Forderungen
Fortlaufend nach einheitlichen Grundsätzen erhobene Daten können Vorgesetzten wichtige Erkenntnisse über Arbeitsumfang und -weise liefern. Steuerungsmöglichkeiten lassen sich verbessern, Voraussetzungen für ein Benchmarking werden geschaffen. Außerdem können aus den Aufzeichnungen auch Rückschlüsse auf den Personalbedarf gezogen werden.
Die Oberfinanzdirektion hat mitgeteilt, mit Verfügung vom 31. Juli 2009 habe sie alle Finanzämter gebeten, die erforderlichen Daten zu erfassen.
3 Folgerungen
Zu den nachstehenden Forderungen wurden die gebotenen Folgerungen bereits gezogen oder eingeleitet:
Der Rechnungshof hatte gefordert,
a) Maßnahmen zur Verbesserung der Bearbeitungsqualität von Stundungsfällen zu ergreifen,
b) auf eine gleichmäßige Bearbeitung der Stundungs- und Erlassanträge hinzuwirken,
c) eine an der finanziellen Bedeutung der Stundungs- und Erlassanträge orientierte gewichtende Arbeitsweise einzuführen,
d) die Mitarbeiter des mittleren Dienstes und vergleichbare Beschäftigte verstärkt in die Bearbeitung der Stundungs- und Erlassanträge einzubinden,
e) die Aufzeichnungen über die Anträge auf Stundung und Erlass zu verbessern und diese Daten zur Steuerung der Arbeitsabläufe zu nutzen.
Folgende Forderungen sind nicht erledigt:
Der Rechnungshof hat gefordert,
a) die Mitarbeiter, die für die Bearbeitung von Stundungs- und Erlassanträgen nicht erforderlich sind, möglichst bald in anderen Bereichen der Steuerverwaltung einzusetzen,
b) die Stundungs- und Erlassanträge in einer Vollstreckungsstelle je Finanzamt zentral zu bearbeiten.
Nr. 9 Grundbuchämter - Verringerung des Personalbestands erforderlich
Bei den Grundbuchämtern des Landes bestehen erhebliche Personalüberhänge. Stellen von mindestens 55 Vollzeitkräften mit Personalkosten von 3,6 Mio. jährlich können abgebaut oder - vorbehaltlich eines Bedarfsnachweises - in andere Bereiche der ordentlichen Gerichtsbarkeit verlagert werden.
Zwischen den Grundbuchämtern bestanden erhebliche Leistungsunterschiede. Die Geschäftsprozesse können rationeller gestaltet werden.
Die Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Einführung des elektronischen Grundbuchs bei den Grundbuchämtern war unvollständig und wies methodische Fehler auf. Für die Weiter- und Neuentwicklung elektronischer Verfahren fehlten Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen.
1 Allgemeines
Bei allen 46 Amtsgerichten des Landes sind Grundbuchämter eingerichtet. Sie führen die Grundbücher für die in ihrem Bezirk liegenden Grundstücke.
In Rheinland-Pfalz wurde das Grundbuch von 2001 bis 2004 von der Papierform auf ein digitales Medium umgestellt. Dabei wurden rund 2,5 Mio. Grundbuchblätter in das elektronische Verfahren "SolumSTAR" übernommen. Mit der Umstellung sollte vor allem eine Rationalisierung und Beschleunigung der Verfahrensabläufe erreicht werden. Die Kosten für dieses Projekt bezifferte das Ministerium der Justiz mit 18 Mio..
Der Rechnungshof hat neben der Einführung und Anwendung des elektronischen Grundbuchs insbesondere die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsprozesse und den Personalbedarf der Grundbuchämter geprüft.
2 Wesentliche Prüfungsergebnisse
Unzureichende Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Mängel in der Projektsteuerung
Einführung des Verfahrens "SolumSTAR" und Projektabwicklung
Vor Einführung des Verfahrens "SolumSTAR" erstellte das Ministerium eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. Diese wies Mängel auf. Beispiele:
- Projektziele waren lediglich allgemein formuliert und nicht messbar. Statt beispielsweise die Verkürzung der Bearbeitungszeit um einen bestimmten Prozentsatz als Ziel vorzugeben, wurde lediglich die Verbesserung der Bedienerfreundlichkeit des Systems festgelegt.
- Kosten für den Aufbau und Betrieb eines Rechenzentrums von mehr als 4 Mio. waren nicht berücksichtigt.
- Die finanziellen Auswirkungen auf den Haushalt waren nicht umfassend dargestellt.
§ 1 Grundbuchordnung (GBO) vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1114), zuletzt geändert durch Gesetz vom 11. August 2009 (BGBl. I S. 2713).
§ 7 Abs. 2 Landeshaushaltsordnung (LHO) vom 20. Dezember 1971 (GVBl. 1972 S. 2), zuletzt geändert durch Gesetz vom 17. Juni 2008 (GVBl. S. 103), BS 63-1.
Das Projekt wurde nicht durch eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle abgesichert. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vor finanziell bedeutsamen Weiterentwicklungen, wie z. B. der Umstellung des Grundbuchspeichers auf Magnetplatten, unterblieben.
Außerdem wurde das Projekt nicht durch ein angemessenes Projektmanagement, das Grundlage für eine wirtschaftliche und zügige Durchführung ist, unterstützt. Ein wirksames Kosten- und Projektcontrolling war nicht eingerichtet. Organisation und Abwicklung des Projekts waren nicht vollständig dokumentiert; Projektauftrag und Planungsunterlagen fehlten.
Das Ministerium hat erklärt, bei künftigen Projekten und deren Weiterentwicklung würden die Vorgaben für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen beachtet. Maßnahmen würden durch ein angemessenes Projektmanagement unterstützt. Für die notwendige Dokumentation solle eine Projektakte geführt werden.
Neuentwicklung eines elektronischen Datenbankgrundbuchs
Das Verfahren "SolumSTAR" unterstützt die Bearbeitung von Grundbuchsachen nicht vollständig vom Eingang der Anträge bis zur Eintragungsnachricht. Das Land beteiligt sich deshalb seit 2001 an einem bundesweiten Projekt zur Neuentwicklung eines Datenbankgrundbuchs.
Für Entwicklung und Einführung dieses Verfahrens ist mit erheblichen Kosten zu rechnen. Nach Erkenntnissen der Arbeitsgruppe "Datenbankgrundbuch" der Amtschefs der Justizressorts vom Mai 2009 werden bundesweit ohne Pflege- und Unterstützungsleistungen Kosten von mehr als 30 Mio. erwartet.
Eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wurde bisher nicht durchgeführt. Eine derartige Untersuchung ist erforderlich, um beurteilen zu können, ob
- durch die Einführung des Datenbankgrundbuchs Personaleinsparungen zu erwarten sind, insbesondere ob eine ganzheitliche Bearbeitung der Eintragungsanträge durch Rechtspfleger wirtschaftlich ist,
- bei geringerem Personalbedarf und abnehmendem Publikumsverkehr die Zahl der Grundbuchämter verringert werden kann.
Das Ministerium hat mitgeteilt, die Arbeitsgruppe "Datenbankgrundbuch" habe Anfang November 2009 entschieden, das Projekt unter Berücksichtigung neuer Vorgaben für die anstehenden Vergabeverfahren fortzuführen. Eine angemessene Wirtschaftlichkeitsbetrachtung solle nunmehr durchgeführt werden.
Zu hoher Personalbestand nach Einführung des Verfahrens "SolumSTAR"
Mit der Bearbeitung von Grundbuchsachen waren in den Grundbuchämtern Mitarbeiter des gehobenen und des mittleren Dienstes mit Stellenanteilen von insgesamt 273 Vollzeitkräften befasst.
Der Rechnungshof hat den Personalbedarf analytisch anhand eines Laufzettelverfahrens ermittelt. Dazu hatten die Mitarbeiter von neun repräsentativ ausgewählten Grundbuchämtern ihre Tätigkeiten - unterteilt nach den maßgeblichen Geschäftsarten - und die benötigten Arbeitszeiten festzuhalten. Da mehr als 20 % des gesamten Personals aller Grundbuchämter berücksichtigt wurden, ist die Datenbasis geeignet, grundsätzliche Aussagen zum Personalbedarf zu treffen.
Insgesamt wurden rund 4.500 Laufzettel ausgewertet. Auf der Grundlage der ermittelten mittleren Bearbeitungszeiten, der Zahl der Anträge auf Grundbucheintragung und unter Berücksichtigung eines Zuschlags von 20 % z. B. für Zeiten der allgemeinen Informationsgewinnung sowie der Aus- und Fortbildung wurde festgestellt,
Stand 2008; Stellenanteile wurden aus Gründen der Übersichtlichkeit auf halbe oder ganze Stellen gerundet.