BAT I BAT I a BAT I b BAT II a ohne Qual

Diese DV-Arbeitsgruppe hat sich zunächst intensiv mit der Evaluierung der Übertragbarkeit der von HIS offerierten DV-Lösung (Excel-Tabellen) auf das Berliner Kennzahlen-Projekt, sowie mit der Untersuchung und Erarbeitung alternativer DV-Lösungen beschäftigt. Nach Analyse der DV-Lösung von HIS, welche dort für den „Ausstattungsvergleich an der Universität Hannover" 1994 entwickelt wurde, entschieden sich die DV-Experten der drei Berliner Universitäten gegen den Einsatz dieses Systems. Auf Grund der wesentlich komplexeren Strukturen der Berliner Universitäten und des damit verbundenen höheren Datenvolumens sowie der entsprechend aufwendigeren Berechnungsverfahren, wären die Grenzen des sinnvollen Einsatzes einer Tabellenkalkulationssoftware überschritten worden; außerdem wären die notwendige Übersichtlichkeit, Durchschaubarkeit und Wartbarkeit dieses DV-Verfahrens sehr eingeschränkt.

Die DV-Arbeitsgruppe hat bei der Untersuchung alternativer DV-Verfahren folgende Prioritäten gesetzt:

- gemeinsame, koordinierte Vorgehensweise

- Einhaltung des abgestimmten Phasen-/Terminplans

- Vermeidung einer „Sackgasse-Situation"

- Minimierung der Eigenentwicklung durch Einsatz von Standardsoftware

- Transparenz und Weiterverwendbarkeit der DV-Lösung

- Erzielen von positiven Nebeneffekten für spätere Einführung von Kostenrechnungsverfahren

Es wurden im weiteren Verlauf folgende zwei möglichen Vorgehensweisen untersucht:

1. Die Durchführung des gesamten Verfahrens mit einer Fertigsoftware aus dem Bereich Finanzen, Kostenrechnung, Controlling (hoher Schulungs- und Umstellungsaufwand).

2. Die Erstellung einer eigenen, vollständig auf Datenbanken basierenden Applikation (hoher Entwicklungsaufwand).

Insbesondere Alternative 1 wurde gründlich untersucht, wobei mittels eines Kriterienkatalogs erforderlicher Eigenschaften eine systematische Marktanalyse von entsprechenden Softwareprodukten durchgeführt wurde, die zu einer Vorauswahl von vier Kandidaten geführt hat. Die erfolgten Demonstrationen, Kurzschulungen und Testinstallationen dieser Produkte haben dem DV-Team einen tieferen Einblick in die Funktionalität und Funktionsweise leistungsfähiger Kostenrechnungssoftware ermöglicht.

Dabei wurde festgestellt, dass die von der Verwaltung gestellten Anforderungen hinsichtlich der nachträglichen Zuordnung von Ausgaben zu Lehreinheiten und anderen Umlageempfängern die Leistungsgrenzen von Kostenrechnungsverfahren der Praxis oft überschreiten. Nur eine Fertigsoftware konnte die gewünschte Funktionalität gerade erfüllen und es bestand die Gefahr, dass bei der Übernahme aller Umlagen das System möglicherweise an seine Kapazitätsgrenzen stoßen könnte. Der Umfang der Definitionen für die Abbildung der Umlagen hätte mit Sicherheit erheblichen, insbesondere personellen Aufwand hervorgerufen, so daß die Vorteile einer kompletten FiBu- und Kostenrechnungssoftware nicht mehr erkennbar schienen. Zusätzlich hätte eine umfassende Schulung stattfinden müssen. Nicht zuletzt waren auch die Anschaffungs- und Wartungskosten der Software zu berücksichtigen.

Der Grund für diese Problematik liegt hauptsächlich darin, daß in der Praxis die direkte Zuordnung von Kosten vorgezogen wird und die Umlagen wegen ihrer Ungenauigkeit und Rechtfertigungsproblematik möglichst vermieden werden. Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung ist aber im Rechnungswesen der Universitäten nicht verankert und im Rahmen dieses Projekts nicht realisierbar gewesen. Diese unterschiedliche Ausgangslage sowie die Komplexität der Umlagen haben dazu geführt, dass der Eignungsgrad der Fertigsoftware auf dem Sektor der Umlagen nur sehr beschränkt geeignet erscheint.

Während sich diese Erkenntnisse festigten und um die Problematik des Berechnungsmechanismus der HIS-Lösung näher kennenzulernen, wurde an der Technischen Universität prototypisch ein Umlage- und Kennzahlenberechnungsverfahren (in der Programmiersprache PERL) entwickelt und erprobt. Es kann mit der vorgegebenen Problematik flexibel und effizient umgehen, ist aber eher für den internen DV-Gebrauch bestimmt. Es ist jedoch im Aufbau universell und konnte daher auf die Berliner Universitäten angewandt werden. Die Eingabe besteht aus einem Definitionsteil, indem Strukturen der Hochschule (Kostenstellen, Kostenarten und deren Verdichtung) sowie Umlageschemata und statistische Berechnungen festgelegt werden. Durch geeignete Dateneingabe erfolgt dann unspektakulär aber effektiv die gewünschte Berechnung. Die Ausgabe in Form von Excel-Tabellen läßt sich mit Standard-Softwareprodukten (Tabellenkalkulationsund Präsentationssoftware) weiterverarbeiten.

In Anbetracht der Tatsache, dass die Eingabedaten aus verschiedenen operativen Systemen der drei Universitäten stammten, und jeweils unterschiedliche Arbeitsschritte zur Gewinnung und Aufbereitung dieser Daten notwendig waren, hat sich die DVArbeitsgruppe dann zu folgender dreistufiger Vorgehensweise entschieden:

- Komponente 1: Dateneingabe und Vorverarbeitung

- Komponente 2: Umlage-Berechnung und Verdichtung

- Komponente 3: Kennzahlenermittlung und Ergebnispräsentation

Bei den Komponenten 1 und 3 fand ­ soweit notwendig ­ der Einsatz von Standardsoftware Anwendung. Die Komponente 2 wurde mit Hilfe des in der Technischen Universität entwickelten und für alle Beteiligten einsetzbaren Programms „BEKENNE! ­ Berliner Kennzahlen Errechnung" durchgeführt. Durch die Entwicklung und Pflege dieses Programms sowie die Schulung der DV-Mitarbeiter der anderen Universitäten hat die Techniche Universität wesentlich zur erfolgreichen DV-technischen Umsetzung des Berliner Kennzahlen-Projekts beigetragen.

Komponente 1, die Gewinnung und Aufbereitung der Eingabedaten, wurde in jeder Hochschule auf eine der Situation angemessene Vorgehensweise realisiert, wobei zum Teil Standard-Datenbanksoftware (Access, dBase) eingesetzt wurde. Die Daten wurden teils durch die üblichen Werkzeuge „angepaßt", teilweise wurden sie in Datenbank-Relationen gespeichert und mit Hilfe von SQL-Prozeduren in Eingabesätze für das Berechnungsprogramm umgewandelt.

In Komponente 2 wurde, getrennt von der Datenaufbereitung, die Modellierung von Strukturen, sowie die Definition von Umlageschemata und Verdichtungen etc. vorgenommen, welche die für das Berechnungsprogramm notwendigen Steuerungsanweisungen enthalten. Sie sind zwar hochschulspezifisch, ähneln sich jedoch in ihrem Aufbau, sodaß hier Konzeptionsarbeit gespart werden konnte. Das Berechnungsprogramm berechnet dann Umlagen und weitere Werte, die für die Ermittlung der Kennzahlen von Wichtigkeit sind. Die Ergebnisse dieser Berechnungen werden intern weiterverwendet, es besteht aber auch die Möglichkeit, diese als Umlagebuchungen für die Nachbearbeitung zu verwenden und zu „exportieren". Komponente 3, die Berechnung der Kennzahlen geschieht entweder im Berechnungsprogramm selbst oder bei der Nachbearbeitung in entsprechender Standardsoftware. Auswertungen wurden dann ebenfalls mit Hilfe von Standardsoftware (z. B. Tabellenkalkulation, Report-Generatoren) erstellt, und können auch noch grafisch zu Präsentationszwecken aufbereitet werden.

Innerhalb der DV-Arbeitsgruppe wurde ein einheitliches Ausgabe-Format in Form von Excel-Tabellen vereinbart, wobei jeweils pro Fachbereich, Lehreinheit und Studiengang die Grunddaten und Kennzahlen tabellarisch dargestellt werden. In einem Anhang werden die Modelldaten den Haushaltsdaten gegenübergestellt, und die Abminderungen und nachrichtlichen Ausgaben dokumentiert, so dass eine gute Vergleichbarkeit des Datenmaterials gewährleistet ist.