Empfangsbestätigung und Angabe des zuständigen Beamten 1 Für jedes an die Institution gerichtete Schreiben

3. Tritt ein Fehler auf, der die Rechte oder Interessen einer Einzelperson beeinträchtigt, entschuldigt sich der Beamte dafür und bemüht sich, die negativen Auswirkungen aufgrund seinen Fehlers auf zweckmäßigste Weise zu korrigieren, und unterrichtet den Bürger über etwaige Berufungsmöglichkeiten gemäß Artikel 19 des Kodex.

Artikel 13:

Beantwortung von Schreiben in der Sprache des Bürgers

Der Beamte stellt sicher, dass jeder Bürger der Union bzw. Jede Einzelperson, die sich in einer der Vertragssprachen schriftlich an die Institution wendet, eine Antwort in der gleichen Sprache erhält. Dasselbe gilt soweit wie möglich auch für juristische Personen wie Vereinigungen (NRO) und Unternehmen.

Artikel 14

Empfangsbestätigung und Angabe des zuständigen Beamten

1. Für jedes an die Institution gerichtete Schreiben bzw. jede ihr übermittelte Beschwerde wird innerhalb einer Frist von zwei Wochen eine Empfangsbestätigung ausgestellt, es sei denn, dass innerhalb dieser Frist eine inhaltlich fundierte Antwort übermittelt werden kann.

2. In der Antwort bzw. der Empfangsbestätigung werden der Name und die Telefonnummer des Beamten angegeben, der mit der Angelegenheit befaßt ist, sowie seine bzw. ihre Dienststelle.

3. Keine Empfangsbestätigung und keine Antwort muss in Fällen übermittelt werden, in denen Schreiben bzw. Beschwerden aufgrund ihrer übermäßigen Zahl, wegen ständiger Wiederholung oder ihres sinnlosen Charakters, den Tatbestand des Mißbrauchs erfüllen.

Artikel 15

Verpflichtung zur Weiterleitung an die zuständige Dienststelle der Institution

1. Wird ein Schreiben oder eine Beschwerde an die Institution an eine Generaldirektion, Direktion oder Abteilung gerichtet oder übermittelt, die nicht zur Behandlung des Schreibens bzw. der Beschwerde befugt ist, tragen ihre Dienststellen dafür Sorge, daß die Akte unverzüglich an die zuständige Dienststelle der Institution weitergeleitet wird.

2. Die Dienststelle, bei der das Schreiben bzw. die Beschwerde ursprünglich eingegangen ist, setzt den Verfasser von dieser Weiterleitung in Kenntnis und gibt den Namen und die Telefonnummer des Beamten an, an den die Akte weitergeleitet worden ist.

3. Der Beamte weist die Einzelperson oder die Vereinigung auf etwaige Fehler und Mängel in den Dokumenten hin und gibt ihnen die Möglichkeit, diese zu berichtigen.

Artikel 16

Recht auf Anhörung und Abgabe von Erklärungen

1. In Fällen, in denen die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen berührt werden, stellt der Beamte sicher, dass die Rechte auf Einrede auf jeder Stufe des Beschlußfassungsverfahrens respektiert werden.

2. Jede Einzelperson hat in Fällen, in denen ein Beschluß gefaßt werden muß, der seine Rechte oder Interessen berührt, das Recht, schriftliche Bemerkungen zu unterbreiten und erforderlichenfalls mündliche Anmerkungen vorzutragen, ehe der Beschluß gefaßt wird.

Artikel 17

Angemessene Frist für die Beschlußfassung

1. Der Beamte stellt sicher, dass über jedes Ersuchen bzw. jede Beschwerde an die Institution innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und auf keinen Fall später als zwei Monate nach dem Datum des Eingangs ein Beschluß gefaßt wird. Die gleiche Regelung gilt für die Beantwortung von Schreiben von Einzelpersonen und für Antworten auf Verwaltungsmitteilungen, die der Beamte seinen Vorgesetzten mit dem Ersuchen übermittelt hat, Anweisungen bezüglich der erforderlichen Beschlüsse zu erteilen.

2. Kann über eine an die Institution gerichtete Forderung oder Beschwerde wegen des komplexen Charakters der aufgeworfenen Fragen nicht innerhalb der vorstehend genannten Frist beschlossen werden, unterrichtet der Beamte den Verfasser so rasch wie möglich. In diesem Falle sollte ein abschließender Beschluß dem Verfasser in der kürzestmöglichen Zeit mitgeteilt werden.

Artikel 18

Verpflichtung zur Begründung von Beschlüssen

1. Für jeden Beschluß der Institution, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, sind die Gründe zu nennen, auf die sich der Beschluß stützt; dazu sind die relevanten Tatsachen und die Rechtsgrundlage des Beschlusses eindeutig anzugeben.

2. Der Beamte sieht von Beschlüssen ab, die sich auf nicht ausreichende oder vage Gründe stützen und die keine individuelle Argumentation enthalten.

3. Ist es wegen der großen Anzahl von Personen, die von ähnlichen Beschlüssen betroffen sind, nicht möglich, die Gründe für den Beschluß im Detail mitzuteilen, und werden deshalb Standardantworten erteilt, stellt der Beamte sicher, dass er anschließend dem Bürger, der ausdrücklich darum bittet, eine individuelle Argumentation liefert.

Artikel 19

Angabe der Berufungsmöglichkeiten

1. Ein Beschluß der Institution, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, enthält eine Angabe der Möglichkeiten, Berufung gegen den Beschluß einzulegen. Angegeben werden insbesondere die Art der Rechtsmittel, die Gremien, vor denen sie in Anspruch genommen werden können, sowie die Fristen für ihre Inanspruchnahme.

2. In den Beschlüssen ist insbesondere auf die Möglichkeit Gerichtsverfahren einzuleiten und Beschwerden an den Bürgerbeauftragten zu richten, gemäß der in den Artikeln 230 und 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft festgelegten Bedingungen, hinzuweisen.

Artikel 20

Mitteilung des Beschlusses

1. Der Beamte stellt sicher, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, der betreffenden Person bzw. den betreffenden Personen schriftlich mitgeteilt werden, sobald der Beschluß gefaßt worden ist.

2. Der Beamte sieht so lange davon ab, den Beschluß anderen Adressaten mitzuteilen, bis die betreffende Person bzw. die betreffenden Personen unterrichtet worden ist bzw. sind.

Artikel 21

Datenschutz

1. Der Beamte, der mit personenbezogenen Daten umgeht, die einen Bürger betreffen, beachtet die Privatsphäre und die Unversehrtheit der Person gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG) 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und den freien Datenverkehr 2).

2. Der Beamte sieht insbesondere davon ab, personenbezogene Daten für unrechtmäßige Zwecke zu verarbeiten bzw. solche Daten an unbefugte Personen weiterzuleiten.

Artikel 22

Informationsbegehren

1. Der Beamte stellt, sofern er für die betreffende Angelegenheit verantwortlich ist, Einzelpersonen die von ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung. Geeignetenfalls gibt der Beamte Empfehlungen für die Einleitung eines Verwaltungsverfahrens in seinem Zuständigkeitsbereich ab. Der Beamte stellt sicher, dass die übermittelte Information klar und verständlich ist.

2. Ist ein mündlich vorgetragenes Informationsbegehren zu kompliziert oder zu umfassend, legt der Beamte der betreffenden Person nahe, ihren Antrag schriftlich zu formulieren.

3. Kann ein Beamter die angeforderte Information wegen ihres vertraulichen Charakters nicht offenlegen, teilt er der betreffenden Person gemäß Artikel 18 dieses Kodex die Gründe mit, warum er die Information nicht liefern kann.

4. Informationsbegehren zu Fragen, für die er nicht verantwortlich ist, leitet der Beamte an die zuständige Person weiter und gibt deren Namen und Telefonnummer an. Der Beamte leitet Informationsbegehren, die eine andere Institution oder ein anderes Organ der Gemeinschaft betreffen, an diese Institution bzw. dieses Organ weiter.

5. Gegebenenfalls verweist der Beamte ­ je nach Gegenstand des Begehrens ­ die Person, die um Informationen bittet, an die Dienststelle der Institution, die für die Information der Öffentlichkeit zuständig ist.

Artikel 23

Anträge auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten

1. Der Beamte befasst sich mit Anträgen auf Zugang zu Dokumenten gemäß den von der Institution angenommenen Regelungen und gemäß den allgemeinen Grundsätzen und Beschränkungen aufgrund der Verordnung (EG) 1049/2001 3).

2) ABl. L 008 vom 12. Januar 2001, S. 1 ­ 22.

3) ABl. L 145 vom 31. Mai 2001, S. 43.

2. Kann der Beamte einem mündlichen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht nachkommen, wird dem Bürger nahegelegt, seinen Antrag schriftlich zu formulieren.

Artikel 24

Führung angemessener Verzeichnisse

Die Abteilungen der Institution haben angemessene Verzeichnisse über ihren Postein und -ausgang, die ihnen zugestellten Dokumente und die von ihnen ergriffenen Maßnahmen zu führen.

Artikel 25

Werbung für den Kodex

1. Die Institution ergreift wirksame Maßnahmen, um die Öffentlichkeit über ihre Rechte im Rahmen dieses Kodex zu informieren.

Sie stellt den Wortlaut nach Möglichkeit in elektronischer Form auf der Homepage ihrer Website zur Verfügung.

2. Die Kommission veröffentlicht und verteilt den Kodex im Namen aller Institutionen als Broschüre an die Bürger.

Artikel 26

Recht auf Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten

Gegen jedwedes Versäumnis einer Institution oder eines Beamten, den in diesem Kodex dargelegten Grundsätzen nachzukommen, kann gemäß Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten 4) eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten gerichtet werden.

Artikel 27

Revision

Jede Institution überprüft ihre Ausführung des Kodex nach zweijähriger Anwendung. Die Institution unterrichtet den europäischen Bürgerbeauftragten von den Ergebnissen ihrer Überprüfung.

Anmerkung:

Das Dokument wurde dem Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften wörtlich entnommen.

4) Entscheidung des Europäischen Parlaments über die Bestimmungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten, ABl. L 113/1 von 1994.