Krankenversorgung
Beschaffung von Laborgeräten und Reagenzien Laborgeräte wurden durch die Beschaffungsabteilung unter Mitwirkung der Technischen Abteilung, zugehörige Reagenzien durch die Apotheke beschafft. Dabei wurden die Auftragsvergaben nicht aufeinander abgestimmt und keine Wirtschaftlichkeitsberechnungen erstellt 13), obwohl mit der Beschaffung (Kauf, Miete, Schenkung oder Leihe) eines Gerätes häufig auch die Entscheidung über Art und Mengen der erforderlichen Reagenzien verbunden war.
Bei vielfach geschlossenen Gerätesystemen sind die Reagenzien vom Gerätehersteller „gerätebezogen" vorgeschrieben. Bei offenen Gerätesystemen besteht zwar keine feste Bindung zwischen Gerätetyp und Reagenzien, doch räumen nicht wenige Lieferanten nur dann Garantiezeiten für Laborgeräte ein, wenn ausschließlich die von ihnen empfohlenen Reagenzien verwendet werden.
Angesichts dieser den Wettbewerb einschränkenden Bedingungen sollten Neuanschaffungen oder Ersatzbeschaffungen von Laborgeräten zusammen mit der Lieferung von Reagenzien ausgeschrieben und Wirtschaftlichkeitsberechnungen erstellt werden.
Das Krankenhausfinanzierungssystem, wonach die Investitionskosten der Geräte über öffentliche Fördermittel, die Beschaffung der Reagenzien als laufende Betriebskosten über die Pflegesätze der Kostenträger zu decken sind, darf nicht dazu führen, von einer Wirtschaftlichkeitsberechnung abzusehen, die neben den Anschaffungskosten der Geräte auch die laufenden Betriebskosten einbezieht.
Die bisher getrennten Zuständigkeiten für die Beschaffung von Laborgeräten und Reagenzien sollten möglichst an einer Stelle des Klinikums zusammengeführt werden. Um das Wissen der Technischen Abteilung und die Marktübersicht der Apotheke nutzen zu können, könnte ein aus beiden Organisationseinheiten zusammengesetztes fachübergreifendes Einkaufsteam gebildet werden.
Das Klinikum hat inzwischen Maßnahmen eingeleitet, die unter Beteiligung von Labor, Einkauf, Apotheke und Technik eine Verbesserung von Verfahrensabläufen zum Ziel haben. Umfassende Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei der Beschaffung von Geräten und Reagenzien seien plausibel und vernünftig.
Unentgeltlich überlassene Laborgeräte
Etwa die Hälfte der im Zentrallabor vorgehaltenen Laborgeräte hatten Hersteller oder Lieferanten unentgeltlich mit der Maßgabe zur Verfügung gestellt, die Reagenzien hierfür bei ihnen zu beziehen. Weitere drei leihweise überlassene Laborautomaten waren in der Abteilung für Innere Medizin mit Schwerpunkt Endokrinologie in Betrieb. Schriftliche Verträge lagen nicht vor.
Die Lieferanten dieser Geräte hatten sich hiermit gleichzeitig die Abnahme ihrer Reagenzien gesichert. Die betreffenden Geräte des Zentrallabors hatten einen Anschaffungswert von 0,70 Mio., die für diese Geräte verwendeten Reagenzien führten im Jahr 2000 zu Ausgaben von über 0,87 Mio.. Gemessen an den Gesamtausgaben der Apotheke für Reagenzien im Jahr 2000 machten die auf diese Weise festgelegten Einkäufe von Reagenzien einen Anteil von nahezu 10 % aus.
Das Zentrallabor und die Abteilung für Innere Medizin mit Schwerpunkt Endokrinologie setzten sich mit dieser Praxis über die „Verfahrensanweisung über medizinisch-technische Leihgeräte des Klinikums" vom 16. Januar 1995 hinweg. Auch war eine Überwachung dieser Geräte nach den Vorschriften des Gerätesicherheitsgesetzes, des Medizinproduktegesetzes, der Eichordnung und nach den Unfallverhütungsvorschriften nicht gewährleistet, weil die dafür zuständige Technische Abteilung über den Betrieb dieser Geräte nicht unterrichtet war.
Durch die Aufstellung unentgeltlich überlassener Geräte und die damit verbundene Festlegung auf bestimmte Reagenzien und Lieferanten wurde der Wettbewerb ausgeschlossen. Angesichts der Größenordnung des Jahresbedarfs an Reagenzien kann davon ausgegangen werden, dass die Aufträge meist nach den Vergabevorschriften14) hätten ausgeschrieben werden müssen.
Bei der Durchführung der Beschaffungen ist deshalb darauf zu achten, dass das angewandte Verfahren eine klare personelle Trennung von Bedarfsbeschreibung (Laborarzt) einerseits und Auftragsvergabe gemäß den Vergabevorschriften (Beschaffungsstelle) andererseits vorsieht. Bei der Geräteüberlassung durch Unternehmen ohne Gegenleistung muss sich aus dem Vertrag mit dem Unternehmen eindeutig ergeben, dass kein Zusammenhang mit Umsatzgeschäften gegeben ist. Mit dieser Verfahrensweise kann möglichen strafrechtlichen Konsequenzen (Vorteilsannahme, Bestechlichkeit) begegnet werden.
Das Klinikum hat hierzu mitgeteilt, dass es derzeit die Leihgeräte des Zentrallabors zum Restbuchwert beschaffe.
13) Die jährlichen Kosten für Reagenzien eines Laborgerätes waren im Durchschnitt höher als dessen Anschaffungskosten.
14) Soweit Ausschreibungen unterhalb eines Einkaufswertes von 200 000 ECU unterblieben, war dies mit einem Beschluss des Klinikvorstands vom 5. Januar 1998 nicht vereinbar. Auftragsvergaben im Wert von mehr als 200 000 ECU hätten dagegen gem. § 1 Buchst. a Nr. 1 Abs. 1 der Verdingungsordnung für Leistungen Teil A europaweite Ausschreibungen vorangehen müssen.
Einkauf von Reagenzien
Der Einkauf von Reagenzien war der Apotheke übertragen. Diese nahm dabei lediglich die geschäftsmäßige Abwicklung vor. Die im Vorfeld der Auftragsvergaben durchgeführten Verhandlungen über Preise, Rabatte und sonstige Zahlungsmodalitäten führten die Laborleitungen selbst durch. Der Apotheke blieb daher nur noch die Aufgabe, die Bedarfsanforderungen der einzelnen Labors hinsichtlich Art, Menge, Preis und Lieferant der jeweils benötigten Artikel zu koordinieren, wöchentlich zusammenzufassen und die sich daraus ergebenden Aufträge zu erteilen.
Ausschreibungen fanden nicht statt. Gründe, weshalb entgegen den vergaberechtlichen Vorschriften von öffentlichen oder beschränkten Ausschreibungen abgesehen wurde, waren nicht dokumentiert.
Die aufgeteilten Zuständigkeiten für den Einkauf von Reagenzien trugen insoweit maßgeblich dazu bei, dass die Vorteile des Wettbewerbs nicht genutzt wurden. Die eigenständigen Vertragsverhandlungen der Labors mit der Gestattung, Vertragsgegenstand und Vertragspartner definitiv festzulegen, führten letztlich auch zu weiteren unwirtschaftlichen Beschaffungen gleicher oder alternativ nutzbarer Reagenzien der einzelnen Labors („Parallelbeschaffungen").
Im Jahr 2000 wurden die Reagenzien von insgesamt 333 Lieferanten bezogen. Die hohe Zahl der Lieferanten war im Wesentlichen das Ergebnis zu vieler Kleinaufträge und einer zu geringen Zusammenführung des Bedarfs mehrerer Verbrauchsstellen.
Dies belegen die 7 230 vergebenen Aufträge der Apotheke mit einem Auftragswert von insgesamt 9,6 Mio. 15).
Aufgrund mangelnder Ermittlung des voraussichtlichen Jahresbedarfs und fehlender Bündelung zu größeren Aufträgen betrafen von den insgesamt 7 230 Aufträgen im Jahr 2000 lediglich 60 Aufträge einen Auftragswert von mehr als 5 000. Rahmenverträge, die einen bestimmten Jahresbedarf mit Abrufoption unterschiedlicher Bestellmengen ermöglicht hätten, bestanden nicht.
Die Apotheke hat diese Einkaufspraxis damit begründet, dass lediglich bei offenen Gerätesystemen eine Auswahl an Reagenzien bei unterschiedlichen Lieferanten und damit auch eine Ausschreibung möglich gewesen wären. In der Regel stünden jedoch entweder geschlossene Gerätesysteme oder hohe Qualitätsanforderungen an Lieferanten und Materialien einer Nutzung des Wettbewerbs entgegen.
Nach Mitteilung des Klinikums resultiert die große Zahl von Lieferanten und Einzelaufträgen daraus, dass alle Labors, einschließlich der Forschungslabors, in die Analyse eingeflossen sind und der Bedarf von Reagenzien für die Forschung nur eingeschränkt planbar ist.
Diese Ausführungen berücksichtigen nicht genügend, dass der Großteil der Einkäufe den Krankenhausbereich betrifft.
Stellenbewirtschaftung und Stellenbewertung
Die Angaben im Stellenplan hinsichtlich Kostenstelle, Aufgabenbereich und Eingruppierung stimmten häufig nicht mit den tatsächlichen Verhältnissen in den Labors überein, weil der dazu notwendige regelmäßige Datenabgleich zwischen Verwaltung und Kliniken unterblieben war. So wurden beispielsweise Angestellte, die ausschließlich im Bereich der Forschung tätig waren, auf Kostenstellen im Bereich der Krankenversorgung geführt.
Für viele Arbeitsplätze der Labors lagen keine Arbeitsplatzbeschreibungen vor.
Insgesamt zehn medizinisch-technische Assistentinnen, die ursprünglich Laboraufträge aus dem Forschungsbereich bearbeitet hatten, waren nach Übertragung grundlegend neuer Laboraufgaben aus dem Krankenhausbereich übertariflich eingruppiert.
Bei rechtzeitiger Neubewertung der Stellen auf der Grundlage aktueller Arbeitsplatzbeschreibungen wären Ausgaben von etwa 47 000 jährlich vermeidbar gewesen.
Weitere neun Angestellte waren gemessen an ihren jeweils ausgeübten Tätigkeiten zu hoch eingruppiert. Bei tarifgerechter Eingruppierung hätten etwa 61 000 jährlich eingespart werden können.
Im Zentrallabor und in der Transfusionszentrale können die insgesamt 3,5 Kräften übertragenen Weisungs- und Aufsichtsbefugnisse ohne Beeinträchtigung des Betriebsablaufs zurückgenommen und die dafür vorgehaltenen Stellen abgesenkt werden. Bei Stellenumwandlung lassen sich Einsparungen von etwa 16 000 im Jahr erzielen.
Für die insgesamt 19 zu hoch eingruppierten Laborkräfte sind die Möglichkeiten einer Änderungskündigung oder der Übertragung einer der Eingruppierung entsprechenden Tätigkeit zu prüfen. Erforderlichenfalls sind die Stellen mit „ku"-Vermerk zu versehen.
Der Rechnungshof hat gefordert,
a) für eine ordnungsgemäße Führung der Leistungs- und Vollzeitkräftestatistiken zu sorgen und sicherzustellen, dass auf Forschung und Lehre sowie auf Privatambulanzen entfallende Leistungen separaten Kostenstellen zugeordnet werden,
b) Laboruntersuchungen im Bereich der Krankenversorgung von den dezentralen Einrichtungen schrittweise auf das Zentrallabor zu übertragen,
c) im Zuge des geplanten Neubaus und der Zentralisierung der Laborleistungen mindestens 35 entbehrliche Stellen sozialverträglich einzusparen,
d) die Beschaffung von Laborgeräten und Reagenzien zusammen auf der Grundlage von Wirtschaftlichkeitsberechnungen vorzunehmen und z. B. einem fachübergreifenden Einkaufsteam zu übertragen,
e) bei Beschaffungen die Festlegung von Vertragsgegenstand und Vertragspartner durch die Labors zu unterlassen,
f) die Möglichkeiten zur Bündelung des Laborbedarfs und die Vorteile des Wettbewerbs durch Ausschreibungen auszuschöpfen,
g) die Angaben zum Stellenplan und dessen Aufgliederung nach Kostenstellen von den Kliniken regelmäßig überprüfen zu lassen und sicherzustellen, dass der Verwaltung Änderungen in der Aufgabenstellung und im Arbeitseinsatz der Bediensteten mitgeteilt werden,
h) bei zu hoch eingruppierten Kräften die Möglichkeiten einer tarifgerechten Eingruppierung zu prüfen und erforderliche „ku"-Vermerke auszubringen.
Die Stellungnahme des Klinikums der Johannes Gutenberg-Universität ist unter Nr. 2 dargestellt.