Im Hausmeisterdienst der Struktur und Genehmigungsdirektion Süd wurden keine angemessenen
Zentrale Dienste
Bei den zentralen Diensten bestanden Möglichkeiten, Kosten zu verringern:
Die Ausstattung der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord mit einem neuen Zutrittsystem sollte genutzt werden, um die Besetzungszeiten der Pforten zu reduzieren.
Im Fahrdienst der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord wurden gekaufte Fahrzeuge mit Fahrern eingesetzt. Ob das Leasing von Fahrzeugen und der Einsatz von Selbstfahrern kostengünstiger ist, wurde bisher nicht überprüft.
Im Hausmeisterdienst der Struktur- und Genehmigungsdirektion Süd wurden keine angemessenen Leistungsanforderungen gestellt.
In den Struktur- und Genehmigungsdirektionen wurde jeweils ein zentraler Schreibdienst vorgehalten, der nicht ausgelastet war. Die Mitarbeiterinnen wurden deshalb häufig zu Vertretungen in anderen zentralen Diensten herangezogen.
Die Unterhaltsreinigung war bei der Struktur- und Genehmigungsdirektion Süd obgleich die Bodenfläche geringer war jährlich fast 100 000 teurer als bei der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord.
Die Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord hat erklärt, anstelle des Kaufs von Kraftfahrzeugen sei die Nutzung im Rahmen eines Leasingvertrages grundsätzlich günstiger. Dies gelte jedoch nicht für Fahrzeuge, die über Spezialaufbauten verfügten oder auch auf nicht befestigten Wegen und zum notwendigen Transport von Arbeitsgeräten genutzt würden. Vor der Auflösung des Schreibdienstes solle das Ergebnis der Prüfung des Rechnungshofs in den Fachabteilungen abgewartet werden.
Die Struktur- und Genehmigungsdirektion Süd hat mitgeteilt, drei Stellen für Hausmeister würden abgebaut. Der zentrale Schreibdienst werde aufgelöst. Auch seien Maßnahmen eingeleitet, um die Kosten des Reinigungsdienstes zu reduzieren.
Personalbedarf
Mit der Neuorganisation der Landesverwaltung sollen in einem Zeitraum von 15 Jahren 552 Stellen9) sozialverträglich abgebaut werden. Es wurde allerdings nicht festgelegt, welche der betroffenen Behörden in welchem Umfang zu den Stelleneinsparungen beizutragen haben.
Wird den Vorschlägen des Rechnungshofs zur Verbesserung der Arbeitsabläufe unter Zugrundelegung von angemessenen Leistungsanforderungen gefolgt, werden in den Zentralabteilungen der Struktur- und Genehmigungsdirektionen 32,5 Stellen entbehrlich:
Die möglichen Einsparungen, durch die sich die Personalausgaben im Rahmen eines sozialverträglichen Stellenabbaus um 1,4 Mio. jährlich vermindern lassen, verteilen sich wie folgt:
Die Struktur- und Genehmigungsdirektionen haben erklärt, entbehrliche Stellen abbauen zu wollen. Insgesamt seien nur 23,5 Stellen einsparbar.
9) Ohne die zusätzlich bei der Vermessungs- und Katasterverwaltung abzubauenden 250 Stellen.
10) Zusätzlicher Bedarf.
3. Folgerungen:
Zu den folgenden Forderungen wurden die gebotenen Folgerungen bereits gezogen oder eingeleitet:
Der Rechnungshof hatte gefordert,
a) die Aufbau- und Ablauforganisation zu straffen,
b) die Querschnittsaufgaben in den Zentralabteilungen zu bündeln,
c) eine zentrale Beschaffungsstelle einzurichten und die Vorteile des Wettbewerbs bei Beschaffungen zu nutzen,
d) ein Sicherheitskonzept und eine Gesamtplanung für den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik zu erstellen.
Folgende Forderungen sind nicht erledigt:
Der Rechnungshof hat gefordert,
a) die Dienstaufsicht über die Zentralabteilungen der Struktur- und Genehmigungsdirektionen dem Ministerium für Umwelt und Forsten zu übertragen, in dessen Geschäftsbereich der Schwerpunkt der Erledigung der Fachaufgaben liegt,
b) entbehrliche Stellen einzusparen und Personal sozialverträglich abzubauen.
Nr. 8 Haushalts- und Wirtschaftsführung der Zentralstelle für Polizeitechnik
Die Aufgaben der Zentralstelle für Polizeitechnik waren nicht hinreichend konkretisiert. Für Beschaffungsmaßnahmen waren die Zuständigkeiten des Ministeriums des Innern und für Sport sowie der Zentralstelle nicht eindeutig voneinander abgegrenzt.
Die Unterbringung der Zentralstelle an zwei Standorten führte zu einem zusätzlichen Aufwand für die Verwaltungsorganisation und die Aufgabenerledigung.
Polizeibeamte waren für administrative oder technische Aufgaben eingesetzt, die von Verwaltungskräften erledigt werden können.
Das Vergaberecht wurde nicht immer beachtet.
Wirtschaftlichkeitsvergleiche zwischen Kauf und Leasing von Fahrzeugen oder polizeispezifischen Zusatzausstattungen wurden nicht im gebotenen Umfang durchgeführt. Der Kauf von Fahrzeugen orientierte sich nicht immer an dem notwendigen Bedarf.
1. Allgemeines:
Die Zentralstelle für Polizeitechnik ging im Jahr 1997 aus der Fernmeldeleitstelle der Polizei hervor. Sie „nimmt zentrale Aufgaben im Bereich der Polizeitechnik wahr"1).
Der Rechnungshof hat die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Zentralstelle geprüft und dabei insbesondere einzelne Beschaffungsvorgänge und Auftragsvergaben untersucht.
2. Wesentliches Ergebnis der Prüfung
Aufgaben
Die Aufgaben der Zentralstelle waren nicht näher konkretisiert. Insbesondere bei Beschaffungsvorgängen für die Polizei waren die Zuständigkeiten des Ministeriums des Innern und für Sport sowie der Zentralstelle nicht hinreichend voneinander abgegrenzt; einzelne Beschaffungsmaßnahmen wurden ohne ersichtliche sachliche Gründe ganz oder teilweise vom Ministerium abgewickelt. Auch erschwerte die Sachbearbeitung durch zwei Verwaltungsebenen eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der Beschaffungsvorgänge.
Das Ministerium hat erklärt, der Auftrag der Zentralstelle werde konkreter beschrieben. Ihr werde die Abwicklung aller Beschaffungsvorgänge übertragen.
1) § 83 Polizei- und Ordnungsbehördengesetz (POG) in der Fassung vom 10. November 1993 (GVBl. S. 595), zuletzt geändert durch Gesetz vom 2. März 2004 (GVBl. S. 202), BS 2012-1.
Räumliche Unterbringung
Die Leitung, der Fachstab und drei Abteilungen der Zentralstelle sind in einem Gebäude der Bereitschaftspolizei in MainzHechtsheim untergebracht, zwei weitere Abteilungen rund sechs Kilometer entfernt im Polizeipräsidium Mainz.
Die dezentrale Unterbringung der Zentralstelle erschwerte einen zweckmäßigen Personaleinsatz, beeinträchtigte den Arbeitsablauf und führte zu einem zusätzlichen Geräteeinsatz. Dieser Mehraufwand ließe sich durch die Unterbringung in einer Liegenschaft vermeiden.
Das Ministerium hat mitgeteilt, im Rahmen der haushaltsrechtlichen Möglichkeiten werde mittelfristig eine räumliche Zusammenführung angestrebt.
Personaleinsatz
Im Haushaltsjahr 2003 waren neben 83,5 Verwaltungskräften 53 für den Polizeivollzugsdienst ausgebildete Beamte bei der Zentralstelle tätig. Nach einer Funktionsanalyse der Polizei können 18 Polizeibeamte, die mit administrativen und technischen Aufgaben befasst sind, von Verwaltungskräften ersetzt werden. Für die umfangreichen Beschaffungsmaßnahmen sollte Personal mit vertieften Kenntnissen im Vergabe- und Vertragsrecht eingesetzt werden. Außerdem erfordern Wirtschaftlichkeitsanalysen und eine wirksame Projektsteuerung auch betriebswirtschaftlichen Sachverstand.
Das Ministerium hat mitgeteilt, zwischenzeitlich seien zwei Polizeibeamte durch Verwaltungskräfte ersetzt worden. Weiterhin werde angestrebt, im Rahmen der Fluktuation die Anzahl der Polizeibeamten auf das dienstlich notwendige Maß zu beschränken. Für justizielle Tätigkeiten werde zusätzlich ein Beamter des höheren Dienstes bei der Direktion der Bereitschaftspolizei eingestellt, der zeitanteilig der Zentralstelle zur Verfügung stehen werde.
Auftragsvergaben
Softwareentwicklung
Im Rahmen einer Softwareentwicklung wurden Aufträge freihändig an Dritte vergeben, obwohl der jeweilige Vertragswert2) eine Ausschreibung erfordert hätte. Zwar waren die Verträge aus den Jahren 2000 und 2001 auf fünf bzw. sechs Monate befristet, ihre Laufzeit verlängerte sich jedoch um jeweils einen Monat, soweit der Vertrag nicht zuvor gekündigt worden war.
Als Entgelt war ein Stundensatz von 82 zuzüglich Mehrwertsteuer bei maximal 160 Stunden monatlich vereinbart. Insgesamt wurden Vergütungen von 418 000 gezahlt.
Das Ministerium hat mitgeteilt, seiner Auffassung nach sei bei der Beauftragung den vergaberechtlichen Vorschriften genügt worden.
Diese Auffassung steht nicht mit den maßgeblichen Bestimmungen3) in Einklang. Danach waren der voraussichtliche Vertragswert im Hinblick auf die Verlängerungsoption aufgrund des größtmöglichen Auftragswertes unter Einbeziehung des Optionsrechts zu schätzen und die Softwareentwicklung im Wettbewerb zu vergeben.
Handsprechfunkgeräte
Die Zentralstelle bestellte im Oktober 2001 auf Weisung des Ministeriums 150 explosionsgeschützte Handsprechfunkgeräte mit Zubehör für 334 000. Von der Durchführung eines Vergabeverfahrens nach § 3 a VOL/A wurde abgesehen. Der Auftrag wurde unter Hinweis auf die besondere Dringlichkeit der Maßnahme freihändig vergeben. Das Ministerium vermerkte außerdem, dass der Auftragnehmer zu dieser Zeit der einzige Hersteller gewesen sei, der entsprechende Geräte habe liefern können.
Eine Maßnahme ist nur dann dringlich, wenn die Bedarfsdeckung aus Gründen, die der Auftraggeber nicht vorhersehen konnte, eilig geworden ist4). Das Ministerium hatte im Zusammenhang mit dem „Sicherheitspaket 11. September 2001" bei der Auflistung der Schwerpunkte der technischen Ausstattung unter Priorität 3 zur Bewältigung gewalttätiger Demonstrationen lediglich angemerkt, dass ggf. auch an „Handsprechfunkgeräte ex-geschützte Funkgeräte und Handy(s)" gedacht werden könne. Im Rahmen seiner weiteren Berichterstattung über die Ausstattungsmaßnahme als Folge der Ereignisse des 2) § 3 Abs. 3 Satz 3 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV vom 9. Januar 2001 (BGBl. I S. 110) i. d. F. der Bekanntmachung vom 11. Februar 2003 (BGBl. I S. 169), geändert durch Zuständigkeitsanpassungsverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2304, 2338). Danach folgt der Vertragswert bei unbefristeten Verträgen oder nicht absehbarer Vertragsdauer aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48; entsprechende Regelungen galten zum damaligen Zeitpunkt.
3) §§ 3 Abs. 6 und 4 Abs. 1 VgV.
4) Daub/Ebstein, VOL/A, 4. Auflage, § 3 Nr. 4, Rdnr. 24.