Informationssystem Gewerbeaufsicht

Für die automatisierte Soll-Stellung von Gebühren und Bußgeldforderungen erfolgte eine Verknüpfung der Programme „Informationssystem Gewerbeaufsicht" (ISGA) und der Softwarelösung für die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten WiNOWiG mit IRM@.

Zur Verfahrensbeschleunigung bei Großverfahren werden jeweils Projektgruppen eingerichtet.

In den Regionalstellen der SGD Nord Gewerbeaufsicht in Trier und Wasserwirtschaft, Abfallwirtschaft, Bodenschutz in Trier wurden eine Personalbedarfsmessung und eine Analyse der Arbeitsablaufuntersuchung vorgenommen. Im Bereich „Verwaltung" kam die Organisationsuntersuchung zu folgendem Ergebnis:

­ In der Abteilung Zentrale Aufgaben soll die Aufgabenwahrnehmung weiter optimiert werden, z. B. durch weitere Konzentration der Aufgaben Arbeitszeit und Zeiterfassung, Arbeitsmedizinische Betreuung, Urlaubs- und Krankheitsdatei, Inventarverzeichnis.

­ Geplant ist die Zusammenfassung der Querschnittsaufgaben aus bisher zwei Referaten am Dienstort Trier in einer Servicestelle.

­ Soweit möglich, ist beabsichtigt, die Erkenntnisse aus der Organisationsuntersuchung auf die übrigen Regionalstellen der SGD Nord zu übertragen.

SGD Süd

Bei der SGD Süd wurde im Bereich Zeiterfassung ein Workflow implementiert und automatisierte Krank-/Gesundmeldungen eingeführt. Wie in der SGD Nord wurde die Wahrnehmung von Querschnittsaufgaben durch die Abteilung Zentrale Aufgaben optimiert.

Die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel für die Abteilung Raumordnung, Naturschutz, Bauwesen sowie für das Zentralreferat Gewerbeaufsicht und die Regionalstelle Gewerbeaufsicht Neustadt wurde einschließlich des Beschaffungswesens mit Ausnahme der fachbezogenen Haushaltsmittel im Referat Haushalt und Controlling zentralisiert.

In der SGD Süd erfolgte eine teilweise Delegation von Unterschriftsbefugnissen.

Wie auch in der SGD Nord erfolgte für die automatisierte Soll-Stellung von Gebühren und Bußgeldforderungen eine Verknüpfung der Programme „Informationssystem Gewerbeaufsicht" (ISGA) und der Softwarelösung für die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten WiNOWiG mit IRM@. StaLA

Im StaLA werden für eine vereinfachte Lieferung der Berichtspflichtigen von statistischen Daten neue Technologien (IDEV ­ Online-Datenerhebung über das Internet, eSTATISTIK.CORE ­ Lieferung von Statistikdateien aus DV-gestützten Rechnungswesen der Betriebe) eingeführt. Zudem werden, soweit rechtlich zulässig, im Rahmen der Verwaltungsdatenverwendung Register als Datenquelle genutzt.

Nach dem Masterplan zur Reform der amtlichen Statistik ist die Standardisierung der Produktionsprozesse ein weiteres wichtiges Ziel. Hierzu zählt vor allem der Einsatz von Plausibilisierungs-Software (Pl-Editor) und Auswertungswerkzeugen (z. B. StatSpez).

Informationsfluss- und Kommunikationssysteme ADD

In der ADD wird im Referat Brand- und Katastrophenschutz das Dokumenten-Management-System DOMEA erprobt.

SGD Nord

Bei der SGD Nord werden seit Frühjahr 2006 Mitarbeiterforen eingerichtet, die zweimal jährlich mit je sieben Veranstaltungen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an allen Standorten stattfinden. Das Informationssystem Gewerbeaufsicht (ISGA) wurde durch Einführung des Programms AnlagenInformationsSystem-Immissionsschutz (AIS-I) sowie der Bußgeldanwendung WiNOWiG weiter ausgebaut.

SGD Süd

In der SGD Süd erfolgt ebenso ein weiterer Ausbau des Informationssystems ISGA durch Einführung des Programms AIS-I und WiNOWiG sowie in Kürze der sog. Störfallanwendung. Darüber hinaus erfolgte eine Teilnahme am Pilotprojekt „elektronische Unfallmeldung" der Fleischerei-Berufsgenossenschaft.

StaLA

Im StaLA wurde ein auf einer neuen Technologie basierendes Landesinformationssystem (LIS) mit schnellen und flexiblen Auswertungs- und Darstellungsmöglichkeiten statistischer Ergebnisse eingeführt. Die Intranetpräsentation wurde ausgeweitet, u. a. mit einer Online-Datenbank für individuelle Internetrecherchen und dem Angebot „Meine Heimat" mit ausgewählten statistischen Informationen über alle kommunalen Gebietskörperschaften.

Fast alle Veröffentlichungen des StaLA (z. B. Statistische Berichte, Statistisches Monatsheft) sind als Druckversion im Internet abrufbar. Dadurch entstehen deutliche Einsparungen im Druckbereich ­ vor diesem Hintergrund ist auch die Aufgabenübertragung der Druckproduktion an das LVermGeo zu sehen (vgl. II). Darüber hinaus kommt es via Internet zu einer deutlichen Steigerung des Kundenkreises.

Polizei

Bei den Polizeipräsidien sind Führungsinformationssysteme realisiert. Im Landeskriminalamt Rheinland-Pfalz wird eine Anwendung zur Unterstützung aller Bearbeitungsschritte innerhalb der kriminaltechnischen Untersuchung entwickelt, die auf dem Dokumenten-Management-System DOMEA der Firma Opentext basiert und mit einer Schnittstelle an das Vorgangsbearbeitungssystem POLADIS der rheinland-pfälzischen Polizei versehen ist. Damit wird nach dem Prinzip der Einmalerfassung und Mehrfachnutzung von Daten eine durchgängige Bearbeitung sichergestellt.

5. FM

Strategische Planung

Um eine effektive und effiziente Aufgabenerledigung längerfristig sicherzustellen, hat die rheinland-pfälzische Steuerverwaltung im Rahmen des Projekts Finanzverwaltung (PROFIN) einen gesamtstrategischen Ansatz entwickelt, der auf die zunehmende Bereitschaft der Steuerbürgerinnen und -bürger zielt, ihren steuerlichen Pflichten rechtzeitig und vollständig nachzukommen (sog. Kooperationsmaxime). Der Ansatz basiert auf der Überlegung, gesetzeskonformes Verhalten mit verbessertem Service zu fördern und sieht insoweit den Schulterschluss mit den steuerehrlichen Bürgerinnen und Bürgern vor. Andererseits soll Nichtkooperation mit Sanktionen belegt werden.

Innerhalb der von der Kooperationsmaxime geprägten Gesamtstrategie ist das Risikomanagement das zentrale, technische Steuerungsinstrument. Aufgabe des Risikomanagements ist es, das Hauptrisiko (nicht ordnungsgemäßes Abgabe-, Erklärungs- oder Zahlungsverhalten der Steuerbürgerinnen und Steuerbürger) zu analysieren, zu gewichten und zu verringern, um so eine möglichst vollmaschinelle Bearbeitung risikoarmer und eine automatische Auswahl manuell zu bearbeitender, risikoreicher Steuerfälle zu ermöglichen.

Um die Wirkung auf die Kooperationsbereitschaft zu erhöhen, wird das Risikomanagement um die beiden Teilstrategien Serviceund Sanktionsmanagement ergänzt. Ziel des Servicemanagements ist es, die Bereitschaft und die Fähigkeit der Steuerbürgerinnen und Steuerbürger zu verbessern, den steuerlichen Pflichten nachzukommen. Konkret bedeutet dies, die Kommunikation zwischen Steuerverwaltung und Steuerbürgerinnen bzw. -bürgern sowie die Transparenz, die Akzeptanz und das Image der Steuerverwaltung zu verbessern. Soweit die Kooperationsbereitschaft nicht durch Serviceleistungen der Steuerverwaltung erreicht werden kann, greifen die Instrumente des so genannten Sanktionsmanagements. Das Sanktionsmanagement der Steuerverwaltung umfasst insoweit die Planung, Umsetzung und Kontrolle aller Maßnahmen zur „Bestrafung" nicht normgerechten Verhaltens der Steuerbürgerin bzw. des Steuerbürgers. Das strategische Ziel des Sanktionsmanagements besteht darin, die Kooperationsbereitschaft zu erhöhen. Das Sanktionsmanagement übernimmt dabei auch ­ wie schon das Servicemanagement ­ eine Präventivfunktion: Steuerehrliches Verhalten soll gefördert, steuerunehrliches Verhalten vermieden werden. Das Sanktionsmanagement unterstützt außerdem das Risikomanagement, indem erkannte Risiken durch Sanktionen „bewältigt" werden.

Zur Realisierung des gesamtstrategischen Ansatzes ist ein umfangreicher Maßnahmenkatalog auf den Weg gebracht worden, der weit reichende Auswirkungen auf die aufbau- wie auch ablauforganisatorischen Strukturen der Finanzämter hat.

Ablauforganisation IRM@ IRM@ ist das zentrale System des Landes zur Abwicklung seiner Bewirtschaftungsprozesse. Durch die Nutzung von Internet-Technologie ist es von jedem Arbeitsplatz in den Landesdienststellen nutzbar. Es arbeitet mit der digitalen Signatur und automatisiert die Zahlungsvorgänge sicher und effizient. IRM@ basiert auf der modernen NET-Technologie der Firma Microsoft. Der Buchungsautomat des Verfahrens arbeitet auf der Basis der so genannten „Service Orientierten Architektur" (SOA). SOA ermöglicht die Integration von Zahlungsvorgängen in eGovernment-Dienste des Landes.

2006 wurden alle Nutzerinnen und Nutzer des Vorgängerverfahrens IRMA-Klassik auf das neue Verfahren umgestellt. 2006/2007 ist der weitere Rollout auch für Dienststellen erfolgt/geplant, welche bisher noch kein IRM@ einsetzten. Die konventionellen, „papiergestützten" Kassenanordnungen wurden damit bereits 2006 landesweit größtenteils durch elektronische Anordnungen abgelöst. Ein weiterer, entscheidender Vorteil wird die zentrale Wartung des Gesamtsystems sein. Sowohl Software-Updates als auch Fehlersuche und -beseitigung werden auf ein Minimum an Zeit als auch an Kosten reduziert.

Ab 2008 wird ein IRM@-Anwenderkreis die fachlichen Änderungsanforderungen bewerten und bearbeiten. So wird sichergestellt, dass langfristig eine breite Benutzerakzeptanz vorhanden sein wird bzw. aufgebaut werden kann. Neben der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Verfahrens aus Fachsicht ist für 2008 ebenfalls eine strategische Weiterentwicklung vorgesehen, um z. B. den geänderten Bedingungen der elektronischen Signatur nachzukommen oder die Performance/Handhabung zu verbessern.

Finanzämter

In den Finanzämtern kam es zu folgenden ablauforganisatorischen Optimierungsmaßnahmen:

­ Fortentwicklung des maschinellen Risikomanagements und Ausweitung auf weitere Einkunftsarten bei gleichzeitiger Erweiterung der Zuständigkeiten der Arbeitnehmerstellen,

­ Entwicklung eines maschinellen Risikomanagements für die allgemeinen Veranlagungsstellen,

­ Pilotierung so genannter Neuaufnahmestellen,

­ Einführung des Instruments der Sofortprüfung,

­ Einführung der so genannten Unternehmensprüfung mit dem Ziel der stärkeren Koordinierung der Prüfdienste,

­ Pilotierung der Liquiditätsprüfung zur zeitnahen Beurteilung der Liquiditätslage und

­ Einsatz der Prüf-Software „IDEA" zur Optimierung der Fallauswahl in der Betriebsprüfung.

Informationsfluss- und Kommunikationssysteme

Für die Aufgabenbereiche Veranlagung und Prüfdienste der Finanzämter wurde eine Informationsplattform entwickelt, die alle bearbeitungs- und prüfungsrelevanten Daten zum Steuerfall übersichtlich aufbereitet. Für den Bereich der Prüfdienste ist diese Informationsplattform bereits im Einsatz.

6. JM

Ablauforganisation

Das Bewirtschaftungssystem IRM@ wird zwischenzeitlich beim JM sowie allen oberen Landesgerichten, den Landgerichten, den Staatsanwaltschaften und den Fachgerichten eingesetzt. Noch im Laufe des Jahres 2007 soll mit dem Einsatz bei den Amtsgerichten sowie den Justizvollzugseinrichtungen begonnen werden.

7. MASGFF

Strategische Planung

Im MASGFF besteht seit gut zehn Jahren ein Leitbild, aus dem sich das Logo „Sozial aktiv", das für die Arbeit des Hauses steht, ableitet.

Ablauforganisation

Aufgrund knapper Personalressourcen ist es erforderlich, Organisationsuntersuchungen in den einzelnen Organisationseinheiten im Geschäftsbereich des LSJV durchzuführen. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein zentraler Baustein der Verwaltungsmodernisierung. Hierdurch wird eine effektive und effiziente Ausgestaltung der Aufbaustruktur und Ablauforganisation des Geschäftsbereiches möglich.

Die einzelnen Organisationsuntersuchungen werden beteiligungsorientiert durchgeführt, d. h., dass Methodik, Ablauf und Ergebnisse in Arbeitsgruppen unter Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zu untersuchenden Bereiche sowie der Personalvertretung erarbeitet werden.

Mit der Durchführung dieser Untersuchungen sollen Erkenntnisse zu Fragen einer leistungsfähigen Organisation gewonnen werden. Dazu gehören die Optimierung des IT-Einsatzes durch die Bereitstellung moderner Hard- und Softwarekomponenten sowie die Ermittlung von Arbeitszeit- und Personalbedarfswerten.

Besonders werden folgende Ziele angestrebt:

­ Überprüfung und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation,

­ Überprüfung der Aufgaben nach Hierarchieebenen zur Stärkung der Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie

­ Ermittlung des Personalbedarfs zur Erreichung einer möglichst gleichmäßigen Arbeitsbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Eine entsprechende Organisationsuntersuchung wurde zuletzt für die Zweigstellen des Landesamtes bei den ASA ­ Integrationsamt ­ durchgeführt. Zunächst wurde der Ist-Zustand der Aufgabenwahrnehmung in jeder Zweigstelle des Landesamtes dargestellt.

Parallel dazu wurden die Tätigkeitsschritte und Handlungsalternativen ausführlich beschrieben und erläutert. Anschließend wurden die z. T. unterschiedlichen Ist-Zustände der Prozessverläufe in den Zweigstellen unter Beteiligung der Fachabteilung kritisch besprochen. Bei der Prozesskritik wurde besonders hinterfragt,

­ ob die Prozessschritte im Wesentlichen einheitlich sind,

­ welcher Weg unter Berücksichtigung der Zielvorgaben zum effektivsten Ergebnis führt,

­ welche Tätigkeiten im Ablauf vereinfacht werden können,

­ ob es Optimierungsmöglichkeiten der Prozessorganisation gibt und

­ ob gegebenenfalls technische Hilfen in den Ablauf eingebaut werden können.

Aus der Prozesskritik wurden Maßnahmen und einheitliche Vorgaben hergeleitet, die zusammen mit diversen Verbesserungen des IT-Einsatzes in den künftigen Soll-Zustand eingeflossen sind. Aus den Folgestrukturplänen wurden die mittleren Bearbeitungszeiten für die jeweiligen Aufgaben ermittelt, die bei den Soll-Personalbedarfsberechnungen für die einzelnen Zweigstellen zugrunde gelegt wurden. Zur Quantifizierung der Aufgaben wurden die relevanten Fallbearbeitungsmengen ermittelt und daraus eine SollPersonalbedarfsberechnung für die einzelnen Zweigstellen des LSJV gefertigt. Dem errechneten Soll-Personalbedarf wurde das konkret vorhandene Personal gegenübergestellt und im Laufe der Zeit angepasst.

Entsprechende Organisationsuntersuchungen sind auch für weitere Bereiche des LSJV vorgesehen.