6512 Fehlende Angaben bei Bewirtungen Punkt 42 der DA Bewirtung regelt das Belegerfordernis

In weiteren Fällen musste die Buchhaltung die Vorlage eines Antrages anmahnen, der dann schließlich nachträglich angefertigt wurde.

Fehlende Angaben bei Bewirtungen Punkt 4.2 der DA Bewirtung regelt das Belegerfordernis. Danach muss der abzurechnende Beleg Angaben zum Anlass der Bewirtung, die Namen der bewirteten Personen sowie die Unterschrift des Bewirtenden/Gastgebers enthalten.

Viele Belege waren insoweit mangelhaft:

- Oftmals wurde der Rechnung nur der Antrag beigefügt. Die erforderlichen Angaben fehlten.

- In einem Fall waren mehr Teilnehmer auf dem Bewirtungsantrag aufgeführt als tatsächlich Essen ausgegeben worden waren (44 Mitarbeiter, 7 Essen). Auf der Rechnung über 139 waren die Namen der Teilnehmer nicht vermerkt.

- Die Rechnung einer Gaststätte über 620 enthielt überhaupt keine Angaben.

- Der Rechnung über die Lieferung von Speisen (Kuchen und Schinken-KäseCroissants) einer Bäckerei in Höhe von 140 konnte weder Anlass der Bewirtung noch die bewirteten Personen entnommen werden.

Verstöße gegen die Genehmigungsregelung

In Einzelfällen wurde ein Verstoß gegen die Genehmigungsregelung festgestellt.

So sind nach Punkt 2.3 der DA Bewirtung externe Klausurtagungen vom Intendanten zu genehmigen. Auf dem Antrag für eine Klausurtagung der HA Technik und Produktion vom 11. bis 12.10.2006 fehlt dessen Unterschrift.

(E 90) Der SWR solle sicherstellen, dass künftig in allen Fällen die erforderlichen Genehmigungen rechtzeitig erteilt und auf den Belegen entsprechende Sichtvermerke angebracht sind.

Der SWR hat sich Regelungen für die Genehmigung und Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungskosten gegeben, die jedoch nicht immer eingehalten werden. Die Rechnungshöfe halten es für erforderlich, dass der SWR sein Personal und insbesondere die Führungskräfte auf die Einhaltung der Regelungen immer wieder hinweist, insbesondere dann, wenn Verstöße gehäuft auftreten.

Fehlende Angaben bei Repräsentationsaufwendungen

In einer Vielzahl von Fällen fehlten die Angaben über die Empfänger von Geschenken wie Eintrittskarten, CDs, Blumenpräsente, Bücher usw. Einige Beispiele hierzu:

- Der SWR erwarb für Repräsentationszwecke zwei Saison-Dauerkarten eines im Sendegebiet ansässigen Fußballvereins für rund 800. Die Empfänger/Nutzer waren nicht auf dem Beleg vermerkt. Tatsächlich genutzt wurden die Karten hauptsächlich von Mitarbeitern des SWR.

- Für Konzerte der Schwetzinger Festspiele wurden zwölf Karten gekauft, die an Multiplikatoren weitergegeben werden sollten. Die Kosten beliefen sich auf mehr als 600. Die Empfänger waren nicht vermerkt. Tatsächlich wurden nur drei der Karten an SWR-fremde Personen weitergegeben. Sechs Karten wurden vom Landessenderdirektor und einer Hauptabteilungsleiterin genutzt. Die verbliebenen drei Karten blieben ungenutzt und konnten nicht anderweitig verkauft werden.

- Der SWR hatte Bücher und CDs beschafft und als Repräsentationsaufwendungen gebucht. Erst auf Nachfrage konnte geklärt werden, dass die Gegenstände einem Landessenderdirektor als Ansichtsexemplare dienten.

Nach der DA Bewirtung ist eine Benennung der Empfänger oder des Verwendungszwecks zwar nicht erforderlich. Für die Beurteilung, ob - wie in Punkt 2.1 der DA gefordert - ein besonderes dienstliches Interesse vorliegt, sind diese Angaben jedoch unentbehrlich. Nur so ist eine Bewertung der entstandenen Kosten nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit möglich. Weiterhin dient die Benennung auch der Minimierung des Unterschlagungsrisikos.

(E 92) Die DA Bewirtung ist bzgl. der Benennung der Empfänger zu präzisieren. Eine Inventarisierung größerer Mengen an Repräsentationsgegenständen sollte verbindlich vorgeschrieben und der Bestand jährlich überprüft werden.

Der SWR hat in seiner Stellungnahme angeführt, dass in den genannten Fällen zum Zeitpunkt der Beschaffung die späteren Nutzer nicht bekannt gewesen seien.

Sollten zum Beschaffungszeitpunkt die Leistungsempfänger noch unbekannt sein, muss gewährleistet werden, dass der Zweck der Ausgaben eingehalten wird, ferner die Begünstigten spätestens nach Erhalt der Geschenke dokumentiert werden.

Betriebsfeste Traditionell veranstaltet der SWR jährlich an seinen Hauptstandorten Stuttgart und Mainz Betriebsfeste. Am Hauptstandort Baden-Baden finden sie nur alle zwei Jahre statt. Für die Verköstigung sorgen die Organisationsteams oder ein Kantinenpächter (Mainz). Während der Betriebsfeste sind Essen und Trinken frei. Eingeladen sind aktive Mitarbeiter, deren Familien und Ehemalige.

Tabelle 68 zeigt Höhe und Verteilung der auf der Kostenart 471.100 „

Neben der Verköstigung wird meist ein reichhaltiges Rahmenprogramm geboten. Dies wird durch verschiedene Akteure wie beispielsweise Personalrat, Mitarbeitergruppen, SWR Sportclub e. V. organisiert und gestaltet. Mitarbeiter des SWR bringen sich z. B. auch als Einzelkünstler oder als Musikband in das Programm ein.

Neben den Ausgaben für Essen und Trinken entstehen dem SWR infolge der Veranstaltungen weitere Kosten (z. B. Mieten, Dekorationsmaterial).