Wir haben der Senatsverwaltung für Finanzen mitgeteilt dass wir die Angabe Geschäftsfahrt als ausreichend ansehen

Im Fahrtenbuch sind u.a. der Name und die Anschrift des aufgesuchten Geschäftspartners einzutragen. Die bloße Angabe „Geschäftsfahrt" wird als nicht ausreichend angesehen.

Wir haben der Senatsverwaltung für Finanzen mitgeteilt, daß wir die Angabe „Geschäftsfahrt" als ausreichend ansehen. Sollten im Einzelfall Zweifel an der Richtigkeit der gemachten Angaben bestehen, hat die Finanzverwaltung nach § 93 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) die Möglichkeit, den Steuerpflichtigen um nähere Darlegung der Geschäftspartner zu bitten, wobei dann auch private Aufzeichnungen etwa im Terminkalender genutzt werden könnten. Es würden dem Finanzamt nur dann Daten Dritter übermittelt, wenn dies im Einzelfall als Nachweis erforderlich ist. Bei der vom Bundesfinanzministerium geforderten detaillierten Führung eines Fahrtenbuches muß jeder, der in geschäftlichen Beziehungen mit einem Besitzer eines Dienstwagens steht, der diesen zu Geschäftsfahrten regelmäßig nutzt, damit rechnen, dass seine personenbezogenen Daten im Fahrtenbuch gespeichert werden und an die Finanzverwaltung übermittelt werden ­ und dies, obwohl keine gesetzliche Regelung für die Datenverarbeitung existiert. Die Senatsverwaltung für Finanzen hat sich unserem Vorschlag leider nicht angeschlossen, in Zukunft die Angabe „Geschäftsfahrt" genügen zu lassen. Sie verweist darauf, daß eine Überprüfung häufig erst Jahre später stattfinde und das Fahrtenbuch deshalb erforderlich sei.

Leider ist auch mit dem Jahressteuergesetz 1997 diese Form der Besteuerung beruflich genutzter Fahrzeuge trotz vieler Proteste nicht rückgängig gemacht worden.

Bei der Besteuerung beruflich genutzter Fahrzeuge handelt es sich um eine vom Steuergesetzgeber vorgegebene Regelung, deren verwaltungsmäßigem Vollzug sich Berlin nicht willkürlich entziehen kann.

Aus fachlicher Sicht wird auch weiterhin kein Gestaltungsspielraum gesehen, bei der Erfüllung des Gesetzesauftrags auf die in Rede stehenden Daten bei der Führung von Fahrtenbüchern zu verzichten. Das Fahrtenbuch hätte ohne die Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners (Kunden/Klienten) nicht mehr den Charakter einer schlüssigen Dokumentation und wäre als Beweis für die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten ungeeignet.

Unzutreffend ist die Darstellung, dass der Dienstwagenbenutzer die im Fahrtenbuch enthaltenen Daten Dritter der Finanzverwaltung (laufend gespeichert) zu übermitteln habe. Zutreffend ist vielmehr, dass die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch ­ nicht anders als ggf. zur Nachweisführung heranzuziehende private Aufzeichnungen in einem Terminkalender ­ in der Regel durch das Finanzamt (nur) im Rahmen von Betriebsprüfungen in den Räumen des Steuerpflichtigen eingesehen werden. Es ist nicht nachvollziehbar, dass Aufzeichnungen in einem Terminkalender datenrechtlich stärker geschützt sein sollten als die in einem Fahrtenbuch, zumal beide Kalendarien sowohl manuell als auch elektronisch geführt werden können.

Die Schmierpapier-Affäre

Ein Strafgefangener stellte bei seiner Arbeit in der Buchbinderei einer Justizvollzugsanstalt fest, dass es sich bei den Blättern, die er zu Notizblöcken binden sollte, um Auszahlungslisten eines Berliner Sozialamtes handelte. Auf den Auszahlungslisten waren Namen, Adressen und Kontonummern von Sozialleistungsempfängern vermerkt.

Was war passiert? Bei der Einführung des haushaltsrechtlichen Programmes ProFISKAL war es im Sozialamt eines Bezirksamtes zu Fehldrucken bei der Überprüfung der noch nicht freigegebenen Zahlungen gekommen. Diese Fehldrucke wurden gesondert gesammelt, um sie anschließend ordnungsgemäß zu vernichten. Da zu diesem Zeitpunkt auch Papier gesammelt wurde, aus dem anschließend in der Buchbinderei der Justizvollzugsanstalt Notizblöcke hergestellt werden sollten, konnte es passieren, dass ein Mitarbeiter versehentlich die Fehldrucke zur Notizblockverarbeitung gegriffen und weitergegeben hat. In der Buchbinderei war dies nicht aufgefallen, da sich der Stapel mit den Fehldrucken inmitten der eigentlichen „Schmierblätter" befand.

Das betroffene Bezirksamt hat uns versichert, dass es sich um einen absoluten Einzelfall gehandelt hat. Vorsorglich seien noch einmal alle Mitarbeiter auf ihre Sorgfaltspflicht im Umgang mit personenbezogenen Daten hingewiesen worden.

Bericht des Berliner Datenschutzbeauftragten Stellungnahme des Senats

Selbstverwirklichung im Sozialstaat: Datenverarbeitung am Arbeitsplatz, im Gesundheitswesen, bei Bau und Wohnen

Arbeitnehmer und öffentliche Bedienstete Aufnahme von Unterlagen in die Personalakte ohne Grenzen?

Eine ehemalige Bedienstete der Staatsanwaltschaft war an uns mit der Bitte um Prüfung ihrer Personalakte herangetreten. Bei einem Prüfbesuch im Personalamt stellten wir fest, dass sich in der Personalakte Vermerke des Vorgesetzten über Telefongespräche mit der Petentin befanden, die Einblick in die Intimsphäre und gesundheitliche Situation der Petentin während eines Krankenhausaufenthalts gaben, obwohl der Inhalt keinerlei Einfluß auf das Dienstverhältnis hatte.

Die Aufnahme des Vermerks über die psychische und körperliche Situation der Petentin in die Personalakte war unzulässig.

Der Grundsatz der Lückenlosigkeit und Vollständigkeit der Personalakte muss dort seine Grenzen finden, wo es um die Intimsphäre geht. Weder der Schutz öffentlicher Interessen noch die Erhaltung der Funktionsfähigkeit des Personalaktenwesens erfordern die komplette Erfassung der persönlichen Verhältnisse jedes einzelnen Beschäftigten. Einen hergebrachten Grundsatz des Berufsbeamtentums, dass für Beamte etwas anderes gilt, gibt es nicht.

Wir haben das Vorgehen der Personalstelle beanstandet und um Entfernung dieser Vorgänge gebeten. Bei einem späteren Prüfbesuch stellte sich heraus, dass die beanstandeten Unterlagen sich nunmehr nicht mehr in der Hauptakte, sondern in Nebenakten befanden. Eine weitere Nebenakte enthielt den gesamten Schriftverkehr mit dem Berliner Datenschutzbeauftragten sowie Vermerke über dessen Besuch. Diese Vorgehensweise verstößt gegen § 51 Abs. 1 Landesbeamtengesetz (LBG), wonach nur solche Unterlagen in die Personalakte (Haupt- und Nebenakten) aufgenommen werden dürfen, die mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Denn die Nebenakten mit dem beanstandeten Inhalt würden die Petentin während ihrer Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst auch bei einer Versetzung stets „verfolgen" und beim neuen Dienstherren in entsprechend schlechtem Licht erscheinen lassen.

Unterlagen, die in keinem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, sind nicht in die Personalakte aufzunehmen. Dabei kommt es in jedem Einzelfall auf den tatsächlichen Inhalt der Unterlage an. Soweit der Darstellung des Sachverhaltes zu entnehmen ist, liegen die Voraussetzungen für die Aufnahme in die Personalakte hier nicht vor. Ist ein Vorgang in die Personalakte gelangt, der inhaltlich nicht zu den Personalakten gehört, so ist er aus der Personalakte zu entfernen. Zur Personalakte gehören auch die Nebenakten. Für die Aufbewahrung des Schriftverkehrs mit dem Berliner Datenschutzbeauftragten gilt entsprechendes. Er ist daher in einer Sachakte aufzubewahren. Im übrigen sind Nebenakten nur Unterlagen, die sich auch in der Grund- oder in Teilakten befinden.

Die Aufbewahrung in Nebenakten war deshalb ebenfalls unzulässig.

Aufbewahrung von Personalakten

Eine Mitarbeiterin der Senatsverwaltung für Wirtschaft und Technik fand im Rahmen eines Arbeitsauftrags Unterlagen mit sensiblen personenbezogenen Daten über ihre Person in einem Aktenordner, der die Aufschrift „Referatsangelegenheiten" trug, im Schrank ihres Vorgesetzten vor. Da sie in der Form der Aufbewahrung dieser sensiblen Daten einen Verstoß gegen die geltenden Bestimmungen des Datenschutzes vermutete, wandte sie sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten, der seinerseits den Leiter der Personalabteilung informierte. Obwohl der Referatsleiter aufgrund dieses Vorfalls ein hausinternes Rundschreiben verfaßte, in dem die Aufbewahrung von personenbezogener Daten neu geregelt wurde, sah sich der Arbeitgeber in der Einsichtnahme in den Ordner einen groben Verstoß gegen die allgemeinen Dienstpflichten und mahnte die Beschäftigte ab.

Der Zugriff auf den Aktenordner und damit die Kenntnisnahme der darin enthaltenen Daten war nicht unbefugt, da er im Rahmen eines Arbeitsauftrags erfolgte. Rechtswidrig war vielmehr die Art der Aufbewahrung der personenbezogenen Daten.

Bei der Aufbewahrung nicht automatisiert verarbeiteter Daten

Die Auffassung des Berliner Datenschutzbeauftragten wird hinsichtlich der Aufbewahrung von Personaldaten geteilt. Die Personalaktendaten sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen.

Bericht des Berliner Datenschutzbeauftragten Stellungnahme des Senats sind Maßnahmen zu treffen, um den Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport oder der Vernichtung zu verhindern (§ 5 Abs. 2 BlnDSG). Da es sich bei den Daten darüber hinaus um Personalaktendaten im Sinne des § 56 LBG handelt, der entsprechend auch auf Angestellte im öffentlichen Dienst des Landes Berlin anzuwenden ist, trifft die Behörde eine gesteigerte Geheimhaltungspflicht, die zu einer besonders vertraulichen Behandlung und Vorkehrung gegen Mißbrauch zwingt.

Gegen diese Verpflichtung verstieß die Art der Aufbewahrung in erheblichem Maß. Die Tatsache, dass die Beschäftigte sich wegen des von ihr aufgedeckten Mißstandes zunächst an den behördlichen Datenschutzbeauftragten gewandt hat, belegte deren Pflichtbewußtsein dem Arbeitgeber gegenüber. Wir haben wegen der unsachgemäßen Aufbewahrung der Daten einen Mangel festgestellt und die Behörde aufgefordert, künftig einen sorgfältigen Umgang mit solchen personenbezogenen Daten zu pflegen sowie die förmliche Abmahnung zurückzunehmen.

Im konkreten Fall handelte es sich nicht um eine Personalakte, sondern um einen Vermerk zur Arbeitsperspektive der Beschwerdeführerin. Die aktuelle Arbeitssituation rechtfertigte nicht deren Einsicht in den Ordner „Referatsangelegenheiten". Gleichwohl war es Unbefugten (dazu gehörte auch die Beschwerdeführerin) möglich, den Vermerk bei Abwesenheit des Gruppenleiters nach Beschaffung eines Zimmerschlüssels zu lesen. Dies wurde inzwischen verändert.

Die Abmahnung wurde in einem anderen Zusammenhang zurückgezogen.

Terminplaner als unzulässiger Datenträger?

Im Vorzimmer der Amtsleiterin einer Behörde hing ein Terminplaner, auf dem namentlich die Abwesenheit aller im Amt beschäftigten Kollegen für das jeweils laufende Jahr für jeden Besucher ersichtlich war. Aufgrund der farblich unterschiedlichen Eintragungen konnte nachvollzogen werden, ob jemand wegen Urlaub oder Krankheit fehlte bzw. gefehlt hatte.

Da es sich bei Daten über krankheitsbedingte Fehlzeiten von Beschäftigten um höchst sensible Informationen handelt, die lediglich der personalaktenführenden Stelle oder der jeweiligen Einsatzstelle bekannt sein dürfen und von dieser vertraulich zu behandeln sind, ist diese Form der Anbringung von Terminplanern rechtswidrig. Diese sind nicht in Vorzimmern, wo sich häufig amtsfremde Personen aufhalten, sondern an einem anderen, geeigneten Ort aufzuhängen. Eine denkbare Alternative wäre auch eine Abdeckung.

Die Auffassung des Berliner Datenschutzbeauftragten wird geteilt.

Verwaltungsreform hinter dem Rücken der Mitarbeiter

Der Polizeipräsident beauftragte ein privates Projektbüro mit der Begleitung der Polizeistrukturreform Berlin. Zu diesem Zwecke wurden dem Büro Personaldaten (Name, Vorname, Dienstgrad und Dienststelle) von ca. 2000

Polizeibeamten übermittelt. Die Betroffenen wurden über diese Tatsache weder informiert noch um Zustimmung gebeten. Ferner sollten die betroffenen Beamten für einen Zeitraum von vier Wochen Erhebungsbögen führen, die ihre gesamten dienstlichen Tätigkeiten erfassen. Jedem Teilnehmer wurde durch das Projektbüro neben dem Erfassungsbogen ein sogenannter Identitätsbogen zugesandt, der eine Deanonymisierung zuließ.

Nach § 56 d Abs. 2 LBG dürfen Auskünfte an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Dies ist hier jedoch nicht der Fall. Zur Erfüllung der von dem Projektbüro vertraglich zugesicherten Aufgaben bzw. zur Durchführung der externen Organisationsuntersuchung hätte ein anonymisierter Datensatz ausgereicht. Bei der Fragebogenaktion hätten Name und Nummer in der Personalabteilung geführt werden können, um in Einzel-/Ausnahmefällen, z. B. bei unvollständigen Angaben oder fehlender Plausibilität, eine Klärung herbeiführen zu können.

Der Senat weist den in der Überschrift genannten Vorwurf, er habe die „Verwaltungsreform hinter dem Rücken der Mitarbeiter" durchgeführt, zurück. Das gesamte Reformprojekt ist von der zuständigen Senatsverwaltung und der Polizeibehörde unter ständiger Beteiligung des Gesamtpersonalrates und auch der betroffenen Mitarbeiter vorbereitet und durchgeführt worden.

Die inhaltlichen Ausführungen des Berliner Datenschutzbeauftragten sind jedoch zutreffend. Die zuständige Senatsverwaltung und die Polizeibehörde waren dem Irrtum unterlegen, daß die Weitergabe der Personaldaten an das mit der Fortführung und Begleitung der Polizeistrukturreform beauftragte Consulting-Unternehmen nicht als Übermittlung anzusehen sind.