Die Höhe der in den verschiedenen Arbeitsbereichen abgerechneten und gezahlten Reisekosten
Abrechnungen außerhalb der Reisestellen
Die beim SWR anfallenden Reisekosten werden nicht nur von den Reisestellen abgerechnet. Die Bearbeitung und Zahlung von Reisekosten erfolgt
- in der Abteilung Rechnungswesen, insbesondere wenn Mitarbeiter z. B. Hotelkosten anlässlich von Tagungen und sonstigen Veranstaltungen nicht unmittelbar zahlen, sondern wenn hierfür Rechnungen an den SWR gerichtet werden;
- über die Produktionshandkassen, soweit es sich um Reisekosten für auf Produktionsdauer beschäftigte freie Mitarbeiter und Drittpersonen handelt. Ebenso werden hierüber Reisenebenkosten der festen freien Mitarbeiter und Drittpersonen (beispielsweise Taxikosten und Parkgebühren) sowie in seltenen Fällen Übernachtungskosten von Mitarbeitern gezahlt;
- in der Abteilung Honorare und Lizenzen über das Honorarabrechnungssystem HOPSYS. Dies gilt vor allem für Reisekosten der auf Honorarbasis tätigen freien Mitarbeiter;
- in der Geschäftsstelle Rundfunkrat/Verwaltungsrat, wo die Reisekosten der Gremien abgewickelt werden.
Die Reisestellen sind mit den vorgenannten Fällen grundsätzlich nicht befasst.
Die Höhe der in den verschiedenen Arbeitsbereichen abgerechneten und gezahlten Reisekosten zeigt Tabelle 58.
Nur etwa die Hälfte der beim SWR insgesamt anfallenden Reisekosten wird von den Reisestellen bearbeitet.
Im Intranet weisen die Reisestellen in regelmäßigen Abständen darauf hin, dass die Übernachtungskosten von den Reisenden grundsätzlich zunächst selbst gezahlt werden sollten. Trotzdem gibt es eine Vielzahl von Reisenden, die das Hotel veranlassen, eine Rechnung über diese Kosten unmittelbar an den SWR zu richten. Die Rechnungen werden, nachdem sie nach Eingang beim SWR vom Kostenverantwortlichen genehmigt wurden, an das Rechnungswesen des SWR zur Bezahlung und Verbuchung geleitet.
Die darin enthaltenen Angaben können Auswirkungen auf die Erstattung von Reisekosten haben (z. B. beinhaltet die Leistung des Hotels im Inland für eine Übernachtung grundsätzlich auch ein Frühstück. Bei einer Erstattung der Reisekosten durch die Reisestelle erfolgt eine Kürzung der Hotelkosten um 4,50). (E 65) Hotelrechnungen sollten deshalb vom Reisenden grundsätzlich mittels der unentgeltlichen Firmenkreditkarte selbst gezahlt und über die Reisestellen abgerechnet werden. In Ausnahmefällen, in denen eine Hotelrechnung zweckmäßigerweise unmittelbar an den SWR zu richten ist (z. B. bei Produktionen, Schulungen), muss sichergestellt werden, dass die Reisestellen die erforderlichen Informationen erhalten.
In der Geschäftsstelle Rundfunkrat/Verwaltungsrat ist für die Abrechnung der Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder und der Reise- und Übernachtungskosten der Gremienmitglieder eine auf Honorarbasis beschäftigte Mitarbeiterin tätig. Der Arbeitsaufwand der Mitarbeiterin für die bisher ausschließlich manuelle Bearbeitung beträgt laut SWR 25 Arbeitstage. Vor der Auszahlung der Kosten prüft die Reisestelle in Stuttgart lediglich die rechnerische Richtigkeit.
Die Abrechnung von Reisekosten der Gremienmitglieder in den Reisestellen wird vom SWR aus mehreren Gründen nicht für sinnvoll erachtet. Unabhängig davon werde aber geprüft, ob und ggf. unter welchen Voraussetzungen sich eine Optimierung erreichen lasse.
(E 66) Im Rahmen des Ausbaus der elektronischen Bearbeitung der Reisekostenanträge ist auch die Abrechnung der Gremienmitglieder durch die Reisestellen zu prüfen.
Durch die Aufnahme der jeweiligen zur Reisekostenabrechnung notwendigen Daten der Gremienmitglieder in das SAP-System sollte eine rationellere Abrechnung möglich sein.
Steuerung der indirekten Reisekosten
Der SWR hat sich bisher bei seinen Einsparbemühungen auf die direkten Reisekosten (Tagegelder, Fahrt- und Übernachtungskosten usw.) konzentriert und steuerungsrele- 131 vante Kennzahlen zu einzelnen direkten Reisekosten (Tagegelder, Fahrtkosten, Hotelkosten usw.) gebildet.
Bei Auffälligkeiten weist die Reisestelle im Intranet des SWR die Mitarbeiter auf Optimierungspotenziale hin. So ergingen in der jüngeren Zeit Hinweise zur ordnungsgemäßen Abwicklung von Hotelbuchungen und -reisekosten, zur Benutzung von privaten Pkw, Mietwagen und Dienstwagen für Reisezwecke usw. Dem personellen Aufwand für die Vorbereitung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen wurde hingegen noch nicht genügend Aufmerksamkeit gewidmet.
Steuerungsrelevante Kennzahlen zu den indirekten Reisekosten (z. B. Personalaufwand für das Genehmigungs- und Abrechnungsverfahren) liegen bislang nicht vor, da eine systematische Erfassung der gesamten bei der Durchführung und Abwicklung von Dienstreisen entstandenen Kosten nicht stattfindet. Vor allem fehlen insoweit Zahlen zum sachlichen und personellen Aufwand, der in der Abteilung Honorare und Lizenzen und bei den Produktionshandkassen entsteht.
Besetzung und Personalkosten der einzelnen Reisestellen sind zwar bekannt, aber eine Bearbeitungs- und Fallstatistik bezogen auf die jeweiligen Reisestellen bzw. die Mitarbeiter werden vom SWR nicht geführt. Auch eine kostenmäßige Analyse der von den Mitarbeitern zu erbringenden Leistungen (Vorbereitung von Dienstreisen, Abrechnungen, Servicefunktionen usw.) erfolgt nicht.
(E 67) Dem SWR wird empfohlen, sich ein verlässliches Bild von den Gesamtkosten zu verschaffen. Ob regelmäßig umfassende Kostenvergleiche (Benchmarking) vorgenommen werden müssen, sollte unter Berücksichtigung des damit einhergehenden Aufwands und Erkenntnismehrwerts entschieden werden. Jedoch ist es sicherlich vertretbar, bestimmte Daten z. B. über die jährliche Belastung des einzelnen Mitarbeiters in einfacher Form fortzuschreiben. Nur auf Basis solcher Vergleichszahlen, die auch die Entwicklung der Arbeitsbereiche widerspiegeln, lassen sich Einsparpotenziale erkennen und dauerhaft erschließen.
Die von den Rechnungshöfen gebildeten, nachfolgend aufgeführten Kennzahlen der Reisestellen können als Grundlage für die SWR-internen Erhebungen herangezogen werden.