Fortbildung

Das Interesse daran, bisher nicht zugeordnete Fälle aufzuklären, war nicht immer in dem erwarteten Maße erkennbar.

Die aufgezeigten Mängel in der Haushaltsbewirtschaftung und beim Umgang mit Verwahrungen müssen dringend abgestellt werden. Verwahrungen können weitgehend vermieden werden, wenn Einnahmen fallbezogen eindeutig erhoben und angeordnet werden und Auszahlungen überprüft werden. Die nachträgliche Zuordnung der Verwahrbeträge muss deutlich verbessert werden. Um nicht weiterhin zum Teil erheblich gegen das Gebot einer geordneten Haushaltsbewirtschaftung zu verstoßen, muss Folgendes beachtet werden:

· Einnahmen sind grundsätzlich in Form einer Annahmeanordnung anzuordnen. Wenn eine Forderung erhoben ist, eine Anordnung aber ausnahmsweise nicht erteilt wurde, muss die Dienststelle den Zahlungseingang manuell überwachen. Dadurch können auch Verwahrfälle besser aufgeklärt werden.

· Wenn dem zentralen HKR-Verfahren vorgelagerte Fachverfahren die Anordnung der Annahme gegenüber der LHK nicht ermöglichen, müssen DV-Lösungen geschaffen werden.

· DV-gestützte Mahnverfahren sollten verstärkt in Anspruch genommen werden.

· Allgemeine Zahlungsanordnungen sind tunlichst zu vermeiden. Sie verhindern eine ordnungsgemäße und wirtschaftliche Einnahmebuchführung und -überwachung.

· Insbesondere Dienststellen mit hohem Zahlungsaufkommen müssen zuverlässige interne organisatorische und technische Vorkehrungen treffen, um Zahlungen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, auch dem Einzelfall zuordnen zu können.

· Wenn gemäß VV-LHO Nr. 7 oder 8.1 zu § 34 LHO für bestimmte Einnahmeoder Ausgabebereiche bei der Haushaltsüberwachung Ausnahmen zugelassen waren, etwa aus wirtschaftlichen Gründen, ist zu prüfen, ob diese Entscheidungen bei der weiter fortgeschrittenen DV-Unterstützung im HKR-Bereich noch aufrecht erhalten werden können.

· Bevor Forderungen niedergeschlagen werden, muss im Einzelfall geprüft werden, ob eine Zahlung auf dem Verwahrkonto eingegangen ist. Erwogen werden sollte auch, eine entsprechende Prüfung ebenso für die DV-gestützte Niederschlagung von so genannten Kleinbeträgen vorzusehen.

· Die Dienststellen sind grundsätzlich für die Einnahmen und Ausgaben ihres Bereiches allein verantwortlich. Wenn Einnahmen mit einem von der LHK betriebenen Mahnverfahren überwacht werden und auch, wenn Vollstreckungshandlungen vorgenommen werden, wird die Verantwortung der Dienststelle für diese Zeiten zwar verlagert. Aus dem Blick verlieren darf die Dienststelle den Fall jedoch nicht. Dies setzt ein entsprechendes Wiedervorlagesystem voraus.

Es ist dafür zu sorgen, dass so wenig Verwahrungen wie möglich entstehen. Die Behandlung von Verwahrgeldern muss wegen des hohen Verwaltungsaufwands schon allein aus wirtschaftlichen Gründen dringend verbessert werden. Zudem besteht die Gefahr, dass Gelder, die niemand vermisst, bewusst fehlgeleitet werden.

5 Stand der bisherigen Änderungsmaßnahmen - Mit Einführung der neuen Standardsoftware haben sich die Verwahrvorgänge drastisch erhöht. Der Gesamtbestand an nicht aufgelösten Fällen war bis Mitte 2003 auf rund 40.000 mit einem Volumen von rund 80 Mio. aufgelaufen. Für die überproportionale Zunahme waren in erster Linie Schwierigkeiten ursächlich, die mit der neuen Standardsoftware verbunden waren (z. B. Schnittstellenproblematik, vgl. Tz. 226, 230, 231). - Die Verwaltung hat folgende Maßnahmen eingeleitet, um die akuten Schwierigkeiten zu beheben und das Problem der Verwahrungen zu lösen:

· Die Verwahrbuchhaltung wurde um Entlasterkräfte aufgestockt.

· Beträge über 10 T werden besonders überwacht.

· Vor allem um den Verwahrungsstau aufzulösen, wurde ein DV-Verfahren entwickelt. Mit seiner Hilfe können nachträglich Zahlungen mit korrektem Kassenzeichen im Verwendungszweck verspätet vorgelegten Annahmeanordnungen zugeordnet werden (Abräumerprogramm).

· Es wurde eine Datenbank aufgebaut, die mit den kompletten Daten aus dem Giro-Zahlungsverkehr der letzten 30 Tage gespeist wird und die Suche von Rückläufern aus Fachverfahren der Dienststellen erleichtert.

Nicht aufgelöste Verwahrbeträge sollen nach zwei Jahren zentral im Haushalt vereinnahmt werden. Die neue Standardsoftware ließ dies zunächst nicht zu. Inzwischen sind jedoch die ersten unanbringlichen Beträge umgebucht und zentral vereinnahmt worden. Der Rechnungshof hat gefordert, statt des bisher verwendeten Titels Vermischte Einnahmen eine neue Haushaltsstelle einzurichten. Aus der Zweckbestimmung muss hervorgehen, dass es sich um Buchungen von ehemaligen Verwahrbeträgen handelt, die als unanbringlich angesehen werden. Der Senator für Finanzen hat zugesagt, die Haushaltsstelle ab dem Haushaltsjahr 2004 einzurichten.

Einführung einer neuen Standardsoftware für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen in der bremischen Verwaltung

Der Senator für Finanzen hat auch ein Jahr nach Einführung einer neuen Standardsoftware für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen noch kein Einvernehmen mit dem Rechnungshof gemäß § 79 Abs. 3 Nr. 2 LHO herbeigeführt.

Zugangsberechtigungen entsprechen in einigen Bereichen noch nicht dem Berechtigungskonzept.

1 Ausgangslage und Ziele - Im Jahresbericht 2003 (s. Tz. 193 ff.) hat der Rechnungshof darüber berichtet, dass der Senator für Finanzen den Echtbetrieb der neuen Standardsoftware für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen ohne das Einvernehmen gemäß § 79 Abs. 3 Nr. 2 LHO mit dem Rechnungshof aufgenommen hat.

Der Rechnungshof hatte zu Projektbeginn geplant, eine Abnahme des Gesamtprojekts rechtzeitig vor dessen Einführung einzufordern. Hiervon ist er abgewichen und hat sich auf ausgewählte Bereiche beschränkt. Der Rechnungshof hat festgestellt, dass auch diese vor Beginn des Echtbetriebs ab 6. Januar 2003 nicht abnahmefähig waren.

Auf Vorschlag des Senators für Finanzen sollte daher das vom Rechnungshof bereits im Jahresbericht 2003 (s. Tz. 193 ff.) geforderte Einvernehmen für diese Teilbereiche noch nachträglich hergestellt werden. Dies ist bis heute nicht geschehen.

Der Senator für Finanzen hat Ende Januar 2004 mitgeteilt, er wolle das formelle Verfahren zur Herstellung des Einvernehmens mit dem Rechnungshof für die noch offenen Punkte einleiten. Hierüber will sich das Ressort kurzfristig mit dem Rechnungshof abstimmen.

Der Stand des Verfahrens zum Jahresende 2003 wird im Folgenden dargestellt.

2 Einvernehmen gemäß § 79 Abs. 3 Nr. 2 LHO

Test der Altdatenübernahme - Da der Senator für Finanzen dem Rechnungshof keinen Nachweis über einen integrierten Test der Altdatenübernahme vorlegen konnte, hat der Rechnungshof die Altdatenübernahme geprüft, die zur Aufnahme des Echtbetriebs notwendig war.

Der Rechnungshof hat sich durch diese Prüfung in der Auffassung bestätigt gesehen, dass vor dem endgültigen Systemwechsel ein integrierter Test der Altdatenübernahme mit sämtlichen Daten aller Einzelverfahren und dem Nachweis der Ordnungsmäßigkeit durch Übernahmedokumente hätte stattfinden müssen.

Im Einzelnen verweist der Rechnungshof auf den Jahresberichtsbeitrag Datenübernahme in eine neue Standardsoftware des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (s. Tz. 193 ff.).

Test der Schnittstellenverfahren - Im Jahresbericht 2003 (s. Tz. 195) hat der Rechnungshof bereits bezweifelt, dass der Datenaustausch zwischen der neuen integrierten Standardsoftware und den Fachverfahren der Ressorts einwandfrei funktioniert. Dies hat sich durch eine Erhebung des Rechnungshofs nach Aufnahme des Echtbetriebs bestätigt (s. Tz. 210 ff.).

Jahresabschluss und Jahreswechsel - Der Jahresabschluss ist der Abschluss eines Haushaltsjahres. Um die Jahresanfangswerte für das darauf folgende Haushaltsjahr bereit zu stellen, sind in der neuen Standardsoftware besondere Verfahrensschritte zur Übertragung der Daten notwendig (so genannter Jahreswechsel). - Der Senator für Finanzen hat die Verfahrensschritte zum Jahresabschluss bzw. Jahreswechsel in der Standardsoftware im Jahr 2003 erarbeitet und dem Rechnungshof vorgestellt. Der Jahresabschluss bzw. Jahreswechsel wurde erstmalig zum Jahreswechsel 2003/2004 vollumfänglich durchgeführt. Der Rechnungshof wird die notwendigen Verfahrensschritte sowie die vorhergehenden Tests prüfen und die Ordnungsmäßigkeit des Abschlusses beurteilen.

Der Gesamtrechnungsnachweis gemäß § 81 LHO ist noch nicht abschließend in der neuen Standardsoftware umgesetzt.

Sachbuch - Das Sachbuch stellt eine Zusammenstellung aller Einzelbuchungen (Datensätze) der Haushaltsmittelbewirtschaftung in sachlich geordneter zusammengefasster Form dar.

Der Senator für Finanzen hat dem Rechnungshof eine Auswertung vorgestellt, die den Anforderungen an eine Sachbuchfunktion entspricht.

Kamerale Ist-Buchungen - Im kameralen Haushalt sind Ist-Buchungen, d. h. die Buchungen über die tatsächlich geleisteten und nicht lediglich erst zum Soll gestellten Einzahlungen und Auszahlungen, für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung von ausschlaggebender Bedeutung. Im neuen System sollen Mittel, die unterhalb der Haushaltsstellenebene aufgeteilt werden müssen, auf Konten verwaltet werden, die Bestandteil des Finanzbuchhaltungs-Moduls sind (Controlling-Objekte und Sachkonten). Die vom Rechnungshof geforderten Auswertungsmöglichkeiten zu Ist-Buchungen auf Controlling-Objekten und Sachkonten hat der Senator für Finanzen dem Rechnungshof inzwischen vorgestellt.

Ist-Buchungen für Projekte stellt nur das Amt für Straßen und Verkehr über Objekte des Projektsystem-Moduls dar. Die Darstellung von Ist-Buchungen für Projektsystem-Objekte war zur Aufnahme des Echtbetriebes nicht umgesetzt. Sie ist im Laufe des Jahres 2003 durch den Senator für Finanzen erarbeitet worden und wird zurzeit durch das Amt für Straßen und Verkehr getestet.

Dienstanweisung zu Verfahren - Der Senator für Finanzen hat bislang keine Dienstanweisungen zum neuen Verfahren erlassen. Der Rechnungshof hat hierauf bereits im Jahresbericht 2003 (s. Tz. 195) hingewiesen. Für eine Übergangszeit sollte das Schulungskonzept des Aus- und Fortbildungszentrums für die bremische Verwaltung als vorläufige Handlungsanweisung dienen. Diese Übergangslösung wird nach wie vor genutzt, muss aber für alle Regelungsbereiche in gesonderten Dienstanweisungen niedergelegt werden, die den bisherigen Dienstanweisungen für die anordnenden Stellen entsprechen. Dabei handelt es sich insbesondere um die Dienstanweisung für die anordnenden Stellen über die Anordnung und Erhebung von Einnahmen im automatisierten Verfahren und die Dienstanweisung für die anordnenden Stellen über die Anordnung und Erhebung von Ausgaben im automatisierten Verfahren. - Der Senator für Finanzen hat angemerkt, dass die Dienstanweisung bislang aus Personalmangel nicht erstellt werden konnte. Ein Entwurf der Dienstanweisung soll dem Rechnungshof bis zum 30. Juni 2004 vorgelegt werden.

3 Zugangsberechtigungen - Für das neue DV-System wurde ein notwendigerweise aufwendiges Berechtigungskonzept erarbeitet.