Versicherung
Lediglich zwei der überprüften Personalstellen haben diese Vorschrift beachtet. Bei den anderen Dienststellen befanden sich die ärztlichen Unterlagen offen in der Personalakte, so dass der besondere Schutz dieser Personaldaten nicht gewährleistet war. Letztgenannte Personalstellen haben inzwischen erklärt, sie würden in Zukunft die besondere Regelung einhalten.
Unterlagen über Erkrankungen:
Nach Ziffer 21 Abs. 3 der sind Unterlagen über Erkrankungen, Beihilfe u. a. fünf Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die Bearbeitung eines einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde. Teilweise werden neben den Urlaubs- und Krankheitsakten auch Karteikarten geführt.
Meine Prüfung ergab folgendes Bild: In zwei Personalstellen enthielten die überprüften Akten zwar nur Unterlagen über die letzten fünf Jahre. Allerdings wurden auf den Karteikarten weit über 10 bis 20 Jahre zurückliegende Krankmeldungen aufgeführt. In einer Personalstelle war die Vorschrift zwar bekannt, es wurde aber darauf verwiesen, dass schon immer so verfahren worden sei. Inzwischen haben die Personalstellen, in denen die fünfjährige Aufbewahrungsfrist nicht beachtet wurde, erklärt, sie würden die Akten unverzüglich bereinigen und neue Karteikarten anlegen.
Darüber hinaus verfügten zwei Personalstellen noch über alte Beihilfeakten, obwohl sich die Beihilfesachbearbeitung zentral bei der Senatskommission für das Personalwesen befindet, die Anträge dort direkt zu stellen sind und die Beihilfeakten seitdem dort geführt werden. Die alten Beihilfeakten sind nach Mitteilung der beiden Personalstellen inzwischen vernichtet worden.
Unterlagen über Disziplinarmaßnahmen und Abmahnungen Ziffer 20 der enthält dezidierte Regelungen über die Tilgung von Vorgängen, die zu den Personalakten genommen wurden. Die überprüften Personalstellen führen hierzu Wiedervorlagen, die gewährleisten, dass sämtliche Eintragungen rechtzeitig getilgt werden. Eintragungen über die jeweilige Tilgungsfrist hinaus sind nicht festgestellt worden.
Fazit:
Insgesamt zeigt die Prüfung, dass die Richtlinien nur unzureichend eingehalten werden. Weil bei den Prüfgesprächen teilweise Unkenntnis über die einzelnen Bestimmungen festzustellen war, halte ich es für erforderlich, die Beschäftigten regelmäßig auf die geltenden die Richtlinien hinzuweisen und sie über die Handhabung zu unterrichten. Darüber hinaus bietet das Aus- und Fortbildungszentrum jährlich die zweitägige Veranstaltung Datenschutz im Personalwesen an. Die Personalsachbearbeiter sollten verstärkt darauf hingewiesen werden.
Amtsärztliche Untersuchungen wegen Dienstunfähigkeit
Seit dem 1. Dezember 1998 gilt § 47 a Bremisches Beamtengesetz wonach bei einer ärztlichen Untersuchung zur Feststellung der Dienstunfähigkeit eines Beamten der Arzt nur im Einzelfall auf Anforderung der Behörde das die tragenden Feststellungen und Gründe enthaltene Gutachten mitteilt und zwar soweit deren Kenntnis für die Behörde unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit für die von ihr zu treffende Entscheidung erforderlich ist.
Aufgrund dieser Neuregelung hat mir in 1999 die damalige Senatskommission für das Personalwesen den Entwurf einer Vereinbarung mit dem Gesundheitsressort über amtsärztliche Untersuchungen von Beamtinnen und Beamten sowie Richterinnen und Richtern der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) im Zusammenhang mit der Versetzung in den Ruhestand wegen Dienstunfähigkeit vorgelegt.
Ich konnte folgende Verbesserungen erreichen:
- Die Vereinbarung regelt, dass das Gesundheitsamt der Behörde, die das Gutachten anfordert, nur das mitteilt, was der Wortlaut des § 23 Abs. 4 ÖGDG erlaubt, nämlich das Ergebnis und, soweit erforderlich, tätigkeitsbezogene Risikofaktoren. Dies ist eine Verbesserung gegenüber dem Entwurf.
- Die Verpflichtung zur Versendung der Untersuchungsbefunde in einem gesonderten, verschlossen und versiegelten Umschlag und dessen verschlossene Aufnahme in die Personalakte ist in die Vereinbarung aufgenommen worden.
Meinen Bedenken gegen den vorgesehenen Umfang des zu übermittelnden Untersuchungsergebnisses wurden beim Abschluss der Vereinbarung leider nicht Rechnung getragen. Nach Ziff. 3.3 der Vereinbarung gehören dazu das Krankheitsbild einschließlich der Prognose über den weiteren Krankheitsverlauf und Einzelergebnisse des Untersuchungsbefundes. Ich halte es für erforderlich, die Vereinbarung insoweit nach Ablauf eines Jahres zu überprüfen.
Die Vereinbarung ist inzwischen von beiden senatorischen Behörden unterzeichnet und im Bremischen Amtsblatt vom 25. August 1999 (S. 635) veröffentlicht worden.
Trennung der Freien Heilfürsorge von der Personalverwaltung
Mit Wirkung vom 1. Januar 1999 wurde die Polizei Bremen neu organisiert. Mehrere Polizeibeamte haben mir mitgeteilt, die Geschäftsverteilung in der Fachdirektion Personal sehe vor, dass der Leiter des Abschnitts Grundsatzangelegenheiten, Planung, Organisation und Personalentwicklung gleichzeitig für die Freie Heilfürsorge der Polizeibeamten zuständig sein solle. Sie befürchteten, dass dadurch Krankheitsdaten bei Personalentscheidungen verwertet würden. Ich fand diese Geschäftsverteilung bestätigt. Ich habe die Polizei Bremen darauf hingewiesen, dass dies gegen
§ 93 b Bremisches Beamtengesetz verstößt. Danach sollen Angelegenheiten der Freien Heilfürsorge in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden. Dieses Trennungsgebot soll die besondere Schutzbedürftigkeit der Unterlagen auch und gerade gegenüber den mit anderen Personalangelegenheiten befassten Beschäftigten gewährleisten. Im Ergebnis soll der Beamte insgesamt hinsichtlich der Offenbarung und Verwendbarkeit seiner Krankheitsunterlagen grundsätzlich so stehen, wie er stehen würde, wenn er seine Behandlungskosten nicht mit dem Dienstherrn, sondern allein mit einer dem Dienstherrn fremden Versicherung abzurechnen hätte.
Der Senator für Inneres, Kultur und Sport hat in diesem Zusammenhang erklärt, diese Geschäftsverteilung gelte nur vorläufig. Es werde geprüft, die Freie Heilfürsorge auf die Beihilfestelle der Senatskommission für das Personalwesen (jetzt: Performa Nord) zu übertragen, wie dies bereits bei der Freien Heilfürsorge der Feuerwehr der Fall sei.
Inzwischen hat der Senator für Inneres, Kultur und Sport mitgeteilt, die Verlagerung dieser Aufgabe von der Polizei Bremen auf Performa Nord solle bis zum 31. März 2000 abgeschlossen sein.
Bekämpfung der Korruption in der bremischen Verwaltung
Der Senat hat Anfang 1999 einen Beschluss zur Bekämpfung der Korruption gefasst.
Danach ist die Einrichtung von Antikorruptionsbeauftragten und Innenrevisionen in den Ressorts bzw. nachgeordneten Dienststellen sowie einer zentralen Antikorruptionsstelle (AKS) beim Senator für Finanzen vorgesehen. Außerdem soll dort eine Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren geschaffen werden.
Die AKS ist inzwischen beim Senator für Finanzen angesiedelt worden und hat mir Entwürfe einer Verwaltungsvorschrift zur Vermeidung und Bekämpfung der Korruption sowie einer Richtlinie Innenrevision zur Stellungnahme vorgelegt.
Danach unterstehen die Antikorruptionsbeauftragten und Innenrevisionen direkt den jeweiligen Dienstvorgesetzten. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach § 12 Abs. 3 Bremisches Datenschutzgesetz Danach gilt die Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen nicht als Verarbeitung für andere Zwecke. Gleichwohl haben diese Stellen die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und Erforderlichkeit zu beachten. Unter dieser Prämisse habe ich die vorgenannten Entwürfe mit der AKS erörtert und Änderungen vorgeschlagen. Diese beziehen sich u. a. auf:
- den Umfang der und Berechtigung zur Unterrichtung,
- den Umfang von Einsicht in Akten und Dateien durch die Innenrevision sowie auf Auskunftspflichten,
- Aufbewahrungs- und Lösch- bzw. Vernichtungspflichten von Unterlagen bei den Antikorruptionsbeauftragten,
- Auskunftsverfahren über die Zuverlässigkeit von Bietern und Bewerbern,
- Aufklärung der Bieter und Bewerber über das Verfahren und die dabei verarbeiteten Daten.
Die mir bisher vorgelegten Entwürfe haben zwar schon eine Reihe meiner Anregungen aufgegriffen, bedürfen aber noch weiterer Überarbeitung für eine datenschutzgerechte Ausgestaltung des gesamten Verfahrens.
Telearbeit und das fehlende Technikkonzept
Im Berichtszeitraum tagte die Arbeitsgruppe Telearbeit, über deren Einsetzung ich berichtet habe (vgl. 21. JB, Ziff. 8.1.). Es ging um die Anbindung der in den Privatwohnungen der Beschäftigten stehenden Rechner über ein Netz. Zunächst wurde in der Arbeitsgruppe ein Technikkonzept mit zwei Alternativen für den Fernzugriff (Remote-Access) vom Telearbeitsplatz auf die Netze der Dienststellen vorgestellt. Eine Alternative sah die dezentrale Einwahl vom Telearbeitsplatz in das Dienststellennetz vor. Bei dieser Alternative müssten alle Sicherheitsmaßnahmen lokal umgesetzt werden. In der zweiten Alternative wurde die zentrale Einwahl beschrieben, bei der der Anmeldeserver mit kryptographischen Verfahren die Authentizität prüft. Nach erfolgreicher Anmeldung teilt der Anmeldeserver einen Schlüssel zu und baut eine verschlüsselte Verbindung zum lokalen Netz auf, in dem der Benutzer mit den dort geltenden Rechten im Netz zugelassen wird (Virtuelles privates Netzwerk VPN).
In der Arbeitsgruppe wurde die zweite Alternative befürwortet und die beauftragt Machbarkeit und Kosten festzustellen. Eine Stellungnahme sowie ein Sicherheitskonzept für die Anbindung von Telearbeitsplätzen an das BVN liegen bisher nicht vor.
Eine Voraussetzung für die Telearbeit soll die Erreichbarkeit der Telearbeiterinnen per E-Mail für die Kommunikation mit der Dienststelle sein. Da die Anbindung der Telearbeitsplätze an das BVN-Netz und damit die Nutzung der elektronischen Post in der bremischen Verwaltung (vgl. Ziff. 3.4.) bisher nicht realisiert wurde, wurden die erforderlichen E-Mail-Postfächer ohne Abstimmung mit mir bei einem privaten Provider eingerichtet. Dies habe ich nur hingenommen, weil von den Arbeitsplätzen aus keine personenbezogenen Daten übertragen werden und dort auch nicht gespeichert sind.
In der zunächst letzten Sitzung der Arbeitsgruppe im Oktober 1999 ist zwar vereinbart worden, den Modellversuch mit den bisherigen Teilnehmerinnen weiterzuführen, da diese Telearbeitsplätze nicht auf eine Verbindung zum Dienststellennetz angewiesen sind. Die Aufgabenerledigung erfolgt am Telearbeitsplatz, der für die Aufgabenerledigung als stand-alone-PC genutzt wird. Sollte ein Datentransport erforderlich sein, so erfolgt dieser auf Diskette. Neue Teilnehmer werden bis zum Vorliegen eines abgestimmten Technikkonzeptes nicht mehr zugelassen.
6. Inneres
Bremisches Polizeigesetz
Der Auftrag der Koalition
Der Senator für Inneres, Kultur und Sport hat mir im August einen Referentenentwurf zur Änderung des Bremischen Polizeigesetzes übersandt und um Stellungnahme gebeten. Mit dem Entwurf kommt der Senator einem Auftrag aus der Koalitionsvereinbarung nach, die vorsieht, das Bremische Polizeigesetz entsprechend den Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts umfassend zu reformieren. Der Entwurf enthält eine Vielzahl von Bestimmungen, die in erheblichem Umfang die polizeiliche Datenverarbeitung berühren und die von datenschutzrechtlicher Relevanz sind.
Zur Entwicklung des Polizeirechts
Das geltende Bremische Polizeigesetz ist am 21. März 83 in Kraft getreten. Es hat zwar in den zurückliegenden Jahren einige kleine Änderungen erfahren.