Verfahrenseinführung

Bei der Verfahrenseinführung prognostizierte das damalige Ministerium für Finanzen und Bundesangelegenheiten die zu erwartenden Einsparpotenziale bei der Bezügeabrechnung durch die ZBS auf 20 % - 25 % und bei den personalführenden Stellen auf etwa 3 % - 5 %. Rein rechnerisch hätte die Verfahrenseinführung und -nutzung Einsparungen von rund 12,2 Stellen (8,2 bei der ZBS und 4,0 bei den Personalreferaten) zur Folge haben müssen.

Außer geringen Einsparanteilen beim Ministerium der Finanzen und beim Ministerium für Umwelt von jeweils etwa einer halben Kraft, die allerdings auch noch in anderem Sachzusammenhang zu sehen sind, sind durch den EPVS-Einsatz bislang im Prinzip nur Mehrausgaben in Form von Personal- und Sachkosten entstanden.

So wurde die EPVS-Bereichsleitung mit 2 Vollzeitstellen ausgestattet und bei der ZDV eine Programmiererstelle geschaffen. Darüber hinaus ist dem Land Baden-Württemberg das vertraglich vereinbarte Entgelt für die Überlassung und Nutzung des Personalverwaltungssystems zu erstatten. Bis Ende Juni 2005 waren insgesamt rund 1,5 Mio. für den Einsatz von EPVS in der Landesverwaltung verausgabt worden.

Die Quantifizierung des erreichten Nutzens von EPVS ist schwierig, gleichwohl wurde er von den Nutzern im Ergebnis zusammenfassend als gering bewertet. Viele personalführende Stellen bestritten sogar, dass durch die Einführung des Verfahrens überhaupt ein „Mehrwert" eingetreten sei. Auch die ZBS hat dieserhalb noch keine Arbeitsentlastung durch den Verfahrenseinsatz eingeräumt.

3 Bewertung und Empfehlungen:

Aufgrund der gewonnenen Prüfungserkenntnisse hat der RH folgende Empfehlungen abgegeben:

· Die Einführung von EPVS in den bislang noch nicht übergeleiteten Bereichen der Landesverwaltung ist zu forcieren. Da die Umstellung in der Regel ohne zusätzliches Personal erfolgen muss, ist gerade für die noch ausstehenden Großbereiche (Lehrer, Polizei, Gerichte und Staatsanwaltschaften) ein planvolles Vorgehen angezeigt.

· Für den Fortgang müssen verbindliche Zeitziele festgelegt werden. Neben den ausbleibenden Einspareffekten drohen bei weiterer Verzögerung im Übrigen auch zunehmende Akzeptanzprobleme bei den Anwendern selbst.

· In den bereits übergeleiteten Bereichen darf es nicht dabei verbleiben, dass das Verfahren nur als „Hilfsprogramm" zur papierlosen Zahlbarmachung der Bezüge genutzt wird. Vielmehr sind möglichst alle personalverwaltenden Arbeiten in das Verfahren zu integrieren. Es muss in stärkerem Maße deutlich gemacht werden, dass eine moderne Personalverwaltung, insbesondere von Großbereichen, nur mit einem funktionierenden Personalverwaltungssystem möglich ist. EPVS eröffnet solche Möglichkeiten, was allerdings auch die Bereitschaft voraussetzt, diese zu nutzen.

MR-Vorlage vom 20. Juni 2000.

1 Stelle gehobener Dienst (gD), 1 Stelle mittlerer Dienst (mD). Als Folge der Prüfung wurde die Bereichsleitung um eine weitere Kraft des gD aufgestockt.

· Bestehende Doppelarbeiten und Mehrfachdatenhaltungen müssen konsequent abgestellt werden. Die Historie zu den einzelnen Personalfällen muss erfasst und die ergänzenden (optionalen) Datenfelder müssen eingegeben bzw. aktualisiert werden. Dies zu überwachen und zu lenken sind die zuständigen Personalabteilungs- und -referatsleiter aufgefordert.

· Soweit bestimmte Arbeiten grundsätzlich außerhalb von EPVS erledigt werden, beispielsweise die Fehlzeitenverwaltung in Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung, ist hierüber ein ressortübergreifender Konsens herzustellen, was nicht die Möglichkeit verschließt, über eine zu programmierende Schnittstelle für eine möglichst wirtschaftliche Datenhaltung zu sorgen.

· Es bedarf auch weiterhin organisatorischer Unterstützungsstrukturen, um möglichst alle Personalverwaltungsarbeiten in EPVS zu integrieren und das Verfahren kontinuierlich weiterzuentwickeln (Reaktivierung der Projektarbeit, Projekt-Controlling, ressortübergreifende User-Arbeitsgruppe, Multiplikatoren).

· EPVS wird fast ausnahmslos in den obersten Landesbehörden eingesetzt.

Dennoch werden viele Personalverwaltungsarbeiten nach wie vor dezentral in nachgeordneten Behörden erledigt mit der Folge, dass dort mit entsprechendem Aufwand eine Vielzahl personenbezogener Daten, allerdings meist noch ohne spezielle Technikunterstützung, geführt und gepflegt wird. Ein modernes Personalverwaltungssystem muss sicherstellen können, dass insoweit auch der dienststellenübergreifende Verwaltungsaufwand in das Verfahren integriert wird.

· EPVS geht von einer ganzheitlichen Personalverwaltung durch die jeweiligen Personalsachbearbeiter aus. Daher wird empfohlen, die Arbeitsorganisation der Personalstellen vor Einführung des Verfahrens entsprechend zu optimieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass unproduktive Beschäftigungsschleifen in das neue Verfahren übernommen werden.

4 Stellungnahme:

Das Ministerium der Finanzen hat für die Landesverwaltung eine abgestimmte Stellungnahme abgegeben. Darin wird geltend gemacht, dass der Einführungsprozess auch Kapazitätsgrenzen bei den Sachbearbeitern aufgezeigt hat. Im Übrigen wurde der Einwand erhoben, dass verschiedene Anwendungen noch nicht zufrieden stellend programmtechnisch umgesetzt sind.

Im Bereich der Personalverwaltung der Lehrer wird die Einführung von EPVS als Konkurrenz zum bestehenden Lehrereinsatzprogramm LEDA12 gesehen. Nach Auffassung des Ministeriums für Bildung, Kultur und Wissenschaft soll LEDA das datenführende System für die Personalverwaltung im Lehrerbereich bleiben. EPVS werde - so gesehen - von den Personalsachbearbeitern selbst nicht bedient werden müssen. Insofern entstünden die vom RH angesprochenen Forderungen im Hinblick auf die Anpassung der Arbeitsorganisation und die Befähigung der Mitarbeiter nicht. Belastungen seien nicht zu erwarten, weil es keinen EPVS-Einsatz in der Personalverwaltung der Lehrer geben werde.

Lehrerdatenbank (LEDA) des Ministeriums für Bildung, Kultur und Wissenschaft.

Die Auffassung des RH, dass eine Vielzahl von System- und Auswertungsfunktionen von EPVS noch nicht genutzt wird, teilt insbesondere das Ministerium der Finanzen so nicht. Vielmehr werde zurzeit noch auf diejenigen Funktionen verzichtet, bei denen Aufwand und Ertrag nicht in einem ausgewogenen Verhältnis stünden und die den Anforderungen der Anwender noch nicht genügten. Hier werde im Einzelfall an der Weiterentwicklung gearbeitet.

Das Ministerium der Finanzen bedauert in seiner Stellungnahme dennoch die weitgehend ausschließliche Grundanwendung von EPVS zur Zahlbarmachung der Bezüge in den Ressorts und unterstützt den Vorschlag des RH zur Einrichtung eines ressortübergreifenden Forums (Usergruppe) sowie eines Projektcontrollings. Vom IT-Innovationszentrum werden Probleme bei Akzeptanz und Nutzung des Verfahrens eingeräumt. Dem Vorschlag auf personelle Verstärkung der Bereichsleitung wurde bereits Rechnung getragen. Der Prüfungsbericht des RH wurde in der PEKS13 behandelt. Von dort aus soll durch geeignete Maßnahmen für eine Dynamisierung der Verfahrenseinführung und des -betriebes Sorge getragen werden.

5 Schlussbemerkung:

Die Entscheidung der Landesregierung, ein einheitliches Personalverwaltungssystem einzuführen, war richtig und deckt sich mit früheren Forderungen des RH. Dass aufgrund der begrenzten Ressourcen des Saarlandes keine Eigenentwicklung, sondern von vornherein eine Verfahrensübernahme ins Auge gefasst wurde, hat wirtschaftliche Gründe.

Zielgebung und Steuerung des Verfahrensbetriebes von EPVS müssen gleichwohl entsprechend der Bedeutung der Ressource Personal für den Prozess der öffentlichen Dienstleistungserbringung verbessert und den sich wandelnden fachlichen Anforderungen der verschiedenen Einsatzbereiche kontinuierlich angepasst werden. Dieser Entwicklungs- und Steuerungsprozess muss mindestens so lange weiter geführt werden, bis EPVS landesweit eingeführt und überall in einem zu definierenden Mindestumfang genutzt wird. Der RH erwartet nicht, dass eine solch breit angelegte Verfahrenseinführung in der gesamten Landesverwaltung aus dem Stand gelingen kann; andererseits darf der Überleitungsprozess auch nicht zur „unendlichen Geschichte" werden.

Nutzen und Kosten des Verfahrensbetriebes stehen zum derzeitigen Stand noch in einem ungünstigen Verhältnis. Es wurde auch in den übergeleiteten Bereichen bislang nur ein begrenzter Mehrwert gegenüber der früheren Arbeitsweise erreicht. Die erwarteten Rationalisierungspotenziale sind zumindest mittelfristig zu erschließen.

Das Verfahren ist künftig auch für eine ressortübergreifende Personalentwicklung in der Landesverwaltung zu nutzen und in Verbindung mit einem Führungsinformationssystem entsprechend auszurichten.

Personalentwicklungs- und -koordinationsstelle bei der Staatskanzlei.