Die Möglichkeiten die Aufbauorganisation der Schulaufsicht zu straffen waren noch nicht hinreichend
95 Nr. 16 Organisation der Schulaufsicht - schulfachliche Referate. Die Betreuungsrelation zwischen den Referenten der Schulaufsicht und den Schulen, Lehrkräften und Schülern war unausgewogen.
Von Referenten wahrgenommene Aufgaben können auf Sachbearbeiter delegiert oder auf andere Stellen übertragen werden. Arbeitsabläufe können weiter vereinheitlicht oder vereinfacht werden.
Die Möglichkeiten, die Aufbauorganisation der Schulaufsicht zu straffen, waren noch nicht hinreichend genutzt.
1. Allgemeines:
Das gesamte Schulwesen steht unter der Aufsicht des Staates). Organisation und Aufgaben der Schulaufsicht, die landesweit durch die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) wahrgenommen werden, sind im Schulgesetz)2 geregelt. Als regionale Ansprechpartner der Schulen sind Außenstellen in Koblenz und Neustadt an der Weinstraße eingerichtet.
Der Rechnungshof hatte bereits 2002 die Schulaufsicht und dabei auch die Aufbauorganisation sowie die Aufgabenwahrnehmung der schulfachlichen Referate)3 geprüft). Mit der aktuellen Untersuchung sollte u. a. festgestellt werden, ob den Forderungen nach einer
- gleichmäßigeren Belastung der Schulaufsichtsbeamten,
- an einheitlichen Schwerpunkten orientierten Schulaufsicht,
- Vereinfachung und Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen Rechnung getragen worden war.
Wesentliche Grundlage der Prüfung waren Arbeitszeitaufzeichnungen der Referenten der Schulaufsicht während des Schuljahres 2006/2007)5 und die von der Schulaufsicht zur Verfügung gestellten Kataloge über Produkte)6 und Tätigkeiten. Artikel 27 Abs. 3 S. 1 Verfassung für Rheinland-Pfalz vom 18. Mai 1947 (VOBl. S. 209), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 2005 (GVBl. S. 495), BS 100-1. §§ 96, 97 Schulgesetz (SchulG) vom 30. März 2004 (GVBl. S. 239), zuletzt geändert durch Gesetz vom 5. Oktober 2007 (GVBl. S. 196), BS 223-1. Referat 33: Grund- und Hauptschulen, Regionale Schulen, Referat 34: Sonderschulen, Referat 35: Realschulen, Referat 36: Berufsbildende Schulen, Referat 37: Gymnasien, Kollegs, Integrierte Gesamtschulen. Vgl. Jahresbericht 2002, Nr. 19 (Drucksache 14/1880), Stellungnahme der Landesregierung zum Jahresbericht des Rechnungshofs (Drucksache 14/2168 S. 17), Beschlussempfehlung und Bericht des Haushalts- und Finanzausschusses (Drucksache 14/2320 S. 13), Beschluss des Landtags vom 10. Juli 2003 (Plenarprotokoll 14/52 S. 3513), Schlussbericht der Landesregierung im Entlastungsverfahren für das Haushaltsjahr 2001 (Drucksache 14/2813 S. 7), Beschlussempfehlung und Bericht des Haushalts- und Finanzausschusses (Drucksache 14/3240 S. 17), Beschluss des Landtags vom 1. Juli 2004 (Plenarprotokoll 14/76 S. 5080), Schlussbericht der Landesregierung im Entlastungsverfahren für das Haushaltsjahr 2002 (Drucksache 14/3780 S. 16).
5) Der Erhebungszeitraum umfasste 248 Arbeitstage. Die erfasste Arbeitszeit überstieg die Soll-Arbeitszeit um mehr als 5 %. Angeordnete Mehrarbeit und Dienstreisen an Wochenenden wurden bei der Auswertung berücksichtigt. Z. B. Statistik, Schülerzuweisung, personelle Versorgung der Schulen.
2. Wesentliches Ergebnis der Prüfung
Personalbestand und Fallzahlen
Die schulfachlichen Aufgaben der Schulaufsicht wurden landesweit von Referenten - einschließlich der Referatsleiter und deren Stellvertreter - mit Arbeitszeitanteilen von insgesamt 71 Vollzeitkräften 7) wahrgenommen:
Die Arbeitsbelastung der Referenten wird im Wesentlichen durch die Zahl der jeweils zu betreuenden Schulen, Lehrkräfte und Schüler bestimmt.
Nach den Feststellungen der Prüfung im Jahr 2002 hatte die Zuständigkeit von Referenten 9 bis 48 Schulen, 442 bis 905 Lehrkräfte und 2.081 bis 11.979 Schüler umfasst.
Im Schuljahr 2006/2007 reichte die Bandbreite je Referent von 9 bis zu 40 Schulen, von 454 bis zu 980 Lehrkräften und von 1.627 bis zu 11.453 Schülern.
Die Betreuungsrelation hat sich im Vergleich zu den Feststellungen im Jahr 2002 nicht wesentlich verändert. Eine gleichmäßigere Belastung der Referenten war noch nicht erreicht. Außerdem war auffällig, dass der Standort Trier
- mit Ausnahme des Referats 37 - deutlich geringere Betreuungsrelationen aufwies.
Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion hat erklärt, sie werde nach einer kritischen Diskussion der festgestellten Unterschiedlichkeiten in den Referaten und Standorten eine Überprüfung der Referentenstellen durchführen. Im Hinblick auf die Neukonzeption der Schulstruktur sei zu überlegen, ob eine Verschiebung oder Ausweitung der Ressourcen nötig sei.
Tätigkeiten und Produkte
Die Auswertung der Arbeitszeitaufzeichnungen, insbesondere der Vergleich zwischen den Standorten Trier, Koblenz und Neustadt an der Weinstraße, sowie die Gespräche mit den Schulaufsichtsbeamten haben ergeben, dass
- von Referenten wahrgenommene Aufgaben auf andere Stellen übertragen oder auf Sachbearbeiter delegiert,
- weitere Arbeitsabläufe vereinheitlicht oder vereinfacht werden können.
Übertragbare Aufgaben
Bei Aufgaben, die schon bislang referats- oder standortbezogen in sehr unterschiedlichem Maß von der Schulaufsicht wahrgenommen wurden, will die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion entsprechend den Anregungen des Rechnungshofs prüfen, ob diese ganz oder überwiegend auf andere Stellen delegiert werden können. Beispielsweise könnte der Prüfungsvorsitz bei der Abschlussprüfung für Nichtschüler im Bereich der Grund- und Hauptschulen)8 auf erfahrene Schulleiter übertragen werden. Die Durchführung von Lehrplänen und Umsetzung neuer Lehrpläne könnten durch die Schulleitungen überwacht werden. Zu der ebenfalls in Frage gestellten Notwendigkeit der Übernahme des Prüfungsvorsitzes bei der zweiten Staatsprüfung für Lehrkräfte durch die Schulaufsicht hat die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion mitgeteilt, die Wahrnehmung dieser Aufgabe sei sinnvoll und erforderlich. Allerdings lasse eine erste Prüfung erkennen, dass eine quantitative Beschränkung dieser Tätigkeit möglich sei.
Vereinheitlichung oder Vereinfachung von Arbeitsabläufen
Bei den Arbeitsabläufen waren die Möglichkeiten zur Vereinheitlichung und Vereinfachung noch nicht ausgeschöpft:
- Nicht alle von Schulaufsichtsbeamten wahrgenommene Aufgaben oder Tätigkeiten waren einem bestimmten Produkt zuzuordnen. Als sogenannter Overhead wurden Arbeitszeiten erfasst, die u. a. auf Sichtung und Bearbeitung des Posteingangs, Rücksprachen, Anfragen, Besprechungen, Anfertigung von Vermerken, Wahrnehmung von Leitungsaufgaben, Sonstiges und Fortbildung entfielen. Stellenanteile wurden aus Gründen der Übersichtlichkeit auf halbe oder volle Stellen gerundet. Erwerb eines Abschlusses der Sekundarstufe I ohne vorherigen Besuch einer entsprechenden Schule.
Deren Anteile an der Gesamtarbeitszeit der einzelnen Referate reichten von 27 % bis zu 42 %. Ursächlich hierfür war eine unterschiedliche Gestaltung der Arbeitsabläufe. Auf Rückfragen, Anfragen, Besprechungen und die Anfertigung von Vermerken entfielen zwischen 8 % und mehr als 17 % der Gesamtarbeitszeit. Die Wahrnehmung von Leitungsaufgaben beanspruchte zwischen 3 % und 19 % der Gesamtarbeitszeit.
Der insgesamt hohe Anteil der Overheadzeiten und die Unterschiede zwischen den Referaten sollten zum Anlass für eine detaillierte Prüfung genommen werden. Allein durch Absenkung des Zeitaufwands auf die Durchschnittswerte aller Standorte könnten Zeitreserven von 6 % der Gesamtarbeitszeit, das entspricht der Arbeitszeit von mehr als vier Vollzeitkräften, gewonnen werden.
Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion hat dazu ausgeführt, angesichts des deutlichen Arbeitsüberhangs bei der Gegenüberstellung der Soll- und Ist-Arbeitszeit sowie der bei der Erhebung nicht erfassten "Wochenendarbeit" der Referenten werde bezweifelt, ob Zeitreserven in dem genannten Umfang gewonnen werden könnten.
Im Übrigen würden referats- oder standortübergreifende Überlegungen erarbeitet und den Fachreferaten zur Verfügung gestellt. Ursachen für Schwankungen zwischen Referaten oder Standorten würden geprüft.
- Die Zeitanteile für die Überprüfung und Auswertung der Schulgliederungspläne wiesen ebenfalls referats- und standortbezogen deutliche Unterschiede auf, die im Wesentlichen auf die Arbeitsverteilung zwischen Referenten und Sachbearbeitern zurückzuführen waren. Zum Teil war die Aufgabenerledigung weitgehend auf Sachbearbeiter oder Verwaltungspraktikanten verlagert. In anderen Referaten überprüften die Sachbearbeiter lediglich Teilbereiche oder sie waren nicht beteiligt.