Oberlandesgerichte und von vier Landgerichten Aufgaben der Verwaltungsabteilung der geprüften Gerichte wurden teilweise zu aufwendig und nicht immer zweckmäßig erledigt.

Bei Verwirklichung der Vorschläge zur Vereinfachung der Verwaltungstätigkeit, insbesondere der Beauftragung privater Unternehmen, sind bei den geprüften Gerichten Stellenanteile von zusammen 18,5 Stellen entbehrlich. Der Minderung der Personalausgaben von 650 000 jährlich stehen zusätzliche Sachausgaben von 200 000 jährlich für die Aufträge an private Unternehmen gegenüber.

1. Allgemeines:

Der Rechnungshof hat die Organisation und den Personalbedarf der Verwaltungsabteilung der beiden Oberlandesgerichte (Koblenz und Zweibrücken) und von vier Landgerichten (Frankenthal, Mainz, Trier und Zweibrücken) geprüft. Die Prüfung erstreckte sich vor allem darauf, ob

­ der Aufbau und die Gliederung der Verwaltungsabteilung (Aufbauorganisation) zweckmäßig waren,

­ die Aufgaben wirtschaftlicher und wirksamer erfüllt werden können.

Nicht geprüft wurden Aufgaben, bei deren Wahrnehmung die Mitarbeiter zwar der Verwaltungsabteilung angehören, die Fachaufsicht aber in der Regel Richtern obliegt (z. B. Aufgaben der Rechtspflege, Serviceeinheiten 1) sowie Entschädigung von Zeugen und Sachverständigen).

1) Feststellungen zu den Serviceeinheiten waren Gegenstand des Jahresberichts 2001 des Rechnungshofs (Drucksache 14/750, Tz. 21).

2. Wesentliches Ergebnis der Prüfung

Verwaltungstätigkeit

Die Aufgaben wurden teilweise zu aufwendig und nicht immer zweckmäßig erledigt. Es bestehen Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand zu senken und den Arbeitsablauf zu verbessern.

Geschäftsprüfungen

Der Aufwand der Verwaltungsabteilung für die turnusmäßigen Geschäftsprüfungen der Gerichte war zu hoch. In einem Oberlandesgerichtsbezirk wurden wesentlich mehr richterliche Dienstgeschäfte geprüft als im anderen. Für die Prüfung der richterlichen Geschäfte und der Rechtspflegergeschäfte kann der Aufwand z. B. durch Verlängerung des Prüfungszeitraums, wesentlich kürzere, ergebnisorientierte Niederschriften und die Verwendung von Checklisten verringert werden. Die in die turnusmäßigen Geschäftsprüfungen einbezogenen übrigen Bereiche der nichtrichterlichen Geschäfte ­ z. B. Aufgaben des gehobenen Dienstes, der Geschäftsstellen, der Serviceeinheiten ­ brauchen nicht regelmäßig geprüft zu werden. Auch die turnusmäßige Prüfung der Geschäftsführung der Gerichtsvollzieher war zu aufwendig.

Das Ministerium der Justiz hat mitgeteilt, es werde den Aufwand für die turnusmäßigen Geschäftsprüfungen verringern und insbesondere auch untersuchen, ob die Bereiche der nichtrichterlichen Geschäfte ausgenommen werden können. Die Vorschläge des Rechnungshofs, den Aufwand und die Zahl der Prüfungen der Geschäftsführung der Gerichtsvollzieher zu verringern, seien erwägenswert.

Delegation von Aufgaben

Das Ministerium hat sich Entscheidungsbefugnisse vorbehalten, die andere Ressorts auf nachgeordnete Dienststellen delegiert haben oder bei denen es sich um Routineangelegenheiten handelt, wie z. B.

­ beamtenrechtliche Zuständigkeiten für die Beamten der Besoldungsgruppen A 12, A 13 und A 13 mit Amtszulage,

­ Erteilung von Dienstleistungsaufträgen an Richter auf Probe,

­ Genehmigung von Miet-, Pacht- und Reinigungsverträgen,

­ Bewilligung von Sonderurlaub für Rechtsreferendare.

Das Ministerium hat erklärt, es werde die beamtenrechtlichen Zuständigkeiten für die Beamten der Besoldungsgruppen A 12, A 13 und A 13 mit Amtszulage, die Zuständigkeit zur Erteilung von Dienstleistungsaufträgen an Richter auf Probe sowie für die Bewilligung von Sonderurlaub für Rechtsreferendare auf die oberen Landesgerichte übertragen. Der Genehmigungsvorbehalt des Ministeriums bei Miet-, Pacht- und Reinigungsverträgen solle allerdings bestehen bleiben, da nur dadurch eine Steuerung der Haushaltsmittel und eine Bündelung des erforderlichen Fachwissens möglich sei.

Die Praxis, Verträge über die Miete und Pacht von Dienstgrundstücken und Diensträumen sowie über die Vergabe von Reinigungsarbeiten einem Genehmigungsvorbehalt zu unterwerfen, gibt es ­ soweit ersichtlich ­ in keinem anderen Ressortbereich. Hierfür besteht auch bei den geprüften Gerichten keine Notwendigkeit.

Personalaktenführung

Die Personalgrundakten der Beschäftigten wurden bei den unmittelbar dienstaufsichtführenden Behördenleitern geführt. Den anderen Justizbehörden oblag die Führung der Personalnebenakten. Die personalverwaltenden Stellen (Ministerium der Justiz oder Präsidenten der oberen Landesgerichte) benötigten die Nebenakten weitaus häufiger als die dienstaufsichtführenden Behördenleiter die Grundakten. Würden die Grundakten bei den personalverwaltenden Stellen und bei den nachgeordneten Justizbehörden nur noch Teilakten (statt Nebenakten) geführt ­ wie beispielsweise im Geschäftsbereich des Ministeriums der Finanzen ­, ließe sich vor allem bei den nachgeordneten Justizbehörden eine merkliche Entlastung erreichen.

Das Ministerium hat darauf hingewiesen, dass die derzeitige Aufteilung der Zuständigkeiten erst vor dreieinhalb Jahren nach langen Diskussionen getroffen worden sei. Darüber hinaus werde das für eine effektive Entlastung notwendige neue Personalverwaltungssystem nach heutigem Kenntnisstand erst im Jahr 2007 flächendeckend eingeführt sein.

In den Entscheidungsprozess über die Neuaufteilung der Zuständigkeiten bei der flächendeckenden Einführung des neuen Personalverwaltungssystems sollten die Vorschläge des Rechnungshofs einbezogen werden.

Stellenausschreibungen

Seit 1999 wurden alle Beförderungsstellen des einfachen, mittleren und gehobenen Dienstes im Justizblatt ausgeschrieben, obwohl der Landespersonalausschuss nach § 10 Abs. 1 Satz 6 Landesbeamtengesetz in den meisten Fällen allgemein eine Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung zugelassen hatte. Das hat zu einer Vielzahl von Bewerbungen geführt, die aus verschiedenen Gründen zum Teil offensichtlich aussichtslos waren, weil z. B. Mindestwartezeiten oder Mindestlebensalter nicht erfüllt waren. Die Bearbeitung verursachte einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand.

Die Landesjustizverwaltung hat erklärt, der Aufwand für Ausschreibungs- und Auswahlverfahren bei Beförderungsstellen werde ­ soweit möglich ­ verringert.