IMPP

- 70 Der Rechnungshof hat folgende neue Aufbauorganisation empfohlen, bei der die Aufgaben ohne Qualitätseinbußen erledigt werden können: Vorschlag für eine neue Aufbauorganisation des Instituts für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen Direktor Referat Referat Referat Referat Referat Zentrale EDV und Medizin Pharmazie PsychoAufgaben Statistik therapie Sachgebiet 1 Sachgebiet 1 Sachgebiet 1

Nach dem Organisationsvorschlag des Rechnungshofs reichen elf statt 52 Organisationseinheiten aus, um die Aufgaben des IMPP ordnungsgemäß zu erfüllen.

Das IMPP hat erklärt, die Organisationsstruktur werde verschlankt. Sie werde künftig aus drei Abteilungen mit je zwei Fachgebieten bestehen. Das Fachgebiet "Zentrale Dienste" der Abteilung I würde in zwei Aufgabenbereiche, das Fachgebiet "EDV" in vier Aufgabenbereiche untergliedert. Außerdem werde die Arbeitsgruppe "Entwicklung und Qualitätssicherung" in diese Abteilung integriert. Angesichts der Komplexität der Aufgabenstellung des IMPP sei das geforderte Aufgeben der abteilungsorientierten Struktur zugunsten von Referaten unzweckmäßig. Die Leiter der Fachgebiete, die nicht zugleich Abteilungsleiter seien, sollten nach der Besoldungsgruppe A 16 besoldet werden.

Mit den angekündigten Maßnahmen bleibt das IMPP deutlich hinter den vom Rechnungshof aufgezeigten Möglichkeiten zurück. Im Übrigen ist zu der Äußerung des IMPP zu bemerken:

- Gründe, die eine Bildung von Abteilungen auf der oberen Hierarchieebene rechtfertigen können, sind nicht zu erkennen. Grundsätzlich soll eine Abteilung so groß sein, dass die Arbeitskraft eines Abteilungsleiters durch Leitungsaufgaben voll in Anspruch genommen wird. Dies ist hier nicht der Fall.

- Die Untergliederung des Fachgebiets "EDV" in vier Aufgabenbereiche ist nicht erforderlich. Hier reichen zwei Organisationseinheiten. Auch für die Erledigung der Aufgaben der Arbeitsgruppe "Entwicklung und Qualitätssicherung" ist - wie zu Teilziffer 2.2.4 dieses Beitrags ausgeführt - keine eigene Organisationseinheit im Fachgebiet "EDV" erforderlich.

- Art und Umfang der Aufgaben, die der Leiter der Zentralgruppe wahrnimmt, rechtfertigen keine Einstufung in die Besoldungsgruppe A 16.

- Auch bei der neuen Organisation ist der Leiter der Abteilung II "Medizin" mit Führungsaufgaben nicht ausgelastet. Er sollte auch ein Sach- bzw. Fachgebiet leiten.

Schon diese Beispiele zeigen, dass der Organisationsvorschlag des IMPP noch nicht hinreichend an dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ausgerichtet ist.

Verbesserungsbedarf bei der Ablauforganisation und dem Personaleinsatz

Das IMPP hatte Möglichkeiten nicht genutzt, seine Aufgaben in einzelnen Organisationseinheiten wirtschaftlicher zu erledigen und Stellen abzubauen.

2.2.1 Zentralgruppe

Die Zentralgruppe war im Wesentlichen zuständig für Personal, Haushalt und organisatorische Angelegenheiten, für zentrale Dienste (Registratur, Bibliothek, Postund Kopierstelle) sowie für Rechtsangelegenheiten. Folgendes wurde festgestellt:

- Für die Personalverwaltung setzte das IMPP deutlich mehr Mitarbeiter ein als andere Einrichtungen mit einem vergleichbaren Personalbestand.

- Der Personaleinsatz zur Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten war nicht den stark rückläufigen Verfahrenszahlen angepasst.

- Für Registratur, Poststelle, Botendienst, Hausdruckerei und Fahrdienst wurden mehr als dreimal so viele Mitarbeiter eingesetzt wie benötigt.

- Nach Einführung des Programms "Integriertes rheinland-pfälzisches Mittelbewirtschaftungs- und Anordnungssystem" (IRMA) kann der Personaleinsatz für die Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten deutlich verringert werden.

Abteilung I "EDV, Statistik und Dokumentation"

Die Abteilung I "EDV, Statistik und Dokumentation" entwickelte u. a. die Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) des Instituts und pflegte die Programme.

Ferner war sie zuständig für die technische Auswertung von Prüfungen und die Erstellung von Prüfungsstatistiken. Folgendes wurde festgestellt:

- Stellenbeschreibungen und Personalbedarfsermittlungen lagen nicht vor. Es war nicht feststellbar, ob die Mitarbeiter zutreffend eingruppiert und durch die Aufgaben ausgelastet waren.

- Es konnte nicht nachvollzogen werden, ob und in welchem Umfang ein dauerhafter Einsatz der Mitarbeiter der Abteilung notwendig war. Insbesondere hatte das IMPP nicht geprüft, ob Leistungen wirtschaftlicher von Dritten erbracht werden können.

- Der Personaleinsatz für die technische Auswertung von Prüfungen sowie die Erstellung von Zeugnissen und Prüfungsstatistiken war nur unzureichend der rückläufigen Zahl der Prüfungsteilnehmer angepasst.

Abteilung II "Medizin"

Die Abteilung II "Medizin" überarbeitete insbesondere Prüfungsfragen mit den dazugehörigen Antwortmöglichkeiten. Sie entwickelte Fallstudien mit Fragen und Antworten und stellte Fragen für ärztliche Prüfungen zu Aufgabenheften zusammen. Ferner gab sie fachliche Stellungnahmen in Widerspruchs- und Klageverfahren ab. Folgendes wurde festgestellt:

- Die Zahl der eingereichten Prüfungsfragen ging von 2001 bis 2006 um 53 % zurück. Außerdem bearbeitete die Abteilung erheblich mehr Prüfungsfragen als für die Prüfungen benötigt wurden. Der Personaleinsatz wurde bisher nicht an das verringerte Aufgabenvolumen angepasst.

- Die Abteilung gestaltete viele Geschäftsprozesse nicht zweckmäßig. Hierzu trug bei, dass das IuK-Verfahren die Arbeitsabläufe nur unzureichend unterstützte.

- Die eingesetzte Fragendatenbank lieferte keine ausreichenden Informationen über den Bearbeitungsstand der Aufgabenhefte.

Arbeitsgruppe "Entwicklung und Qualitätssicherung"

Die Arbeitsgruppe "Entwicklung und Qualitätssicherung" war für die Weiterentwicklung des Prüfungswesens und für das Projekt "Studienbegleitende Prüfungen in der Medizin - SpidMed -" zuständig. Das IMPP bot hiermit für registrierte Nutzer eine kostenpflichtige Datenbank für Prüfungsfragen an. Folgendes wurde festgestellt:

- Eine eigene Organisationseinheit war nicht erforderlich, um das Prüfungswesen weiterzuentwickeln. Die Mitarbeiter der Arbeitsgruppe waren nicht ausgelastet; deren Aufgaben können weitgehend von den Fachbereichen mit erledigt werden.

- Die Einnahmen aus der Nutzung der Datenbank "SpidMed" reichten nicht aus, um die Kosten zu decken. Nach den Unterlagen des IMPP ergaben sich in den Jahren 2005 und 2006 Unterdeckungen von 85.000 und 92.000. Bei einer vollständigen Erfassung der Kosten für das Projekt hätte das IMPP noch höhere Defizite ausweisen müssen. Wird keine Kostendeckung erreicht, sollte das Projekt eingestellt werden.

Zusammenfassung der entbehrlichen Stellen

Insgesamt sind 16 besetzte Stellen entbehrlich, wenn das IMPP seine Aufbauorganisation strafft, die Arbeitsabläufe verbessert und angemessene Leistungsanforderungen zugrunde legt. Die Personalkosten vermindern sich dann um rund 1,3 Mio. jährlich. Die möglichen Einsparungen verteilen sich wie folgt:

Von den entbehrlichen Stellen entfallen 5,5 auf den höheren, sechs auf den gehobenen und 4,5 auf den mittleren Dienst oder vergleichbare Beschäftigte.

Außerdem können die Stellen von zwei Kräften in Altersteilzeit gestrichen werden, wenn die Mitarbeiter in den Ruhestand versetzt oder verrentet sind. Dadurch lassen sich weitere Personalausgaben von rund 80.000 jährlich vermeiden.

Das IMPP hat erklärt, der Rechnungshof habe bei der Bemessung des Personalbedarfs die Aufgaben und die Besonderheiten des Instituts nicht zutreffend erfasst.

Beispielsweise hätten in der Abteilung II "Medizin" qualitativ höhere Anforderungen an die Prüfungserstellung berücksichtigt werden müssen. Im Bereich der Abteilung I "EDV, Statistik, Dokumentation" hätten geänderte Rechtsvorschriften nicht zu einer Verringerung des Arbeitsaufwands geführt. Der Empfehlung des Rechnungshofs könne daher nur zum Teil gefolgt werden; lediglich fünf besetzte Stellen seien einsparbar. Der Stellenanteil einer in Altersteilzeit befindlichen Kraft könne entfallen. Die Empfehlung bezüglich einer nachvollziehbaren Personalbedarfsbemessung für den Personaleinsatz in der Abteilung I werde beachtet. Das Projekt "SpidMed" solle im Frühjahr 2010 evaluiert werden; Kostendeckung sei derzeit erreicht.

Hierzu bemerkt der Rechnungshof, dass er bei seinen Erhebungen den Aufgabenumfang und die qualitativen Anforderungen in hinreichendem Maße berücksichtigt hat. Argumente, die es rechtfertigen könnten, von dem Abbau von elf Stellen abzusehen, wurden nicht vorgetragen. Insbesondere hat das IMPP konkrete Aufgaben oder veränderte qualitative Anforderungen, die sich auf den Personalbedarf auswirken, nicht dargelegt. Im Übrigen geht der Rechnungshof davon aus, dass bei den Stellen, die auch das IMPP für einsparbar erachtet, im Stellenplan der

Stellenanteile wurden aus Gründen der Übersichtlichkeit auf halbe oder ganze Stellen gerundet.

Ermittelt auf der Grundlage der Personalkostenverrechnungssätze RLP für 2009 des Ministeriums der Finanzen.