Laut SWR orientiert sich die DV Reisekosten an den Bestimmungen des Bundesreisekostenrechts

Nach der DV Reisekosten richtet sich die Dauer einer Dienstreise nach der Abreise und Ankunft am Beschäftigungsort. Wird die Dienstreise an der Wohnung angetreten oder beendet, so tritt sie an die Stelle des Beschäftigungsorts.

Den Antritt oder die Beendigung an der Wohnung oder dem Beschäftigungsort hat der Dienstreisende, sofern ihm insoweit bei der Genehmigung der Dienstreise keine Weisung erteilt wurde, grundsätzlich unter Beachtung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit selbst zu bestimmen (Punkt 2.1 der DV Reisekosten). Angaben zum Wohn- und Geschäftsort sind im Dienstreiseantrag nicht vorgesehen, d. h. es ist nicht leicht zu erkennen, wo die Reise angetreten wird.

Laut SWR orientiert sich die DV Reisekosten an den Bestimmungen des Bundesreisekostenrechts. Dennoch lassen sich weitere Einsparungen erzielen.

An der Wohnung sollten Dienstreisen abrechnungstechnisch im Allgemeinen nur dann angetreten und beendet werden, wenn

- die Wohnung näher zum auswärtigen Beschäftigungsort gelegen ist als die Dienststelle,

- der auswärtige Beschäftigungsort von der Wohnung aufgrund günstiger Verkehrsverbindungen in erheblich kürzerer Zeit erreicht wird,

- der Antritt oder die Beendigung der Dienstreise an der Dienststelle mit einem erheblichen zeitaufwendigen Umweg verbunden ist oder

- ein sonstiger triftiger Grund für den Antritt oder die Beendigung der Dienstreise an der Wohnung vorliegt.

(E 78) Der SWR sollte deshalb das Dienstreiseantragsformular um die Angaben zum Wohn- und Beschäftigungsort ergänzen, sodass bei Genehmigung der Dienstreise die wirtschaftlichste und sparsamste Durchführung angeordnet werden kann.

Antragstellung und Genehmigung von Dienstreisen

Nach der DV Reisekosten muss jede Dienstreise vor Antritt schriftlich, unter Angabe von Reiseziel und -zweck, beabsichtigter Dauer sowie der voraussichtlichen Kosten beantragt und genehmigt werden. Ist die Genehmigung vor Antritt aus zwingenden Gründen nicht möglich, ist sie unverzüglich nach Wegfall des Hinderungsgrundes, spätestens nach Beendigung der Dienstreise einzuholen.

In vielen Fällen wurde die Dienstreise erst lange, nachdem sie angetreten war, beantragt und genehmigt. Teilweise lag zwischen Dienstreise und Antragstellung bzw. Genehmigung mehr als ein Monat. Neben den rechtlichen Unsicherheiten bei eventuellen Dienstunfällen entsteht in den Reisestellen ein erhöhter Überwachungsaufwand.

Die Notwendigkeit einer rechtzeitigen und umfassenden Unterrichtung der Reisestelle zeigt auch folgender Fall:

Im Jahr 2004 wurde eine Mitarbeiterin des SWR als Vorsitzende in den Hochschulrat einer Fachhochschule gewählt. Das Gremium tagte stets am Sitz der Hochschule. Laut einem Schreiben an die Mitarbeiterin sah der Vorgesetzte ihre Wahl in ihrer Eigenschaft als Hauptabteilungsleiterin beim SWR begründet. Insbesondere wurde dargelegt, dass es sich bei der Ausübung des Vorsitzes nicht um ein persönliches Interesse der Mitarbeiterin handele. Die Teilnahme an den Sitzungen sei Dienstgeschäft, weshalb Reiseanträge beim SWR erforderlich seien. Tage- und Übernachtungsgelder sollten aber von der Hochschule getragen werden. Die Mitarbeiterin beantragte demgemäß die Reisen zum Sitzungsort bei ihrem Vorgesetzten, der sie ohne Hinweis auf die Besonderheit bezüglich der Tage- und Übernachtungsgelder genehmigte. In Unkenntnis davon erstattete die Reisestelle des SWR sowohl Fahrtkosten als auch Tagegelder. Die Mitarbeiterin sah keine Notwendigkeit den Sachverhalt klarzustellen. Immerhin wurden Reisekosten in Höhe von rund 750 erstattet, unter anderem für Tagegelder in Höhe von 105. Die Mitgliedschaft im Hochschulgremium wurde mit Wirkung zum 01.06.2007 aufgegeben.

(E 79) Der SWR sollte seine eigenen Regelungen sorgfältig beachten. Bei nachträglicher Genehmigung ist es dem Vorgesetzten in der Regel nicht mehr möglich, auf die wirtschaftliche und sparsame Abwicklung einer Dienstreise Einfluss zu nehmen.

Reisekosten bei Produktionen

Die Rechnungshöfe haben bei ausgewählten Produktionen die Reisekosten untersucht und insbesondere Erstattungen an freie Mitarbeiter und Drittpersonen geprüft, die über die Produktionshandkassen ausbezahlt worden sind.

Setverpflegung

An Drehtagen werden das Drehteam und die Schauspieler am Set unentgeltlich verköstigt. Bereits morgens werden Lebensmittel (z. B. Brötchen, Brot, Wurst, Käse) und Süßigkeiten/Knabbereien sowie kalte Getränke eingekauft. Heiße Getränke (Kaffee usw.) werden vor Ort von Bediensteten des SWR zubereitet. Das Angebot steht den Mitgliedern des Drehteams und den Schauspielern während jedes Drehtags zur Verfügung.

Zur Verkürzung der Drehpause am Mittag wird dem Produktionspersonal wie auch den Schauspielern ein Mittagessen angeboten. Zur Auswahl stehen grundsätzlich zwei Menüs. Teilweise wird nach Drehschluss noch eine kleine Mahlzeit angeboten.

Die reisekostenrechtlichen Bestimmungen des SWR gelten nach der Anweisung des Intendanten auch für freie Mitarbeiter und Drittpersonen, das heißt für auf Produktionsdauer beschäftigte Mitarbeiter und Schauspieler auf Honorarbasis.

Auch bei diesen Dienstreiseabrechnungen fehlen in den meisten Fällen Angaben zur Bewirtung, obwohl entsprechende Angaben auf den Dienstreiseabrechnungsvordrucken unter dem Stichwort „Bewirtung (Einladung/Catering)" mit dem Hinweis „Bitte unbedingt ausfüllen!" verlangt sind. In Unkenntnis der Setverpflegung (= Bewirtung) kann die Reisestelle die Versteuerung des Sachbezugswerts nicht gewährleisten.

(E 80) Der SWR sollte künftig für korrekte Abrechnungen Sorge tragen. Im Übrigen stellt sich auch hier die Frage einer Kürzung der Tagegelder.

Auszahlung von Reisekosten aus Produktionshandkassen

Allgemeines Produktionshandkassen sind für Produktionsausgaben vor Ort bestimmt, deren Zahlung sofort bzw. in bar geleistet werden muss. Sie sind auf den Produktionszeitraum befristet.

Reisekostenvorschüsse sowie Reisekosten fest angestellter und freier Mitarbeiter dürfen grundsätzlich nur über die Reisestellen des SWR abgerechnet werden. Ausgenommen sind die Reisekosten freier Mitarbeiter und von Drittpersonen, die auf Produktionsdauer beschäftigt werden. Insoweit handelt es sich auch um eine besondere Serviceleistung des SWR.