Bank
Mit ihr sollen alle bei Dienstreisen entstehenden geschäftlichen Aufwendungen beglichen werden. Sie darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken benutzt werden. Als Folge hiervon werden Vorschüsse nur noch in Ausnahmefällen geleistet. Die Partnerbank berechnet bisher dem SWR und seinen Mitarbeitern für die Nutzung der Karte keine Gebühren.
(E 63) Die Regelungen des SWR sind in weiten Teilen geeignet, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu fördern. Dennoch sollte die Dienstvereinbarung über die Gewährung von Reisekostenvergütungen zur Erzielung weiterer Einsparungen in einigen Punkten geändert werden.
Reisestellen
Reisestellen an den Hauptstandorten
Der SWR hat an den drei Hauptstandorten in Baden-Baden, Mainz und Stuttgart Reisestellen eingerichtet. Außer den Dienstreiseabrechnungen des SWR werden gegen Kostenerstattung jährlich auch rund 1.700 Dienstreiseabrechnungen der SWR-Tochtergesellschaften bearbeitet.
Die Reisestellen verfügen über elf Planstellen (einschließlich einer Referentenstelle). Bis zum Jahr 2005 waren nur zehn Planstellen im Stellenplan des SWR ausgewiesen. Eine weitere Mitarbeiterin hatte zwar einen Arbeitsvertrag mit dem SWR, wurde aber mangels Planstelle auf einer Stelle der SüdwestWerbung GmbH, einer 100 %igen Tochtergesellschaft des SWR, geführt. Erst im Jahr 2006 wurde beim SWR eine zusätzliche Planstelle für die betroffene Person geschaffen und die Planstelle bei der Tochtergesellschaft gestrichen.
Die Leitung der Reisestellen befindet sich am Standort Stuttgart. Die Leiterin ist laut Angaben des SWR mit koordinierenden Aufgaben (z. B. Sicherstellung einheitlicher Arbeitsabläufe, Weiterentwicklung der technischen Infrastruktur zur Optimierung der Arbeitsabläufe, Beratung bei komplexen und umfangreichen Reisen usw.) zu 100 % ausgelastet.
Hauptaufgaben der übrigen Mitarbeiter der Reisestellen sind die Abrechnung der Reisekosten und die Anweisung von Zahlungen. Im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung nehmen die Reisestellen die üblichen Kontrollaufgaben wahr. Die Kontrollfunktion beschränkt sich auf die Vollständigkeit und Schlüssigkeit der Angaben. Die Verantwortung des jeweiligen Dienstvorgesetzten für die Durchführung der Reise dem Grunde nach bleibt davon unberührt.
Die Reisestellen sind zudem Ansprechpartner für die Mitarbeiter des SWR bei der Vorbereitung der Dienstreisen, insbesondere bei Fragen zur Nutzung der elektronischen Reiseportale (Bahn-Online-System, elektronische Flugtickets ETIX, Hotel.de).
Der SWR hat bisher keine Organisations- bzw. Arbeitsplatzbeschreibungen erstellt. Über den zeitlichen Umfang der einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeiter der Reisestellen liegen keine Aufzeichnungen vor.
Bearbeitung in einzelnen Studios Außer an den drei Hauptstandorten der Reisestellen werden Dienstreisen von Mitarbeitern des Studios Freiburg und von Mitarbeitern des Studios Tübingen abgerechnet, d. h. dort existieren quasi kleine Außenstellen. Die Bearbeitung erfolgt durch jeweils einen Mitarbeiter, dessen Arbeitskapazitäten größtenteils anderweitig in den Verwaltungen genutzt werden.
Die Bearbeitung von Reisekosten an den beiden Standorten ist historisch bedingt. Die Innenrevision des SWR stellte jedoch im Jahr 2001 die Frage, ob der Vorteil einer arbeitsplatznahen Reiseabrechnung den Mehraufwand (z. B. Vermittlung und Aufrechterhaltung des aktuellen Wissensstandes der Vorortmitarbeiter) rechtfertigt. Der SWR sieht in der Standortnähe ein Serviceangebot, das er durch eine Verlagerung der Abrechnungsverfahren an die Hauptstandorte bis dato noch nicht aufgeben wollte.
(E 64) Die Überlegungen, die Reisekostenabrechnungen auf die drei Standorte zu konzentrieren, sind berechtigt, bilden aber nur einen ersten Schritt für weitere Straffungen bei den Reisestellen.
Von den Reisestellen bearbeitete Reisekosten Tabelle 56 zeigt den Abrechnungsumfang.
Der größte Teil der Kosten entfällt auf die Beförderungsmittel, wobei die Kostenerstattungen für den Einsatz von privaten Pkw für Dienstreisen überwiegen. Die restlichen Reisekosten entfallen hauptsächlich auf Tagegelder.
Eine Aufschlüsselung der Kostenerstattungen für den Einsatz privater Pkw ergibt folgendes Bild:
Nach einem deutlichen Rückgang im Jahr 2005 erhöhten sich die Erstattungen im Jahr 2006 spürbar.
Bis 2004 wurde für ohne triftigen Grund mit dem eigenen Pkw durchgeführte Dienstreisen der Fahrpreis erstattet, der bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel angefallen wäre. Ab dem Jahr 2005 zahlt der SWR hierfür 0,15 je km.